DATE : le 13 avril 2006
AUX : Gestionnaires de la rémunération
OBJET : Congé d'accident du travail -Modification du T4 et du Relevé 1
Le but de ce
bulletin est d'informer les ministères du processus pour obtenir des T4 ou des Relevés-1 modifiés pour
les employés en congé rémunéré pour un accident de travail. Ce
processus ne s'applique pas aux
employés qui reçoivent des prestations directement des Commissions
provinciales d'Accident au travail (CAT) pendant leur congé non rémunéré pour
un accident de travail.
Depuis
janvier 2003, les Gestionnaires ministériels
de la rémunération de chacun des
ministèressont responsables d'autoriser
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à produire le T4
et le Relevé 1 modifié pour un employé en congé rémunéré suite à un
accident de travail.
Les renseignements suivants
aideront les gestionnaires ministériels de la rémunération à traiter avec les
CAT provinciales et TPSGC.
Contexte
En vertu de
certaines lois provinciales sur les CAT, un employé en congé rémunéré
par suite d'un accident de travail a le droit de recevoir un crédit d'impôt
correspondant au montant qu'il aurait reçu si la CAT provinciale avait payé
directement le demandeur.
Il incombe à chaque CAT provinciale d'émettre un T5007 ou un Relevé 5 (de la
Commission de la santé et sécurité au travail (CSST)) au nom de l'employé aux
fins de l'impôt sur le revenu. La CAT provinciale et la CSST font également
connaître à l'employeur la valeur de la prestation (valeur réputée du salaire
perdu) versée dans l'année à des fins de déclaration sur le T4 et le Relevé 1
de l'employé.
TPSGC déclare le montant dans la case 77 du
T4. Pour le Relevé 1, TPSGC réduira le montant de la case A, pour l'année
dans laquelle les prestations sont applicables. TPSGC imprimera également au
centre du Relevé 1 la note qui suit : "Indemnité remboursée par la CSST,
non incluse dans la case A" suivie du montant remboursé.
En vertu des
règlements fédéraux de l'impôt, l'employeur est tenu de déclarer le revenu
dans l'année où il est payé. Dans le cas d'un employé en congé rémunéréd'accident de travail, le montant
accordé (salaire réputé perdu) doit être traité aux fins de l'impôt sur le
revenu comme si le paiement était effectué dans l'année approuvée par la CAT
provinciale.
Dans le cas de
montants accordés par la CSST (valeur réputée du salaire perdu), le règlement
de Revenu Québec exige que l'employeur déclare le montant accordé comme si le
paiement était effectué dans l'année où les prestations sont applicables, peu
importe à quel moment la décision de la CSST est rendue.
Chaque année,
l'employeur reçoit des fichiers de données des CAT provinciales. Ces fichiers
renferment des renseignements sur :
- les
employés en congé rémunéré qui ont reçu des prestations (valeur
réputée du salaire perdu) l'année civile précédente,
- les
employés dont les demandes ont été classées dans les dossiers d'une année
antérieure et les décisions n'ont été rendues par la CAT que dans l'année de
déclaration en cours.
Le montant déclaré dans le dernier cas
inclura la valeur réputée du salaire perdu jusqu'à la date de la décision
dans l'année de déclaration en cours et les autres montants versés pendant
l'année de déclaration en cours. Par exemple, la CAT provinciale peut rendre
une décision en 2004 au sujet d'une demande relative à un accident survenu
avant 2004. La valeur du montant accordé qui couvre la période complète de
l'absence, sera déclarée sur le T4 de 2004.
Le fichier de
données des employés couverts par la CSST renferme des renseignements sur les
employés en congé rémunéré qui ont reçu des prestations (valeur
réputée du salaire perdu) les années civiles précédentes et fait état de
l'année civile dans laquelle les prestations sont applicables.
Processus initial
Les provinces énumérées ci-après permettent
que le montant reçu pour un accident de travail (valeur réputée du salaire
perdu) soit crédité. Au début de chaque année civile, le SCT obtient des
fichiers de données des CAT provinciales
qui suivent :
Nouvelle‑Écosse,
Québec, Ontario, Manitoba, Saskatchewan, Alberta et Colombie‑Britannique.
Dès réception des
fichiers de données, le SCT examine,
formate et envoie les fichiers à TPSGC pour qu'ils y soient traités. Les
dossiers contenus dans les fichiers sont associés au fichier‑maître de
la paye de TPSGC afin d'établir dans quel bureau de paye et liste de paye
l'employé doit être classé.
