Appendice J - Mécanisme de sélection et établissement des honoraires pour les services de conseil et services professionnels
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Publiée le 6 mars 1998. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes
directrices.
1. Mécanisme de sélection
1.1 Recours au modèle concurrentiel
Les consultants et les professionnels peuvent être choisis par appel d'offres de plusieurs façons. Le présent appendice décrit plusieurs
modes de sélection, qui accordent différents niveaux d'importance à l'aspect des coûts. Ces méthodes sont jugées satisfaisantes
selon les circonstances indiquées. Il incombe aux autorités contractantes de choisir la méthode la mieux adaptée au marché
concerné.
1.2 Meilleure valeur
Les consultants et les professionnels peuvent être évalués selon un ou plusieurs des critères suivants :
-
l'aptitude à faire le travail,
- la démarche proposée,
- le prix et les conditions offerts.
1.3 Les titres de compétences du consultant ou du professionnel doivent toujours être pris en considération lorsqu'on décide qui fera le
travail. Dans la mesure où l'évaluation technique du consultant ou du professionnel est valide, le marché ne pourra être adjugé que s'il
est acceptable sur le plan de la méthode proposée, du prix et des conditions d'exécution.
1.4 Un certain degré de concurrence entre les entrepreneurs est possible même si la sélection ne peut reposer sur le prix seulement, grâce
à la méthode des propositions concurrentielles (voir l'article 10.7.11 des lignes directrices concernant la passation des marchés). Il est parfois
plus indiqué, dans les services techniques, les services de recherche et de développement et les services de conseil, de faire dépendre la
sélection du niveau de performance offert plutôt que du prix seul. Les concours de propositions peuvent prendre l'une des formes décrites à
l'article 10.7.16 des lignes directrices concernant la passation des marchés, notamment la forme du concours de conceptions. Étant donné que de telles
propositions ne donneront pas un prix ferme, la définition de soumission valide ne peut s'appliquer et il faut donc utiliser les niveaux d'autorisation plus
restrictifs des marchés non concurrentiels.
1.5 Lorsque le coût d'un concours de propositions n'est pas justifié, par exemple s'il s'agit d'un marché de moins de 25 000 $, on peut
choisir un consultant ou professionnel en fonction de ses titres de compétence seulement. Cette forme est préférable aux méthodes qui ne
comparent pas plusieurs entreprises compétentes. Bien que le marché qui en résulte ne soit pas non plus un marché concurrentiel, la
méthode peut être appliquée de la même façon que s'il s'agissait d'un concours destiné à pourvoir un poste.
1.6 En certains cas, il peut être indiqué d'offrir un marché à une entreprise particulière sans concours, comme le permet l'article 6
du Règlement sur les marchés de l'État. Les autorités contractantes doivent expliquer précisément les circonstances qui
justifient l'emploi de cette méthode de sélection.
1.7 Selon le niveau de détail nécessaire, le coût d'une proposition sera parfois élevé comparativement à la valeur du travail
projeté. Si l'on reçoit un grand nombre de propositions coûteuses en réponse à chaque appel, il en résultera un accroissement des
frais généraux de l'industrie, accroissement qui se répercutera sur les clients. Au surplus, l'évaluation des propositions prendra plus de
temps. Les demandes de propositions devraient se limiter à un petit nombre de consultants ou de professionnels. D'une liste préliminaire établie
à partir des données du répertoire ou des renseignements fournis par les consultants ou les professionnels, on relèvera un nombre restreint de
consultants ou de professionnels pressentis, mais un nombre suffisant pour favoriser la concurrence.
1.8 Sélection à partir d'une liste restreinte. Lorsqu'on dresse une liste restreinte de consultants ou de professionnels, on doit évaluer
l'information existante par rapport aux facteurs suivants :
- expérience des disciplines concernées,
- réservoir d'employés compétents,
- accès à des ressources d'appui,
- capacité d'exécuter le travail dans le délai fixé,
- résultats de marchés antérieurs passés avec l'administration fédérale,
- emplacement du bureau du consultant ou du professionnel par rapport au lieu de travail,
- la nature délicate du travail,
- le niveau de sécurité voulu.
1.9 Un nombre acceptable d'entrepreneurs éventuels sera alors porté sur une liste restreinte à l'aide des données décrites ci-dessus.
On procédera alors à une demande de propositions auprès des consultants ou des professionnels de cette liste que le travail demandé
intéresse.
2. Fixation des honoraires (voir l'article 16.5 des lignes directrices concernant la passation des marchés)
2.1 Base de paiement
Lorsqu'il est impossible ou incommode de fixer la base de paiement sous forme de prix fixe à indiquer dans le marché, la base de paiement peut être
fixé selon l'une des méthodes suivantes :
- prix de journée. Un taux fixe journalier, comprenant le coût de la rémunération, les frais généraux et le
bénéfice, établi d'après le niveau requis d'expérience et de connaissances et d'après la durée de la journée
normale de travail définie dans le contrat. Formule généralement employée pour les tâches à court terme, intermittentes ou
autres, lorsqu'il est impossible de connaître exactement l'étendue des travaux.
