S'il y avait incompatiblité entre une version mprimée et la version
électronique de ce document, la version électronique prévaudra.
DATE :
|
Le 9 mars 2001
|
|
|
AUX :
|
Agents principaux des finances/Agents principaux des finances à temps
plein
|
|
|
OBJET :
|
Politique sur les paiements de transfert - Questions de mise en
oeuvre
et éclaircissement
|
Ce Bulletin d'information a été publié en réponse à des demandes
présentées par des ministères en vue de clarifier un certain nombre
d'exigences énoncées dans la version révisée de la Politique sur les
paiements de transfert. Les modifications qui ont été apportées dans ce
bulletin seront rendues officielles dans la Politique et la clarification des
questions sera documentée dans le Guide sur les paiements de transfert, à
venir.
- Exigences applicables à l'accord concernant une contribution -
Appendice C
Question : Les exigences énumérées à l'Appendice
C doivent-elles être comprises dans tous les accords concernant une
contribution?
La clause 8.2.1 de la politique prévoit que « Les accords
concernant une contribution doivent être conclus entre le ministère et le
bénéficiaire en tenant compte des
dispositions de l'Appendice C. »
On incite les ministères à intégrer les conditions de l'Appendice C à
leurs accords concernant une contribution. Toutefois, sauf si les politiques
du CT comportent des dispositions à l'effet contraire, les ministères ont le
choix d'inclure les conditions associées à l'Appendice C dans les accords
concernant une contribution. Si un ministère n'inclut pas une ou plusieurs de
ces exigences, il doit justifier sa décision. Elle doit être entièrement
documentée dans les fichiers du programme.
- Niveau de financement modifié par le Parlement - Clause 7.3.6
Question : Certains ministères se sont butés à de la
résistance de la part des bénéficiaires éventuels lorsqu'ils ont tenté
d'inclure la condition suivante dans un accord de paiements de
transfert :
« les dispositions relatives à l'annulation ou à la réduction
des transferts advenant que les niveaux de financement ministériels seraient
modifiés par le Parlement ».
Bien que la clause 7.3.6 prévoit que « Les conditions,
la documentation rattachée aux programmes et les ententes doivent comprendre
les dispositions d'annulation ou de réduction des paiements de transfert
advenant que les niveaux de financement ministériels seraient modifiés par
le Parlement »,l'article 40 de la Loi sur la gestion des
finances publiques porte que tout contrat stipule que le paiement est
subordonné à l'existence d'un crédit (c.-à-d. qu'un crédit doit exister
pour le paiement en particulier). En fait, toute entente ou tout contrat
comprend donc implicitement une telle clause.
Toutefois, il est entendu, pour des fins de divulgation, que les
ministères doivent inclure la clause du « niveau de financement
modifié par le Parlement » dans tous les accords de paiements de
transfert. Dans les cas où un bénéficiaire éprouve un problème
particulier avec son inclusion, des représentants du ministère doivent
déterminer si l'opposition est justifiée et si l'exclusion de la condition
est justifiée Afin d'exclure l'exigence, une exemption du CT est requise.
Il est à noter qu' à l'Appendice C, cette exigence de politique apparait
aussi, de façon éronnée, comme une exigence de procédure. Pour une plus
grande précision, l'exigence est obligatoire, et non facultative.
- Déclaration des montants exigibles - Appendice C (1) xvii)
Question : Les ministères n'établissent pas clairement
la justification de cette exigence.
La Politique prévoit que les accords concernant une contribution devraient
comprendre une clause exigeant que les bénéficiaires déclarent les sommes
exigibles par le gouvernement fédéral et reconnaissant que les sommes
dues au bénéficiaire puissent être compensées *. Les
« montants exigibles » et les « sommes dues » se
réfèrent aux dettes échues et non aux dettes en bonne et due forme.
La raison d'être de cette exigence est fondée sur le principe selon
laquelle les créances exigibles par la Couronne devraient être réglées
avant que les paiements de transfert (qui représentent généralement des
fonds discrétionnaires) soient autorisés et versés aux bénéficiaires
éventuels.
