Vérification externe du Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles

I — Résumé

Le Bureau du vérificateur général (BVG) effectue environ 90 vérifications des états financiers annuels du gouvernement du Canada et de diverses entités gouvernementales. Il a mis au point un vaste ensemble de mécanismes de contrôle de la qualité afin de s'assurer qu'il respecte des normes élevées dans l'exécution de sa fonction principale pour le Parlement.

Le BVG a retenu les services d'un cabinet de vérificateurs externes, PricewaterhouseCoopers s.r.l., afin qu'il effectue, pour la première fois, une vérification de son Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles.

Nous avons effectué de vastes recherches sur les pratiques exemplaires connexes en matière de systèmes de gestion de la qualité et sur les examens par les pairs concernant les recommandations d'instituts professionnels et l'expérience dans le secteur privé au Royaume-Uni, aux États-Unis et au Canada. À partir de cette information et des pratiques du BVG, des critères ont été élaborés pour vérifier chacun des onze éléments de gestion suivants :

1. Autorisation;
2. Indépendance, objectivité et intégrité;
3. Exécution de la vérification;
4. Consultation;
5. Sécurité, accès à l'information et conservation des dossiers;
6. Affectation des ressources;
7. Leadership et supervision;
8. Gestion du rendement;
9. Perfectionnement;
10. Milieu de travail respectueux;
11. Examen des pratiques.

Les critères de vérification relatifs à ces éléments sont décrits dans l'annexe A et ont été acceptés par écrit par le vérificateur général du Canada. La conception du Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles a ensuite été évaluée pour déterminer si elle était complète, à l'aide des critères ainsi définis. Puis, grâce à des entrevues, à un examen de documents et de dossiers, à des examens limités de quelques dossiers de vérification, ainsi qu'à la reprise de certaines revues des normes de qualité effectuées par le personnel du BVG, nous avons évalué l'efficacité opérationnelle du Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles.

Nous pouvons déclarer que la conception et l'application du Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles, en vigueur durant l'année civile 1999, ont permis de fournir une assurance raisonnable que le BVG a effectué ses vérifications annuelles de manière appropriée.

II — Contexte

Le vérificateur général du Canada est un mandataire du Parlement. Il exécute ses fonctions par l'entremise de son bureau, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Le BVG fournit, en toute indépendance, des services de vérification et d'information en vue d'appuyer les besoins législatifs et de surveillance du Parlement. Ses travaux soulignent l'importance de produire des résultats positifs pour les Canadiens en faisant la promotion d'un gouvernement responsable, honnête et productif, qui montre un engagement à l'égard du développement durable. Il effectue en toute indépendance des vérifications et des examens qui fournissent une information objective, des avis et une assurance au Parlement. Ce faisant, il veut promouvoir : un compte rendu fidèle et honnête de l'intendance du gouvernement; l'efficience et la productivité; la rentabilité; la perception des recettes et la conformité aux autorisations.

Le BVG existe depuis la Confédération. Ses activités consistent à fournir des opinions sur la fidélité des états financiers annuels des entités gouvernementales (vérification annuelle) et à effectuer des vérifications de l'optimisation des ressources affectées aux activités du gouvernement. Sa loi a été modifiée plusieurs fois au cours des années et, plus récemment, pour y ajouter les responsabilités du commissaire à l'environnement et au développement durable. Le présent rapport ne porte que sur les activités relatives aux vérifications annuelles.

Le BVG compte sept directions à l'administration centrale et cinq bureaux régionaux impliqués dans les vérifications annuelles. Durant l'exercice 1998-1999, le BVG a effectué environ 90 vérifications annuelles des états financiers du gouvernement du Canada, des administrations territoriales, de sociétés d'État fédérales et d'autres entités. La vérification annuelle des états financiers sommaires du Canada est de loin la plus importante et représente environ 30 p. 100 des heures totales de vérification annuelle. Ces vérifications exigent environ 150 000 heures et représentent un coût entier de 15 millions de dollars. Le portefeuille des entités est très varié quant à la taille, au type et à la nature des risques de vérification.

Le BVG a un Système de gestion de la qualité (SGQ) des vérifications annuelles qui tient compte de l'évolution constante des politiques, des pratiques et des directives attribuables aux nouvelles normes et meilleures pratiques. Ce système porte sur trois secteurs :

• Les attentes liées à la gestion de la vérification au regard des éléments suivants : autorisation; indépendance, objectivité et intégrité; exécution de la vérification; consultation; sécurité, accès à l'information et conservation des dossiers.
• Les attentes liées à la g estion des ressources humaines au regard des éléments suivants : l'affectation des ressources; leadership et supervision; gestion du rendement; perfectionnement; milieu de travail respectueux.
• Les attentes liées à l' amélioration continue au regard de l'examen des pratiques internes de vérification et des initiatives d'élaboration des pratiques.

