John McIsaac, chef de l'équipe Diffusion et ressources de l'information, a souhaité la bienvenue aux participants à la première conférence technique sur le dépôt électronique de documents. Diffusion et ressources de l'information a la responsabilité première du système de dépôt électronique de documents à l'Office national de l'énergie (ONÉ).

John a expliqué que chaque participant devrait avoir une chemise contenant : une copie de l'ordre du jour de la réunion; la liste des participants à la réunion; la présentation POWERPOINT; le Guide du dépôt électronique à l'intention des déposants [PDF : 694 ]; des Directives [PDF : 121 ko]; et un formulaire d'évaluation de conférence. Tous les participants ont été invités à remplir le formulaire d'évaluation à la fin de la conférence et à le placer dans la boîte indiquée.

John a déclaré qu'un rapporteur enregistrerait les discussions et préparerait un compte rendu succinct. Une copie de ce compte rendu sera expédiée à chaque participant et affichée sur Internet. Les personnes-ressources de la conférence de l'ONÉ ont été présentées : Michele Labbé, classificatrice; Marian Yuzda, avocate; Jane Morales, agente de la réglementation; et James Obrigewitch, chef de projet des systèmes.

L'ordre du jour a été passé en revue et il n'y a eu aucun changement ou ajout. (Une copie de l'ordre du jour est jointe à la présente à titre d'Annexe Un.)

1.2 Présentation et démonstration au sujet du dépôt électronique de documents

Michele Labbé a fait une présentation au sujet du dépôt électronique de documents et a fait une démonstration de la marche à suivre pour faire un dépôt électronique auprès de l'Office. Une copie des transparents était incluse dans la chemise remise à chaque participant. Michele a passé en revue les avantages du dépôt électronique et les types de documents qui peuvent être déposés électroniquement et ceux qui ne peuvent pas l'être. Elle a fait une démonstration de la marche à suivre pour remplir le formulaire de dépôt, y compris des champs et de la façon de joindre des documents électroniques et papier. Elle a expliqué que le titre fourni par le déposant apparaît sur le site Web de l'ONÉ, sous réserve de changement par l'ONÉ. Après que le dépôt a été envoyé, le déposant reçoit un courriel avec l'information principale, y compris une liste des documents qui ont été soumis et l'URL permanente du dépôt. Pour que les documents puissent être considérés déposés auprès de l'Office, il faut que le reçu soit imprimé, signé et retourné avec une copie papier originale du dépôt. Veuillez vous reporter aux Règles de pratique et de procédure (1995) de l'Office et au Guide du dépôt électronique à l'intention des déposants. Pour tous les documents déposés sur support papier, 25 exemplaires sont exigés.

Les questions et les commentaires soulevés par les figurent sont notés dans le tableau suivant.

