Bureau du vérificateur général du Canada
Code de valeurs, d'éthique et de conduite professionnelle

Introduction

Le rôle du Bureau du vérificateur général du Canada

Le Bureau du vérificateur général du Canada, (appelé « le Bureau » dans le Code) importante institution nationale, fait partie intégrante du cadre essentiel de la démocratie parlementaire canadienne. Le Bureau, grâce au soutien qu'il fournit au Parlement et au gouvernement, contribue de manière fondamentale au bon fonctionnement du gouvernement, à la démocratie et à la société canadienne.

Objectifs du Code

Le Code des valeurs, d'éthique et de conduite professionnelle du Bureau expose les valeurs et l'éthique qui guident et soutiennent ses employés dans toutes leurs activités professionnelles. Il servira à favoriser et à maintenir un environnement de travail professionnel ainsi qu'à conserver et à accroître la confiance du public dans l'intégrité du Bureau. Au même temps, il renforcera le respect et la reconnaissance inspirés par le rôle que le Bureau est appelé à jouer au sein de la démocratie canadienne.

Le Code énonce les valeurs du Bureau, ainsi que les mesures d'observation relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat.

Application

Le Code s'applique à tous les employés du Bureau. Ils comprennent, le cas échéant, toutes les personnes qui exécutent des travaux pour le Bureau, y compris les experts-conseils et les entrepreneurs externes, les employés temporaires et les fonctionnaires (qu'il s'agisse d'employés du Bureau ou d'employés en détachement). Les employés qui croient que le Code ne s'applique pas à eux, en raison de sa nature ou de leur relation avec le Bureau, doivent en parler à leur superviseur. Seule la vérificatrice générale peut dispenser un employé de se conformer au Code.

Les règles de conduite du Code ne visent pas uniquement les membres de professions reconnues, par exemple les avocats, les médecins et les comptables. Le Bureau encourage plutôt tous les employés à se considérer comme des professionnels qui respectent des normes élevées dans l'exercice de leurs fonctions et qui sont fiers de leurs réalisations. Il s'attend à ce que tous démontrent cette attitude professionnelle.

Les employés qui sont membres d'une association professionnelle sont régis par les codes et les règlements de cette association. Le Code du Bureau tend à s'aligner sur les codes des associations professionnelles, mais il peut parfois être plus précis ou exigeant. C'est alors celui-ci qui prévaut. Il peut arriver aussi que le code de l'association professionnelle recommande une conduite qui semble contraire à celle prescrite par le Code. Dans une telle situation, le superviseur de l'employé doit être immédiatement informé. Sa décision doit tenir compte du fait que l'association est autorisée par la loi à régir ses membres, qui eux doivent se conformer à son code de déontologie.

Lorsqu'il exécute des vérifications, le personnel doit se reporter aux manuels qui exposent les normes et les pratiques du Bureau, notamment les manuels de vérification de l'optimisation des ressources, de vérification annuelle et d'examen spécial.

Date d'entrée en vigueur

La date d'entrée en vigueur du Code est le 31 mars 2004.

Définitions

Employés comprend les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels, saisonniers, nommés pour une période déterminée ou indéterminée et également les étudiants participant à un programme d'enseignement coopératif et les stagiaires, et les employés en détachement ou participant au Programme de permutation des cadres à l'intérieur ou à l'extérieur du Bureau.

Gestionnaire(s) comprend tous les employés au niveau DX, PX ou VGA, ASG 7, ASG 8, ASG 7a et ASG 8a.

Activités politiques comprend les activités politiques aux niveaux municipal, provincial et fédéral.

Chapitre 1 — Énoncé des valeurs et de l'éthique du Bureau

Valeurs du Bureau

Les employés du Bureau sont guidés dans leur travail et leur conduite professionnelle par le cadre équilibré des valeurs du Bureau, notamment les valeurs démocratiques, professionnelles, liées à l'éthique et liées aux personnes. Ces familles de valeurs ne se distinguent pas les unes des autres, mais se chevauchent. Elles sont des points de convergence qui permettent d'observer l'univers des valeurs du Bureau.

Valeurs démocratiques : Aider le Bureau et le Parlement, dans le cadre de la loi, à servir l'intérêt public.

• Les employés du Bureau respectent l'esprit de la Loi sur le vérificateur général et les autres lois applicables.
• Les employés du Bureau exercent leurs fonctions avec honnêteté et impartialité.
• Les employés du Bureau fournissent des avis et font part de toute information pertinente aux responsables de la prise de décision du Bureau.
• Les employés du Bureau mettent en oeuvre avec loyauté les décisions qui ont été prises conformément à la loi.
• Les employés du Bureau appuient la reddition de comptes aux niveaux individuel et collectif, informent le Parlement et les Canadiens des résultats de leurs travaux.

Valeurs professionnelles : Servir avec compétence, excellence, efficience, objectivité et impartialité.

• Tous les employés du Bureau, quelle que soit la nature de leur poste ou leur expérience, doivent se conduire avec professionnalisme et tenter d'atteindre les normes élevées de comportement, de compétence, d'excellence et d'intégrité dans leur travail.
• Les employés du Bureau se conforment aux lois du Canada et préservent la tradition de neutralité politique de la fonction publique.
• Les vérificateurs, en particulier, veillent à préserver l'indépendance et l'objectivité afin de remplir le mandat du Bureau et ils sont perçus comme tels.
• Les employés du Bureau s'assurent de l'utilisation adéquate, efficace et efficiente des fonds publics.
• Les employés du Bureau reconnaissent que la manière d'atteindre les résultats visés est aussi importante que les résultats eux-mêmes.
• Les employés du Bureau renouvellent constamment leur engagement à servir les Canadiens en s'efforçant d'améliorer la qualité du service, en s'adaptant aux nouveaux besoins par l'innovation de même qu'en contribuant à l'amélioration de l'économie, de l'efficience et de l'efficacité des programmes et des services gouvernementaux offerts dans les deux langues officielles.
• L'obligation de service au public repose sur l'expertise des employés dans des domaines qui requièrent des connaissances très spécialisées ou des compétences techniques poussées. L'utilisation convenable de cette expertise est vitale pour garder la confiance du public.
• Les employés du Bureau soutiennent la valeur qu'est la transparence du gouvernement en se soumettant à l'obligation de protéger le caractère confidentiel des renseignements, comme le prévoit la loi.

Valeurs liées à l'éthique : Agir en tout temps de manière à conserver la confiance du public.

