Voir le Code régissant la conduite des employés de l'Office national de l'énergie [HTML]

1. En tant qu'employé de l'Office, quelle conduite attend-on de moi?

L'Office est réputé depuis longtemps pour ses décisions justes, objectives et respectées. Les employés jouent un grand rôle dans le maintien de cette réputation. C'est pourquoi nous devons tous mener nos activités quotidiennes d'une façon qui :

• soit compatible avec les valeurs de l'Office;
• améliore l'image de l'Office dans le public;
• puisse soutenir l'examen public le plus minutieux.

Il y a de nombreuses choses que nous pouvons faire tous les jours pour nous acquitter de cette responsabilité :

• entretenir des relations honnêtes, professionnelles et respectueuses avec nos collègues;
• préserver la confidentialité des questions dont est saisi l'Office;
• traiter toutes les demandes avec objectivité et impartialité;
• respecter et appuyer les décisions de l'Office;
• éviter les conflits d'intérêt.

Le Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ contient des détails plus précis.

2. Pourquoi faut-il éviter les conflits d'intérêt?

Les employés sont le « visage » de l'Office aux yeux du public. Il est important que les actes de tous les employés puissent soutenir l'examen public pour que l'Office continue d'être perçu comme étant impartial et juste.

3. Comment l'Office détermine-t-il s'il y a conflit d'intérêt?

Au moment de l'embauche, vous devrez faire une déclaration de tous vos biens et intérêts de même que de toute activité qui pourrait créer un conflit.

4. Quels sont les conflits d'intérêt potentiels et comment suis-je censé y réagir?

Les éléments suivants pourraient créer un conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent au regard des activités de l'Office :

• la possession de certains biens;
• l'acceptation de cadeaux ou marques d'hospitalité;
• les activités ou le travail à l'extérieur de l'Office;
• l'après-mandat.

5. Quels types de biens dois-je déclarer?

Vous devrez déclarer toutes les valeurs mobilières que vous possédez, y compris, mais non exclusivement, les suivantes :

• les actions, obligations ou coupons d'entreprises ou de gouvernements étrangers;
• les REER et REEE autogérés pour lesquels des valeurs mobilières de ce type sont détenues directement et non par l'intermédiaire de fonds communs de placement;
• les fonds communs de placement qui transigent exclusivement des actions de sociétés énergétiques;
• la participation à des sociétés de personnes, à des entreprises personnelles, à des entreprises conjointes, à des sociétés fermées et à des entreprises familiales - en particulier celles qui possèdent ou contrôlent les actions de sociétés ouvertes ou qui font affaire avec le gouvernement;
• les biens immobiliers qui ne sont pas destinés à votre usage privé ou à celui de votre famille;
• les marchandises, marchés à terme et devises étrangères détenus ou négociés à des fins de spéculation;
• les biens placés en fiducie ou découlant d'une succession dont vous êtes bénéficiaire;
• tout autre élément d'actif ou de passif qui pourrait donner lieu à des conflits d'intérêt réels, potentiels ou apparents (et notamment les biens et éléments de passif liés au secteur énergétique).

6. Que se passe-t-il si mon conjoint ou ma conjointe détiennent des actions de sociétés énergétiques ou l'un ou l'autre des biens susmentionnés?

Les conjoints ne sont pas tenus d'observer le Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ.

7. Quels sont les types de biens qu'il n'est pas nécessaire de déclarer?

Il n'est pas nécessaire de déclarer les types de biens suivants :

• le domicile principal ou secondaire et les propriétés agricoles réservés à l'usage personnel de l'employé ou de sa famille;
• les articles ménagers et les effets personnels;
• les oeuvres d'art, les meubles et objets anciens et les objets de collection;
• les automobiles et autres moyens personnels de transport;
• les liquidités et les dépôts;
• les obligations d'épargne du Canada et autres titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes de celui-ci;
• les REER et les REEE qui ne sont pas autogérés;
• les investissements dans des sociétés d'investissement à capital variable;
• les certificats de placements garantis et les instruments financiers de même nature;
• les rentes et les polices d'assurance-vie;
• les droits de pension;
• les créances à recouvrer d'un ancien employeur, client ou associé;
• les prêts personnels consentis par l'employé aux membres de sa famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d'autres personnes.

8. Puis-je participer à une entreprise se livrant à la production, la vente, l'achat, le transport, l'exportation ou l'importation d'hydrocarbures ou d'électricité, ou à d'autres opérations concernant ceux-ci?

