Journée de réflexion des chefs des services de vérification interne

Notes pour une allocution par Sheila Fraser, FCA, Vérificatrice générale du Canada, 12 novembre 2003, Lac Carling (Québec)

Introduction

Je veux tout d'abord vous remercier de m'avoir invitée à participer à votre journée de réflexion. Je me souviens que vous avez été l'un de mes premiers auditoires lorsque j'ai été nommée vérificatrice générale en 2001. Votre accueil chaleureux m'avait fait plaisir et je suis heureuse de constater que je n'ai pas été trop ennuyeuse, puisque vous m'avez demandé de revenir!

Comme vous le savez maintenant, je l'espère, je suis vraiment en faveur d'une fonction de vérification interne forte au gouvernement. Et dans le contexte actuel, je pense qu'il importe plus que jamais que la fonction de vérification interne soit solide et qu'elle dispose des ressources nécessaires.

Je le dis quand je m'adresse aux administrateurs généraux et aux cadres supérieurs des ministères et organismes, et aux membres des conseils d'administration des sociétés d'État.

Dans l'intérêt de la gouvernance, je leur recommande fortement de renforcer leur service de vérification interne et de mieux l'utiliser.

Et à compter de lundi, vous aurez un autre défenseur.

En effet, John Wiersema, l'un de mes vérificateurs généraux adjoints, entre en fonction au Secrétariat du Conseil du Trésor comme sous-contrôleur général.

C'est à la fois avec regret et fierté que j'ai accueilli le départ de John. D'une part, il est un dirigeant solide et avisé à mon bureau depuis de nombreuses années, et ses compétences et son expérience uniques nous manqueront beaucoup, de même que son merveilleux sens de l'humour.

D'autre part, je suis heureuse de vous dire que vous êtes gagnants. En John, vous aurez quelqu'un qui comprend tout à fait le rôle que vous jouez. Je sais que vous pourrez compter sur lui pour défendre votre cas avec vigueur auprès des administrateurs généraux …pour une raison bien simple …il croit, tout comme moi, en l'importance d'une fonction de vérification interne forte.

Je lui souhaite beaucoup de succès dans ses nouvelles fonctions.

Aujourd'hui, je veux vous parler brièvement de quelques questions essentielles et lancer le débat pour que je puisse ensuite répondre à toutes vos questions et connaître vos opinions.

Premièrement, je veux vous parler de l'importance de la vérification interne dans le contexte actuel. Je vais poursuivre en parlant des comités de vérification ministériels, de la valeur des examens d'assurance de la qualité, et de nos attentes au sujet du Centre d'excellence en vérification interne.

Contexte actuel

En raison des faillites d'entreprises comme Enron et Worldcom et les problèmes fortement médiatisés du gouvernement fédéral, la population exige de plus en plus une meilleure gouvernance et une meilleure reddition de comptes, tant du secteur public que du secteur privé.

Les actionnaires veulent avoir confiance dans les entreprises dans lesquelles ils investissent, et les contribuables veulent avoir la certitude que le gouvernement dépense l'argent de leurs impôts de manière responsable.

Le Parlement et les Canadiens veulent de plus en plus obtenir l'assurance que le gouvernement est bien géré et que les fonds publics sont dépensés de manière responsable.

En tant que vérificateurs externes du gouvernement, notre travail consiste à donner au Parlement l'information et l'assurance dont il a besoin pour tenir bel et bien le gouvernement responsable de la façon dont il utilise les fonds publics.

En tant que vérificateurs internes du gouvernement, vous jouez un rôle de premier plan en fournissant aux gestionnaires du gouvernement les assurances dont ils ont besoin, à savoir que les systèmes et contrôles ministériels fonctionnent bien.

Ou, dans le cas contraire, en signalant les faiblesses et en faisant des recommandations pour les corriger.

Même si nous desservons des clients différents, nous avons tous au fond les mêmes intérêts — que la gestion s'améliore au gouvernement.