• Les employés du Bureau exercent leurs fonctions officielles et organisent leurs affaires personnelles de façon à préserver la confiance du public à l'égard de l'intégrité, de l'indépendance, de l'objectivité et de l'impartialité du Bureau.
• L'intégrité est une qualité essentielle pour tous les employés. C'est également une exigence absolue pour quiconque doit fournir des services de vérification au Bureau.
• La conduite des employés du Bureau doit pouvoir résister à l'examen public le plus minutieux; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi.
• Les employés du Bureau ne doivent pas se servir de leur poste pour obtenir des avantages injustifiés, qu'ils soient d'ordre monétaire ou non, dans la conduite de leurs affaires personnelles.
• Les employés du Bureau doivent avoir une conduite professionnelle irréprochable en tout temps. Une conduite insatisfaisante se reflète de manière négative sur leur travail et sur leur capacité de remplir leurs fonctions. Elle soulève aussi des doutes quant à l'honnêteté et à la compétence du Bureau dans l'ensemble.
• Les employés du Bureau, dans l'exercice de leurs fonctions officielles et de leurs responsabilités, prennent des décisions dans l'intérêt public.
• En cas de conflit entre l'intérêt personnel de l'employé et ses responsabilités officielles, l'intérêt public doit primer dans le règlement du conflit.

Valeurs liées aux personnes : Faire preuve de respect, d'équité et de courtoisie dans leurs rapports avec les citoyens et avec les collègues :

• Le respect de la dignité humaine et la reconnaissance de la valeur de chaque personne doivent toujours inspirer l'exercice de l'autorité et de la responsabilité.
• Les valeurs humaines renforcent la gamme des valeurs du Bureau. Les personnes traitées avec équité et politesse sont plus portées à manifester ces valeurs dans leur propre conduite.
• La participation, l'ouverture, la communication et le respect de la diversité et des langues officielles du Canada sont des valeurs humaines fondamentales pour les employés du Bureau.
• Le principe du mérite est à la base des décisions de nomination du Bureau.
• Les valeurs du Bureau jouent un rôle de premier plan en matière de recrutement, d'évaluation et de promotion.

Chapitre 2 — Responsabilités, autorités et obligations de rendre compte

Responsabilité de tous les employés du Bureau

Toutes les activités du Bureau doivent se conformer au Code. Pour toute question relative à la conformité des activités, les employés doivent s'adresser à leur gestionnaire ou aux Services juridiques et se reporter au chapitre 5.

En plus d'observer les dispositions du Code, les employés du Bureau doivent respecter toutes les exigences particulières en matière de conduite et les autres exigences qui sont contenues dans la Loi sur le vérificateur général, la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi que dans les autres lois qui régissent le Bureau et leur profession. La Loi sur le vérificateur général est la loi habilitante du Bureau. Toutes ses activités doivent pouvoir être justifiées en se reportant aux modalités de la Loi et de toute autre loi qui confère des responsabilités de vérification à la vérificatrice générale. Les employés sont aussi tenus d'observer les dispositions pertinentes d'application plus générale, notamment celles énoncées dans les documents suivants :

• Code canadien du travail, Partie II;
• Code criminel du Canada;
• Loi sur l'accès à l'information;
• Loi sur l'emploi dans la fonction publique;
• Loi sur les langues officielles et règlement;
• Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Loi sur les relations de travail dans la fonction publique;
• Toutes les autres lois applicables.

Les employés du Bureau doivent aussi se conformer à ses politiques, notamment celles qui ont trait aux aménagements spéciaus en milieu de travail, à l'équité en matière d'emploi, aux langues officielles, au milieu de travail respectueux ainsi qu'aux politiques du Conseil du Trésor applicables. Toutes les personnes qui travaillent pour le Bureau doivent respecter ses conditions d'emploi.

Les employés du Bureau doivent aussi respecter la confidentialité des documents et des communications internes et se conduire en accord avec les affirmations du serment professionnel et de l'engagement au secret professionnel.

Les employés qui font partie d'associations professionnelles liées à leur travail doivent être membres en règle de ces associations pendant la durée de leur mandat au Bureau. Le titre professionnel atteste du niveau de compétence ou d'expertise dans un domaine particulier. Une interruption permanente ou temporaire de l'adhésion à une association professionnelle pourrait influer de manière importante sur la capacité de l'employé à remplir ses fonctions pour le compte du Bureau. Les employés devraient discuter avec leur superviseur de toute interruption permanente ou temporaire de l'adhésion à une association professionnelle.

Le Code s'inscrit dans les conditions d'emploi du Bureau. Au moment de signer une lettre d'offre, les employés du Bureau reconnaissent que le Code est une condition d'emploi. Il incombe à tous les employés du Bureau de s'y conformer dans l'exercice de leurs fonctions et, en particulier, d'incarner, par leurs gestes et leurs comportements, les valeurs du Bureau. En particulier :

• Les employés du Bureau doivent, dans les 60 jours suivant leur première nomination ou une nomination, un transfert ou une mutation subséquente, et annuellement par la suite, signaler toutes leurs activités extérieures, tous les biens leur appartenant et tous les passifs directs et éventuels pouvant les placer dans une situation de conflit d'intérêts dans l'exercice de leurs fonctions officielles. À cette fin, ils doivent présenter un rapport confidentiel au Bureau.
• Ils doivent, chaque fois que des changements importants surviennent dans leurs affaires personnelles ou dans leurs fonctions officielles, revoir leurs obligations en regard du Code. S'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, les employés doivent, le cas échéant, produire un nouveau rapport confidentiel à l'intention du Bureau.
• Ils doivent, lorsqu'ils négocient avec des personnes de l'extérieur des ententes de nature financière, se conformer aux mesures relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat qui sont énoncées dans le Code. S'ils ont des doutes, les employés du Bureau doivent immédiatement faire part de la situation à leur superviseur afin de recevoir des conseils ou d'obtenir des directives leur permettant de composer avec la situation.
• Face à un dilemme d'éthique, les employés du Bureau sont encouragés à en discuter avec leur superviseur ou leur gestionnaire et à utiliser les mécanismes et l'aide mis en place par le Bureau pour soulever les questions relevant du Code, en discuter et les régler.
• Les employés du Bureau qui ont l'impression qu'on leur demande d'agir de manière incompatible avec les valeurs et le cadre éthique énoncés dans le Code doivent tout d'abord faire part de leurs préoccupations à leurs supérieurs hiérarchiques. D'autres pistes de solution sont proposées au chapitre 4 du Code.

Responsabilités de la vérificatrice générale, du sous-vérificateur général et des vérificateurs généraux adjoints

La vérificatrice générale doit maintenir la confiance du public dans l'intégrité de la gestion et des opérations du Bureau de même que la tradition d'indépendance et d'objectivité de celui-ci et sa capacité continue à fournir des avis professionnels, en toute franchise.

