établir le processus de recouvrement des frais de fonctionnement de l'Office national de l'énergie (ONÉ) auprès des organismes et groupes, autres ministères fédéraux (AMF), autres institutions non soumises à la réglementation fédérale et organismes non gouvernementaux (ONG) auxquels il fournit des services lorque le recouvrement des frais ne fait pas l'objet d'un protocole d'entente ou de tout autre accord formel;
établir un cadre de détermination des frais d'utilisation externe pour tous les nouveaux protocoles d'entente dont conviendra l'ONÉ dans l'avenir.

La présente politique ne s'applique pas aux frais couverts par le Règlement sur le recouvrement des frais de l'Office national de l'énergie.

Politique

L'ONÉ a pour politique d'imposer des frais d'utilisation externe aux organismes et groupes auxquels il fournit des services non réglementaires.

Définitions

Heures imputées au titre des frais généraux - heures facturables au titre des frais généraux. Il s'agit du pourcentage d'heures consignées au titre des frais généraux par rapport au total des heures directes, multiplié par le nombre d'heures consignées au titre des frais généraux travaillées au sein du secteur d'attache du personnel et non de l'ONÉ dans son ensemble.

Heures directes - heures imputées directement à un produit ou un organisme desservis aux fins du recouvrement des coûts.

Coût total - total de tous les coûts engagés pour fournir les services ou les produits, y compris les coûts des services connexes fournis sans frais par les AMF. Avant d'instaurer ou de modifier des frais d'utilisation externe, les ministères doivent déterminer le coût total de l'activité ou du produit pour le gouvernement.

Coût indirect - charge qui ne peut être raisonnablement rattachée à un produit, à un service, à une opération ou à un centre de coûts.

Calcul en fonction du marché - méthode de calcul fondée sur la valeur marchande ou sur une estimation raisonnable de la valeur du service ou du produit fourni.

Services non réglementaires - services fournis par l'ONÉ hors du cadre du mandat de réglementation que lui confère la Loi sur l'ONÉ.

ONG - organisation non gouvernementale qui travaille de concert avec le personnel de l'ONÉ ou qui utilise les installations de l'ONÉ, généralement dans le cadre de projets conjoints.

OMF - Pour les besoins de la présente politique, abbréviation faisant référence à un autre organisme ou ministère fédéral desservis par l'ONÉ.

Heures consignées au titre des frais généraux - heures qui ne peuvent être affectées à un produit ou à un organisme/groupe desservis. Aussi appelées « heures non affectées », elles sont enregistrées dans le système TIME sous « non spécifique ».

TIME - système de l'ONÉ qui enregistre et rend compte de l'affectation du temps du personnel de l'ONÉ par catégorie; par exemple, les heures imputées directement aux produits, buts et projets. Les heures non affectées (imputées au titre des frais généraux) font également l'objet d'un compte rendu.

Responsabilités

Les gestionnaires sont responsables de l'enregistrement exact du temps de travail du personnel et de la codification des coûts non salariaux.
L'Équipe des finances du Secteur des services généraux est responsable du respect de la présente politique.
Les chefs de secteur, en consultation avec l'Équipe des finances, sont chargés de négocier les conditions des protocoles d'entente.
Le chef des opérations est responsable d'approuver les protocoles d'entente.

Principes et lignes directrices concernant l'établissement des coûts de revient

A) Frais :

Le calcul et l'instauration de frais d'utilisation externe doivent être conformes aux pratiques énoncées dans la Politique sur les frais d'utilisation externe et le Guide pour l'établissement des coûts des extrants au Gouvernement du Canada du Conseil du Trésor.
Avant d'instaurer ou de modifier des frais d'utilisation externe, l'ONÉ doit déterminer le coût total du service ou de l'activité. Ce faisant, il facilitera les consultations ouvertes et instructives auprès de l'organisme/groupe desservis, tout en favorisant une saine gestion et une prise de décisions éclairée. Il faut établir l'estimation du coût total, indépendamment de l'autorité d'approuver ou de la base à partir de laquelle les frais sont imputés aux clients de l'extérieur.
L'ONÉ a la responsabilité de déterminer le montant des frais d'utilisation de ses services non réglementaires, en fonction de ce que l'ONÉ jugera approprié dans les circonstances ci-dessous :

