Remplir le formulaire de dépôt de documents électroniques
Étape 1 - Prise de connaissance de la politique de confidentialité
Étape 2 - Information sur le projet
Étape 3 - Information sur le dépôt
Étape 4 - Information sur le déposant
Étape 5 - Documents électroniques
Aperçu
Utilisez le formulaire de dépôt de documents électroniques pour déposer des documents afférents à des questions soumises à l'Office national de l'énergie. Le Guide de dépôt électronique pour les déposants fournit des renseignements sur le type de dépôts et de documents acceptés par voie électronique.
Remplir le formulaire de dépôt de documents électroniques est un processus en huit étapes.
- Il faut fournir les renseignements requis dans une étape pour être en mesure de passer à la suivante.
- À n'importe quel moment, vous pouvez revenir sur une étape antérieure au moyen d'un des liens dans le menu latéral.
- Une fois votre formulaire transmis, vos documents pourront être visualisés immédiatement sur le site Web de l'Office et ne pourront être modifiés.
- À n'importe quel moment, si vous décidez que vous ne voulez plus remplir le formulaire, cliquez sur Annuler pour interrompre le processus de dépôt.
Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de chacune des huit étapes suivantes.
- Étape 1 - Prise de connaissance de la politique de confidentialité
- Étape 2 - Information sur le projet
- Étape 3 - Information sur le dépôt
- Étape 4 - Information sur le déposant
- Étape 5 - Documents électroniques
- Étape 6 - Documents papier
- Étape 7 - Copies conformes
- Étape 8 - Confirmation du dépôt
Cliquez sur Commencer pour passer à la première étape.
Étape 1 - Prise de connaissance de la politique de confidentialité
Vous ne pouvez passer à la prochaine étape avant de confirmer que vous avez lu et compris la politique de confidentialité de l'Office. Vous devriez prendre le temps de la lire. Pour confirmer que vous en avez bien pris connaissance et poursuivre le processus de dépôt, cliquez dans la case située dans le coin inférieur gauche du formulaire. Le bouton Suivant sera activé, et vous pourrez passer à l'étape suivante. Si la politique de confidentialité de l'Office ne vous convient pas, cliquez sur Annuler pour mettre fin au processus.
Étape 2 - Information sur le projet
À cette étape-ci du processus, vous devez indiquer à quelle question (c.-à-d. le projet) se rapporte votre dépôt.
La plupart des questions actuellement examinées par l'Office paraissent dans la liste de projets défilante.
- Sélectionnez le projet auquel se rapporte votre dépôt dans cette liste.
- Si vous ne pouvez trouver le projet que vous cherchez, ou si vous soumettez une nouvelle demande, cliquez sur Autre à la fin de la liste de projets.
- Lorsque vous choisissez un projet, la dénomination sociale de l'entreprise, le numéro de l'ordonnance d'audience et le numéro de dossier s'affichent automatiquement à l'écran.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Étape 3 - Information sur le dépôt
Ici, on vous demande de fournir des renseignements additionnels sur votre dépôt. Ces renseignements détermineront comment votre dépôt paraîtra dans le site Web de l'Office.
L'information que vous devez fournir est la suivante :
| Titre | Une brève description de votre dépôt. | C'est le nom qui sera attribué à votre dépôt dans le site Web de l'Office. |
| Nom du déposant | Le nom de la personne ou de l'organisation à laquelle le dépôt doit être attribué. | Les renseignements fournis sont fonction de votre situation. Il s'agit de votre nom si vous vous représentez vous-même, du nom de votre organisation ou de la société que vous représentez, ou du nom d'une autre personne ou organisation, si vous déposez des documents en leur nom. |
| Rôle | Votre rôle relativement à la question devant l'Office. | La liste défilante vous fournit deux choix :
Demandeur - Vous êtes celui ou celle qui déposez une demande ou de la correspondance de suivi liée à une demande que vous avez déjà soumise à l'Office. Autre - Vous êtes une tierce partie qui s'intéresse à la question de réglementation sous examen. |
Prenez l'exemple de dépôt qui suit :
041201 - Société ABC - Réponse à la demande de renseignements no 3 de l'ONÉ.
Pour que votre dépôt paraisse ainsi dans le site Web de l'Office, vous devez taper « Société ABC » dans le champ Nom du déposant et « Réponse à la demande de renseignements no 3 de l'ONÉ » dans le champ Titre.
Une fois que vous avez fourni les renseignements requis, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Étape 4 - Information sur le déposant
À cette étape-ci du processus, vous devez fournir vos coordonnées. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires. Une fois votre dépôt transmis, un accusé de réception sera envoyé à l'adresse courriel que vous aurez précisée.
Si vous déposez fréquemment des documents, nous vous suggérons de cocher la case dans le coin inférieur gauche de l'écran afin de sauvegarder vos coordonnées dans votre navigateur. Elles s'afficheront automatiquement la prochaine fois que vous utiliserez le formulaire.
Une fois que vous avez fourni vos coordonnées, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Étape 5 - Documents électroniques
Cette étape-ci du processus vise à identifier les documents électroniques qui composent votre dépôt ainsi qu'à fournir des renseignements additionnels pour que les autres utilisateurs du système puissent les repérer aisément. Votre dépôt peut comprendre jusqu'à concurrence de 50 documents, la taille de chacun ne devant pas dépasser 5 Mo.
