Assurer le contrôle des chèques émis et distribués par le receveur
général.
Remarque : sont également visés les mandats de prestations
d'assurance-chômage, les chèques tirées sur les comptes bancaires
ministériels et les chèques de voyage.
Le gouvernement a pour politique de contrôler les chèques émis par le
receveur général du Canada en réduisant le risque de fraude et en s'assurant
le plus facilement possible que les chèques atteignent les bénéficiaires
auxquels ils sont destinés.
La présente politique s'applique à tous les organismes considérés comme
des ministères au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pour les besoins de ce chapitre, les paiements aux employés comprennent tous
les paiements aux personnes employées en vertu de la Loi sur l'emploi dans
la fonction publique ainsi qu'aux membres des Forces armées canadiennes et
de la Gendarmerie royale du Canada.
1) Les chèques du receveur général doivent être expédiés directement
aux bénéficiaires par la poste, sauf dans le cas des catégories de paiements
mentionnées à l'appendice A. Ces paiements peuvent être renvoyés aux
ministères et être remis aux bénéficiaires d'une autre façon.
2) Dans le cas des catégories de paiements énumérées à l'appendice A,
l'administrateur général peut désigner les agents qui seront autorisés à
demander que les chèques soient envoyés à des mandataires des ministères.
3) Les paiements liés aux approvisionnements et aux services (y compris les
honoraires d'experts-conseils, les paiements de marchés de services personnels
et autres types de marchés semblables, mais pas les paiements où il est
question de quittance ou libération de contrat) et les paiements représentant
des remboursements de recettes ne peuvent être renvoyés aux ministères pour
acheminement.
4) Les ministères doivent établir des politiques et procédures
appropriées afin d'assurer le contrôle interne adéquat des chèques qui leur
sont retournés pour distribution, dont les suivantes :
a) un chèque ne doit pas être confié à la personne qui a participé au
processus d'autorisation de dépenser ou de payer ayant trait à ce paiement;
b) la distribution des chèques ne doit pas être effectuée par des agents
qui s'occupent de dotation, de classification, de la détermination des salaires
ou de la rédaction et de la signature de rapports de dotation et de formules
d'entrée de la paye.
5) L'information qui accompagne les chèques doit être suffisante pour
permettre à la personne qui les distribue de bien identifier chaque
bénéficiaire.
6) Lorsqu'un chèque est émis au nom d'une personne, les demandes de
paiement doivent donner à tout le moins les renseignements suivants :
- chèque de paye : le nom, les initiales et le numéro d'assurance
sociale du bénéficiaire ou une autre forme d'identification; et
- autres chèques : le nom du bénéficiaire et au moins un prénom et
une initiale. On peut faire exception à cette politique lorsque le chèque
doit être remis officiellement au bénéficiaire par un député.
Toutefois, avant d'envoyer un chèque à un député il faudra avoir reçu
au préalable l'approbation du ministre responsable du programme en vertu
duquel le chèque est émis. Cette approbation peut être accordée pour un
paiement individuel ou pour une catégorie de paiements, par exemple des
subventions ou contributions rattachées à un programme particulier.
7) Tous les systèmes de production de demandes de paiement et d'instruments
de paiement, autres que les systèmes de paye, doivent prévoir un espace pour
inscrire sur l'instrument de paiement un nom et au moins un prénom et une
initiale. Les systèmes de paye doivent prévoir un espace pour inscrire sur
l'instrument de paye le nom et les initiales du bénéficiaire et pour inscrire
sur le talon le numéro d'assurance sociale du bénéficiaire ou un autre
numéro d'identification.
8) L'identification du bénéficiaire sur un chèque ou un mandat doit être
complète afin d'éviter les erreurs comme l'endossement par une autre personne
que le bénéficiaire. Les initiales ne sont donc pas suffisantes.
9) Le système traditionnel de représentation des nombres (le point pour
indiquer les décimales, les virgules pour séparer les triades de chiffres et
le signe de dollars à gauche d'une somme) doit être employé pour inscrire un
montant en dollars sur les instruments de paiement et autres instruments de
règlement ainsi que sur tout autre document relié à un paiement ou à une
recette qui pourrait être falsifié.
10) Lorsque l'approbation du ministre a été obtenue, les chèques devant
être présentés par des députés doivent être envoyés à l'agent financier
supérieur responsable du programme, qui doit les transmettre directement aux
députés concernés. Aucun chèque ne doit être livré ou transmis à l'agent
qui a fait la demande de paiement ou qui a participé de quelque façon au
processus d'approbation du paiement.
Le contrôle des chèques du receveur général sera vérifié par le service
de vérification interne du ministère.
Annulation
Ce chapitre annule le chapitre 3-17 du volume «Gestion financière» en
date du 1er avril 1992; et
cette politique remplace le chapitre 9.6 du Guide d'administration
financière du Conseil du Trésor qui porte sur le contrôle des chèques du
receveur général.
Les demandes de renseignements relatives à cette politique doivent passer
par l'administration centrale de votre ministère. Les administrations centrales
des ministères doivent communiquer avec :
Secteur du contrôleur
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Catégories de paiements pour lesquels les administrateur généraux peuvent
autoriser l'envoi des chèques du receveur général à leur ministère
Catégories admissibles
1) paiements effectués aux employés
Exemples :
- traitements et salaires
- allocations
- frais de déplacement, de déménagement et autres frais remboursables
- avances relatives aux paiements susmentionnées
- prêts aux employés du service extérieur
2) paiements impliquant un acte juridique (Cette catégorie n'inclut PAS les
paiements de dettes de l'État qu'on a cédées ou qui sont sujettes à
procuration.)
Exemples :
- acquisition de biens immobiliers
- libération de contrats
- quittance pour demandes de dommages-intérêts
3) paiements impliquant des opérations bancaires spéciales
Exemples :
- contributions et subventions devant être déposées pour un transfert
immédiat
- fonds devant être transférés à l'étranger
4) paiements devant être effectués par courrier diplomatique
5) paiements nécessitant l'application de consignes de sécurité
6) paiements aux autres gouvernements et sociétés de l'État
Exemples :
- paiements en échange de billets à ordre
- paiements considérables devant être effectués par des arrangements
spéciaux
7) paiements nécessitant une présentation officielle (Cette catégorie
n'inclut PAS les paiements aux entrepreneurs, experts-conseils, etc.)
Exemples :
- subventions devant être présentées personnellement par des ministres,
des députés ou des administrateurs généraux
- honoraires et dépenses devant être payés aux conférenciers invités
- primes à l'initiative et au mérite
- honoraires journaliers payés aux membres des conseils et des commissions
8) argent comptant pour usage immédiat
Exemples :
- affranchissement et autres droits postaux
- dédouanement
- plaques d'immatriculation de véhicules
- billets d'autobus et de péage
- honoraires de shérif
- avances de petite caisse et reconstructions
9) paiements périodiques devant être gérés
Exemples :
- contrats de transport
- pensions et allocations
- paiements aux autochtones
- bien-être social-paiements spéciaux
10) paiements en échange de billets à ordre lors de prêts à des
particuliers.
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