Le BVG a déterminé qu'il était souhaitable d'effectuer une vérification externe de son SGQ des vérifications annuelles. À l'issue d'un processus de demandes de propositions concurrentiel, le cabinet PricewaterhouseCoopers s.r.l. a été retenu pour effectuer cette première évaluation du Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles du BVG.

III — Stratégie de vérification

Le Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles du BVG tient compte de l'évolution constante des politiques, des pratiques et des directives attribuables aux nouvelles normes et meilleures pratiques ainsi qu'aux risques de vérification. Il porte sur les attentes liées à la gestion de la vérification, les attentes liées à la gestion des ressources humaines et les attentes liées à l'amélioration continue.

Dès le début de cette mission, nous avons obtenu toute l'information pertinente sur les objectifs et la conception du SGQ, afin de bien comprendre les services de vérification annuelle fournis, les risques à gérer ainsi que les éléments du SGQ en place pour gérer ces risques.

Nous avons effectué la mission en deux étapes comprenant :

• une évaluation de la validité des critères de vérification;
• l'obtention d'un niveau d'assurance suffisant.

Chacune de ces étapes est décrite ci-dessous.

1 — Évaluation de la pertinence des critères de vérification

Une étape essentielle de la vérification consistait à avoir des critères de vérification pertinents pour mesurer le rendement. Le BVG avait élaboré des critères pour chacun de ses onze éléments de gestion de la qualité. Notre première tâche consistait à évaluer le caractère adéquat de ces critères pour l'examen du SGQ. Les critères de vérification définitifs devaient être acceptés par le BVG. Nous avons établi à l'avance que les critères seraient :

• pertinents,
• fiables,
• essentiels,
• compréhensibles,
• complets.

Pour évaluer leur validité, nous avons tenu compte des recommandations d'instituts de comptabilité au Canada, au Royaume-Uni et aux États-Unis et étudié les pratiques exemplaires, repères, et études faisant autorité applicables à la vérification, aux contrôles des processus, à la gestion des ressources humaines et aux technologies de l'information. Les onze éléments de gestion de la qualité sont les suivants :

1. Autorisation;
2. Indépendance, objectivité et intégrité;
3. Exécution de la vérification;
4. Consultation;
5. Sécurité, accès à l'information et conservation des dossiers;
6. Affectation des ressources;
7. Leadership et supervision;
8. Gestion du rendement;
9. Perfectionnement;
10. Milieu de travail respectueux;
11. Examen des pratiques.

Les cinq premiers éléments se rapportent à la gestion de la vérification et ont été examinés par les vérificateurs professionnels de notre équipe. De nombreuses études ont été menées au Canada et à l'étranger afin d'évaluer la pertinence des critères. L'objectif fondamental du SGQ en ce qui concerne la gestion des vérifications consiste à fournir l'assurance raisonnable que les vérifications annuelles sont conformes aux exigences législatives, aux normes professionnelles et aux politiques du BVG.

Les éléments 6 à 10 se rapportent à la gestion des ressources humaines. Il s'agit, en l'occurrence, de l'affectation des ressources; du leadership et de la supervision; de la gestion du rendement; du perfectionnement; et d'un milieu de travail respectueux. Autrement dit, l'un des objectifs du SGQ est d'assurer de bonnes pratiques de gestion des ressources humaines dans les vérifications annuelles du BVG. Nous étions très conscients qu'une organisation peut posséder une foule de politiques et de programmes en ressources humaines bien documentés, mais si les gestionnaires ne les appliquent pas dans leurs activités et leurs attitudes, ces politiques et programmes peuvent être inefficaces.

Le dernier élément porte sur l'amélioration continue afin d'intégrer sans cesse les pratiques exemplaires dans les opérations.

Des critères avaient été élaborés pour une « conception adéquate » et une « application efficace » du SGQ à l'égard de la gestion des vérifications et des ressources humaines. Il convient de noter que cette mission ne visait pas à examiner le fonctionnement du BVG pour ces vérifications et la gestion des ressources humaines, mais plutôt à évaluer la façon dont le SGQ permet de garantir une gestion adéquate des vérifications et des ressources humaines.

Pour cela, nous avons discuté avec le BVG des attentes du SGQ dans chacun de ces secteurs. Nous avons interrogé :

• les sous-vérificateurs généraux et les vérificateurs généraux adjoints;
• des gestionnaires hiérarchiques et des employés;
• des représentants de la Direction des ressources humaines;
• des représentants de la Direction des méthodes professionnelles et de la revue des pratiques qui travaillent avec le SGQ.