Les changements de taille qui ont été apportés au mode de fonctionnement du gouvernement fédéral ont créé de nouveaux défis, et suscité de nouvelles attentes à l'égard de tous les vérificateurs.

Pour adopter un meilleur mode de gestion, le gouvernement fédéral a entrepris une série de réformes de la gestion et de changements organisationnels.

Le gouvernement met davantage l'accent sur la gestion du risque, la gestion axée sur les résultats plutôt que sur la gestion axée sur les extrants, le renforcement de la gestion et du contrôle financiers, et l'amélioration des rapports sur le rendement. Il a aussi adopté de nouveaux mécanismes de collaboration et de nouveaux modes de prestation des services.

Au même moment, l'environnement public évoluait profondément.

Des études montrent que les Canadiens sont plus instruits que jamais, qu'ils ont accès à plus d'information et qu'ils sont très intéressés par les questions de politique. Ils ont aussi tendance à moins faire confiance aux institutions publiques et sont moins actifs dans le processus politique traditionnel.

La confiance n'est plus un acquis, elle doit se mériter. Et la confiance est minée lorsque les dirigeants sont perçus comme étant peu disposés à admettre leurs erreurs ou leurs manques de jugement.

Bien souvent, ce n'est pas les erreurs qui irritent les Canadiens, mais c'est le fait qu'on ne semple pas les admettre, en assumer la responsabilité et les corriger.

Notre bureau a tenu ici même sa séance de planification stratégique la semaine dernière. Darrell Bricker d'Ipsos Reid nous a parlé du « nouvel esprit canadien ». Il a décrit les Canadiens comme étant à la « recherche de certitudes ».

Dans leur quête, les Canadiens attachent une grande valeur à la crédibilité. Ils veulent des gens et des organisations crédibles qui possèdent une vision à long terme. Leurs attentes à l'égard des dirigeants et des institutions du secteur public et du secteur privé ne sont pas les mêmes.

La reddition de comptes et la transparence comptent plus que jamais. Les citoyens veulent que leurs intérêts soient protégés par un examen plus poussé et une surveillance vigilante de toutes les institutions. Ils veulent que tous les dirigeants respectent de plus près les valeurs et les règles d'éthique.

Ce dont je vous parle en fait, ce sont les éléments essentiels d'une bonne gouvernance.

Je suis convaincue que le rôle vital des services de vérification interne pour assurer une bonne gouvernance est plus visible que jamais.

Une nouvelle réglementation a été instaurée, tant aux États-Unis qu'au Canada, à la suite des faillites d'Enron et de WorldCom, et ce nouveau contexte a, dans une certaine mesure, des répercussions sur le secteur public.

Aux États-Unis, la Loi Sarbanes-Oxley exige maintenant que le PDG et le directeur des finances des sociétés certifient l'information financière. Au Canada, le Toronto Stock Exchange a adopté de nouvelles exigences d'information à l'intention des entreprises inscrites en bourse.

Cela incite les cadres des entreprises des deux côtés de la frontière à faire de plus en plus appel à leur service de vérification interne pour obtenir l'assurance dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités.

Quand la gouvernance est mal assurée dans le secteur privé, on constate une diminution de la confiance des investisseurs et un manque de confiance envers les cadres supérieurs des entreprises. Cela ne veut dire rien de bon pour l'économie.

Quand la gouvernance est mal assurée dans le secteur public, cela peut se traduire par un gaspillage de l'argent des contribuables. Mais cela peut aussi avoir d'autres conséquences. Les citoyens peuvent commencer à s'interroger sur l'intégrité de nos institutions publiques, et cela est néfaste pour notre système démocratique.

Une mauvaise gouvernance peut mettre en danger la santé et la sécurité de la population canadienne, nuire à notre environnement naturel, voire même menacer notre sécurité nationale. De telles failles de la gouvernance minent sérieusement la confiance du public envers le gouvernement.

Comme vous le savez, nous avons vérifié récemment le Commissariat à la protection de la vie privée, à la demande du Comité des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes. À notre stupéfaction, nous avons constaté un effondrement de la gouvernance et une défaillance des contrôles comme nous n'en avions jamais vu auparavant.