Commentaire ou question	Réponse
Les champs « nom », « organisation » et « au nom de » portent à confusion; par exemple, qui devrait être identifié comme déposant?	L'ONÉ clarifiera le but des divers champs sur le formulaire. Concernant la zone d'identification, le nom du déposant devrait être celui de la personne à qui les futures communications seront envoyées.
Est-il possible d'employer la « Saisie des renseignements des copies conformes » pour informer les parties intéressées?	Cette façon de faire n'est pas reconnue par l'ONÉ comme une façon de signifier le dépôt aux parties intéressées.
Est-il possible de joindre plus d'un document à la fois?	Actuellement, les documents doivent être téléchargés un par un. Les documents ZIP ont été envisagés, mais l'ONÉ a décidé de ne pas les accepter pour l'instant. Une solution de rechange consiste à sauvegarder plusieurs documents en un seul fichier PDF. (Noté comme perfectionnement demandé.)
Le titre du document devrait être un champ obligatoire. Également, les titres doivent être plus descriptifs. Parfois, les titres ne sont que des lettres et des chiffres, et ce n'est pas clair.	L'ONÉ essaye d'encourager les déposants à être plus descriptifs. (Noté comme perfectionnement demandé.)
Est-il possible de supprimer un fichier et d'insérer un remplacement au même endroit?	Non. (Un dispositif qui permettrait de changer l'ordre des documents téléchargés a été noté comme perfectionnement demandé.)
Est-il possible de déposer électroniquement quelques documents en copie papier et d'autres électroniquement?	Oui.
Y a-t-il une limite à la taille du fichier qui peut être soumis?	Oui. 10 mégaoctets par document, mais beaucoup de documents peuvent être soumis en un seul dépôt.
Est-il possible de retourner corriger une coquille?	Il est possible de retourner corriger des coquilles dans le formulaire principal avant de confirmer un dépôt. Cependant, si le personnel de l'ONÉ remarque une erreur, il la corrigera ou en avisera le déposant.
Notre compagnie a fait une demande d'exportation et ensuite est retournée faire un ajout. Il n'a pas été possible de localiser la demande sur le menu déroulant.	Ce ne sont pas toutes les demandes et tous les projets qui apparaissent dans la liste déroulante. Si la demande n'apparaît pas dans la liste, il faut choisir « Autre ».
Concernant l'Annexe E et la renonciation au droit d'auteur : pourquoi est-ce qu'un document protégé par le droit d'auteur serait déposé?	Quand un dépôt est fait auprès de l'Office, le déposant doit obtenir l'autorisation requise pour les documents protégés par le droit d'auteur.
Combien de temps est-ce qu'un dépôt reste sur le site Web?	Il y est de manière permanente.
Avec qui devrait-on entrer en contact en cas de problème, par exemple un message d'erreur?	Si c'est une question technique, appelez John McIsaac, autrement appelez le standard de l'ONÉ, expliquez votre problème et ils vous passeront la personne appropriée.
Fournissez plus d'instructions au sujet de la recherche.	Le personnel de l'ONÉ a fourni une démonstration de la recherche. La manière la plus facile de rechercher est par numéro de document. Il est également possible de rechercher en utilisant le numéro de dépôt indiqué sur le reçu de dépôt. En l'absence d'un reçu, faites une recherche dans Documents de réglementation et identifiez les mots-clés (par exemple, surveillance trimestrielle).
Quels champs sont explorés quand un mot-clé est saisi?	Le texte intégral du document, y compris les métadonnées (nom, titre), est exploré. La recherche avancée fournit quelques explications des termes d'interrogation.
Les autres opérateurs booléens fonctionnent-ils?	Oui.
Est-ce que « non près » fonctionne?	Les recherches de proximité existent mais il faut consulter l'aide en ligne pour avoir une explication.
Quand on fait une recherche, est-il possible d'identifier le nombre total de résultats? L'écran de recherche n'en montre que dix.	Non. Il est possible d'augmenter le nombre de documents montrés dans un seul écran (par exemple 50). (L'augmentation de la liste des résultats à 50 a été notée comme perfectionnement demandé.)
Si le terme « surveillance trimestrielle » était utilisé comme terme d'interrogation, quels documents seraient trouvés?	Tous les documents contenant cette expression seraient trouvés. Si vous désirez seulement des documents de ce type, employez la recherche avancée et cliquez sur la case « À partir d'ici » et entrez l'expression sous Type de document.

2. Atelier Deux

John McIsaac a invité les participants à lui donner leurs réactions au sujet des documents qui peuvent être électroniquement déposés et ceux qui ne peuvent pas l'être. Il a expliqué que quelques compagnies avaient envoyé des commentaires par écrit et que l'ONÉ avait reçu du déposant la permission de lire ces commentaires pendant la conférence. John a fait part de ces commentaires tout au long de l'atelier.

2.1 Documents admissibles et non admissibles

Le personnel de l'Office a passé en revue les documents qui, actuellement, peuvent et ne peuvent pas être déposés électroniquement et a ensuite amorcé une discussion au sujet des documents que les participants voudraient pouvoir déposer électroniquement. On a expliqué que l'Office ne peut pas affecter de nouvelles ressources pour les perfectionnements du dépôt électronique de documents. Les suggestions des participants, accompagnées d'une indication de l'appui des participants à chacune d'entre elles, sont décrites ci-dessous.

