Politique de vérification au titre de la réglementation financière de l'Office national de l'énergie

Le 1^er décembre 1994, l'Office national de l'énergie (« Office ») a diffusé une version révisée de sa politique de vérification au titre de la vérification financière applicable à toutes les compagnies pipelinières réglementées. Suite à la conclusion, par plusieurs compagnies relevant de la compétence de l'Office, de règlements négociés comportant des droits incitatifs, l'Office a envoyé des lettres aux compagnies en question pour les aviser que ses vérifications seraient centrées dès lors sur un examen de la conformité aux Règlements de normalisation de la comptabilité des gazoducs et des oléoducs. Or, l'Office a établi depuis que le fait de limiter ainsi la portée de ses vérifications dans les cas des compagnies ayant négocié des règlements avec droits incitatifs pourrait l'empêcher de bien s'acquitter des responsabilités en matière de réglementation qui font partie de son mandat.

Par exemple, dans son rapport à la Chambre des communes daté de septembre 1998, le vérificateur général du Canada déclare ce qui suit au paragraphe 13.21 : « l'Office n'exige plus que les compagnies fournissent des renseignements sur leur rendement financier et opérationnel en vertu du Règlement sur les renseignements relatifs aux droits. Afin de protéger l'intérêt public, l'Office doit cependant surveiller l'efficacité des nouveaux processus instaurés. » À cet égard, les plaintes déposées par les expéditeurs constituent pour l'Office le principal moyen d'évaluer l'efficacité des règlements incitatifs négociés. Toutefois, l'absence de plaintes officielles n'indique pas nécessairement que les parties intéressées sont satisfaites des règlements, étant donné qu'elles ne disposent pas toujours des renseignements ou des ressources nécessaires pour en faire une évaluation éclairée.

En outre, depuis l'adoption des règlements à caractère incitatif, l'Office s'interroge sur la question de savoir s'il maintient une connaissance suffisamment approfondie des activités des compagnies pipelinières pour pouvoir s'acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l'Office national de l'énergie. L'Office demande à son personnel de lui fournir des conseils spécialisés impartiaux sur les questions dont il est saisi. Comme il se tient moins d'audiences sur les droits, le personnel de l'Office a moins l'occasion d'avoir accès à des renseignements détaillés et de se tenir au courant des activités des compagnies réglementées.

Enfin, à la lumière de ses entretiens avec des représentants de l'industrie, l'Office croit avoir un rôle à jouer au chapitre de la vérification des règlements négociés pour s'assurer qu'ils donnent les résultats attendus.

Par conséquent, l'Office a décidé d'étendre la portée de sa politique de vérification actuelle dans le cas des compagnies qui ont négocié des règlements à caractère incitatif de manière à permettre à son personnel d'examiner des aspects qui débordent le cadre des vérifications de conformité.

L'Office fournira un sommaire des informations vérifiées et présentera dans le rapport de vérification provisoire les conclusions et constatations importantes. La compagnie aura l'occasion de faire des commentaires avant la diffusion du rapport final, qui deviendra alors un document public à signifier aux parties intéressées. Le rapport final pourrait soit refléter les commentaires de la compagnie, suite à la modification du rapport provisoire, soit inclure à la fois les commentaires de la compagnie et un commentaire final de la part de l'Office.

Par souci d'efficacité et de transparence, l'Office pourrait aussi examiner des aspects autres que ceux sur lesquels il fait habituellement porter ses vérifications au titre de la réglementation financière. Par exemple, il pourrait vouloir examiner les processus que les compagnies mettent en place pour garantir le respect des conditions des certificats ou déterminer la somme de renseignements qu'elles tiennent au sujet de la sécurité. Cependant, avant que ces renseignements soient soumis à un examen, les compagnies en seront avisées grâce au plan de vérification que l'Office leur communique avant le début d'une vérification. Toutes constatations sur ces questions seront signalées séparément; elle ne figureront pas dans le rapport de vérification.

Vous trouverez ci-joint la version révisé de la politique de vérification de l'Office. Les vérifications au titre de la réglementation financière seront menées conformément aux objectifs, aux principes de confidentialité, à la démarche et à la procédure décrits ci-après. L'Office exige des compagnies pipelinières quelles signifient une copie des présentes à tous leurs expéditeurs et aux autres parties intéressées.

Veuillez agréer mes salutations distinguées.

Le secrétaire,

Michel L. Mantha

p.j.

Pièce jointe à la lettre de l'ONÉ
datée du 23 février

Politique de vérification au titre de la réglementation financière de l'Office national de l'énergie

Le 1^er décembre 1994, l'Office a diffusé une version révisée de sa politique de vérification au titre de la réglementation financière applicable à toutes les compagnies pipelinières réglementées. Vers la fin de 1996, l'Office a envoyé des lettres aux compagnies ayant négocié des règlements comportant des droits incitatifs pour les aviser que les vérifications effectuées dans leur cas seraient centrées dès lors sur un examen de la conformité aux Règlements de normalisation de la comptabilité des gazoducs et des oléoducs. Or, l'Office a constaté que cette décision limite sa capacité de bien s'acquitter de ses responsabilités en matière de réglementation. L'Office estime que les vérifications financières constituent un important outil de réglementation pour ce qui est d'assurer le respect des règlements, des ordonnances et des décisions, et de documenter dans quelle mesure les compagnies sont exploitées de façon rentable et efficace. Les vérifications au titre de la réglementation financière seront menées en observant les objectifs, les principes de confidentialité, la démarche et la procédure énoncés ci-après.