Néanmoins, les représentants ministériels peuvent se servir de leur
pouvoir discrétionnaire pour choisir une ligne de conduite appropriée. Voici
les résultats les plus probables :
Le demandeur n'est pas tenu de déclarer les sommes exigibles par la
Couronne. Dans ce scénario, un ministère conclurait qu'il serait
préférable, pour le bien public, d'autoriser un paiement de transfert
malgré la créance possible du demandeur envers la Couronne. De plus, les
responsables du programme seraient d'avis que la compensation d'un paiement de
transfert mettrait le projet en péril. On s'attendrait donc à ce que la
compensation ne soit pas approuvée par le ministre responsable.
- Le demandeur est informé que si le(s) paiement(s) de transfert est
autorisé, le montant exigible peut être compensé. Dans ce cas, le
demandeur est réputé valoir la peine d'être appuyé financièrement,
même s'il a une créance due à la Couronne. Cependant, contrairement à ce
que prévoyait l'ancien scénario, le ministre responsable approuverait la
compensation du paiement de transfert si elle était demandée par un autre
ministère. Il est présumé, dans ce cas, que le projet ou l'initiative ne
serait pas mis en péril si la créance était compensée.
- Le demandeur est informé que la créance doit être réglée avant qu'une
demande puisse être approuvée. Dans ce scénario, le ministère ne peut
pas justifier de fournir de l'aide tant que la créance n'est pas réglée.
Processus
- Si les demandeurs ne se font pas demander une déclaration des montants
exigibles et/ou si le programme est considéré par le ministre
responsable non assujetti à une compensation, le ministère doit
justifier exhaustivement la décision et la documenter dans le fichier du
programme.
- Pour en arriver à une des deux autres décisions (options B ou C), le
ministère devrait suivre le processus ci-dessous :
2.1. Établir que le programme de paiement de transfert est admissible à
la compensation (c.-à-d. que le ministre responsable approuverait
probablement la compensation) ;
2.2. Exiger des demandeurs qu'ils déclarent toutes les créances dues au
gouvernement, la nature de la créance et le nom du ou des ministères
créancier(s) ;
2.3. Exiger des demandeurs l'autorisation de partager ces renseignements
avec le ou les ministères en question ;
2.4. Informer les demandeurs des conséquences d'une omission de fournir
les renseignements demandés (p. ex. la demande sera rejetée) ;
2.5.Informer les demandeurs des conséquences possibles si une créance
est échue (p. ex. les paiements de transfert peuvent être compensés
et/ou la demande peut être rejetée).
2.6. Informer les demandeurs que la remise de tout renseignement trompeur
ou incorrect une fois qu'une contribution a été autorisée constitue un
manquement qui entraînera le recouvrement du paiement de transfert.
Note : Si le demandeur est un particulier, toutes les
demandes présentées par le ministère en vue d'obtenir des renseignements
personnels doivent être conformes à la Loi sur la protection des
renseignements personnels et aux politiques du CT sur la protection des
renseignements personnels.
|
* La compensation consiste à prendre un remboursement
gouvernemental ou un paiement dû à une personne ou à une société
et à appliquer le paiement à une créance dûe à la Couronne par
cette même personne ou société. Il peut y avoir compensation à
l'intérieur du ministère et entre ministères.
|
|
- Exemptions à la gestion de trésorerie - Exigence de retenue des
contributions - Clauses 7.6.3 et 7.6.4
Question : Un paiement anticipé peut-il représenter
le montant complet d'une contribution quand la valeur de celle-ci est
limitée?
L'un des éléments clés d'une contribution est que généralement, le
paiement prend la forme d'un remboursement des coûts prévus (c.-à-d. que
seules les dépenses admissibles convenues sont remboursées). Comme les
paiements anticipés devraient être accordés uniquement sur une base
exceptionnelle, une disposition de retenue :
- minimisera le risque associé au fait que le bénéficiaire puisse
utiliser l'argent à des fins autres que celles pour lesquelles la
contribution a été faite, et
- incitera le bénéficiaire à justifier complètement toutes les dépenses
engagées, entraînant une diminution de la charge de travail du ministère.
Si les gestionnaires responsables des programmes de paiements de transfert
estiment qu'une exemption à une disposition de retenue est justifiée, ils
doivent demander une exemption spéciale dans les conditions de leur programme
de paiement de transfert lorsqu'ils demandent l'approbation ou le
renouvellement de ces conditions du Conseil du Trésor.