La vérificatrice générale, le sous-vérificateur général et les vérificateurs généraux adjoints doivent particulièrement incarner dans leurs gestes et leur comportement, les valeurs de la fonction publique énoncées dans le Code. Il leur incombe d'intégrer celles-ci dans tous les aspects des travaux du Bureau. On s'attend à ce qu'ils veillent particulièrement à respecter en tout temps l'esprit et les exigences du Code. Ils doivent également veiller à appliquer ces exigences à tous les employés de façon juste et objective.

Plus précisément, la vérificatrice générale doit mettre en pratique les obligations suivantes :

• Veiller à ce que la lettre d'offre, lors d'une première nomination, contienne la mention suivante : « Vous trouverez ci-joint copie du Code des valeurs, d'éthique et de conduite professionnelle du Bureau du vérificateur général du Canada. Ce code est une politique essentielle à la gestion des ressources humaines et il fait partie de vos conditions d'emploi. » La vérificatrice générale doit aussi veiller à ce que chaque employé obtienne, lors de toute nomination subséquente, un exemplaire du Code et à ce qu'il soit informé annuellement de ses exigences.
• Encourager et maintenir un dialogue continu sur les valeurs et l'éthique du Bureau en prenant en compte la nature particulière et les défis propres au Bureau.
• Veiller à ce que des mécanismes et de l'aide soient offerts de sorte que les employés du Bureau puissent soulever les questions qui les préoccupent concernant le Code, en discuter et les régler. Elle peut notamment désigner les Services juridiques pour aider les employés du Bureau à résoudre les questions découlant de l'application du Code.
• Déterminer les mesures d'observation appropriées, décrites aux chapitres 2 et 3, devant permettre d'éviter les conflits d'intérêts. L'objectif consiste à parvenir à une entente mutuelle à cet égard.
• Veiller à ce que les renseignements divulgués dans les rapports confidentiels soient conservés dans un dépôt central et demeurent strictement confidentiels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La vérificatrice générale peut déléguer son autorité et sa responsabilité quant à l'application du Code, mais elle ne peut déléguer sa responsabilité quant à la mise en oeuvre et à la promotion du Code au sein du Bureau, ou aux questions particulières mentionnées dans la présente section.

Responsabilités, autorités et obligations de rendre compte

Économie, efficience et efficacité des activités

Les activités du Bureau, tout comme celles de n'importe quel autre ministère ou organisme, sont financées par les contribuables. Comme le Bureau doit promouvoir l'économie, l'efficience et l'efficacité dans la conduite des opérations gouvernementales dans l'ensemble, il a lui aussi l'obligation d'observer ces principes. Il doit servir de modèle au reste de la fonction publique. Pour leur part, les employés doivent s'efforcer de réduire les coûts et d'améliorer l'efficience et l'efficacité du Bureau.

Objectivité de la vérification

Les vérificateurs ne doivent pas porter un jugement prématuré sur l'entité à vérifier. Ils doivent effectuer leurs vérifications avec objectivité. Il leur faut non seulement être objectifs, mais également être perçus comme tels.

La validité des travaux du Bureau et la confiance que lui manifestent les entités vérifiées et le Parlement dépendent, dans une grande mesure, de leur perception de l'objectivité du Bureau. Par conséquent, l'objectivité est une caractéristique fondamentale de la relation entre le vérificateur et l'organisme vérifié. Elle garantit que les constatations et les rapports du vérificateur ne seront influencés que par les éléments probants recueillis en conformité avec les normes et les pratiques de vérification du Bureau, qui ont été établies d'après les prises de position des organismes professionnels, et avec les manuels du Bureau, dont le Manuel de vérification de l'optimisation des ressources, le Manuel de la vérification annuelle et le Manuel des examens spéciaux et les méthodes connexes.

Il est évident qu'il faut éviter les conflits d'intérêts entre le vérificateur et l'organisme vérifié. En revanche, cela ne veut pas dire qu'un employé ne peut pas prendre part à la vérification d'un ministère, d'un organisme ou d'une société d'État où il a déjà travaillé. Selon la politique du Bureau, il doit s'écouler au moins deux ans avant qu'un employé puisse participer à la vérification d'un employeur précédent. Lorsqu'un employé ou une entité a des doutes à cause de ce délai ou de la nature de l'emploi en question, il ou elle doit en discuter avec le directeur principal ou avec le vérificateur général adjoint responsable de la vérification, en plus de suivre les étapes indiquées dans le chapitre 4.

Il est évident que les employés ne peuvent pas vérifier des travaux qu'ils ont eux-mêmes déjà effectués. Ils ne doivent pas non plus participer à des vérifications qui comporteraient l'examen des travaux d'amis ou de relations proches. En outre, les vérificateurs ne doivent pas faire de recherche active d'emploi auprès d'une entité qu'ils sont en train de vérifier. Une telle attitude pourrait être perçue comme portant atteinte à leur jugement et à leur objectivité. De plus, lorsqu'une entité vérifiée fait part de possibilités d'emploi à un employé du Bureau, ce dernier doit en informer immédiatement le directeur principal de la vérification ou son supérieur, le cas échéant.

Étant donné que les employés détachés à d'autres ministères ou organismes demeurent des employés du Bureau, ce dernier n'approuvera pas un détachement s'il considère qu'il place l'employé ou le Bureau en situation de conflit d'intérêts.

Efficacité de la vérification

Le rôle premier du Bureau est de fournir une assurance au Parlement et à d'autres entités. Son objectif est d'améliorer les opérations et les services gouvernementaux. À cet égard, les vérificateurs doivent jouer un rôle constructif et positif dans la rédaction de leurs rapports de vérification.

Bien qu'il soit entendu implicitement que le rôle du vérificateur consiste à faire des recommandations d'améliorations à la direction de l'entité vérifiée, celui-ci doit prendre soin de ne pas assumer le rôle de la direction lorsqu'il exprime de tels avis. Par exemple, il doit éviter toute participation directe à l'élaboration de politiques ou à la conception de systèmes et de contrôles connexes. En cas de doute à ce sujet, l'employé doit discuter avec son superviseur et clarifier la situation avec lui.

Confidentialité de l'information recueillie au cours de la vérification

La loi exige que les employés respectent la confidentialité de l'information obtenue auprès des entités vérifiées. Il leur est interdit de divulguer une information officielle ou de l'utiliser pour des raisons personnelles. L'information recueillie pendant la vérification ne peut servir qu'aux fins prévues et ne peut être divulguée ailleurs que dans un rapport de vérification.