Frais d'utilisation externe fondés sur les coûts - s'appliquent aux produits et services fournis par l'ONÉ, à l'octroi de droits, de privilèges, ainsi qu'à l'accès aux ressources du gouvernement ou à leur utilisation à des fins non commerciales. Dans ces cas, les frais d'utilisation ne doivent pas dépasser le coût de revient total (ou une estimation raisonnable de ce coût).
Frais d'utilisation externe de base rajustés - frais d'utilisation inférieurs au coût de revient total ou à la valeur marchande, qui sont approuvés par l'ONÉ dans certaines circonstances. L'ONÉ a la responsabilité de déterminer le montant des frais d'utilisation externes/droits, mais il doit pleinement justifier cette réduction conformément à l'une des conditions suivantes :
- le recouvrement du coût de revient total, ou des frais d'utilisation en fonction du marché, réduirait à ce point la demande que la réalisation des objectifs importants du programme ou de toute autre politique d'intérêt public se trouverait compromise;
- le recouvrement du coût de revient total pourrait avoir de sérieuses et défavorables incidences sur la situation financière de l'organisme/groupe desservis, alors qu'une réduction des frais d'utilisation pourrait se révéler plus conforme aux objectifs plus larges de la politique;
- la demande peut se révéler trop faible pour permettre le recouvrement du coût de revient total, et les coûts ne peuvent être réduits pour permettre le plein recouvrement du coût de revient.

B) Facteurs coûts :

La détermination des frais engagés par l'ONÉ et les AMF pour la fourniture de services non réglementaires doit être faite de manière à ne pas porter atteinte à l'intégrité et à l'exactitude des coûts de la réglementation prescrits;
Les coûts salariaux sont fondés sur le temps de travail du personnel enregistré dans le système TIME et les taux de rémunération applicables du personnel, y compris les primes et autres allocations versées aux employés.
Les frais généraux imputés correspondent aux heures consignées au titre des frais généraux multipliées par le taux horaire du secteur.
Les coûts non salariaux doivent inclure toutes les charges réelles liées à la fourniture du service, de l'activité ou du produit.
L'établissement des coûts de revient des services, produits ou activités doit intégrer tous les coûts directs, indirects et les frais généraux imputés, ainsi que les coûts pertinents engagés par les AMF à l'appui de la fourniture du service ou du produit. Par exemple :

Services fournis sans frais par les AMF :
- équivalent des frais de location - Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
- contribution de l'employeur aux régimes d'assurance.

C) Revenus/Recouvrement :

Tous les trimestres, l'ONÉ présente une facture à l'organisme/groupe desservis établie en fonction de la valeur (réelle) du service ou de l'activité fourni ou d'une estimation du pourcentage d'achèvement du service ou de l'activité, selon ce qui est approprié.
La date d'échéance de la facture est de 30 jours. Des frais d'intérêt, calculés au taux mensuel de 1,5 % composés mensuellement, s'appliquent aux soldes impayés. Les institutions fédérales ne paient pas d'intérêts.
L'enregistrement des revenus et la tenue des comptes clients doivent être conformes aux principes comptables généralement reconnus.

Références

Politique sur les frais d'utilisation externe du Secrétariat du Conseil du Trésor; Politique sur les frais d'utilisation externe - Partie 1 de 2 [ASP]
Guide pour l'établissement des coûts des extrants au Gouvernement du Canada; Politique sur le recouvrement des coûts et la tarification [ASP]
Mécanisme approprié de règlement des différends - Lignes directrices- Juillet 2003 [PDF : 1046 ko]
Politique sur les frais d'utilisation externe de l'ONÉ - Processus de règlement des différends [HTML]

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements à propos de la présente politique doivent être adressées à :

Services généraux, Finances
Conseiller financier
Gestion des ressources, Revenus et recouvrement des frais
Téléphone : 403-299-3816

Approuvé par :

______________________________
Chef du Secteur des services généraux
et agente financière principale

Date:

____________________

Politique sur les frais d'utilisation externe - Services non réglementaires

Objet