Afin de déterminer le but du SGQ à l'égard de la gestion des vérifications et des ressources humaines, nous nous sommes renseignés également sur les politiques, méthodes et normes du BVG utilisées pour le SGQ. Nous avons examiné également les critères de vérification qui avaient été élaborés par le Bureau.

Nous avons déterminé que les critères de vérification élaborés par le BVG étaient adaptés à notre examen. L'annexe A du présent rapport présente ces critères, qui ont été convenus et acceptés par écrit par le vérificateur général du Canada avant que nous entreprenions notre examen de la conception et de l'application du SGQ.

2 — Obtention d'un niveau d'assurance suffisant que le SGQ est conçu adéquatement et appliqué efficacement

Une fois établis les critères à partir desquels il était possible d'évaluer la conception et l'application du SGQ, nous sommes passés à l'étape suivante. Nous avons évalué la mesure dans laquelle le SGQ était effectivement conçu adéquatement et appliqué efficacement pour fournir l'assurance raisonnable que les vérifications annuelles du BVG et les pratiques de gestion des ressources humaines étaient conformes aux normes professionnelles, aux exigences législatives et aux politiques du BVG.

D'abord, pour évaluer la conception du SGQ, nous nous sommes reportés aux onze éléments du SGQ relatifs à la gestion des vérifications et des ressources humaines et nous avons déterminé comment ils avaient été élaborés. Comment était mesurée la conformité aux critères ? La conformité signifiait-elle que le but du SGQ était respecté ?

Ensuite, nous avons évalué la mesure dans laquelle le SGQ était appliqué efficacement à l'égard de la gestion des vérifications et des ressources humaines. Nous avons vérifié l'existence et l'application efficace de contrôles prévus dans :

• les politiques du BVG;
• les pratiques de vérification;
• les activités de gestion des ressources humaines;
• les examens et rapports internes sur les pratiques;
• les examens des risques liés aux technologies de l'information.

Notre examen a compris des discussions avec le personnel et les cadres pertinents afin d'évaluer leur compréhension du SGQ. Toutes les étapes et tous les éléments du SGQ ont été évalués et quelques procédés du SGQ ont été repris à divers moments pour déterminer l'efficacité des procédés durant l'année civile 1999. Nous avons examiné plusieurs dossiers de vérification pour lesquels des opinions du vérificateur ont été exprimées en 1999. En outre, nous avons examiné les résultats des examens de qualité effectués durant l'année par la Direction des méthodes professionnelles et de la revue des pratiques du BVG.

D'après les résultats de notre travail, nous avons rédigé notre rapport, qui se trouve dans la section suivante.

IV — Rapport des vérificateurs

Au vérificateur général du Canada

Nous avons verifié le Système de gestion de la qualité (SGQ) des vérifications annuelles du Bureau du vérificateur général du Canada. Les vérifications annuelles du Bureau portent sur les états financiers du gouvernement du Canada, de sociétés d'État fédérales et d'autres entités et des administrations et sociétés territoriales. Le SGQ vise à fournir une assurance raisonnable que les vérifications du Bureau sont effectuées en conformité avec les exigences législatives, les normes professionnelles et les politiques du Bureau qui s'appliquent.

Le Bureau du vérificateur général est chargé de la conception et de l'application efficace du SGQ, ainsi que de la qualité des vérifications annuelles. Notre responsabilité consiste à formuler une opinion sur la question de savoir si le SGQ du Bureau du vérificateur général a fourni une assurance raisonnable que le Bureau a effectué ses vérifications annuelles en conformité avec les exigences législatives, les normes professionnelles et les politiques du Bureau en vigueur pour l'année terminée le 31 décembre.

Les critères retenus pour évaluer l'efficacité du SGQ ont été choisis expressément pour cette vérification en fonction des normes de vérification généralement reconnues, des exigences législatives, dont la Loi sur le vérificateur général et les lois fédérales et territoriales sur la gestion des finances publiques, ainsi que des normes de contrôle de qualité établies par les organismes professionnels. Ces critères sont présentés dans l'annexe A.

Nous avons effectué notre examen conformément aux normes relatives aux missions de certification recommandées par l'Institut canadien des comptables agréés. Par conséquent, il a compris les sondages et autres procédés que nous avons jugés nécessaires dans les circonstances.

À notre avis, le SGQ des vérifications annuelles du Bureau du vérificateur général a été conçu adéquatement et appliqué efficacement durant l'année terminée le 31 décembre 1999 pour fournir une assurance raisonnable que le Bureau a effectué des vérifications annuelles en conformité avec les exigences législatives, les normes professionnelles et les politiques du Bureau en fonction des critères décrits dans l'annexe A.

Comptables agréés
le 31 janvier 2000
Ottawa, Canada

Annexe A

Bureau du vérificateur général

Critères de vérification du Système de gestion de la qualité des vérifications annuelles