Le Bureau a élaboré certaines pratiques et procédures pour la présentation des constatations de vérification. Elles sont décrites dans les manuels du Bureau, y compris les manuels de la vérification de l'optimisation des ressources, de la vérification annuelle et des examens spéciaux. La divulgation d'une information officielle par les employés n'est permise que dans la mesure où elle est prévue par ces pratiques ou sur autorisation des gestionnaires. En outre, les employés doivent garantir la sécurité et la confidentialité de tous les dossiers, au Bureau ou dans les installations de l'entité vérifiée.

Les entités vérifiées sont naturellement intéressées à connaître les constatations et les conclusions des vérificateurs et elles ont le droit de les connaître. Afin d'assurer aux entités un juste traitement et d'avoir l'assurance que toutes les constatations et les conclusions ont été examinées soigneusement, il est essentiel de les garder confidentielles jusqu'à ce qu'elles aient été pleinement corroborées et traitées dans le cadre d'un processus de validation autorisé auprès de l'entité vérifiée et jusqu'à ce que leur divulgation soit permise par la vérificatrice générale. La divulgation inopportune ou prématurée des constatations des vérificateurs peut léser l'entité vérifiée et mettre le Bureau dans l'embarras.

De plus, cette règle de discrétion impose à tous ceux qui travaillent pour le Bureau d'être prudents lorsqu'ils discutent, à l'extérieur du Bureau, avec des amis, des parents et des collègues, du travail auquel ils participent ou d'autres projets du Bureau. Ils doivent éviter de commenter à la légère le travail qu'accomplit le Bureau auprès des ministères, des organismes et des sociétés d'État.

Corroboration de la vérification

Les employés doivent être prêts à justifier leurs constatations, conclusions et observations.

Le Bureau utilise des critères pour évaluer les activités des entités qu'il vérifie. De même, il applique des normes rigoureuses pour juger des éléments probants qui servent à étayer les constatations et les conclusions de vérification. Les normes de rendement s'appliquant aux employés du Bureau doivent être aussi strictes que celles que le Bureau utilise pour évaluer le rendement des employés des entités qu'il vérifie. Il s'agit certes d'être équitable à l'égard de celles-ci mais aussi de préserver et d'accroître la crédibilité du Bureau.

Les employés doivent avoir l'assurance que les éléments probants qui étayent leur rapport de vérification ont la qualité requise et sont suffisants pour constituer un dossier convaincant à l'appui des conclusions formulées.

Le Bureau ne doit présenter que les constatations fondées sur des faits bien établis et actuels et pouvant résister à un examen minutieux. Il peut être nécessaire à l'occasion de présenter des conclusions qui nécessitent une interprétation, mais celle-ci doit reposer sur des faits, être uniforme, logique et raisonnable. Les vérificateurs doivent avoir un point de vue objectif et factuel.

Communications et rapports

Toute communication au public par des employés du Bureau (p.-ex. discours, communiqués, allocutions à l'occasion de conférences) doit au préalable avoir été autorisée par le superviseur.

Les communications du Bureau prennent la forme de déclarations et de publications (les plus connues étant ses rapports au Parlement) qui sont diffusées par les médias, mais cette information n'est communiquée au public qu'après avoir été présentée au Parlement. Le Bureau rend avant tout des comptes au Parlement, en déposant des rapports et en comparaissant devant le Comité des comptes publics ou les conseils d'administration des sociétés d'État; il ne rend pas de comptes directement au public. Cette première obligation redditionnelle du Bureau envers le Parlement ou les conseils d'administration des sociétés d'État écarte la possibilité qu'il communique de l'information au public sans en avoir reçu au préalable l'autorisation.

Milieu de travail respectueux — Protection contre le harcèlement

Chaque employé du Bureau a le droit de travailler dans un milieu exempt de harcèlement. Le harcèlement est une conduite contrariante, inquiétante ou difficile à supporter. Le harcèlement pour l'un ou l'autre des motifs de distinction illicite (y compris le sexe) contenus dans les lois sur les droits de la personne est aussi illégal. Une telle conduite cause un préjudice au milieu de travail et peut produire des conséquences nuisibles sur le plan de l'emploi pour la victime de harcèlement. Le harcèlement est donc perçu comme une faute professionnelle et fera l'objet de mesures disciplinaires, y compris la suspension et le congédiement.

Santé et sécurité au travail

Le Bureau doit assurer la protection de ses employés en matière de santé et de sécurité au travail. Les éléments particuliers de cette obligation sont énoncés dans le Code canadien du travail. L'employé est tenu de se conformer aux obligations prévues par le Code, notamment :

• se conformer aux consignes de l'employeur en matière de santé et de sécurité au travail;
• collaborer avec le comité d'orientation et le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité;
• signaler tout objet ou toute circonstance qui, dans un lieu de travail, présente un risque pour sa santé ou sa sécurité ou pour celles de ses collègues ou des autres personnes à qui le Bureau en permet l'accès;
• signaler tout accident ou autre fait ayant causé, dans le cadre de son travail, une blessure à lui-même ou à une autre personne.

Il incombe au Bureau de veiller à ce que les lieux de travail soient sécuritaires et, dans la mesure du possible, à ce qu'ils ne créent pas de problèmes de santé ou ne les aggravent pas. Lorsque les employés sont tenus de travailler en dehors des bureaux du BVG, par exemple dans les bureaux des ministères et des entités, ils doivent discuter de toute question ou de tout problème lié à la santé ou à la sécurité avec le responsable ou le directeur du service, qui verra à assurer la protection des employés en matière de santé et de sécurité au travail.

Chapitre 3 — Mesures relatives aux conflits d'intérêts

Objectif

Ces mesures visent à établir des règles de conduite au sujet des conflits d'intérêts et à réduire au minimum les possibilités de conflits entre les intérêts personnels des employés du Bureau et leurs fonctions officielles. Elles sont complémentaires aux valeurs du Bureau, énoncées au chapitre 1, ainsi qu'aux mesures relatives à l'après-mandat énoncées au chapitre 3.

Mesures pour éviter les situations de conflit d'intérêts

Pour conserver la confiance du public à l'égard de l'impartialité et de l'objectivité du Bureau, l'employé doit, entre autres, éviter et empêcher les situations pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts ou à l'apparence d'un conflit. Le Bureau est particulièrement vulnérable aux allégations de conflit d'intérêts parce qu'elles mettent en question son objectivité et son impartialité. Ces caractéristiques sont vitales pour assurer le succès des travaux du Bureau. Étant donné qu'un certain nombre de facteurs influent sur sa réputation, dont l'impression qu'il crée dans le public par ses travaux, l'apparence de conflit d'intérêts chez un employé peut être tout aussi nuisible qu'un conflit d'intérêts véritable.