- Sources des fonds - Clause 7.13 et Appendice C (1) (vi)
Question : Il existe une incohérence entre la clause
7.13.1 et l'Appendice C (1) (vi) en ce qui a trait à la déclaration des
sources de financement. Cette incohérence finira par être corrigée dans la
Politique.
La clause 7.13.1 prévoit que toutes les sources de financement devraient
être déclarées avant l'approbation d'une contribution dépassant
100 000 $ ou l'octroi d'une subvention dépassant
100 000 $. Toutefois, la disposition (1) (vi) de l'Appendice C
prévoit que dans le cas des contributions excédant 100 000 $, la
déclaration peut être faite avant ou peu après l'entrée en vigueur de
l'accord, ainsi qu'une fois le projet achevé.
Les cas dans lesquels la déclaration est faite peu après le début du
projet devraient être rares et exceptionnels.
Généralement, ces circonstances extraordinaires s'appliqueraient
lorsqu'elles sont cruciales pour l'atteinte des objectifs du programme. Les
motifs doivent être justifiés et entièrement documentés dans les fichiers
du programme.
Note : Quand la déclaration doit être faite « peu
après », les responsables du programme devraient faire preuve de
prudence en rédigeant l'accord pour que le ministère ne soit pas tenu de
débourser des fonds avant que toutes les sources de fonds aient été
déclarées et vérifiées.
- Rapports sur les plans et priorités/Rapports sur le rendement du
ministère (RPP/RRM) - Clause 7.4.7
Question : Il règne une certaine confusion
concernant les attentes du SCT quant aux exigences de RRM et de RPP et quant
aux niveaux de déclaration du programme de transferts.
La clause 7.4.7 prévoit notamment que «Les ministères doivent
englober dans le Rapport sur le rendement du ministère une preuve des
résultats obtenus, liée aux engagements en matière de résultats et aux
résultats précis prévus dans les Rapports sur les plans et priorités pour
chaque programme de transfert dont la somme excède cinq millions de
dollars. »
Les ministères devraient se reporter à la Partie III - Rapports sur les
plans et priorités (RPP) de 2001-2002 et aux directives qui s'y trouvent. Le
tableau 5.5 clarifie les exigences de la clause 7.4.7 (« en énonçant
que de l'information additionnelle sur les subventions, les contributions et
les autres paiement de transferts est de mise seulement quand la valeur
globale dans un secteur d'activités excède 5
millions de dollars »). Donc, on ne s'attend pas à ce que les
ministères préparent une planification annuelle ou un rapport des résultats
pour chaque transfert (d'importance).
Les directives des RRM compléteront celles des RPP.
- Propriété intellectuelle (PI) - Sous-section 7.10
Question : Questions relatives à la propriété
intellectuelle.
La sous-section 7.10 de la Politique sur les paiements de transfert
prévoit : « Le cas échéant, le potentiel de partage des droits de
propriété intellectuelle doit être défini dans les conditions du
programme. »
Les ministères devraient connaître le risque potentiel que représente
l'acquisition de PI par paiements de transfert. Il peut entraîner la
transformation d'un accord concernant une contribution en un contrat
d'acquisition ou en une licence qui peut être assujettie au Règlement sur
les marchés gouvernementaux et aux accords commerciaux. Par exemple, des
questions de licence peuvent être soulevées quand les ministères stipulent,
dans les accords de transferts , qu'ils peuvent utiliser la PI développée
par le bénéficiaire à leurs propres fins.
Afin de s'assurer que les accords demeurent des accords de
transfert plutôt que de devenir des contrats d'acquisition ou des ententes de
licence, les ministères devraient demander des conseils juridiques quand de
la PI est acquise ou couverte dans des accords de transfert.
- Représentation ministérielle au sein des comités/conseils
consultatifs
Question : Il faut faire preuve de prudence quand des
responsables d'un ministère ou du gouvernement participent à des comités
consultatifs ou à des conseils d'administration.
Les bénéficiaires de paiements de transfert doivent demeurer
indépendants de tout contrôle exercé par les responsables du gouvernement*.
