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Suggestions d'amélioration formulées dans le rapport d'examen
par les pairs et plan d'action du Bureau
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1. Examiner l'étendue de certaines vérifications, par
exemple, en accordant plus d'importance, pendant les phases de la conception et
de la planification, à la détermination des questions, des critères,
de la méthode, des sources d'éléments probants et des secteurs
qui feront vraisemblablement l'objet de recommandations. Cela pourrait également
aider le Bureau à déterminer s'il faut faire appel à des
spécialistes de l'extérieur ainsi qu'à des experts du domaine
et des questions techniques à l'interne.
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Mesures
Au moment de la conception et de la planification de chaque vérification
de l'optimisation des ressources (VOR), nous produisons un rapport de l'étude
préparatoire qui précise les questions de vérification importantes,
les objectifs et critères de vérification, la méthode et
stratégie de vérification, les sources d'éléments
probants et les secteurs probables qui pourraient donner lieu à des recommandations.
Après consultation des spécialistes de l'extérieur et des
spécialistes à l'interne, nous élaborons une proposition
de vérification.
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à mettre à jour nos directives et méthodes sur les rapports
de l'étude préparatoire et les propositions de vérification
afin d'y préciser l'étendue des questions dont on fait mention dans
l'examen par les pairs;
- à communiquer nos attentes relatives à ces rapports de planification
aux praticiens de la VOR;
- à surveiller systématiquement nos pratiques en regard de nos
attentes;
- à inscrire le nom de possibles conseillers de l'extérieur et
leurs domaines de compétence dans la proposition de vérification.
(Les mesures que nous prendrons concernant la suggestion no
4 portent sur les recommandations de vérification.)
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2. Revoir l'éventail des méthodes de vérification habituellement
utilisées pour les VOR afin de déceler des possibilités
d'élargir l'éventail de techniques utilisées, notamment l'analyse
comparative et davantage de techniques quantitatives et qualitatives, telles que
les groupes de discussion. Cela pourrait donner plus de profondeur aux vérifications
et donner lieu à certaines économies au chapitre des ressources
affectées aux vérifications, économies qui pourraient permettre
d'aborder des secteurs plus complexes des vérifications.
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Mesures
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à recenser et à évaluer les méthodes utilisées
par d'autres bureaux de vérification nationaux;
- à réviser et à promouvoir notre trousse d'outils de vérification,
laquelle contient des directives sur les méthodes de rechange;
- à consacrer une part importante du symposium annuel des praticiens
de la VOR de 2004 à la façon dont les méthodes de rechange
peuvent être appliquées.
(Voir aussi les mesures que nous prendrons à l'égard de la suggestion
no 3.)
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3. Élargir la formation et l'orientation offertes au personnel des
VOR sur le plan des méthodes et de la présentation des données
de rapport. Cela pourrait comprendre, outre des recommandations plus fermes, l'amélioration
de la présentation des rapports de vérification grâce à
une utilisation accrue de pièces, de graphiques et d'études de cas
à l'appui des principales constatations. Il est également possible
de tirer des leçons des vérifications et de voir à ce que
le Bureau dispose de la combinaison appropriée de compétences au
sein du personnel pour livrer des produits de VOR de qualité.
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Mesures
Méthodes de rapport et présentation des données de
rapport
D'ici juin 2005, nous veillerons :
- à élaborer des cours de formation sur les méthodes de
recherche d'éléments probants et les techniques de présentation
des données dans les rapports et à les offrir aux praticiens de
la VOR.
Recommandations plus fermes
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à élaborer un cours sur la façon de formuler des recommandations
plus fermes et à l'inclure dans le programme de perfectionnement offert
aux professionnels de la VOR.
Amélioration de la présentation des rapports
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à examiner l'étude de l'Institut Canadien des Comptables Agréés
sur l'utilisation des graphiques et des tableaux pour présenter des données
numériques et financières complexes, à l'adapter à
nos besoins et à en faire mention dans notre Manuel de vérification
de l'optimisation des ressources.