Ajouts suggérés	Priorité
Importations et exportations de gaz à court terme Elles devraient être ajoutées.	Deux « élevée » (sur deux utilisateurs)
Documents de conformité Actuellement, il est possible de déposer électroniquement des documents de conformité seulement si l'ordonnance originale a été déposée électroniquement, et après 2000. Veuillez envisager la possibilité de permettre le dépôt électronique des documents de conformité concernant des ordonnances qui datent d'avant l'introduction du dépôt électronique de documents.	Huit « élevée »
Documents de l'Office Tous les documents de l'Office devraient être électroniquement déposés.	Tous les participants - « élevée »
Contrats d'électricité à court terme, exportations Conformément à la licence générale d'exportation, des dépôts mensuels sont faits au sujet de ce qui a été exporté et de tous les contrats à court terme. Actuellement ces dépôts ne peuvent pas être faits électroniquement. Veuillez ajouter.	Deux « moyenne »
Petits documents Il devrait y avoir plus de clarté au sujet de l'admissibilité au dépôt électronique d'articles tels que les manuels, les mises hors service et les remises en service. Par exemple, dans le Règlement sur les pipelines terrestres, il y a des exigences potentielles de dépôt qui ne figurent pas dans la liste des documents admissibles et non admissibles.	Trois « élevée » Cinq « moyenne »

2.2 Ce qui fonctionne bien

Les commentaires par écrit d'une compagnie indiquaient que le dépôt électronique de documents avait effectivement accéléré les dépôts. La facilité technique, la vitesse du processus et la résolution efficace des difficultés par l'ONÉ ont été appréciées.

2.3 Améliorations et perfectionnements suggérés

Les améliorations et les perfectionnements suggérés au système de dépôt électronique de documents ont été identifiés, discutés et hiérarchisés. John McIsaac a expliqué que toutes les suggestions seraient prises en considération mais qu'il n'était pas possible de prendre d'engagements, puisque la faisabilité et le coût devaient être pris en considération. Les perfectionnements suggérés et la priorité que leur a attribuée le groupe sont récapitulés dans le tableau suivant.

