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Politique sur les frais d'utilisation externe
- Services non réglementaires
Objet
La présente politique vise à :
- établir le processus de recouvrement des frais de fonctionnement
de l'Office national de l'énergie (ONÉ) auprès des organismes
et groupes, autres ministères fédéraux (AMF), autres
institutions non soumises à la réglementation fédérale
et organismes non gouvernementaux (ONG) auxquels il fournit des services lorque
le recouvrement des frais ne fait pas l'objet d'un protocole d'entente ou
de tout autre accord formel;
- établir un cadre de détermination des frais d'utilisation externe pour tous
les nouveaux protocoles d'entente dont conviendra l'ONÉ dans l'avenir.
La présente politique ne s'applique pas aux frais couverts par le
Règlement
sur le recouvrement des frais de l'Office national de l'énergie.
Politique
L'ONÉ a pour politique d'imposer des frais d'utilisation externe aux
organismes et groupes auxquels il fournit des services non réglementaires.
Définitions
Heures imputées au titre des frais généraux
- heures facturables au titre des frais généraux. Il s'agit du pourcentage
d'heures consignées au titre des frais généraux par rapport
au total des heures directes, multiplié par le nombre d'heures consignées
au titre des frais généraux travaillées au sein du secteur
d'attache du personnel et non de l'ONÉ dans son ensemble.
Heures directes - heures imputées directement
à un produit ou un organisme desservis aux fins du recouvrement des coûts.
Coût total - total de tous les coûts
engagés pour fournir les services ou les produits, y compris les coûts
des services connexes fournis sans frais par les AMF. Avant d'instaurer ou de
modifier des frais d'utilisation externe, les ministères doivent déterminer
le coût total de l'activité ou du produit pour le gouvernement.
Coût indirect - charge qui ne peut être
raisonnablement rattachée à un produit, à un service, à
une opération ou à un centre de coûts.
Calcul en fonction du marché - méthode
de calcul fondée sur la valeur marchande ou sur une estimation raisonnable
de la valeur du service ou du produit fourni.
Services non réglementaires - services fournis
par l'ONÉ hors du cadre du mandat de réglementation que lui confère
la Loi sur l'ONÉ.
ONG - organisation non gouvernementale qui travaille
de concert avec le personnel de l'ONÉ ou qui utilise les installations
de l'ONÉ, généralement dans le cadre de projets conjoints.
OMF - Pour les besoins de la présente politique,
abbréviation faisant référence à un autre organisme
ou ministère fédéral desservis par l'ONÉ.
Heures consignées au titre des frais généraux
- heures qui ne peuvent être affectées à un produit
ou à un organisme/groupe desservis. Aussi appelées « heures
non affectées », elles sont enregistrées dans le système
TIME sous « non spécifique ».
TIME - système de l'ONÉ qui enregistre
et rend compte de l'affectation du temps du personnel de l'ONÉ par catégorie;
par exemple, les heures imputées directement aux produits, buts et projets.
Les heures non affectées (imputées au titre des frais généraux)
font également l'objet d'un compte rendu.
Responsabilités
- Les gestionnaires sont responsables de l'enregistrement exact du temps de
travail du personnel et de la codification des coûts non salariaux.
- L'Équipe des finances du Secteur des services généraux
est responsable du respect de la présente politique.
- Les chefs de secteur, en consultation avec l'Équipe des finances,
sont chargés de négocier les conditions des protocoles d'entente.
- Le chef des opérations est responsable d'approuver les protocoles d'entente.
Principes et lignes directrices concernant
l'établissement des coûts de revient
A) Frais :
- Le calcul et l'instauration de frais d'utilisation externe doivent être
conformes aux pratiques énoncées dans la Politique sur les frais
d'utilisation externe et le Guide pour l'établissement des coûts
des extrants au Gouvernement du Canada du Conseil du Trésor.
- Avant d'instaurer ou de modifier des frais d'utilisation externe, l'ONÉ
doit déterminer le coût total du service ou de l'activité.
Ce faisant, il facilitera les consultations ouvertes et instructives auprès
de l'organisme/groupe desservis, tout en favorisant une saine gestion et une
prise de décisions éclairée. Il faut établir l'estimation
du coût total, indépendamment de l'autorité d'approuver
ou de la base à partir de laquelle les frais sont imputés aux
clients de l'extérieur.