La participation des responsables d'un ministère ou du gouvernement à des
comités consultatifs ou des conseils d'administration ne doit pas faire en
sorte qu'ils exercent ou qu'ils soient considérés comme exerçant un
contrôle sur l'utilisation de fonds. Une influence indue ou un contrôle sur
des comités consultatifs ou des conseils d'administration peut entraîner des
responsabilités financières ou juridiques de la part de la Couronne.
Lorsqu'ils participent à de tels comités consultatifs ou conseils
d'administration, les ministères devraient contacter leur personnel juridique
s'il existe des problèmes de contrôle potentiels.
*Un contrôle peut être exercé même en l'absence de participation
gouvernementale à des comités et des conseils. Des conseils juridiques
devraient être demandés afin de s'assurer que des associations de
partenariat avec les bénéficiaires ne sont pas mises en place, implicitement
ou explicitement, dans les accords.
- Lobbying - Clause 7.5.1
Question : Clarifier l'exigence selon laquelle il faut
inclure une clause sur le lobbying dans un accord sur les paiements de
transfert.
La clause 7.5.1 de la politique exige que les ministères établissent des
politiques et des procédures afin de s'assurer que toute personne qui fait du
lobbying pour le compte d'un demandeur est enregistrée conformément à la Loi
sur l'enregistrement des lobbyistes. Les ministères devraient connaître
les dispositions d'exemption de cette Loi. Les questions peuvent être
transmises au Bureau du conseiller en éthique.
En général, la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes, (http://lois.justice.gc.ca/fr/L-12.4/)
adoptée en 1985, exige que les gens, rémunérés par leurs clients pour
influencer les politiciens fédéraux ou des responsables du gouvernement en
vue d'obtenir des avantages financiers ou de faire modifier des lois,
déposent un rapport détaillé auprès d'Industrie Canada dans lequel ils
divulguent leurs activités de lobbying et leurs clients. De plus, l'Appendice
M de la Politique sur les marchés, intitulé Lobbyistes et marchés, prévoit
que les honoraires versés à un lobbyiste ne devraient pas être
proportionnels au montant de la subvention ou de la contribution obtenue.
L'Appendice M se trouve à http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_m_f.asp.
Dans les cas où les activités liées aux projets des paiements de
transfert peuvent inclure des lobbyistes, les ministères peuvent donc exiger
une attestation de la part du bénéficiaire lors de la demande. Une approche
fondée sur le risque est un moyen efficace de surveiller l'application de
cette exigence.
- Langues officielles - Sous-section 8.6
Question : Incohérence entre les libellés anglais et
français
Les libellés des versions anglaise et française du paragraphe 8.6 de la
politique, « Langues officielles », ont été modifiés afin
qu'ils deviennent cohérents.
Les ministères devraient connaître la teneur de la politique sur les
langues officielles intitulée « Subventions et contributions ».
On peut accéder à cette politique à http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/offlang/chap1_4_f.asp.
- Cadre de responsabilisation fondé sur les résultats et cadre
fondé sur les risques servant à la vérification - Clauses 8.1.1 (xv) et
(xvi)
Question : La nécessité d'un cadre de responsabilisation
fondé sur les résultats et d'un cadre fondé sur les risques servant à la
vérification a constitué un défi pour certains ministères.
Le Guide sur les paiements de transfert à venir, qui doit être achevé en
mars ou avril 2001, comportera d'autres conseils sur les exigences relatives
aux cadres. Compte tenu du fait qu'il s'agit un défi pour certains
ministères, le chapitre porvisoire du Guide qui s'applique aux cadres est
joint comme Appendice A. L'Appendice B est également joint à titre de
complément d'information au cadre de vérification. On rappelle aux
ministères que ces pièces jointes demeurent des textes provisoires.
- Admissibilité des sociétés d'État - Clause 7.2.2
Question : Correction au libellé
La clause 7.2.2 se lit en partie comme suit « Lorsqu'un
ministère envisage l'octroi d'une subvention ou d'une contribution à une
société d'État figurant à l'article 85 et à la partie I
de l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, il doit
consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer
s'il faut obtenir une approbation précise du Conseil du Trésor.