Les présentes mesures relatives aux conflits d'intérêts sont adoptées à la fois pour protéger les employés du Bureau contre les allégations de conflits d'intérêts et pour aider ceux-ci à éviter les situations à risque. Le conflit d'intérêts ne touche pas exclusivement les questions relatives aux opérations financières et au transfert d'avantage économique. Bien que l'activité financière en soit un volet important, elle n'est pas la seule source éventuelle de situations de conflit d'intérêts.

Il est impossible de prescrire une solution pour chaque situation pouvant donner lieu à un conflit réel, apparent ou potentiel. En cas de doute, les employés du Bureau doivent demander conseil à leur gestionnaire, aux Services juridiques, à leur chef de service ou au vérificateur général adjoint, et se reporter aux valeurs du Bureau énoncées dans le chapitre 1 ainsi qu'aux mesures suivantes qui serviront de points de repère pour évaluer la conformité d'un geste.

Responsabilités de tous les employés du Bureau :

• Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, organiser leurs affaires personnelles de façon à éviter toute forme de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.
• S'il y a conflit entre l'intérêt personnel des employés et leurs fonctions et responsabilités officielles, l'intérêt public doit primer dans le règlement dudit conflit.

L'employé a aussi les responsabilités individuelles suivantes :

• Il doit se départir de ses intérêts personnels, excluant ceux autorisés par les présentes mesures, lorsque sa participation à des activités gouvernementales peut avoir une influence quelconque.
• Il ne doit jamais solliciter ou accepter de transferts de nature économique.
• Il ne doit pas agir de manière à contracter une obligation envers une personne qui pourrait tirer profit d'un avantage spécial ou d'un traitement de faveur, ni tenter d'obtenir de quelque façon un traitement de faveur d'une telle personne.
• Il ne doit jamais outrepasser ses fonctions officielles pour venir en aide à des personnes, physiques ou morales, dans ses rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur.
• Il ne doit jamais sciemment utiliser à son propre avantage des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas facilement accessibles au public.
• Il ne doit jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement quels qu'ils soient, y compris les biens loués, ou en permettre l'usage à des fins autres que celles officiellement approuvées.

Les ententes contractuelles

Le Bureau doit éviter d'envoyer en mission auprès d'une entité à vérifier un expert-conseil qui (individuellement ou pour le compte d'un cabinet) est, a été, ou peut être prochainement lié par contrat avec cette entité. Dans ce cas, l'expert-conseil pourrait en arriver à vérifier son propre travail ou celui de son cabinet. Par conséquent, le Bureau doit être au courant des relations d'affaires qu'a eues l'expert-conseil avec l'entité à vérifier au cours des deux dernières années. Le Bureau décide alors s'il y a risque d'un conflit d'intérêts. Pour des raisons du même ordre, le Bureau doit être informé de toute soumission présentée par l'expert-conseil ou son cabinet relativement à l'entité à vérifier.

Les experts-conseils et les cabinets qui ont des engagements contractuels avec le Bureau sont tenus de fournir, au meilleur de leur connaissance, une liste complète de tous les contrats actuels et récents qu'ils ont passés avec l'entité qu'ils sont en train d'examiner en leur nom ou au nom d'un client qui est lié de très près à l'entité à vérifier. Ils se doivent en plus d'aviser le directeur principal responsable de la vérification de toute soumission qu'à leur connaissance eux-mêmes ou leurs cabinets s'apprêtent à présenter relativement à l'entité qu'ils sont en train de vérifier ou chez qui ils effectuent d'autres travaux pour le compte du Bureau.

Les employés qui participent à la négociation des contrats doivent s'assurer que les contrats que conclut le Bureau l'ont été en vertu d'une procédure bien établie et qu'aucun doute ne pèse sur la validité des critères utilisés pour leur adjudication. Le Bureau entend préserver et maintenir les rapports de collaboration mutuellement avantageux qu'il entretient avec les cabinets d'experts-conseils et d'experts-comptables. Par ailleurs, il doit être en mesure de prouver hors de tout doute que l'adjudication des contrats n'est aucunement le résultat de pressions exercées par un ancien employé du Bureau travaillant pour le cabinet en question ou par un ancien employé du cabinet retenu, qui travaille pour le Bureau. La procédure d'adjudication des contrats doit mettre le Bureau à l'abri de tout soupçon de conflit d'intérêts.

Méthodes d'observation

Il suffit habituellement qu'un employé présente un rapport confidentiel au Bureau pour se conformer aux mesures relatives aux conflits d'intérêts. Le rapport doit faire état des biens qu'il possède, des cadeaux, marques d'hospitalité ou autres avantages reçus, des emplois ou activités qu'il exerce à l'extérieur. L'employé doit présenter un rapport confidentiel au moment où il commence à travailler pour le BVG, tous les ans par la suite et toutes les fois que sa situation change, notamment lorsqu'il se dessaisit d'intérêts déclarés ou qu'il en acquiert de nouveaux.

Dans certains cas cependant, d'autres mesures seront nécessaires :

• Éviter ou abandonner les activités ou situations qui placeraient l'employé dans une situation de conflit réel, apparent ou potentiel, compte tenu de ses fonctions officielles.
• Le dessaisissement, qui est la vente d'un bien à un tiers « sans lien de dépendance », ou le placement du bien en fiducie sans droit de regard, si le fait de continuer de posséder le bien risque de placer l'employé dans une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, compte tenu de ses fonctions officielles.

Si c'est le cas, le vérificateur général adjoint concerné prendra une décision à ce sujet et la communiquera à l'employé. Afin de déterminer la mesure à prendre, le vérificateur général adjoint tentera d'atteindre un consensus avec l'employé visé, et tiendra compte de certains facteurs, notamment :

• les responsabilités précises de l'employé;
• la valeur et la nature des biens et intérêts en cause;
• les frais réels que comporte le dessaisissement des biens et intérêts, en regard des risques de conflits d'intérêts que présentent les biens et intérêts en cause.

Biens

L'employé — tout comme les membres de sa famille immédiate — ne doit pas détenir d'intérêt financier qui pourrait être incompatible avec ses responsabilités, mettre en question ses motifs ou son but, ou encore porter atteinte à la réputation du Bureau ou à sa crédibilité.

Par exemple, le fait de détenir un intérêt financier important dans une société qui a des liens directs ou indirects importants avec une entité vérifiée pourrait être interprété comme une situation de conflit d'intérêts. Dans ce cas, l'employé est tenu de le signaler à son directeur principal ou à son chef de service. Lorsqu'il croit qu'il peut se trouver en situation de conflit d'intérêts l'employé doit en premier lieu dévoiler tous les faits ouvertement. Il revient alors au Bureau de déterminer s'il y a ou non conflit d'intérêts et, si c'est le cas, quelles sont les mesures correctives à prendre.

