COMMENT UTILISER EMITS

L’Agence spatiale européenne (ESA) offre gratuitement un service pratique en ligne appelé

« Electronic Mail Invitation to Tender System » ou EMITS. Le présent document indique les étapes simples à suivre pour fureter sur le site Internet d’EMITS avant et après votre inscription en tant qu’usager d’EMITS.

COMMENT S’INSCRIRE À EMITS

L’adresse du site web est :

http://edms.esa.int/emits/login

L’abonné doit entrer son mot de passe ainsi que son numéro d’usager. Les gens qui ne sont pas encore inscrits peuvent le faire en envoyant un simple message par courrier électronique à l’adresse suivante : IDHelp@esrin.esa.it

Les gens intéressés à s’inscrire peuvent aussi le faire par téléphone en contactant M. Doblas au numéro suivant :

011.33.1.53.69.7154

Un aspect intéressant du site est qu’il permet de consulter la Liste des appels d’offres ouverts en cours sans entrer dans le système, en tant qu’usager anonyme.

Les usagers peuvent aussi avoir accès à une version anglaise du document « Comment obtenir des marchés avec l’ESA », à partir de la page d’accueil du site EMITS, sans entrer ni leur nom ni leur mot de passe. Ce document couvre les sujets suivants : Comment participer aux actions de mise en fourniture de Processus de mise en fourniture, Comment produire une offre de bonne qualité, Politique industrielle/Répartition géographique, Aspects divers et questions connexes, et Adresses utiles. Ce document contient aussi de l’information qui s’avérera sans doute des plus utiles aux industriels et aux organismes oeuvrant dans le secteur spatial, ainsi qu’aux délégués des divers comités de l’Agence, aux ministères des États membres, et plusieurs autres.

ASPECTS IMPORTANTS

Procédure à suivre pour obtenir les appels d’offres ouverts en cours par courrier électronique

Vous pouvez recevoir automatiquement les appels d’offres ouverts en cours en entrant votre adresse électronique, ainsi que vos préférences quant à la langue et aux documents, dans le sous-menu des préférences du menu principal d’EMITS.

Pour ce faire, il vous suffit de cocher

« yes » sous E-mail Distribution et d’entrer votre adresse électronique.

En ce qui concerne les préférences quant à la langue et aux documents, vous avez le choix entre le français, l’anglais ou les deux. Vous pouvez aussi choisir les types de documents qui vous intéressent parmi les catégories suivantes : résumés, avis d’offre de participation, énoncés de travail, stipulations des marchés, conditions relatives aux appels d’offres, clarifications et nouvelles.

Les entreprises canadiennes ne seront informées que des appels d’offres à l’égard des secteurs auxquels le Canada participe.

Le menu principal d’EMITS

Le menu principal d’EMITS présente les éléments suivants : les conventions cadres, les documents de référence, la liste des appels d’offres ouverts en cours, la liste des appels d’offres en préparation, et divers autres sujets.

Liste des appels d’offres en préparation

Pour se rendre à la section « appels d’offres en préparation », il suffit de cliquer sur le lien dans la boîte supérieure droite du menu principal EMITS ou de cliquer sur le lien de la barre de menu horizontale. La Liste des appels d’offres en préparation est un outil fort utile aux soumissionnaires potentiels intéressés. Elle permet à ceux-ci de se renseigner sur les intentions de l’Agence en matière de mises en fourniture. La Liste d’appels d’offres en préparation est adressée deux fois par an à tous les fournisseurs potentiels inscrits sur la liste de l’Agence, lesquels doivent à leur tour communiquer les activités qui les intéressent au Département des contrats de l’ESA. Ils peuvent faire soit directement de leur clavier, soit au moyen d’un formulaire de réponse approprié.

Le menu en ligne des appels d’offres en préparation se divise comme suit : établissement, date/trimestre, sujet, pays, état, numéro de révision et liste globale des appels d’offres prévus.

Liste des appels d’offres ouverts en cours

On peut accéder à la Liste des appels d’offres ouverts en cours en cliquant sur le lien dans le coin supérieur gauche du menu principal de l’ESA ou sur le lien de la barre de menu horizontale. Cette liste permet aux soumissionnaires potentiels de connaître les contrats auxquels ils peuvent appliquer et quand ils peuvent le faire.

Au bas de la page de l’appel d’offre ouvert courant, l’utilisateur peut consulter la liste des entreprises ayant déjà manifesté leur intérêt pour l’appel d’offre dans le passé. Les entreprises dont le nom figure sur cette liste sont celles qui n’ont pas précisé que l’information transmise était réservée à l’ESA lorsqu’elles ont manifesté leur intérêt à la suite d’un appel d’offre. Cette liste comprend deux parties :

1. celle des entreprises qui ont manifesté leur intérêt quant à l’acquisition prévue par le biais de la fonction d’appels d’offres d’EMITS (EMITS IFF function) ;

2. celle des entreprises que l’ESA juge aptes à présenter un appel d’offres pour l’acquisition prévue.

Formulaires de demande

Il existe un formulaire de demande de renseignements pour la Liste des appels d’offres en cours de l’ESA et pour la Liste des appels d’offres en préparation. Pour chercher un document, l’utilisateur doit entrer l’objet de sa recherche, préciser ce qu’il souhaite obtenir, puis spécifier les conditions de la recherche.

Liste des PME travaillant avec l’ESA

La Liste des PME qui traitent avec l’ESA, que l’on peut consulter à partir du menu principal, comprend deux documents que l’on peut visionner et sauvegarder à l’aide d’Acrobat Reader. Le premier est la liste des soumissionnaires éventuels de l’ESA, et l’autre est un document définissant les critères établis à l’égard des PME.

Veuillez noter que dans certains cas, les PME bénéficient d’un traitement spécial dans l’adjudication des marchés. Les entreprises désireuses de voir leur nom ajouté à la liste sont invitées à communiquer avec l’unité de Coordination des PME.