A. Objectifs

Déterminer si les comptes de la compagnie ont été tenus conformément aux Règlements de normalisation de la comptabilité des oléoducs et des gazoducs de l'Office.
Déterminer si la compagnie s'est conformée à la Loi sur l'Office national de l'énergie, aux décisions, aux ordonnances sur les tarifs et aux autres directives de l'Office en matière de comptabilité et de rapport.
Vérifier si les renseignements financiers contenus dans les demandes des compagnies et les mémoires présentés à l'Office concordent avec les dossiers de la compagnie.
Examiner si des cas d'interfinancement se sont produits aux dépens des payeurs de droits.
Maintenir des connaissances à jour sur la compagnie, y compris sur sa volonté d'être rentable et efficace.

B. Confidentialité

L'Office continuera de publier ses rapports de vérification, mais les principes suivants seront observés pour ce qui est de la confidentialité.

Les documents ou les copies de documents obtenus de la compagnie durant une vérification ne seront pas mis à la disposition du public.
Lorsqu'il s'agit de documents à caractère délicat, la compagnie pourra demander que seuls les agents supérieurs de l'Office y aient accès.
Si, au cours d'une audience publique, l'Office souhaite soulever une question découlant d'une vérification, l'Office n'utilisera pas les documents obtenus durant la vérification comme élément de preuve directe. Il s'adressera directement à la compagnie pour obtenir ces renseignements et cette dernière pourra ainsi répondre à la requête comme elle l'entend.

C. Démarche

Lors d'une vérification, l'Office tient compte des avis exprimés par les vérificateurs externes au sujet des états financiers de la compagnie et s'appuie sur ceux-ci. L'Office ne refait pas, normalement, le travail effectué par les vérificateurs externes.

L'Office estime que les vérifications constituent un important outil de réglementation pour assurer le respect de ses règlements, ordonnances et décisions. Dans le cas des compagnies qui ne sont pas parties à des règlements à caractère incitatif, l'Office fait porter sa vérification sur des questions précises soulevées au cours de ses audiences par les parties intéressées et sur les sujets qui le préoccupent. Cela comprend un examen de la mesure dans laquelle la compagnie est exploitée de façon rentable et efficace. L'Office examinera aussi dans quelle mesure les compagnies pipelinières ont mis en place des politiques et des procédures pour se fixer des objectifs de rendement et évaluer les résultats. Les observations faites à cet égard pourraient faciliter un examen plus approfondi de la question dans le cadre d'une audience sur les droits.

Dans le cas des compagnies régies par des règlements comportant des droits incitatifs, le personnel de l'Office se penchera sur les renseignements liés à d'autres aspects afin de garder une connaissance approfondie et à jour des activités réglementées des compagnies et d'évaluer l'efficacité des règlements à caractère incitatif.

L'Office fournira un sommaire des informations vérifiées et présentera dans le rapport de vérification provisoire les conclusions et constatations importantes. La compagnie aura l'occasion de faire ses commentaires avant la diffusion du rapport final, qui deviendra alors un document public à signifier aux parties intéressées. Le rapport final pourrait soit refléter les commentaires de la compagnie, suite à la modification du rapport provisoire, soit inclure à la fois les commentaires de la compagnie et un commentaire final de la part de l'Office.

D. Procédure

Avant le début de la vérification sur place, l'Office approuve le plan de vérification; la compagnie est informée de la portée de l'examen et elle est consultée sur le calendrier des travaux de vérification.
Une enquête est lancée si l'Office apprend qu'il y a eu infraction à une loi, un règlement, une décision, une ordonnance sur les tarifs ou d'autres directives en matière de comptabilité et de rapport.
L'Office s'efforcera de mener les vérifications lorsqu'il n'y a aucune demande sur les droits en instance de règlement. S'il était nécessaire d'effectuer une vérification pendant qu'une instance sur les droits est en cours, il n'aurait pas l'intention d'examiner des questions qui sont soulevées dans la demande concernant les droits.
Dans les cas de non-respect, si le vérificateur ne peut obtenir la collaboration volontaire de la société, la question est portée devant l'Office aux fins d'exécution.
L'Office remet à la compagnie réglementée, à titre confidentiel, un rapport de vérification provisoire exposant toutes les observations importantes pour qu'elle formule ses commentaires.
Après étude des commentaires de la compagnie, l'Office diffuse son rapport de vérification final, lequel est mis à la disposition du public et signifié aux parties intéressées.

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