Le cas échéant, le Bureau remboursera les coûts associés à la création, l'administration et l'acquittement d'une fiducie établie pour éviter une situation de conflit d'intérêts.

Les types de biens et d'intérêts qui doivent ou non être consignés dans un rapport confidentiel, ainsi que la procédure à suivre pour s'en dessaisir, sont énumérés à l'annexe A.

Il est interdit à l'employé de vendre ou de céder ses biens à des membres de sa famille, à des amis ou à des proches associés, dans le but de contourner les mesures d'observation.

Activités ou emplois extérieurs

L'employé a, en premier lieu, une responsabilité professionnelle envers le Bureau. Cette responsabilité prévaut sur toute autre relation de travail.

Les employés peuvent occuper un emploi ou participer à des activités à l'extérieur du Bureau, mais uniquement à la condition que cet emploi ou ces activités ne risquent pas d'entraîner un conflit d'intérêts ou de compromettre la neutralité du Bureau de quelque manière que ce soit. Par contre, de manière générale, on considère que le fait d'occuper un emploi secondaire qui est lié aux activités du gouvernement ou aux fonctionnaires, que ce soit directement ou pour le compte d'un tiers, peut entraîner un conflit d'intérêts, à moins que l'employé ne puisse prouver le contraire.

En outre, toute activité extérieure exercée sans autorisation pendant les heures de bureau peut donner lieu à un congédiement. Et même lorsque l'employé a obtenu l'autorisation d'occuper un emploi secondaire (p.-ex. travailler pour une association professionnelle ou un établissement d'enseignement), il ne peut toucher une double rémunération pour les services qu'il a rendus. L'employé doit de plus éviter d'occuper un emploi secondaire qui nuit à ses fonctions au Bureau. Il ne devrait exercer une activité à l'extérieur que si cela ne l'empêche pas de s'acquitter pleinement de ses tâches au Bureau. L'employé ne doit pas non plus utiliser l'information recueillie dans l'exercice de ses fonctions au Bureau pour un emploi secondaire.

Les employés doivent présenter au Bureau un rapport confidentiel sur l'emploi et les activités extérieures susceptibles de les soumettre à des exigences incompatibles avec leurs fonctions officielles. Il en est de même si leur capacité d'accomplir objectivement leurs fonctions peut être mise en question. Dans un tel cas, le vérificateur général adjoint visé peut exiger la réduction, la modification ou l'abandon de ces activités s'il détermine qu'il existe un risque réel, apparent ou potentiel de conflit d'intérêts.

Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages

Les dispositions mentionnées dans cette section visent à garantir que le Code est conforme à l'article 121 (1) c ) du Code criminel du Canada, qui stipule ce qui suit :

« Commet une infraction quiconque, selon le cas : (...) étant employé ou employé du gouvernement, exige, accepte ou offre ou convient d'accepter d'une personne qui a des relations d'affaires avec le gouvernement une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque nature, directement ou indirectement, par lui-même ou par l'intermédiaire d'un membre de sa famille ou de toute personne à son profit, à moins d'avoir obtenu, du chef de la division de gouvernement qui l'emploie ou dont il est employé, un consentement écrit dont la preuve lui incombe... »

Le respect des dispositions du Code s'appliquant à l'acceptation d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre avantage revient au consentement écrit de la vérificatrice générale au sens de l'alinéa 121(1) c ) du Code criminel ou d'autres dispositions à cet effet. Lorsque l'employé s'est conformé à ces dispositions, il peut considérer avoir obtenu le consentement de la vérificatrice générale. Étant donné les incidences juridiques des questions liées à l'acceptation des cadeaux et marques d'hospitalité, toutes les offres de cadeaux ou les marques d'hospitalité doivent faire l'objet de discussions avec les Services juridiques avant d'être acceptées.

Les employés doivent exercer leur jugement afin d'éviter de se retrouver dans des situations apparentes ou réelles de conflits d'intérêts. Ce faisant, ils doivent respecter l'esprit du Code et s'en tenir aux précisions suivantes.

Il est interdit d'accepter et de solliciter tout cadeau, marque d'hospitalité ou autre avantage qui :

• risque d'avoir une influence réelle ou apparente sur l'objectivité et l'impartialité de l'employé dans l'exercice de ses fonctions officielles ou
• de le placer dans une situation d'obligé envers le ou les donateurs.

Cela peut comprendre l'admission gratuite ou à prix réduit à des activités sportives et culturelles obtenue par suite de relations d'affaires réelles ou éventuelles directement liées aux fonctions officielles de l'employé. L'offre peut provenir d'une entité vérifiée, d'un expert-conseil ou d'un entrepreneur.

Il est permis d'accepter un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage si :

• la valeur est minime et si cela se produit rarement (objets promotionnels peu coûteux, repas légers, souvenirs non monnayables);
• l'offre se produit lors d'une activité ou d'un événement lié à l'exercice des fonctions officielles de l'employé concerné;
• cela est conforme aux règles de la courtoisie, de l'hospitalité ou du protocole;
• cela ne compromet pas ou ne semble pas compromettre, en aucune façon, l'intégrité de l'employé concerné ou du Bureau.

Les offres répétées de cadeaux ou les offres de cadeaux assez considérables doivent être signalées au directeur principal ou au chef de service de l'employé ou à un gestionnaire de niveau supérieur, le cas échéant.

Lorsqu'il est impossible de refuser un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage ne répondant pas aux critères d'acceptabilité précités, ou lorsque l'employé estime qu'il est suffisamment avantageux pour le Bureau d'accepter certains types de marques d'hospitalité, il doit demander conseil à son vérificateur général adjoint par écrit. Ce dernier avisera alors l'employé par écrit si le cadeau, la marque d'hospitalité ou l'avantage doit être conservé par le Bureau, remis à une oeuvre de charité, cédé, ou encore s'il sera possible pour l'employé de le conserver.

Sollicitation

En tout temps, il est interdit aux employés de solliciter auprès d'une personne, d'un groupe de personnes ou d'un organisme du secteur privé qui est en relation avec le gouvernement, des cadeaux, des marques d'hospitalité, d'autres avantages ou des transferts de valeurs économiques.

Toutefois, dans le cadre de collectes de fonds au profit d'organismes de charité, les employés doivent au préalable obtenir l'autorisation écrite du vérificateur général adjoint afin de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d'organismes ou de personnes de l'extérieur. Le vérificateur général adjoint peut exiger que l'activité soit réduite, modifiée ou abandonnée, s'il a été déterminé qu'il existe un risque réel, potentiel ou apparent de conflit d'intérêts ou de situation d'obligé envers le ou les donateurs.