La situation était exceptionnelle, et personne ne souhaite revoir cela un jour. Cela a été notre préoccupation : il nous faut tous tirer des leçons de cette situation très triste et améliorer divers mécanismes, particulièrement les mécanismes de surveillance existants.

Je m'attends que les comités parlementaires voudront de plus en plus obtenir l'assurance que les mécanismes de gouvernance fonctionnent bien.

Je crois que le gouvernement a fait un pas dans la bonne direction avec sa nouvelle politique sur la vérification interne. Elle précise et renforce le rôle de la vérification interne et repositionne les vérificateurs internes comme fournisseurs de services d'assurance.

L'accent mis sur les services d'assurance par la nouvelle politique entraîne des changements essentiels qu'il vous faut mettre en oeuvre.

Il faut entre autres élaborer des normes claires de gestion de la vérification interne. Il doit exister un lien entre le plan annuel de vérification et la stratégie de gestion intégrée du risque du ministère.

Les services de vérification interne doivent aussi faire porter davantage leurs travaux de vérification sur des secteurs qui n'étaient généralement pas couverts auparavant, comme la gestion du risque, les systèmes et les pratiques de contrôle, et la qualité de l'information utilisée pour la prise de décision et les rapports.

Nous aimerions pouvoir utiliser vos travaux chaque fois que possible pour nos vérifications. De fait, nos nouvelles méthodes de vérification reposent sur la prémisse que nous pouvons utiliser vos travaux et que nous le ferons.

Comme je l'ai mentionné la dernière fois, nous modifions notre stratégie de vérification des comptes publics. Par le passé, cette vérification reposait surtout sur des procédés de corroboration et les tests des contrôles et des systèmes n'étaient pas généralisés.

Avec notre nouvelle stratégie d'appui sur les contrôles, nous avons consacré et continuerons de consacrer beaucoup de temps à l'examen des principaux systèmes et nous présenterons à la direction des recommandations pour les améliorer.

J'espère que les services de vérification interne participeront activement à ces examens, soit directement avec nous, soit en examinant eux-mêmes les systèmes et en effectuant des suivis pour vérifier si les recommandations ont bel et bien été suivies.

Pour que notre nouvelle stratégie de vérification soit couronnée de succès, tant pour notre bénéfice que pour celui des ministères et organismes que nous vérifions, les contrôles financiers ministériels doivent être fiables et nous devons avoir l'assurance qu'ils le sont.

Un équilibre judicieux entre les services d'assurance et les services consultatifs

Par le passé, les services de vérification interne du secteur public offraient davantage de conseils que de services d'assurance. À notre avis, la majorité des ressources de vérification interne devraient être affectées à la vérification.

Les études que nous avons effectuées sur les meilleures pratiques en matière de vérification interne montrent que les services de vérification interne consacrent généralement 80 p. 100 de leurs ressources à la vérification, et 20 p. 100 aux services-conseils. Nous estimons que dans le secteur public, on consacre plutôt 50 p. 100 à chaque activité.

Cet accent mis sur les services-conseils peut poser des problèmes. Nous l'avons souligné dans notre récent rapport de vérification de l'initiative fédérale visant à mettre en œuvre la gestion intégrée du risque.

Dans la gestion du risque, le principal rôle du service de vérification interne d'un ministère devrait être de fournir à la haute direction l'assurance que le ministère a déterminé quels sont ses risques les plus grands.

Le service de vérification interne peut aussi donner une opinion, à savoir si le ministère a mis en place des contrôles, des pratiques et des procédures appropriés pour minimiser le risque qu'un événement nuisible se produise, et pour réduire les conséquences possibles d'un tel événement s'il se produisait.

La réalité est que le service de vérification interne joue aussi un rôle consultatif, par exemple en donnant des conseils sur la conception du cadre de contrôle du ministère ou en déterminant si les évaluations du risque faites par le ministère sont complètes et adéquates.

