Le 12 août 2003, le Conseil du Trésor (CT) du Canada a approuvé la mise en oeuvre de la Politique sur les frais d'utilisation externe (la politique) par tous les ministères fédéraux au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. La politique énonce les conditions dans lesquelles l'imposition de frais d'utilisation externe est appropriée, ainsi que les exigences relatives au renforcement de la reddition de comptes, à la transparence et à la consultation des intervenants pour les besoins de l'instauration et de la gestion des frais d'utilisation.

Les but de la politique sont les suivants :

encourager une approche équitable sur le plan du financement des programmes du gouvernement, en imposant équitablement des frais à ceux qui tirent un plus grand parti des produits et services que le contribuable ordinaire ou en imposant équitablement des frais à ceux dont les activités exigent l'adoption d'une réglementation;
permettre au gouvernement de réaliser des recettes équitables, au nom des Canadiens, en contrepartie de droits ou de privilèges accordés et de l'accès aux ressources détenues ou contrôlées par le gouvernement en leur nom ou de leur utilisation;
encourager l'affectation efficiente des ressources en soumettant les programmes aux conditions du marché, soit l'offre et la demande, ce qui réduit ou élimine la demande de produits et services perçus comme étant xgratuits ».

La politique a pour objectif de renforcer la responsabilisation, par l'entremise de consultations, de la surveillance et de rapports, sur le plan de l'instauration, de la modification et de la gestion continue des frais d'utilisation externe.

La consultation des intervenants est une des exigences spécifiques de la politique. Cette dernière souligne que les intervenants doivent être consultés sur tous les aspects des propositions visant à instaurer, modifier et gérer les frais d'utilisation, notamment :

l'analyse à l'appui de l'imputation envisagée aux clients extérieurs,
l'établissement des coûts de revient,
la détermination des frais d'utilisation,
les méthodes et normes de prestation de services, et
la gestion des différends.

Avant que l'Office national de l'énergie (l'Office) prenne d'autres mesures en vue de l'élaboration du Processus de règlement des différends, il est important d'examiner et de comprendre le processus de consultation des intervenants, qui donne lieu à des interrogations et à des faits qui sont cause de désaccords et de différends entre l'Office et les intervenants.

Aperçu des consultations des intervenants

Lorsqu'une proposition d'instauration ou de modification de frais d'utilisation externe est élaborée, l'Office détermine quels sont les intervenants touchés et intéressés et dresse un plan de consultations stratégiques.

Le but du processus de consultation est de :

divulguer aux intervenants l'information concernant l'établissement, la modification et la gestion de frais d'utilisation externe;
donner aux intervenants l'occasion de se faire entendre et de recevoir de l'Office une rétroaction réfléchie dans des délais adéquats.

La portée de la consultation est proportionnée à l'ampleur des frais envisagés et à d'autres facteurs tels que la diversité des intervenants et la nature ainsi que le degré de leur intérêt.

Les consultations des intervenants touchent les points suivants :

la raison des frais instaurés ou modifiés et leur lien avec les priorités et objectifs généraux de l'Office;
la nature des activités pour lesquelles des frais seront imposés, les autres frais connexes et l'information liée à la prestation du service;
les normes de prestation des services, les responsabilités des intervenants et de l'Office, et les mesures que l'Office pourrait prendre si les normes ne sont pas respectées;
le mode de détermination du niveau des frais;
la façon dont l'Office entend consulter et communiquer de façon continue;
le processus disponible aux intervenants pour soulever des questions ou des différends en rapport avec les frais d'utilisation externe.

Processus de règlement des différends

Comme condition préalable à la mise en oeuvre de la Politique sur les frais d'utilisation externe du CT, l'Office doit élaborer un Processus de règlement des différends.

Objectif

L'Office national de l'énergie tient à ce que les questions et différends soulevés par des intervenants en rapport avec les frais utilisation externe soient examinés et réglés équitablement et efficacement.

Objet

Le Processus de règlement des différends est un outil servant à régler les différends et les questions soulevées après l'élaboration et l'instauration des frais, et après la fixation des tarifs. Les différends et questions peuvent porter sur des points variés, dont les suivants :

manquement aux normes convenues de service ou de produit;
perception, comme déraisonnables, des frais négociés;
problèmes concernant les spécifications et les descriptions des services ou produits;
annulation de services ou de produits négociés;
non-respect des délais.

