Considérations opérationnelles

Approbation du Conseil du Trésor

Lorsque les politiques et les procédures recommandées dans le présent rapport seront acceptées, DEO devra les intégrer aux CVAR du PDEO et du PIIC, puis documenter formellement toute politique qui dérogera aux lignes directrices des organismes centraux.

Modification des CVAR

Les CVAR du PDEO et du PIIC doivent être modifiés pour tenir compte des nouvelles politiques et procédures de vérification des contributions. DEO devrait envisager de préparer un manuel de politiques et de procédures communes régissant la vérification des contributions de plusieurs programmes. Le CVAR de chaque programme pourrait alors faire référence au manuel.

DEO doit présenter au Secrétariat du Conseil du Trésor les CVAR modifiés et les nouvelles politiques de contribution, afin de les faire examiner et approuver.

Écarts entre les politiques

Dans sa présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor, DEO devrait inclure un document expliquant les écarts considérables qui existent entre les politiques de DEO et les lignes directrices des organismes centraux. Certains de ces écarts sont relevés ci-après :

Vérification de la conformité. En ce qui concerne les aspects non financiers de la conformité, les vérifications de contributions ne donneront pas lieu à des opinions de vérification et toucheront seulement les principaux éléments de conformité établis par DEO;
Vérification d'états financiers, communication d'information financière et opérations financières, y compris les contrôles internes. Les vérifications de contributions ne comprendront pas de vérification de ces éléments, exception faite des rapports financiers utilisés pour communiquer les contributions et les coûts à DEO.
Accès aux documents de travail. DEO n'exigera pas d'avoir accès aux documents de travail du vérificateur.

Contrat du vérificateur

DEO devrait examiner le protocole d'entente qu'il a conclu avec CVC et qui régit l'exécution de vérifications de contributions à la lumière des politiques recommandées. DEO devrait effectuer toute les modifications nécessaires pour veiller à ce que l'accord soit conforme aux politiques, surtout en ce qui concerne la portée de la vérification, la méthode et les produits livrables.

Outil de calcul de la taille de l'échantillon

Beaucoup de variables servent à calculer la taille prescrite des échantillons de chaque strate et de l'échantillon général. De même, un certain nombre de variables servent à déterminer l'intervalle qui conviendra à la sélection des projets, si DEO décidait de recourir à l'échantillonnage par intervalles. De nombreuses variables, comme les cotes de risque, le montant prévu des contributions annuelles et le nombre de projets en cours, doivent être actualisés avant la sélection de chaque échantillon. À cet égard, il est recommandé que DEO mette au point un outil pour calculer la taille des échantillons à l'aide d'une formule de variance d'échantillon stratifié, et qu'il définisse un intervalle d'échantillonnage approprié. Il est recommandé que DEO fasse analyser cet outil par un statisticien.

Coordination et surveillance centralisées

Les procédures de vérification des contributions devraient être surveillées et coordonnées de façon centralisée. Il faudrait donc définir des procédures pour :

Tenir un registre central des projets;
Sélectionner les projets qui feront l'objet de vérifications;
Gérer les dépenses de vérification;
Suivre les résultats des vérifications et repérer les tendances et les problèmes;
Effectuer des estimations sur la conformité générale des projets, relativement à leurs modalités, et communiquer des renseignements à cet égard.

DEO devra définir les rôles, les responsabilités, les systèmes et la communication d'information relativement à ces procédures centralisées. Ces dernières exerceront un certain nombre d'incidences sur DEO, y compris sur la façon dont on s'y prend pour suivre l'évolution des projets (il devra maintenant, par exemple, enregistrer les résultats de l'évaluation des risques), sélectionner les projets qui feront l'objet de vérifications (un travail qui devra maintenant se faire de façon impartiale et centralisée) et répartir son budget de vérification (c.-à-d. que les régions ne recevront pas de budget pour la vérification).

Toutefois, il est toujours prévu que les agents régionaux responsables de la surveillance des projets recevront une copie des résultats des vérifications et conserveront la responsabilité de choisir et d'appliquer toute mesure corrective nécessaire.

Exigences budgétaires

Le budget actuel que DEO a inscrit dans les CVAR du PDEO et du PIIC à la fois pour les vérifications de contributions du PDEO et celles du PIIC s'élève à 250 000 $. Le budget nécessaire pour mettre en oeuvre les nouvelles politiques et procédures dépendra des facteurs suivants :

Le nombre de projets dont le niveau de risque sera jugé élevé, par suite de la modification de l'outil d'évaluation des risques;
Le nombre total de projets en cours;
Le taux de conformité réel observé dans la deuxième strate.

D'après des données historiques et selon les estimations, le budget annuel qu'il faudrait consacrer à la vérification des contributions devrait s'élever au minimum à 175 000 $. Pour appuyer cette affirmation, des calculs et des hypothèses sont présentés à l'annexe D.

DEO devrait examiner ses prévisions budgétaires et les modifier en fonction de la taille réelle des échantillons nécessaires, ainsi que des coûts engagés par projet de vérification.

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