Une fois ce
processus terminé, un rapport est produit pour tous les dossiers associés et
précise le code d'identification de dossier personnel de l'employé, le bureau
de paye, la liste de paye et le montant à déclarer dans la case 77 du T4 et,
s'il y a lieu, le montant à déduire de la case A du Relevé 1 pour chaque
année où les prestations sont applicables. Ces rapports sont ensuite envoyés
aux bureaux de paye concernés avant la production du T4 et du Relevé 1. Si
TPSGC reçoit les fichiers de données après la production annuelle du T4 et du
Relevé 1, le même processus est observé, sauf que les bureaux de paye de
TPSGC ont comme directive de produire des T4 et des Relevés1 modifiés.
Demande de T4 et de Relevé 1 modifiés
Il existe deux
situations pour lesquelles un ministère doit enquêter et adopter des mesures.
La première survient lorsque le montant des prestations versées par la CAT
provinciale déclaré sur le T4 et le Relevé 1 original ou modifié diffère du
montant des prestations qui aurait dû être déclaré selon l'employé. La
deuxième situation survient quand aucun montant n'est soumis à TPSGC aux fins
de traitement. Dans les deux cas, le gestionnaire ministériel de la
rémunération doit communiquer avec la CAT provinciale concernée afin
d'obtenir le montant à déclarer sur le T4 et le Relevé 1.
Vous trouverez ci‑joint une liste des
personnes ressources des CAT provinciales qui devraient pouvoir répondre à
vos demandes de renseignements.
Il est préférable
d'envoyer vos demandes de renseignements par courriel. Les numéros de
téléphone des personnes ressources des
CAT provinciales / de la CSST sont fournis pour vous permettre
d'assurer le suivi de vos demandes de renseignements.
Pour éviter de
divulguer vos renseignements personnels, vous ne devez pas indiquer le numéro
d'assurance sociale dans votre demande présentée par courriel. Vous devez
toujours utiliser le numéro de demande de la CAT provinciale / de la CSST. Ce
numéro figure sur le T5007 ou sur le Relevé 5 émis par la
CAT provinciale /la CSST. Si vous n'avez pas de copie du T5007 ou du
Relevé 5 de l'employé, vous devez en obtenir une auprès de ce dernier. Vous
ne devez pas indiquer le montant déclaré sur le T5007 ou le Relevé 5 de
l'employé, étant donné qu'il peut différer de celui qui est précisé par la
CAT provinciale / la CSST à titre de salaire perdu pendant le congé
rémunéré. Le montant déclaré sur le T5007 ou le Relevé 5 peut inclure des
prestations versées directement par la CAT provinciale ou la CSST à
l'employé.
Parmi les
renseignements de base figurant dans votre courriel, doivent inclure le nom
de l'employé, le numéro de la demande, l'année de la demande et le montant,
si vous le connaissez. Vous devez également fournir votre numéro de téléphone
au cas où la CAT provinciale / la CSST aurait besoin de renseignements
additionnels. La CAT provinciale / la CSST vous précisera le montant de la
valeur réputée du salaire perdu pendant le congé rémunéré et l'année
civile dans laquelle le montant a été approuvé (réputé avoir été payé).
Comme précisé, la
CSST vous fera connaître le montant et l'année civile dans laquelle les
prestations s'appliquent, ainsi que l'année civile dans laquelle les
prestations sont réputées avoir été versées.
Une fois que vous
avez obtenu une confirmation écrite de la CAT provinciale ou de la CSST, vous devez rédiger une
lettre autorisant le bureau de la paye à modifier le T4 ou le Relevé 1, ou
les deux. Afin de vous aider, nous avons joint à la présente des modèles de
lettres qui couvrent les situations où le plein montant a été crédité dans
l'année civile et les situations où le montant ou un montant partiel a été
crédité l'année civile suivante.
Les gestionnaires en rémunération des
ministères doivent adresser leurs questions à leurs agents ministériels
compétents qui, si nécessaire, peuvent communiquer avec Sylvie Joseph,
gestionnaire, Administration de la rémunération ministérielle et renouveau de
la collectivité au 946-4679 ou par courriel à Joseph.Sylvie@tbs-sct.gc.ca.
Original signé par
Barry Fennessy
Directeur,
Gestion de projet, transformation des services internes et administration de la rémunération
Relations de travail et opérations de rémunération
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