- L'ONÉ a la responsabilité de déterminer le montant
des frais d'utilisation de ses services non réglementaires, en fonction
de ce que l'ONÉ jugera approprié dans les circonstances ci-dessous :
- Frais d'utilisation externe fondés sur les coûts - s'appliquent
aux produits et services fournis par l'ONÉ, à l'octroi de droits,
de privilèges, ainsi qu'à l'accès aux ressources du gouvernement
ou à leur utilisation à des fins non commerciales. Dans ces
cas, les frais d'utilisation ne doivent pas dépasser le coût
de revient total (ou une estimation raisonnable de ce coût).
- Frais d'utilisation externe de base rajustés - frais d'utilisation
inférieurs au coût de revient total ou à la valeur marchande,
qui sont approuvés par l'ONÉ dans certaines circonstances. L'ONÉ
a la responsabilité de déterminer le montant des frais d'utilisation
externes/droits, mais il doit pleinement justifier cette réduction
conformément à l'une des conditions suivantes :
- le recouvrement du coût de revient total, ou des frais d'utilisation
en fonction du marché, réduirait à ce point la demande
que la réalisation des objectifs importants du programme ou de
toute autre politique d'intérêt public se trouverait compromise;
- le recouvrement du coût de revient total pourrait avoir de sérieuses
et défavorables incidences sur la situation financière de
l'organisme/groupe desservis, alors qu'une réduction des frais
d'utilisation pourrait se révéler plus conforme aux objectifs
plus larges de la politique;
- la demande peut se révéler trop faible pour permettre
le recouvrement du coût de revient total, et les coûts ne
peuvent être réduits pour permettre le plein recouvrement
du coût de revient.
B) Facteurs coûts :
- La détermination des frais engagés par l'ONÉ et les
AMF pour la fourniture de services non réglementaires doit être
faite de manière à ne pas porter atteinte à l'intégrité
et à l'exactitude des coûts de la réglementation prescrits;
- Les coûts salariaux sont fondés sur le temps de travail du
personnel enregistré dans le système TIME et les taux de rémunération
applicables du personnel, y compris les primes et autres allocations versées
aux employés.
- Les frais généraux imputés correspondent aux heures
consignées au titre des frais généraux multipliées
par le taux horaire du secteur.
- Les coûts non salariaux doivent inclure toutes les charges réelles
liées à la fourniture du service, de l'activité ou du produit.
- L'établissement des coûts de revient des services, produits
ou activités doit intégrer tous les coûts directs, indirects
et les frais généraux imputés, ainsi que les coûts
pertinents engagés par les AMF à l'appui de la fourniture du
service ou du produit. Par exemple :
- Services fournis sans frais par les AMF :
- équivalent des frais de location - Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada;
- contribution de l'employeur aux régimes d'assurance.
C) Revenus/Recouvrement :
- Tous les trimestres, l'ONÉ présente une facture à l'organisme/groupe
desservis établie en fonction de la valeur (réelle) du service
ou de l'activité fourni ou d'une estimation du pourcentage d'achèvement
du service ou de l'activité, selon ce qui est approprié.
- La date d'échéance de la facture est de 30 jours. Des
frais d'intérêt, calculés au taux mensuel de 1,5 %
composés mensuellement, s'appliquent aux soldes impayés. Les
institutions fédérales ne paient pas d'intérêts.
- L'enregistrement des revenus et la tenue des comptes clients doivent être
conformes aux principes comptables généralement reconnus.
Références
- Politique sur les frais d'utilisation externe du Secrétariat du Conseil du Trésor;
Politique sur les frais d'utilisation externe - Partie 1 de 2
[ASP]
- Guide pour l'établissement des coûts des extrants au Gouvernement du Canada;
Politique sur le recouvrement des coûts et la tarification
[ASP]
- Mécanisme approprié de règlement des différends
- Lignes directrices- Juillet 2003 [PDF : 1046 ko]
- Politique
sur les frais d'utilisation externe de l'ONÉ - Processus de
règlement des différends [HTML]
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements à propos de la présente politique
doivent être adressées à :
Services généraux, Finances
Conseiller financier
Gestion des ressources, Revenus et recouvrement des frais
Téléphone : 403-299-3816
Approuvé par :
______________________________
Chef du Secteur des services généraux
et agente financière principale |
Date:
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