Portée des leçons à tirer
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à élaborer une base de données renfermant les leçons
tirées des VOR et des suggestions pour améliorer notre cadre de
gestion de la qualité;
- à établir une méthode systématique pour nous assurer
que les leçons apprises et les suggestions des praticiens sont examinées
et, s'il y a lieu, intégrées dans notre cadre de gestion de la qualité
et nos procédés de VOR.
Combinaison appropriée de compétences
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à effectuer un examen complet de toutes les équipes de VOR pour
faire en sorte qu'il y ait une combinaison appropriée de ressources humaines
en vue de gérer à long terme la charge de travail en vérification;
- à revoir la conception de notre programme de perfectionnement professionnel
afin de cibler les compétences nécessaires pour livrer des produits
de VOR;
- à déterminer si les principaux éléments du programme
devraient être obligatoires pour tous les praticiens de la VOR.
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4. Les recommandations devraient être précises et axées
sur des mesures. Une réflexion précoce, dans le cycle de vérification,
sur les secteurs pouvant faire l'objet de recommandations permettrait aux équipes
de cibler les changements bénéfiques et d'en discuter plus tôt
avec les ministères.
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Mesures
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à consulter les parties intéressées — notamment,
les praticiens de la VOR, les ministères fédéraux et le Secrétariat
du Conseil du Trésor — afin de définir les principales questions
liées aux recommandations formulées dans nos rapports;
- à parachever la rédaction des directives sur la façon
de formuler des recommandations précises et axées sur des mesures
et à les faire approuver par le Comité d'élaboration des
pratiques;
- à faire référence à ces directives dans le Manuel
de vérification de l'optimisation des ressources et à en faire
une pratique courante;
- à adapter nos pratiques pour garantir que les recommandations potentielles
pour chaque secteur d'intérêt sont prises en compte au moment de
la planification de la vérification;
- à élaborer un cours sur la façon de formuler des recommandations
plus fermes et à l'inclure dans notre programme de perfectionnement offert
aux professionnels de la VOR.
En 2004, nous avons publié, de concert avec le Secrétariat
du Conseil du Trésor, un protocole à l'intention des sous-ministres
et des hauts fonctionnaires des ministères sur la collaboration avec le
Bureau relativement à des VOR. Le protocole favorise, à chaque étape
de la vérification, un processus transparent ainsi qu'un franc dialogue
avec les ministères.
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5. Améliorer la présentation visuelle des rapports sur
le plan de l'utilisation des graphiques et des tableaux visant à exposer
des données numériques et financières complexes, pour rendre
les chapitres plus clairs. Des notes en bas de pages pourraient être utilisées
comme renvois aux sources des éléments probants. Des rapports de
base ou des rapports schématiques pourraient aussi être utilisés
afin de concevoir les principaux graphiques à une étape plus précoce.
Enfin, on pourrait mettre davantage en évidence dans les rapports (peut-être
dans la section « À propos de la vérification »
de chaque chapitre) les questions pour lesquelles on a eu recours à des
conseillers et à des spécialistes de l'extérieur, ce qui
donnerait plus de poids aux constatations de vérification.
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Mesures
D'ici décembre 2004, nous veillerons :
- à examiner l'étude de l'Institut Canadien des Comptables Agréés
sur l'utilisation des graphiques et des tableaux pour présenter des données
numériques et financières complexes, à l'adapter à
nos besoins et à en faire mention dans notre Manuel de vérification
de l'optimisation des ressource (même mesure que pour la suggestion
no 3).
D'ici juin 2005, nous veillerons :
- à élaborer des cours à l'intention des praticiens de
la VOR sur les méthodes de présentation de données complexes
dans les rapports (voir les mesures que nous prendrons concernant les suggestions
nos 3 et 4).