Amélioration ou perfectionnement suggéré	Priorité
Titres et noms Rendre obligatoire l'attribution d'un titre aux documents - avoir des titres normalisés et descriptifs. Les titres des dépôts sont obligatoires mais les titres doivent être descriptifs.	Élevée
Recherche - Améliorer les conseils et les possibilités de recherche Permettre les recherches par dates (par exemple sous FERC). Augmenter les possibilités de recherche pour les noms de compagnie. (Si le nom de la compagnie est dactylographié de façon inexacte ou incomplète dans la recherche avancée, les fichiers ne seront pas trouvés.) Ajouter la possibilité de manipuler les documents par titres et d'en changer l'ordre (par exemple par éléments de preuve, alphabétiquement, par demandes de renseignements). Ajouter une colonne pour le type de document pour aider à trier une liste d'affichage, par exemple de sorte qu'une recherche de documents relatifs à l'article 58 puisse être exécutée. Plus de tranches de recherche sont nécessaires (par exemple article 58, article 52). Augmenter la liste des résultats de 10 à 50.	Élevée
Enchaînement des dépôts Créer la possibilité de joindre un dépôt à une demande précédente. Par exemple, s'il n'est pas dans le menu déroulant, il devrait y avoir moyen de le mettre en relation avec un numéro d'identification ou d'ajouter un titre de projet.	Élevée
Avis de l'Office au sujet des dépôts Mettre en application un système d'avis électronique pour les demandes, les décisions, etc. Devrait s'appliquer aux documents déposés en copie papier et aux documents électroniques. Ce système devrait inclure les avis pour information et ceux qui tiennent lieu de signification.	Élevée
Audiences Pendant les audiences, rendre disponibles électroniquement la liste des pièces de l'audience et les pièces en copie papier. Lorsqu'on assiste à une audience, qu'il soit possible de voir tous les documents et pièces en ligne. (Par exemple, quand l'avocat interroge quelqu'un et fait référence à une pièce, toutes les personnes présentes pourraient voir la même pièce).	Élevée
Un seul endroit pour les documents Un seul endroit pour tous les documents, électroniques et papier (ex. : bibliothèque de l'ONÉ).	Élevée
Signatures numériques Mettre en application des signatures numériques pour authentifier les documents et s'assurer qu'ils sont sûrs et qu'ils n'ont pas été changés. Cela éliminerait le besoin d'une copie papier lors du dépôt et faciliterait l'accès plus rapide aux documents à partir d'autres endroits. Note : Il faut s'assurer que les signatures numériques sont conformes aux exigences actuelles des textes législatifs.	Élevée
Dossiers électroniques complets Continuer de développer le dépôt électronique de documents de sorte que les archives électroniques d'une audience soient un dossier complet. Les dossiers papier devraient être numérisés de sorte que les références électroniques puissent être remplacées. Cela rendrait tous les documents disponibles et ce serait un système plus juste.	Élevée
Aide de l'ONÉ Faire en sorte que le personnel de technologie de l'information et/ou de gestion de l'information de l'ONÉ soit disponible en dehors des heures traditionnelles près des principales dates limites de dépôt. Rendre l'aide disponible entre midi et 13 heures et peut-être pendant des heures prolongées, de façon à correspondre aux différents fuseaux horaires à travers le pays.	Élevée
Accès à un dépôt de la liste Afficher la liste des dépôts en ordre chronologique inversé pour éviter d'avoir à faire défiler la liste jusqu'au bout. Améliorer la vitesse d'accès aux listes.	Moyenne
Améliorer le menu déroulant Clarifier le menu déroulant pour les évaluations et les examens environnementaux.	Moyenne
Préfixes Inclure une liste des préfixes et de leur définition (par exemple : doit-on rechercher XE ou XG?). Afficher la liste des préfixes pour les numéros des instruments de réglementation de l'ONÉ.	Moyenne
Fichiers PDF - Directives pour convertir les documents électroniques en PDF Une clarification de ces directives est exigée (par exemple les zones de dialogue, la définition des termes). La table des matières pour le document PDF devrait correspondre au corps du document. Des problèmes sont survenus avec les options, les fichiers que l'ONÉ a affichés sur son site Web, (par exemple gestion de la couleur). L'ONÉ pourrait fournir des directives au sujet des divisions logiques des documents pour PDF.	Moyenne
Ajouter la possibilité de joindre plus d'un document à la fois Permettre de télécharger plusieurs documents à la fois (par exemple par un document ZIP).	Non prioritaire
Visionner les dépôts préalablement Un déposant devrait pouvoir visionner un dépôt avant de le confirmer (c.-à-d. voir ce à quoi il ressemblera en ligne).	Non prioritaire
Manipulation par l'utilisateur Les utilisateurs devraient pouvoir manipuler les titres, les noms et l'ordre des documents eux-mêmes.	Non prioritaire

À la fin de l'Atelier Deux, John McIsaac a demandé aux participants d'indiquer si leur préférence pour l'après-midi serait de continuer d'identifier des problèmes et préoccupations ou d'avoir des ateliers pratiques aux postes de travail. Les participants ont exprimé un intérêt pour deux ateliers de travail : un portant sur la façon de faire un dépôt électronique de documents et le second sur la recherche. John a conclu la partie formelle de la conférence en remerciant tous les participants de leur présence et de leurs commentaires utiles. Il a demandé aux participants de remplir le formulaire d'évaluation de conférence.

3. Atelier Trois

Michèle Labbé a travaillé avec un groupe et a fait une démonstration du processus de dépôt électronique de documents. Le deuxième groupe a rencontré James Obrigewitch et a exploré les possibilités de recherche et les perfectionnements potentiels dans le domaine de la recherche. Les perfectionnements suggérés par les participants sont inclus dans la section 2.3 du présent document.

Annexe 1

Ordre du jour
Conférence technique sur
le dépôt électronique de documents

L'Office national de l'énergie a le plaisir de vous inviter, vous ou un représentant de votre organisation, à sa première conférence technique sur le dépôt électronique de documents, qui se tiendra le mercredi 4 juin 2003.