»
La conjonction « et » devrait se lire « ou »
car aucune société mentionnée à l'article 85 de la LGFP n'est énumérée
dans la partie 1 de l'Annexe III.
La version corrigée est ainsi rédigée : « Lorsqu'un
ministère envisage l'octroi d'une subvention ou d'une contribution à une
société d'État figurant à l'article 85 ou à la partie I
de l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, il doit
consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer
s'il faut obtenir une approbation précise du Conseil du Trésor.
»
Les ministères sont invités à identifier d'autres questions de mise en
oe uvre relatives à la Politique sur les paiements de transfert et/ou à
présenter leurs observations au sujet de ce Bulletin d'information.
Demandes de renseignements
Toute demande de renseignement peut être acheminée à la Division des
politiques de gestion financière, Direction de la fonction de contrôleur,
SCT.
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
_________________________
Rod Monette
Secrétaire adjoint / contrôleur général adjoint/
ÉBAUCHE
Annexe « A »
Cadres et plans obligatoires
Le présent chapitre vise à clarifier les exigences du CT pour ce qui
est des nouvelles présentations ou des présentations renouvelées qui touchent
les programmes de transfert. Il s'adresse essentiellement aux gestionnaires de
programmes des ministères qui élaborent de nouveaux programmes de transfert ou
qui gèrent les programmes existants et aux analystes de programmes du Conseil
du Trésor qui approuvent ces programmes.
La Politique sur les paiements de transfert prévoit que les présentations
au Conseil du Trésor visant à faire approuver, au titre d'un programme, les
conditions de subventions pour une catégorie ou des bénéficiaires ou pour des
contributions devraient inclure un cadre de gestion et de
responsabilisation fondé sur les résultats et un cadre fondé
sur les risques servant à la vérification qui couvre les plans de
vérification et d'évaluation.
On s'attend à ce que la plupart des ministères aient en place certains des
éléments exigés pour l'établissement des cadres mentionnés plus haut. Sauf
si c'est la première fois qu'un ministère s'engage dans des paiements de
transfert, les cadres ou les plans ministériels disposent peut-être déjà des
clauses qui couvrent expressément les programmes de transfert actuels.
Dans ces cas, le cadre pertinent devrait être ajusté au nouveau programme
ou au programme modifié et actualisé de manière à refléter les exigences
actuelles de la politique. S'il n'existe pas de tel cadre pour le programme
étudié, il devra être élaboré avant que la présentation soit envoyée au
CT pour approbation.
Cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats
La politique sur les paiements de transfert exige que toute présentation au
Conseil du Trésor, portant sur des programmes ou des initiatives comportant des
paiements de transfert, comprenne un cadre de gestion et de responsabilisation
fondé sur les résultats (CGRFR) qui traite les exigences en matière de
responsabilisation, d'évaluation et de rapport. Le cadre devrait effectivement
contribuer à l'atteinte de certains objectifs liés au programme de gestion
fondé sur les résultats :
- Établir clairement les rôles et les responsabilités des principaux
partenaires oeuvrant à l'exécution du programme ou de l'initiative - une structure
de gestion saine.
- Assurer une conception claire et logique qui lie les ressources aux
résultats prévus - il s'agit d'un modèle logique fondé sur les
résultats qui établit une séquence logique des ressources,
d'activités, d'extrants et résultats clés pour le programme ou
l'initiative.
- Disposer d'une solide stratégie de mesure du rendement
qui permet aux gestionnaires d'assurer le suivi du progrès, de mesurer les
résultats, d'appuyer les travaux d'évaluation ultérieurs, d'apprendre et,
par cette entremise, d'apporter de façon continue des ajustements pour
procéder à des améliorations.
- De présenter les travaux d'évaluation qui devraient
être faits au cours d'un cycle de vie.
- D'assurer un rapport adéquat des résultats.
S'il est élaboré avec succès, le cadre devrait représenter :
- une entente entre les partenaires sur ce qu'ils visent à réaliser, la
façon dont ils prévoient travailler ensemble à cette fin, et la façon
dont ils mesureront les résultats et en feront rapport;
- un outil de gestion, d'apprentissage et de responsabilité améliorés
tout au long du cycle de vie du programme ou de l'initiative;
- une indication anticipée selon laquelle le programme ou l'initiative est
établi avec logique - et accompagné d'un engagement ferme à obtenir des
résultats - et a une bonne chance de succès.