Compte tenu de la nature du travail de l'Office, les employés ne doivent pas participer à titre de propriétaire, actionnaire, administrateur, dirigeant ou associé à une entreprise de ce genre. En outre, les employés ne doivent pas détenir d'obligations, débentures, coupons ou obligations démembrées d'une entreprise de cette nature.

9. Puis-je détenir des unités d'un fonds commun de placement spécialisé exclusivement dans le secteur de l'énergie?

Si un employé participe à un fonds commun de placement investi à 100 % dans le secteur de l'énergie, cela pourrait donner l'impression que l'employé est dans une position d'initié. En conséquence, le Comité consultatif des conflits d'intérêt a déterminé que ce type de fonds doit être déclaré.

10. Puis-je détenir des actions d'une entreprise qui fabrique des piles à combustible, des turbines ou des articles du même genre?

Ces types d'intérêts doivent être déclarés. La possession de valeurs mobilières d'entreprises qui fabriquent des produits étroitement liés à l'industrie des hydrocarbures ou de l'électricité devra être évaluée cas par cas. Chaque entreprise est unique et l'on établira si oui ou non elle se livre à des opérations concernant les hydrocarbures ou l'électricité au sens du paragraphe 3(4) de la Loi sur l'ONÉ en plus de se livrer à la fabrication.

11. Puis-je vendre ou transférer mes parts (qui créent un conflit d'intérêt) à mon conjoint/ma conjointe ou à un autre membre de la famille?

Non, vous ne devez pas vendre ou transférer des biens à des membres de votre famille ou à d'autres pour éluder les mesures d'exécution du Code.

12. Pourquoi tant d'inquiétude au sujet des activités extérieures?

La participation à des activités extérieures n'est permise que si ces activités ne sont pas susceptibles de créer un conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent.

Activités extérieures qui pourrait donner lieu à un conflit :

• user de votre position à l'ONÉ ou de votre association avec celui-ci pour attirer de la clientèle;
• fournir des services ou des produits à une entreprise réglementée ou à un gouvernement; et/ou
• fournir des services ou des conseils sur une question sur laquelle l'Office pourrait être amené à délibérer à l'avenir.

L'impression qu'un employé a utilisé sa position à l'ONÉ pour rendre plus lucrative une activité extérieure pourrait avoir un effet négatif sur la crédibilité et la réputation de l'ONÉ et de l'employé.

13. Qu'en est-il de la confidentialité? Qui sera au courant de l'information que je déclare?

L'information est conservée dans un dossier séparé confidentiel et n'est pas versée à votre dossier d'employé parmi les dossiers du personnel.

L'information n'est disponible qu'au Comité consultatif des conflits d'intérêt.

Un chef de secteur n'est informé qu'avec l'accord de l'employé ou en cas d'urgence.

L'information est protégée par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

14. Qui est lié par le Code régissant la conduite des employés?

Les employés (y compris ceux qui sont en détachement à l'extérieur de l'ONÉ), les employés nommés pour une période déterminée (y compris les étudiants) et les gens qui travaillent à l'Office dans le cadre d'accords de détachement et d'échange sont liés par le Code régissant la conduite des employés.

15. Que se passera-t-il si je ne me conforme pas au Code régissant la conduite des employés?

Un employé qui ne se conforme pas au Code est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au renvoi.

16. Pourquoi le Code régissant la conduite des employés a-t-il été mis à jour?

Il existe à l'Office un solide processus de gestion de la qualité aux termes duquel tous les aspects des activités de l'Office sont examinés et améliorés au besoin. La mise à jour du Code s'inscrit dans le cadre de ce processus et vise à donner des indications plus claires dans un langage plus intelligible.

17. Qu'est-ce qui a changé avec la nouvelle version du Code régissant la conduite des employés?

Les changements suivants ont été faits au Code régissant la conduite des employés :

• Le texte du document a été réécrit dans un langage clair, facile à comprendre et de ton positif. Il est important que le message soit clair et facile à comprendre.
• Le contenu a également été réorganisé de façon à faciliter la lecture. Il y a davantage de rubriques, si bien que l'information est groupée en sections plus courtes et faciles à lire.
• Les exigences posées dans l'annexe II relativement aux réunions ont été mises à jour et clarifiées.
• Le document fait maintenant état du processus que les employés doivent suivre s'ils ne sont pas d'accord avec les recommandations du Comité consultatif des conflits d'intérêt.
• Le Code révisé, plutôt que de faire référence à des personnes précises et à leurs responsabilités, fait référence aux postes, dans l'organisation, qui comportent des responsabilités quant aux questions touchées par le Code régissant la conduite des employés.
• Le Code révisé inclut l'obligation de déclarer les accusations ou condamnations criminelles ou autres qui pourraient avoir une incidence sur votre capacité de faire votre travail.