C'est ce genre de situations qui peut poser un risque pour l'indépendance et l'objectivité. Les vérificateurs internes qui offrent des services consultatifs doivent faire preuve d'une grande prudence pour ne pas compromettre leur indépendance et leur objectivité ni leur capacité de fournir une assurance sur le fonctionnement des systèmes et des mécanismes. Ce risque est réel quand leur rôle va au-delà de la facilitation, jusqu'à la prise de décision de gestion.

Notre vérification a révélé que les services de vérification interne dirigeaient ou codirigeaient la mise en oeuvre de la gestion intégrée du risque dans trois des six ministères fédéraux que nous avons examinés. (Ces trois ministères sont DRHC, Affaires indiennes et du Nord Canada et Patrimoine canadien. Les autres ministères que nous avons examinés sont le ministère des Anciens Combattants, Transports Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor.)

Nous avons jugé préoccupant le fait que les services de vérification interne exerçaient un rôle qui revenait à la direction et que les ministères ne prévoyaient aucunement remettre cette responsabilité entre les mains de la direction.

Comités de vérification ministériels

Dans le secteur privé, les organismes de réglementation ont haussé la barre quant à la conduite exigée des comités de vérification. Il n'est pas surprenant que la nouvelle réglementation adoptée pour le secteur privé se répercute déjà dans le secteur public.

Le gouvernement américain prévoit instaurer des comités de vérification dans les principaux ministères et organismes. Pour garantir leur indépendance, ces comités seront composés de membres de l'extérieur du gouvernement fédéral.

Les organismes du Royaume-Uni comptent aussi des comités de vérification. Leurs membres proviennent tant de l'organisme que de l'extérieur — le président est bien souvent un membre de l'extérieur.

Nous pensons que le secteur public canadien devrait s'engager dans la même voie. À l'issue de la vérification que nous avons effectuée en 1996, notre bureau avait recommandé que le gouvernement fédéral nomme des membres indépendants aux comités de vérification. Malheureusement, la plupart des ministères fédéraux n'ont pas accepté cette recommandation.

L'une des valeurs de notre bureau est de donner l'exemple. Aussi, le président du comité de vérification qui surveille les travaux de notre propre service de vérification interne vient de l'extérieur du Bureau et relève directement de moi.

La valeur des examens d'assurance de la qualité

Je crois que les examens d'assurance de la qualité sont essentiels pour les vérificateurs. Bien sûr, il est toujours angoissant de se soumettre à un examen, mais cela est essentiel pour montrer que les gens ont raison de nous faire confiance.

Je considère que les examens externes d'assurance de la qualité sont essentiels au maintien de la confiance que le Parlement et les Canadiens ont en mon bureau.

C'est la raison pour laquelle, nous avons soumis notre fonction d'attestation à un examen externe. Et alors que je vous parle, une équipe de pairs dirigée par le National Audit Office du Royaume-Uni mène un examen externe de nos pratiques de vérification de l'optimisation des ressources.

J'espère que nous aurons de bons résultats, mais je compte bien apprendre des choses grâce à cet examen — j'espère quand même que je n'en apprendrai pas trop!

Quel que soit le résultat, je me suis engagée à rendre public le rapport au complet.

Comme vous le savez, l'Institut des vérificateurs internes a révisé ses normes pour qu'un examen soit obligatoire tous les cinq ans. Je suis très heureuse que cela fasse partie des normes.

Cet examen revêt une importance particulière aujourd'hui, étant donné la baisse de la confiance de la population dans les institutions publiques. En tant que vérificateurs, nous devons donner l'exemple.

L'examen mené par le BVG des fonctions de vérification interne du gouvernement

Comme vous le savez, mon bureau entreprendra une évaluation de la fonction de vérification interne de l'ensemble du gouvernement. J'espère que ceux d'entre vous qui y participeront la jugeront à la lumière de ce que je vous ai dit.