Le cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats peut
être appliqué aux programmes ou aux initiatives qui comportent des paiements
de transfert, qu'ils soient gérés dans les limites d'un seul ministère ou
qu'ils comprennent des partenariats externes. Il inclut :
- un énoncé clair des rôles et des responsabilités des principaux
partenaires qui se consacrent à l'exécution du programme ou de
l'initiative;
- un exposé clair des ressources devant être appliquées aux objectifs,
aux activités, aux extrants et aux résultats clés à obtenir, de même
que leurs liens;
- un aperçu de la stratégie de mesure du rendement, y compris les coûts
et les données sur le rendement (indicateurs clés) dont le suivi sera
assuré;
- le calendrier des principaux travaux d'évaluation prévus;
- un aperçu des dispositions de rapport qui conviennent pour les
bénéficiaires du financement et pour ceux du ministère, y compris le
rapport parlementaire.
Un cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les
résultats devrait établir avec conviction l'intention et la capacité
d'un ministère de mesurer le rendement par rapport aux principaux engagements
visant l'obtention de résultats, de façon continue (mesure continue du
rendement) et périodique, au moyen de l'évaluation de programme. Une
stratégie solide de mesure du rendement devrait couvrir :
- les activités principales du programme (qu'est-ce qui sera fait?)
- les clients ou les publics cibles (qui en profitera?)
- les résultats prévus (que parviendra-t-on à réaliser?)
- les indicateurs de rendement (comment le saurons-nous objectivement?)
- les sources de données (où obtiendrons-nous l'information?)
- les considérations méthodologiques (comment mesurerons-nous et
analyserons-nous, et à quels coûts?)
Il sera possible d'obtenir bientôt d'autres renseignements et conseils, sur
la mise en place de cadres de gestion et de responsabilisation fondés sur les
résultats, dans un guide distinct du SCT produit expressément à cette fin.
Cadre de vérification fondé sur les risques et plan de
vérification interne
La teneur d'un plan de vérification est fonction de nombreux facteurs, comme
les demandes de la direction, les obligations légales, les cycles, les besoins
et les attentes établis au préalable des organismes centraux ou d'autres
partenaires. Cependant, afin utiliser les ressources de vérification interne
où elles sont le plus nécessaires, le risque devrait constituer une force
motrice dans l'élaboration du plan. Un cadre de vérification fondé sur le
risque constitue une façon efficace d'atteindre cet objectif. Un cadre
de vérification fondé sur le risque représente une approche cohérente et
rigoureuse de détection, d'évaluation et de traitement du risque.
En ce qui a trait aux programmes de transfert, les vérificateurs tiendront
compte des procédures et des mesures de contrôle en place pour cerner et
évaluer les risques. Ils doivent déterminer une stratégie de vérification
applicable à ce programme qui se reflétera dans le plan annuel de
vérification, ou dans un document autonome, si le nouveau programme ou le
programme renouvelé a été élaboré après la publication du plan annuel de
vérification. La gestion des risques fait l'objet du chapitre 7.
Il faut garder à l'esprit que le rôle principal de la fonction de
vérification consiste à garantir la gestion et l'administration appropriées
des programmes, ce qui s'applique aux programmes de transfert conditionnels et
non conditionnels, nouveaux ou renouvelés. Tel que mentionné à la section 8.5
de la Politique sur les paiements de transfert, il incombe à la gestion de
programme d'effectuer des vérifications des bénéficiaires.
Dans certaines circonstances, la vérification interne peut se pencher sur
certains accords concernant une contribution. Cela survient généralement à la
demande des gestionnaires de programme lorsqu'un problème est soupçonné et
que les mesures internes de contrôle des programmes, comme la surveillance
financière et opérationnelle, ont échoué ou quand les agents de programme
accessibles n'ont pas la capacité ou le savoir-faire nécessaires pour
s'occuper d'une question ou qu'ils font peut-être eux-mêmes partie du
problème.