Principes directeurs

Il faut qu'un Processus de règlement des différends efficace soit disponible aux intervenants pour soulever des questions ou des différends en rapport avec les frais utilisation externe. L'Office doit veiller à ce que le processus :

soit communiqué clairement aux intervenants;
soit bien annoncé;
soit facilement accessible;
soit conforme aux mêmes principes d'ouverture et de transparence qui orientent la conduite des consultations en général.

Le montant total de l'obligation ou règlement sera limité aux frais établis en conformité de la Politique sur les frais d'utilisation externe pour les services ou produits précis en cause.

Procédé

Il y a trois étapes dans le règlement d'un différend, correspondant à trois paliers hiérarchiques. La première est déclenchée par le président du Comité de liaison sur le recouvrement des frais (CLRF). Si le différend n'est pas réglé au premier palier, la question passe au second, où un comité est formé pour élaborer et négocier une solution. Les membres du comité représentent les deux parties, pour parvenir par la médiation à un règlement juste et raisonnable. Si le différend n'est pas réglé non plus au deuxième palier, il appartient au président de l'Office ou à son représentant, au troisième palier, de faire une offre finale.

Tout intervenant qui souhaite soulever une question ou un différend en rapport avec des frais d'utilisation externe doit en aviser l'Office, en la personne du président du Comité de liaison sur le recouvrement des frais (CLRF), dans les 90 jours suivant la constatation du fait qui est à l'origine du différend, à l'adresse suivante :

Office national de l'énergie
444, Septième Avenue S.-O.
Calgary (Alberta)
Canada T2P 0X8

Après avoir été avisé du différend, le président du CLRF informe toutes les parties concernées.

1^er palier :

Après avoir été avisé par le ou les intervenants, le président du CLRF travaille avec ces derniers à définir la question en cause, discute des options de règlement mutuellement acceptables et présente un projet de règlement du différend à toutes les parties concernées. L'acceptation du règlement est faite par écrit.

Si un règlement n'est pas conclu au 1^er palier dans les 90 jours suivant la date à laquelle l'ONÉ a reçu l'avis de l'intervenant, la question est portée au 2^e palier.

2^e palier :

Si un règlement n'est pas atteint au premier palier, le président du CLRF transmet le dossier à un comité composé des personnes suivantes :

a. le chef des opérations ou son délégué;
b. un représentant du ou des intervenants;
c. un facilitateur chargé d'aider les parties dans les négociations, qui pourrait être le coordonnateur du Mécanisme approprié de règlement des différends ou toute autre personne sur laquelle s'entendent les parties;

Le comité est chargé de :

d. définir la question et élaborer un processus de règlement qui tienne compte du calendrier, de la documentation, de la confidentialité et d'autres facteurs;
e. travailler en vue d'un règlement mutuel;
f. faire en sorte que le règlement convenu soit accepté par écrit.

Si un règlement n'est pas conclu au 2^e palier dans les 90 jours suivant la date à laquelle les questions en cause ont été portées à celui-ci, le dossier est transmis au 3^e palier.

3^e palier :

Si le différend n'est toujours pas réglé après les 1^er et 2^e paliers, le président de l'Office national de l'énergie ou un représentant de celui-ci examine la question et fait une proposition finale de règlement dans les 90 jours après que le différend est monté du 2^e au 3^e palier.

Références

Politique sur les frais d'utilisation externe du Secrétariat du Conseil du Trésor; Politique sur les frais d'utilisation externe - Partie 1 de 2 [ASP]
Guide pour l'établissement des coûts des extrants au Gouvernement du Canada; Politique sur le recouvrement des coûts et la tarification [ASP]
Mécanisme approprié de règlement des différends - Lignes directrices - Juillet 2003 [PDF : 1046 ko]
Politique sur les frais d'utilisation externe de l'ONÉ - Services non réglementaires [HTML]

Renseignements

Les demandes de renseignement sur le Processus de règlement des différends doivent être adressées à :

Services généraux, Finances
Conseiller financier
Gestion des ressources, Revenus et recouvrement des frais
Téléphone : 403-299-3816

Approuvé par :

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Kenneth W. Vollman
Président et premier dirigeant

Date:

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Politique sur les frais d'utilisation externe - Processus de règlement des différends

Contexte