Activités politiques

La Cour suprême du Canada a statué que l'interdiction totale pour un fonctionnaire de travailler pour ou contre un parti politique constitue une violation du droit à la liberté d'expression garanti par la Charte canadienne sur les droits et libertés. La Cour a cependant reconnu l'importance de maintenir la neutralité politique de la fonction publique. En l'absence de loi particulière sur cette question, il est important que les employés du Bureau considèrent les répercussions de l'activité politique prévue sur leur capacité à exercer leurs fonctions en toute impartialité et sur la perception qu'on a de cette capacité.

L'élément à retenir pour déterminer si les activités politiques d'un fonctionnaire sont appropriées est la possibilité que celui-ci porte dans l'exercice de ses fonctions particulières des jugements empreints de considérations politiques. Plus l'employé occupe un poste élevé, plus il doit faire preuve de prudence et de vigilance à l'égard des activités politiques.

La vérificatrice générale doit approuver toute demande de congé pour se porter candidat aux élections fédérales ou provinciales. Un tel congé ne sera autorisé que si cela ne nuit pas aux fonctions de l'employé ou encore que si le Bureau juge que son poste n'est pas vulnérable. De façon générale, plus l'employé occupe un poste élevé et visible, plus il est soumis à des restrictions au niveau des activités politiques. Mais, de façon générale, tout employé a le droit de s'engager dans des activités de soutien de candidats et de partis politiques, pourvu qu'elles ne mettent pas en question sa capacité d'exercer ses fonctions avec impartialité et efficacité.

Refus d'accorder des traitements de faveur

Au cours de la prise de décision liée au processus de dotation, les employés doivent s'assurer qu'ils n'accordent aucun traitement de faveur ni aucune aide aux membres de leur famille ou à leurs amis.

Au cours de la prise de décision liée à l'octroi d'avantages financiers à des parties externes, les employés doivent s'assurer qu'ils n'accordent aucun traitement de faveur ni aucune aide aux membres de leur famille ou à leurs amis.

Les employés ne devraient pas offrir d'aide à quelque individu ou entité qui est en relation avec le gouvernement, si cette aide n'est pas reliée à leurs fonctions officielles, à moins qu'ils n'aient obtenu l'autorisation de leur supérieur et qu'ils observent les conditions émises par celui-ci.

Transmettre de l'information facilement accessible au grand public à des proches, à des amis ou à des entités à l'égard desquels des employés ou leurs proches ont un intérêt n'est pas considéré comme un traitement de faveur.

Chapitre 4 — Mesures d'observation concernant l'après-mandat

Objectif

Les présentes mesures visent à établir des règles de conduite au sujet de l'après-mandat. Certaines peuvent s'appliquer à tous les employés, d'autres aux gestionnaires. Elles complètent les valeurs du Bureau, énoncées au chapitre 1, et les mesures relatives aux conflits d'intérêts, énoncées au chapitre 3.

Responsabilité de tous les employés

Sans limiter indûment leurs possibilités de chercher un autre emploi, les anciens employés doivent réduire au minimum la possibilité de se trouver dans des situations de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels entre leur nouvel emploi et leurs dernières responsabilités au Bureau. Dans l'exercice de leurs fonctions, les employés ne doivent pas se laisser influencer par des possibilités ou des offres d'emploi à l'extérieur du Bureau. Lorsqu'une offre d'emploi peut occasionner un conflit d'intérêts, les employés doivent faire part de leur intention en ce qui concerne cette offre ou leur emploi futur avant de quitter leur emploi. Ils doivent discuter des conflits potentiels avec leur directeur principal ou leur chef de service ou, s'il y a lieu, avec le vérificateur général adjoint.

Les employés qui quittent leur emploi au Bureau doivent se rappeler qu'ils ont prêté serment de confidentialité et qu'ils demeurent tenus de ne pas dévoiler l'information obtenue pendant leur période d'emploi au Bureau.

Champ d'application

Les responsabilités susmentionnées s'appliquent à tous les employés visés par le Code. Les mesures qui suivent s'appliquent précisément aux gestionnaires. La vérificatrice générale peut désigner d'autres postes visés par ces mesures (lorsque le poste implique des fonctions officielles qui soulèvent des inquiétudes quant à l'après-mandat) ou exclure certains postes de l'application des mesures relatives à l'après-mandat (lorsque les fonctions officielles de ces postes ne soulèvent aucune inquiétude relativement à l'après-mandat).

Avant de quitter le Bureau

Le gestionnaire doit divulguer par écrit, dans un rapport confidentiel adressé à son superviseur ou au vérificateur général adjoint, toutes les offres sérieuses d'emploi émanant de l'extérieur qui risquent de le placer dans une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, et divulguer immédiatement son acceptation de toute offre d'emploi.

Période de restriction

Il est interdit à tout ancien gestionnaire, dans l'année qui suit la cessation de ses fonctions :

• d'intervenir pour le compte ou au nom d'une autre personne ou d'une entité auprès d'un ministère ou d'un organisme avec lequel il a eu, personnellement ou par l'entremise de ses subalternes, des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédé la fin de son mandat; ou
• de donner à ses clients, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques du ministère ou de l'organisme pour lequel il travaillait ou avec lequel il entretenait d'importants rapports directs.

Réduction de la période de restriction

La vérificatrice générale a le pouvoir de réduire ou d'annuler la période de restriction d'emploi pour un employé ou un ancien employé. Cette décision doit tenir compte de ce qui suit :

• les circonstances du départ;
• les perspectives générales d'emploi de l'employé ou de l'ancien employé;
• l'importance que le gouvernement attache aux renseignements détenus par l'employé ou l'ancien employé dans le cadre de son poste au Bureau;
• l'occasion de transférer rapidement au secteur privé, à d'autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux, les connaissances et les compétences d'un employé ou d'un ancien employé;
• la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial indu ou des avantages de nature privée en embauchant un employé ou un ancien employé;
• l'autorité et l'influence qu'a exercées l'employé au Bureau et les dispositions prises dans d'autres cas.

Toute décision prise par la vérificatrice générale quant à l'annulation ou à la réduction de la période de restriction doit être consignée par écrit.

Arrangements de départ

Avant le départ officiel d'un employé, la vérificatrice générale doit lui communiquer les exigences relatives à l'après-mandat.

Nouvel examen

Tout employé actuellement en poste ou tout ancien employé peut demander à la vérificatrice générale de réexaminer toute décision ayant trait à son observation des mesures concernant l'après-mandat.