Voici les champs qui figurent dans le formulaire :
| Document(s) | Cliquez sur le bouton de navigation et sélectionnez un fichier PDF dans votre ordinateur ou dans votre système de fichier réseau. Seuls les fichiers PDF sont acceptés, de préférence ceux qui ont été créés avec Acrobat Distiller. Vous pouvez télécharger des images PDF, mais cela n'est pas recommandé, car ce sont généralement de gros fichiers non consultables qui prennent beaucoup de temps à télécharger. |
| Type de document(s) | Sélectionnez le type de document dans la liste défilante. C'est le nom qui sera attribué à votre document à moins que vous choisissiez de le nommer vous-même en introduisant une dénomination dans le champ Nom (voir ci-dessous). |
| Langue | Sélectionnez la langue dans laquelle le document téléchargé est rédigé. |
| Nom (Facultatif) | Si vous ne voulez pas que votre document soit nommé d'après le type de document choisi, vous devez introduire un nom de votre choix dans ce champ. Vous pourriez décider de procéder ainsi si vous déposez une demande complexe composée de plusieurs fichiers qui ne peuvent tous être nommés Demande. Vous pouvez choisir le nom qui convient à chaque fichier joint à votre demande (p. ex. : Section 1 - Introduction, Section 2 - Aperçu du projet, etc.). Pour chacun des documents que vous déposez, remplir les champs obligatoires et cliquez sur Ajouter. |
Nota : Lorsque vous cliquez sur Ajouter, votre document est téléchargé dans un espace temporaire du système de dépôt électronique de l'Office. Personne n'y aura accès jusqu'à ce que vous soyez passé par toutes les étapes du processus de dépôt. Si vous annulez votre dépôt avant de le soumettre, tous les documents téléchargés seront supprimés de l'espace temporaire.
Les documents ajoutés à votre dépôt seront disposés dans le dépôt central de documents de l'Office dans l'ordre où ils paraissent à cette étape-ci du processus.
- Vous pouvez modifier l'ordre des documents téléchargés au moyen de la flèche en regard de chaque document.
- Vous pouvez également modifier toutes les données que vous avez fournies en cliquant sur le l'icône de modification en regard du champ pertinent.
- Si vous voulez supprimer un document téléchargé, cliquez sur l'icône de suppression.
Une fois que vous avez téléchargé tous les documents qui composent votre dépôt et que vous êtes satisfait de l'ordre dans lequel ils paraissent, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Étape 6 - Documents papier
Cette étape-ci du processus vous permet de faire référence à des documents liés à votre dépôt qui ne sont disponibles qu'en format papier. Le système vous permet de faire référence jusqu'à concurrence de 50 documents en un seul dépôt. Une note de référence sera créée pour chaque document papier inclus dans votre dépôt. Les champs et les fonctions sont les mêmes que ceux qui concernent les documents électroniques et qui sont expliqués ci-dessus.
Pour cette étape, les champs et fonctions sont identiques à ceux décrits ci-dessus dans Documents électroniques.
Une fois que vous avez identifié tous les documents papier liés à votre dépôt, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Étape 7 - Copies conformes
Une fois votre dépôt transmis, le système vous enverra un accusé de réception. Toutes les parties que vous avez désignées à cette étape-ci du processus recevront une copie de l'accusé de réception. Vous pouvez choisir de transmettre jusqu'à concurrence de 10 copies conformes pour chaque dépôt.
Vous devez fournir les renseignements qui suivent pour chaque partie :
| Nom | En règle générale, le prénom suivi du nom de famille (p. ex. : Jean Tremblay) |
| Courriel | L'adresse électronique de la partie (p. ex. : quelqu'un@endroit.com) |
Une fois que vous avez identifié toutes les parties qui doivent recevoir une copie conforme de l'accusé de réception, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Étape 8 - Confirmation du dépôt
À cette étape-ci du processus, vous avez rempli avec succès toutes les parties du formulaire et vous pouvez prévisualiser votre dépôt tel qu'il paraîtra sur le site de l'Office. Reportez-vous aux sections intitulées Information sur le dépôt et Documents électroniques pour connaître le processus suivi pour désigner votre dépôt et vos documents.
Si vous souhaitez modifier des renseignements fournis, utilisez les liens du menu latéral pour revenir sur une étape antérieure.
Lorsque vous êtes satisfait de vos renseignements et que vous êtes prêt à effectuer votre dépôt, cliquez sur Déposer.
Si vous souhaitez mettre un terme au processus de dépôt, cliquez sur Annuler pour l'interrompre.
Que se passe-t-il une fois mon formulaire transmis?
Lorsque vous soumettrez le formulaire, on vous demandera d'attendre que le système ait fini de traiter votre dépôt.
Votre écran sera rafraîchi automatiquement lorsque le traitement sera terminé. Le système attribuera un numéro d'identification à votre dépôt et produira un reçu de dépôt faisant état des documents et des renseignements que vous avez fournis. Le reçu sera sauvegardé avec votre dépôt. Vous devez attendre que votre écran soit rafraîchi pour obtenir cette information.
Le système transmettra aussi deux courriels à l'adresse précisée dans vos coordonnées.
- Le premier courriel renferme d'importantes données sur votre dépôt telles que le moment où vous l'avez transmis, la liste des documents y afférents, ainsi qu'un hyperlien permanent (adresse URL) à votre dépôt sur le site Web de l'Office.
- Le second courriel renferme d'importantes directives pour compléter le processus de dépôt électronique :
- Produire une copie papier de chaque document déposé par voie électronique
- Produire vingt-cinq (25) copies de chaque document disponible en format papier uniquement
- Imprimer, lire et signer le reçu de dépôt, qui fait partie de votre dépôt
- Dans les trois (3) jours ouvrables suivant votre dépôt, transmettre toutes les pièces susmentionnées par la poste à l'Office national de l'énergie
Une fois que l'Office aura reçu votre reçu signé ainsi que le nombre de copies papier requis, votre dépôt sera transféré de la corbeille d'arrivée du système de l'Office dans le classeur pertinent du dépôt central de documents.
| Mise à jour : 2006-10-25 | 
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