Cette rencontre vise à nous aider à rehausser nos services de dépôt électronique. Pour ce faire, nous ferons la démonstration d'un dépôt-type et offrirons des conseils concernant les caractéristiques moins connues de notre système. Nous solliciterons également les commentaires des participants sur le système actuel et prendrons note de toute suggestion visant à l'améliorer.

L'ordre du jour est le suivant :

8 h - 8 h 30	Inscription
8 h 30 - 9 h 30	Atelier 1 - Des membres du personnel de l'Office national de l'énergie feront la démonstration d'un dépôt-type et prendront ensuite les questions des participants. Il s'agit d'une excellente occasion de vous familiariser avec le système de dépôt électronique de l'Office ou d'obtenir des tuyaux pour rehausser l'efficacité de vos dépôts électroniques.
9 h 30 - 10 h	Pause
10 h - 12 h	Atelie 2 - L'Office national de l'énergie souhaite obtenir vos commentaires au sujet de son système de dépôt électronique : quelles sont les caractéristiques du système qui vous plaisent et quelles sont celles qu'il faudrait améliorer. De plus, vous aurez l'occasion de nous faire part de toute amélioration technique qui, selon vous, serait utile dans l'avenir et de tout autre document qui devrait être admissible au dépôt électronique.
12 h - 13 h	Buffet offert par l'Office national de l'énergie
13 h - 14 h 30	Atelier 3 - Préoccupations ou questions des participants qui n'ont pas été abordées pendant la matinée.

Veuillez m'informer de toute question ou préoccupation qu'il y aurait lieu d'aborder à l'atelier 3.

Les participants sont priés de noter qu'il s'agit d'une rencontre technique seulement et qu'aucun aspect important de toute demande devant l'Office ne devra être abordé pendant la conférence. Un compte rendu de la journée sera mis à la disposition des participants et du grand public.

Pour tout renseignement supplémentaire, ou si vous désirez nous faire part de vos commentaires même si vous ne prévoyez pas assister à la conférence, veuillez ne pas hésiter à communiquer avec moi par écrit ou par téléphone au 403-221-3497, ou à dthompson@neb-one.gc.ca.

Le chef de l'Équipe de la diffusion et des ressources de l'information,

John E. McIsaac

E File Technical Conference
4 juin 2003
Office national de l'énergie - Salle d'audience

8 h - 8 h 30	Inscription
8 h 30 - 9 h 30	Atelier 1 Bienvenue Présentation et démonstration d'un dépôt-type Questions et réponses
9 h 30 - 10 h	Pause
10 h - 12 h	Atelier 2 Solliciter les opinions/préoccupations des participants concernant : Documents admissibles et non admissibles Ce qui fonctionne bien dans le dépôt électronique de documents Quelles améliorations les participants désirent-ils? Quelles améliorations techniques futures les participants désirent-ils? Demander aux participants d'établir des priorités avant la pause pour le buffet Les participants peuvent opter pour continuer la séance sur les questions ou préoccupations ou assister à une démonstration du dépôt électronique de documents
12 h - 13 h	Buffet offert par l'ONÉ
13 h - 14 h 30	Atelier 3 - Questions ou préoccupations qui n'ont pas été abordées pendant l'avant-midi et / ou séances de travail à divers ordinateurs

NEB staff present at today's conference include:

John McIsaac, Chef d'équipe, Diffusion et ressources de l'information
Fern Phillips, Coordonnatrice des documents, Diffusion et ressources de l'information
Michele Labbé, Classificatrice, Diffusion et ressources de l'information
Shirley Rehel, Agente d'information, Diffusion et ressources de l'information
Cathy Martinello, Agente d'information, Diffusion et ressources de l'information
James Obrigewitch, Gestionnaire, Projets de développement de systèmes, Systèmes d'information
Marnie MacGillivray, Coordonnatrice de la bibliothèque
Debbie Heckbert, Adjointe aux références, Bibliothèque
Marian Yuzda, Avocate pour l'Office national de l'énergie
Jane Morales, Agente de la réglementation
Kevin Campbell, Analyste de la sécurité, Gestion de l'information
Charlene Gaudet, Chef d'équipe, Communications

Compte rendu Conférence technique sur le dépôt électronique de documents

1. Atelier Un

1.1 Bienvenue