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La présente section traite des exigences de la
politique ou d'éléments précis d'une exigence de la politique
qu'il convient de corriger ou d'aborder plus en profondeur. Il ne
couvre pas l'ensemble des exigences de la politique étant donné
que la plupart d'entre elles sont simples et n'ont pas besoin
d'être annotées.
Voici, en partie, le libellé de cette
sous-section : « Lorsqu'un ministère envisage l'octroi d'une
subvention ou d'une contribution à une société d'état figurant à
l'article 85 et à la partie I de l'annexe III de la Loi
sur la gestion des finances publiques, il doit consulter le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer
s'il faut obtenir une approbation précise du Conseil du Trésor. »
Il faut remplacer la conjonction et par la
conjonction ou, puisque l'article 85 de la LGFP ne fait
nullement mention de sociétés énumérées à la partie I de l'annexe III.
Voici, en partie, le libellé de cette
sous-section : « Les ministères doivent évaluer au moyen d'une
évaluation officielle de programme ou d'un examen semblable et
rendre compte de l'efficacité des transferts au cours d'une
demande de renouvellement des conditions ».
Cette exigence, bien qu'elle ne soit pas
nouvelle, est obligatoire et doit être prise en note par les
ministères à qui il incombe de montrer que les enseignements
tirés d'une saine évaluation de programme ont été pris en compte.
En présence de circonstances atténuantes, les
ministères devraient demander une exemption au CT pour faire
reporter l'application de cette exigence. Toutefois, puisque
cette exigence est essentielle à l'atteinte des résultats
escomptés, ainsi qu'à la création des contrôles pertinents, tout
report va à l'encontre d'une saine conception de programme.
11.3.1 Avances relatives à de petites contributions
Un paiement anticipé représentant la totalité de
la contribution peut-il être versé si la valeur de celle-ci est
peu élevée ?
Un des principaux attributs d'une contribution
est que, normalement, le paiement prend la forme d'un
remboursement des coûts prescrits (c'est-à-dire seules les
dépenses admissibles convenues sont remboursées). Puisque les
paiements anticipés sont consentis en de rares cas, une
disposition de retenue :
- minimisera le risque que le destinataire n'utilise pas les
fonds pour les motifs indiqués et
- servira à encourager le destinataire à rendre compte de
toutes les dépenses engagées, ce qui réduira la charge de travail
du ministère.
Si les fonctionnaires chargés de gérer les
programmes de paiements de transfert estiment qu'une dérogation à
la disposition de retenue s'impose, ils doivent ajouter une
exemption spéciale aux conditions du programme de paiements de
transfert lorsqu'ils les soumettent au Conseil du Trésor en vue
de leur approbation ou de leur renouvellement.
11.3.2 Versement de subventions et de paiements anticipés sur
les contributions - sous-section 7.6 de la Politique sur les
paiements de transfert
- Aux termes de la clause 7.6.4, les ministères doivent être
« guidés » par les dispositions de l'appendice B en ce qui
concerne les acomptes et les paiements anticipés. Par « guidés »,
il faut entendre que les ministères doivent respecter
l'annexe.
- Dans la version anglaise de la politique, la clause 7.6.1
utilise le verbe should alors qu'elle devrait utiliser le
verbe must.
- Les clauses 7.6.1 et 7.6.3 renvoient à la nécessité pour les
ministères de faire concorder le versement des paiements
anticipés avec les besoins de trésorerie du destinataire. Une
prévision d'encaisse, qu'elle soit effectuée au moment de la
présentation de la demande relative à des projets de courte durée
ou remise mensuellement dans le cas de projets de plus longue
durée, est exigée pour qu'un paiement anticipé puisse être émis.
- L'appendice B mentionne :
- « un paiement anticipé ...doit...ne pas excéder la fréquence
de paiement suivante » (cette phrase renvoie au tableau à
l'appendice). Les ministères peuvent prétendre que les termes
ne pas excéder leur permettent de réduire la fréquence de
versement des paiements anticipés, c'est-à-dire de faire des
versements trimestriels plutôt que mensuels. Cette interprétation
n'est pas exacte. Les avances versées trimestriellement
entraînent des frais d'intérêt supérieurs pour l'État que celles
qui sont versées et comptabilisées mensuellement. Les termes
« ne pas excéder la fréquence de paiement suivante »
signifient donc « à tout le moins à la fréquence de
paiement suivante ».
- « Dans le cas des accords (de contribution) dont la durée est
inférieure à 4 mois, le calendrier représente le pourcentage
maximal qui peut être payé de façon initiale ». Cette
phrase peut être source de confusion. Il convient de remplacer
peut par « peut ou doit être payé » et de ne pas
donner le choix de respecter ou non le calendrier.
La politique stipule que « le cas échéant, le
potentiel de partage des droits de propriété intellectuelle
devrait être défini dans les conditions du programme. »
Les ministères doivent être conscients des
risques éventuels de l'acquisition de la PI par l'entremise des
paiements de transfert. Elle peut entraîner la transformation
d'un accord de contribution en un marché ou en un accord de
licence assujettis au Règlement sur les marchés de l'État et
aux accords commerciaux. Par exemple, des questions de
licence peuvent être soulevées lorsque des ministères stipulent,
dans les accords de transfert, qu'ils peuvent utiliser à leurs
propres fins la PI élaborée par le destinataire.
Pour veiller à ce que les accords demeurent
des accords de transfert au lieu de devenir des marchés ou des
ententes de licence, les ministères devraient demander des
conseils juridiques lorsque la PI est acquise ou visée dans un
accord de transfert.
La prudence est de mise lorsque des représentants
du ministère ou du gouvernement participent à des comités
consultatifs ou à des conseils d'administration.
Les destinataires de paiements de transfert
doivent demeurer indépendants du contrôle des représentants du
gouvernement. (Par exemple, le contrôle peut être exercé même si
le gouvernement ne participe pas aux comités et aux conseils.
Demandez des conseils juridiques pour vous assurer que des
associations de partenariat avec le destinataire ne sont pas
mises en place, implicitement ou explicitement, dans l'accord.)
Par suite de leur participation à des comités consultatifs ou à
des conseils d'administration, les représentants du ministère ou
du gouvernement ne doivent par exercer de contrôle, ou donner
l'impression d'exercer un contrôle. Une influence ou un contrôle
indus sur les comités consultatifs ou les conseils
d'administration peuvent entraîner des responsabilités
financières ou juridiques pour la Couronne.
Les ministères qui participent à de tels comités
consultatifs ou conseils d'administration devraient demander
conseil à leur contentieux concernant l'existence d'éventuelles
questions de contrôle.
Les ministères devraient connaître la section de la politique
sur les langues officielles, intitulée « Subventions et
contributions », qu'ils peuvent consulter à l'adresse : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/CHAP1_4_f.asp.
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