Par conséquent, le plan de vérification interne inclus dans une
présentation au CT devrait traiter surtout de comment et de quand la
vérification interne déterminera si le programme de transfert est bien géré
et administré. Il peut également indiquer quand et comment il vérifiera
certains accords concernant une contribution si c'est jugé nécessaire pour
compléter ou évaluer l'efficacité de la surveillance du programme.
Le chapitre 9 traite de la vérification interne des programmes et des
accords de transfert.
Il importe de souligner que la vérification interne des accords ne
libère pas les gestionnaires de programmes de leurs responsabilités à
l'égard de la surveillance efficace des accords concernant une contribution
dont ils sont chargés.
ÉBAUCHE
Annexe « B »
Diligence raisonnable dans la gestion et l'administration des programmes de
transfert
La Politique sur les paiements de transfert prévoit que les présentations
pour approbation de conditions de subventions accordées à une catégorie de
bénéficiaires ou de contributions d'un programme devraient comprendre « l'assurance
que l'on a mis en oe uvre des systèmes, des procédures et des ressources
ministériels pour accorder une diligence raisonnable dans l'approbation des
transferts et la vérification de leur admissibilité, ainsi que la gestion et
l'administration des programmes ».
Ce paragraphe souligne le fait que la diligence raisonnable au niveau de la
gestion et de l'administration d'un programme de transfert est tout aussi
importante que l'obtention des résultats prévus.
La diligence raisonnable dans la gestion et l'administration d'un programme
de transfert bénéficie de l'assurance que l'on a mis en oe uvre les systèmes,
les procédures, les ressources et les mesures de contrôle appropriés. Ces
éléments sont souvent intégrés à un cadre de gestion et de contrôle.
Que les programmes de transfert se trouvent dans un cadre ou qu'ils soient
élaborés séparément, ils devraient mettre en oe uvre les systèmes, les
procédures, les ressources et les mesures de contrôle pour garantir ou
promouvoir :
- l'observation de la législation, des politiques et des procédures
applicables;
- l'efficience, l'efficacité et l'économiey au niveau de l'utilisation des
ressources;
- l'intégrité financière.
Plus précisément, le programme de transfert devrait être conçu pour
inclure les éléments suivants.
- Une identification claire de la législation et des politiques
essentielles qui doivent être observées, des procédures qui devraient
être suivies, du niveau de qualité, du niveau d'efficacité
opérationnelle et de l'économie nécessaires dans l'administration du
programme de transfert et de l'efficacité prévue au niveau de son
exécution.
- Un ensemble d'indicateurs opérationnels qui couvrent les éléments qui
précèdent, tel que décrit plus loin.
- Des mesures de contrôle internes qui appuient la réalisation des
objectifs administratifs en termes d'observation et de qualité, des
objectifs opérationnels en termes d'efficience et d'économie, et des
objectifs de programme en termes d'efficacité.
- Un mécanisme de rapport qui fournit aux gestionnaires de programmes des
renseignements opportuns, fiables et complets sur ce qui précède.
Indicateurs opérationnels
Les indicateurs de conformité fournissent des renseignements sur la question
de savoir si les conditions législatives et procédurales obligatoires sont
respectées. Les indicateurs de qualité reflètent le degré d'observation des
normes de qualité opérationnelle et administrative.
Les indicateurs d'efficience mesurent le rapport entre la valeur d'un extrant
opérationnel et le coût des ressources utilisées pour le produire alors que
les indicateurs d'économie indiquent si la solution la plus économique a été
retenue, lorsqu'elle était accessible et adéquate.
Les indicateurs d'efficacité révèlent si un processus donné produit ou
non l'extrant opérationnel prévu.
Exemples d'indicateurs :
|
Conformité : Des demandes de remboursement
sont approuvées par un agent autorisé
Qualité : La justification de l'approbation de
projet est bien documentée
Rendement (efficacité) : Les problèmes importants
concernant les accord sont détectés pendant les visites de suivi
Rendement (efficience) : Les étapes administratives
superflues ont toutes été supprimées
Rendement (économie) : Les agents
de programme ont recours aux conférences téléphoniques lorsqu'ils le
peuvent pour éviter des coûts élevés de déplacement
|
|
|