D'ici septembre 2004, nous veillerons :
- à déterminer si les renvois ajouteraient de la valeur à
nos rapports et, le cas échéant, la façon dont ils pourraient
être intégrés.
D'ici juin 2004, nous veillerons :
- à trouver des moyens de mettre en relief, dans nos rapports et communiqués,
les méthodes utilisées pour assurer la qualité de nos VOR,
y compris le recours à des spécialistes, et à préparer
une proposition à soumettre à l'approbation du Conseil de direction.
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6. Faire davantage pour démontrer que les VOR donnent des résultats
positifs, par exemple, non seulement en assurant le suivi pour voir si les
recommandations ont été mises en œuvre, mais en tentant aussi
de cerner en quoi le rendement s'est amélioré.
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Mesures
D'ici février 2005, nous veillerons :
- à coordonner les méthodes utilisées pour recueillir l'information
communiquée dans notre rapport Le Point — lequel fait état
des progrès réalisés à l'égard de nos recommandations
— et les méthodes utilisées pour notre rapport sur le rendement
— lequel met en lumière les mesures et changements découlant
de nos travaux de vérification. Nous nous assurerons ainsi qu'elles décrivent
bien les cas où l'amélioration du rendement au gouvernement peut
être attribuée à nos travaux.
Nous avons récemment révisé notre méthode de
suivi des recommandations de vérification. Notre méthode révisée
tiendra compte de la suggestion no 6.
D'ici juin 2005, nous veillerons :
- à effectuer un sondage auprès d'un échantillon aléatoire
de parlementaires et de députés des principaux comités, tels
les comités permanents des Comptes publics et de l'Environnement et du
développement durable. Ce sondage nous aidera à comprendre à
quel point les parlementaires connaissent le Bureau et nos produits et comment
nous pouvons améliorer nos produits de VOR pour mieux satisfaire leurs
besoins.
D'ici novembre 2005, nous veillerons :
- à effectuer un sondage auprès d'un échantillon d'adjoints
parlementaires et législatifs, qui lisent nos rapports et informent les
parlementaires, afin de savoir comment nous pouvons améliorer nos produits
de VOR pour mieux servir les parlementaires.
D'ici juin 2005, nous veillerons :
- à effectuer un sondage auprès des greffiers des comités
parlementaires et des recherchistes de la Bibliothèque parlementaire, qui
lisent nos rapports, afin de savoir comment nous pouvons améliorer nos
produits de VOR pour mieux servir les parlementaires.
Nous essayons de mener un sondage auprès des parlementaires au plus
un an après une élection.
Nous veillerons :
- à continuer d'effectuer des sondages auprès des cadres supérieurs
chargés des secteurs que nous vérifions, après le dépôt
de chacun de nos rapports, afin d'obtenir leur rétroaction sur la valeur
de nos procédés et de nos produits.
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7. Examiner le coût de chaque vérification grâce à
une analyse plus poussée des coûts correspondants et éventuellement
des facteurs coûts de chacune des vérifications pour déterminer
si les ressources qui leur sont allouées répondent bien aux besoins
de la vérification. Cette mesure est étroitement liée à
l'approbation des vérifications, aux méthodes utilisées ainsi
qu'au « coût » perçu du cadre de gestion de
la qualité.
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Le travail effectué à l'égard de cette suggestion fait
partie intégrante de l'évaluation de la fonction de contrôleur
moderne du Bureau et du plan d'action connexe.
Mesures
D'ici mars 2005, nous veillerons :
- à améliorer nos lignes directrices régissant la planification
et la surveillance des VOR afin de prendre en compte le niveau d'effort normalement
associé à chaque étape des vérifications;
- à communiquer ces lignes directrices améliorées à
nos praticiens de la VOR et à y faire référence dans le Manuel
de vérification de l'optimisation des ressources;
- à améliorer nos processus d'approbation et de surveillance en
fonction de ces lignes directrices, ce qui comprend le lancement de notre nouvelle
trousse de préparation de rapports à la direction.
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année