18. Pourquoi la déclaration de casier judiciaire a-t-elle été ajoutée au Code régissant la conduite des employés?

Cette déclaration a été ajoutée de façon à ce que l'ONÉ soit au courant de toute situation où une accusation ou condamnation criminelles a pour effet qu'un employé n'est pas en mesure de faire son travail. Cela permet à l'employé ainsi qu'à l'ONÉ de déterminer ensemble la meilleure marche à suivre et de faire les ajustements nécessaires pour faciliter les choses à l'employé si c'est possible.

19. Pourquoi ces changements ont-ils été faits?

La mise à jour du Code régissant la conduite des employés s'imposait. L'Office a jugé qu'il était important de moderniser et d'actualiser un code qui a parfois prêté à confusion. On a également jugé que c'était une bonne occasion de s'assurer que les exigences de l'Office en matière de conduite soient compatibles avec celles du code analogue en vigueur dans la fonction publique.

20. En quoi cela me touchera-t-il?

Vous aurez une idée plus claire de ce qui est attendu de vous. De plus, vous aurez l'occasion de relire le Code et de signer une déclaration sur les conflits d'intérêt.

En lisant la politique et en signant la déclaration, vous aurez une nouvelle occasion de montrer que vous comprenez et appuyez le Code.

21. Pourquoi faut-il signer une autre déclaration sur les conflits d'intérêt?

Le Code régissant la conduite des employés de 2005 est un peu différent de celui de 2002. Il est important que vous preniez le temps de lire le Code et de signer la déclaration pour montrer que vous comprenez les attentes (y compris les nouvelles exigences telles que la déclaration de casier judiciaire) et que vous avez l'intention de vous y conformer.

22. Que se passe-t-il si j'ai signé une déclaration tout récemment?

Si vous avez été embauché récemment et que vous avez signé à cette occasion une déclaration sur les conflits d'intérêt, vous devez signer une autre déclaration sur la base de la version révisée du Code régissant la conduite des employés.

23. Pourquoi l'Office est-il si strict quant à la possession, par des employés, de biens d'entreprises actives dans le domaine des hydrocarbures et de l'électricité?

Le mandat réglementaire de l'Office étant ce qu'il est, son intégrité doit être complète et totale. Il ne faut pas que l'on puisse penser que les employés ont la possibilité de faire des opérations d'initiés ou qu'ils tirent profit des renseignements dont ils disposent. Toute apparence de cette nature pourrait avoir un effet négatif sur la crédibilité et la réputation de l'ONÉ et de ses employés.

24. Est-ce un conflit d'intérêt que de détenir des actions ou des obligations (ou d'autres valeurs mobilières) d'une entreprise américaine qui fournit de l'électricité à l'intérieur des États-Unis? L'ONÉ ne réglemente pas cette entreprise.

Le Comité a décidé de faire une interprétation large du paragraphe 3(4) de la Loi sur l'ONÉ et de l'article 20 du Code pour un certain nombre de raisons. Ces raisons sont notamment : la complexité de l'économie canadienne; l'ouverture croissante des frontières et du commerce; les relations réciproques au sein de l'industrie du pétrole et du gaz; les ramifications possibles des transactions à l'extérieur du Canada; et le fait que les entreprises fusionnent ou cèdent des intérêts assez fréquemment. En conséquence, l'Office a déterminé que le fait de détenir des valeurs mobilières d'une entreprise active dans le domaine des hydrocarbures ou de l'électricité, y compris des sociétés étrangères, constitue un conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent. Ces types de valeurs mobilières devraient être déclarés.

25.Quel est le problème avec les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages?

Tout cadeau, marque d'hospitalité ou autre avantage pouvant avoir l'apparence d'influencer le jugement ou l'exercice des fonctions de l'employé doit être refusé. Une apparence de ce genre peut suffire pour ternir votre crédibilité et votre réputation comme celles de l'ONÉ.

Si vous n'êtes pas certain qu'il convient d'accepter un cadeau, une marque d'hospitalité ou un avantage, consultez votre chef d'équipe ou chef de secteur. Si vous-même ou votre chef d'équipe ou chef de secteur n'êtes pas certain qu'il convient d'accepter un cadeau, consultez le Comité consultatif des conflits d'intérêt.

Les lignes directrices émises en avril 2001 sur les cadeaux et les marques d'hospitalité contiennent des renseignements plus précis.

26. Que se passe-t-il quand on cesse de travailler pour l'Office?

Les obligations que vous confère le Serment d'office et de discrétion ne prennent pas fin quand vous cessez de travailler pour l'Office.