Chapitre 5 — Pistes de solution ou recours

Valeurs et éthique du Bureau

Tout employé peut soulever, discuter et clarifier les questions qui le préoccupent concernant le Code avec son gestionnaire ou les Services juridiques.

Tout employé qui est témoin d'un acte fautif au travail ou qui possède de l'information concernant un tel acte peut soumettre la question en confiance et sans crainte de représailles aux Services juridiques. S'il estime qu'il lui est demandé d'agir de manière incompatible avec le chapitre 1 du présent Code, tout employé peut, soumettre le problème, en toute confiance et sans crainte de représailles, au conseiller juridique.

Si le problème n'a pas été examiné comme il se doit à ce niveau hiérarchique, ou si l'employé estime que la dérogation au Code ne peut être divulguée en confiance au Bureau, le problème peut être renvoyé, en toute confiance, au processus de divulgation applicable à la fonction publique au sens plus large.

La majeure partie des problèmes découlant de l'application du présent Code devrait pouvoir être résolus au moyen de discussions et, au besoin, de consultations auprès des Services juridiques.

Mesures d'observation relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat

En ce qui a trait aux arrangements pertinents requis pour empêcher les conflits d'intérêts ou pour respecter les mesures concernant l'après-mandat décrites aux chapitres 3 et 4 du Code, on prévoit que la plupart des situations pourront être réglées par une discussion avec l'employé, par l'examen de pistes de solution et par la prise de mesures appropriées. Si un employé et son superviseur ou le vérificateur général adjoint ne s'entendent pas sur les arrangements appropriés à prendre pour empêcher un conflit d'intérêts ou pour respecter les mesures concernant l'après-mandat contenues dans le Code, le désaccord doit être soumis au prochain niveau de gestion, et au besoin à la vérificatrice générale.

Inobservation

Un employé qui ne se conforme pas aux dispositions du Code s'expose à des mesures disciplinaires, y compris, le cas échéant, le congédiement.

Demandes de renseignements

Veuillez présenter les demandes de renseignements sur le présent Code au superviseur ou au gestionnaire responsable du Bureau, qui pourra à son tour soumettre les questions relatives à l'interprétation de la politique aux Services juridiques.

Annexe A — Biens, passifs et fiducies

Biens et passifs devant faire l'objet d'un rapport confidentiel

Il incombe à l'employé de déterminer soigneusement et périodiquement si ses biens et passifs peuvent donner lieu à un conflit d'intérêts ou nuire à l'exercice de ses responsabilités ou mettre en question son jugement ou son objectivité. Pour ce faire, il doit tenir compte de la nature de ses responsabilités officielles et des caractéristiques de ses biens et passifs. S'il existe une situation de conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent entre l'exécution de ses fonctions officielles et ses biens et passifs, il est tenu de le déclarer dans un rapport confidentiel. Les employés du Bureau seront invités à présenter un rapport confidentiel annuellement, mais doivent aussi savoir qu'ils doivent soumettre un rapport confidentiel dès que leur situation personnelle change, notamment s'ils se dessaisissent d'intérêts déclarés ou s'ils en acquièrent de nouveaux.

La liste ci-après contient des exemples de biens et de passifs qui doivent faire l'objet d'un rapport confidentiel :

• les valeurs cotées en bourse de sociétés et les titres de gouvernements étrangers, les régimes enregistrés d'épargne retraite autogérés et les régimes enregistrés d'épargne études autogérés qui comprennent de tels titres, lorsque ces derniers sont détenus directement plutôt que comme unités de fonds communs de placements;
• les participations dans une société en nom collectif, une entreprise individuelle, une coentreprise, une société fermée ou une entreprise familiale et, en particulier, dans une société ou entreprise qui possède ou contrôle des actions de sociétés ouvertes ou qui fait des affaires avec le gouvernement;
• les propriétés agricoles exploitées à des fins commerciales;
• les biens immobiliers qui ne servent pas à l'usage personnel de l'employé ou des membres de sa famille;
• les marchandises, les contrats à terme et les devises détenus ou négociés à des fins de spéculation;
• les biens placés en fiducie ou découlant d'une succession dont l'employé est bénéficiaire;
• les prêts, garantis ou non, consentis à des personnes autres que les membres de la famille immédiate de l'employé;
• tout autre bien ou dette qui pourrait susciter un conflit d'intérêts réel ou potentiel, vu la nature particulière des fonctions et responsabilités de l'employé;
• les passifs directs et éventuels relatifs aux biens mentionnés dans la présente section.

La présente liste n'est pas exhaustive.

Biens qui ne doivent pas faire l'objet d'un rapport confidentiel

Les biens et les intérêts destinés à l'usage personnel des employés et de leur famille ainsi que les biens qui ne sont pas de nature commerciale, ne doivent pas faire l'objet d'un rapport confidentiel.

Ces biens comprennent notamment :

• le domicile principal ou secondaire et les propriétés agricoles réservés à l'usage personnel, présent et futur, de l'employé ou de sa famille;
• les articles ménagers et les effets personnels;
• les oeuvres d'art, les meubles et objets anciens et les objets de collection;
• les automobiles et autres moyens personnels de transport;
• les liquidités et les dépôts;
• les obligations-d'épargne du Canada et autres titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes gouvernementaux;
• les régimes enregistrés d'épargne-retraite et les régimes enregistrés d'épargne études qui ne sont pas autogérés;
• les investissements dans des fonds communs de placements à capital variable;
• les certificats de placements garantis et les instruments financiers du même genre;
• les rentes et les polices d'assurance-vie;
• les droits à des pensions;
• les créances à recouvrer d'un ancien employeur, client ou associé;
• les prêts personnels consentis par l'employé aux membres de sa famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d'autres personnes.

Dessaisissement des biens

Si la vérificatrice générale juge que des biens particuliers comportent un risque réel ou potentiel de conflit d'intérêts avec les fonctions et responsabilités d'un employé, ce dernier doit alors se dessaisir de ces biens dans les 120 jours suivant sa nomination, son transfert ou sa mutation. Ces biens doivent soit être vendus à un tiers avec qui l'employé n'a aucun lien de dépendance, soit être placés dans une fiducie sans droit de regard.

Lorsque la vente est le mode de dessaisissement utilisé, une confirmation de la vente, comme un reçu de vente du courtier, doit être remise au Bureau.

Lorsque la fiducie sans droit de regard est le mode de dessaisissement utilisé, la vérificatrice générale peut demander l'aide du Bureau du conseiller en éthique afin de constituer des fiducies sans droit de regard et de déterminer si chaque fiducie satisfait les exigences des mesures relatives aux conflits d'intérêt et enfin, de faire des recommandations en vue d'obtenir que certains frais liés aux fiducies soient remboursés à l'employé par le Bureau.