Il s'agit en fait de nous efforcer de devenir de meilleurs vérificateurs — et cela constitue une bonne façon de prouver que la confiance que l'on place en nous est justifiée.

Je ne vous décrirai pas longuement nos plans précis aujourd'hui, car Bruce Sloan, le directeur principal chargé de la vérification, sera ici demain pour vous en parler.

Je vous dirai toutefois que nous avons dû reporter la vérification, car les personnes qui devaient l'entreprendre ont été appelées à effectuer la vérification du Commissariat à la protection de la vie privée, qui n'était pas prévue. Nous comptons en publier les résultats dans notre rapport de novembre 2004.

La vérification interne et la Loi sur l'accès à l'information

Je vais vous dire quelques mots au sujet de la vérification interne et la Loi sur l'accès à l'information.

Comme certains d'entre vous le savent, nous avons préparé une réponse au groupe de travail qui est chargé d'examiner la politique sur l'accès à l'information sur deux aspects : la possibilité que la Loi sur l'accès à l'information s'applique à notre bureau — qui en est présentement exempté — et qu'elle s'applique aux dossiers de vérification interne.

Nous avons indiqué qu'à notre avis, la Loi devrait s'appliquer à l'information administrative du BVG, et actuellement, c'est la position que nous suivons volontairement.

Cependant, nous jugeons essentiels de protéger nos projets de rapport et nos feuilles de travail; autrement, notre capacité de vérifier serait compromise.

Nous pensons que la vérification interne a les mêmes besoins et nous avons déclaré qu'il était souhaitable que les mêmes exemptions s'appliquent aux travaux de vérification interne.

Nous jugeons préoccupant le fait que des projets de rapports de vérification et des feuilles de travail puissent être rendus publics prématurément, avant même que l'information n'ait été validée.

Nous craignons que cela n'entraîne une limitation de l'étendue ou du contenu des rapports de vérification interne, ce qui nuirait à votre capacité de respecter les normes professionnelles et, par ricochet, cela pourrait réduire la mesure dans laquelle nous pouvons utiliser vos travaux.

Dans son rapport, le groupe de travail sur l'accès à l'information a recommandé que l'article 22 de la Loi soit modifié pour donner au dirigeant d'une institution gouvernementale le pouvoir de refuser de rendre publics les projets de rapports de vérification interne et les feuilles de travail connexes jusqu'à la date plus rapprochée des occurrences suivantes : soit la fin du rapport, ou six mois après la fin des travaux de vérification, ou deux ans après le début de la vérification interne.

J'aimerais bien savoir ce que vous pensez de cette recommandation.

Centre d'excellence en vérification interne

Enfin, on m'a demandé de dire ce que le Bureau attendait du Centre d'excellence en vérification interne.

Je dois dire que nos attentes sont élevées. Surtout maintenant que John en sera responsable!

À nos yeux, le Centre doit relever les défis suivants :

• Nous nous attendons que le Centre fasse activement la promotion de la vérification interne auprès des administrateurs généraux.
• Qu'il devienne le champion du rôle de la vérification interne pour assurer une bonne gouvernance.
• Qu'il facilite la communication des pratiques exemplaires en vérification interne.
• Qu'il soit en mesure de donner de bons conseils techniques et professionnels.
• Et enfin, nous nous attendons à ce qu'il sache si la Politique sur la vérification interne donne de bons résultats.

Conclusion

En conclusion, le travail des services de vérification interne a toujours été important. Vous et moi le savons bien.

Mais dans la foulée des changements profonds apportés dans le secteur public et dans le secteur privé au sujet de la gouvernance, le travail des services de vérification interne devient beaucoup plus visible.

Et dans un contexte où les citoyens sont à la recherche de certitudes, et où la crédibilité est capitale, les Canadiens se tournent plus que jamais vers des professionnels comme les vérificateurs pour protéger leurs intérêts. Ils veulent que vous vous montriez à la hauteur des circonstances. Je suis convaincue que vous le pouvez, et je sais que vous le ferez.

Merci. Je serais heureuse de répondre à vos questions.