- Frais de personnel multipliés par un facteur. Le multiplicateur comprend les frais généraux, les frais d'intérêt sur
le capital investi, l'assurance-responsabilité et le bénéfice du consultant ou du professionnel. Il varie selon le genre de services, l'endroit
géographique et la durée des tâches. Cette méthode, qui repose sur les coûts directs supportés par le consultant ou le
professionnel, convient lorsque les travaux et les services concernés sont d'envergure, lorsqu'il n'est pas possible de connaître exactement
l'étendue des services à fournir, ou lorsque des honoraires pourcentuels ne reflètent pas suffisamment les coûts supportés par
l'entreprise. Il serait peut-être prudent de fixer un prix plafond sur le montant total payable en vertu de cette méthode. Le consultant ou le
professionnel doit tenir des registres de temps et des livres de comptes détaillés afin de retracer tous ses coûts, et il doit mettre ses registres
à la disposition de l'autorité contractante pour vérification.
- Frais de personnel et frais généraux plus honoraires fixes. Il s'agit d'une variante de la méthode décrite en b). Le
consultant ou le professionnel est remboursé des frais de personnel et des frais généraux qu'il a supportés et il reçoit des
honoraires fixes, négociés en vue de couvrir les intérêts sur le capital investi, sa responsabilité et son bénéfice.
Cette méthode est utilisée pour le même genre de travaux que la méthode précédente, mais également pour la gestion de
travaux de construction. Les honoraires fixes sont calculés comme pourcentage du coût estimatif des immobilisations s'il s'agit de travaux de
construction, et comme pourcentage du coût estimatif des frais de personnel et des frais généraux pour les autres genres de
travaux.
- Pourcentage du coût de construction. Cette méthode comporte deux lacunes principales : les honoraires ne reflètent pas parfaitement
le coût d'exécution du service et ils pénalisent le consultant ou le professionnel pour une conception économique. Il faut prendre soin de
stipuler un plafond budgétaire et de s'assurer que les honoraires estimatifs correspondront au coût estimatif supporté par le consultant ou le
professionnel. Cette méthode est utilisée lorsque la responsabilité principale porte sur la conception, sur la préparation de documents
contractuels et sur les activités de surveillance au cours des travaux de construction. Elle s'exprime en pourcentage du coût du projet, et les honoraires
sont transposés en un montant fixe, calculé selon le moindre des deux montants suivants :
- - le prix d'adjudication du marché de travaux de construction, ou
- - l'estimation préalable à l'appel d'offres et approuvée par l'autorité
contractante.
- Pourcentage du coût estimatif approuvé. Parfois, les honoraires calculés d'après le prix d'adjudication du marché de
travaux de construction peuvent conduire à des injustices, soit pour le consultant/professionnel ou pour la Couronne, en général parce que le
marché de la construction ou le contexte des soumissions n'est pas assez prévisible pour être utilisé comme base de calcul des honoraires du
consultant ou du professionnel. On peut alors négocier des honoraires fixes pour la partie conception des travaux, en se fondant sur une estimation
approuvée par le ministère et faite avant de procéder aux dessins d'ensemble. Les honoraires applicables à l'étape de supervision de
la construction sont calculés sur le prix contractuel des travaux.
- Avance sur honoraires. Un montant fixé est versé à intervalles réguliers. On utilise cette méthode lorsque des
services sont requis à certains intervalles au cours d'une certaine période, par exemple s'il s'agit d'un procès de longue durée ou de
services consultatifs spéciaux. L'avance sur honoraires permet simplement de s'assurer que les services seront fournis sur demande. Les honoraires applicables
aux services réels sont déterminés à l'aide de l'une des méthodes décrites précédemment.
2.2 Heures supplémentaires
Il n'y aura pas lieu de payer des heures supplémentaires aux consultants et professionnels payés à la journée, à moins que cela ne
soit stipulé dans le contrat et expressément autorisé par l'autorité contractante. La rétribution des heures supplémentaires
réelles des employés du consultant ou du professionnel, autorisée par l'autorité contractante, doit reposer sur les coûts de la
rémunération des heures de travail normales, coûts auxquels on ajoute la prime des heures supplémentaires. Le multiplicateur des frais
généraux ne doit pas être appliqué à la prime des heures supplémentaires.
2.3 Dépenses et débours
En principe, le consultant ou le professionnel est remboursé des débours et frais remboursables directs supportés au cours des travaux, selon que
le stipule le contrat et sous réserve de l'approbation préalable de l'autorité contractante.
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