Pendant que vous travaillez pour l'Office, vous devez veiller à ce que la possibilité d'aller travailler ailleurs, soit de votre propre initiative, soit sur la proposition d'un autre employeur, n'ait pas d'influence sur la façon dont vous vous acquittez de vos fonctions et responsabilités. Vous devez déclarer immédiatement à votre chef d'équipe/de secteur toutes les offres fermes d'emploi qui vous placent dans une situation de conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent, et l'informer si vous acceptez une offre de ce genre.

Pendant la première année après qu'ils ont quitté l'ONÉ, les anciens employés ne doivent pas représenter de partie devant l'Office à titre de témoin, d'avocat ou de représentant officiel à des audiences ou réunions, ou en signant de la correspondance adressée à l'Office. Tout employé qui apprend l'existence d'une situation de ce genre est tenu d'en informer immédiatement son chef d'équipe ou de secteur.

27. Quel est le rôle du Comité consultatif des conflits d'intérêt?

Le Comité examine les déclarations faites par l'employé aux termes du Code et, après avoir tiré sa conclusion, fait une recommandation à l'employé sur les éventuelles mesures à prendre (p. ex., le dessaisissement de biens).

Les employés qui ne sont pas d'accord avec la recommandation du Comité consultatif des conflits d'intérêt peuvent s'adresser au chef des opérations, qui prendra une décision finale.

28.Quel est le rôle du chef des opérations?

Le chef des opérations prend une décision finale si un employé n'est pas d'accord avec la recommandation du Comité consultatif des conflits d'intérêt.

Le chef des opérations examine tous les renseignements disponibles et prend une décision sur la question de savoir s'il y a ou non un conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent, et en informe l'employé par écrit.

S'il y a conflit d'intérêt, l'employé doit s'incliner aux termes du Code.

L'employé est toujours informé par écrit.

29. Quel est le rôle de l'Équipe de la direction?

L'Équipe de la direction (c.-à-d. les chefs de secteurs) a la responsabilité de veiller à ce que chacun, dans les secteurs d'activité, observe le Code. Cela suppose de surveiller les activités des employés, de prendre les mesures nécessaires pour que les exigences du Code soient connues, et, s'il y a lieu, de prendre des mesures pour supprimer les conflits d'intérêt.

30. Quelles sont les responsabilités des membres de l'Office?

Les membres de l'Office sous soumis à leur propre Code de conduite et ne jouent aucun rôle dans l'application du Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ.

31. Comment savoir si je peux avoir une réunion ou une discussion avec un intéressé sans enfreindre le Code?

Suivez les lignes directrices du Code qui concernent les discussions avec les parties prenantes. En cas de doute, adressez-vous à votre chef d'équipe/de secteur.

32. Dans quels cas faut-il préparer un ordre du jour et un compte rendu?

Un ordre du jour et un compte rendu doivent être préparés dans les cas suivants :

• rencontres prédemande avec des intervenants;
• rencontres avec des intervenants qui comparaissent devant l'Office;
• rencontres avec des intervenants sur les questions réglementaires dont est saisi l'Office.

33. Que faut-il faire des comptes rendus de réunions?

Tous les comptes rendus de réunions doivent être déposés aux services de documentation et d'information.

34. Quand faut-il inviter un avocat de l'Office à assister à une réunion?

Un avocat de l'Office peut être invité à n'importe quelle réunion et doit être invité à toutes les réunions pour lesquelles il faut préparer un ordre du jour et un compte rendu.

35. Qu'est ce qu'un rapport confidentiel?

Un rapport confidentiel est une formule que vous devez remplir pour déclarer les biens qui pourraient causer un conflit d'intérêt si vous êtes un employé de l'Office. Le Comité consultatif des conflits d'intérêt examinera ce rapport et déterminera les suites à donner.

36. Quelles sont les conditions du placement d'un bien en fiducie?

Si vous devez vous dessaisir d'un bien et que vous décidez de le placer en fiducie, il faut que la fiducie soit établie de telle sorte que vous n'ayez pas le pouvoir de gérer le bien ou de prendre des décisions à son sujet. Lorsqu'un bien est mis en fiducie, le Comité consultatif des conflits d'intérêt examinera les modalités de la fiducie et avisera le chef des opérations si elles sont acceptables ou non.

37. Que se passe-t-il si je ne peux refuser un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage?

Si vous recevez un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage que vous n'êtes pas en mesure de refuser (p. ex, s'il vous est livré), informez votre chef d'équipe/de secteur. Ce dernier vous demandera peut-être de remettre le cadeau à l'Office ou de le renvoyer à l'entreprise ou à la personne dont il provient.