Rapport de vérification

Suivi du rapport de rapport de vérification de 1997 sur la fonction de la paie et des avantages sociaux

Janvier 2002

Objectifs

Les objectifs de l'examen du suivi du rapport de vérification sur la rémunération et les avantages sociaux de 1997 étaient de fournir aux gestionnaires un rapport objectif sur les progrès réalisés dans les secteurs tels que :

1. la préparation d'un plan d'action afin d'implanter les mesures correctives ciblées;
2. la préparation de rapports d'étapes afin d'examiner et d'évaluer l'étendue des progrès réalisés dans l'implantation du plan d'action;
3. les progrès réalisés par la gestion de la Division des ressources humaines afin de satisfaire aux recommandations et suggestions présentées dans le rapport de vérification de la rémunération et des avantages sociaux de 1997.

Étendue

L'examen du suivi fut effectué à l'administration centrale du Bureau des passeports à Hull, Québec. Les entrevues se sont déroulées avec des anciens et d'actuels directeurs de la Section des services de rémunération. Les documents de la direction qui étaient disponibles et pertinents aux recommandations du rapport de vérification ont été examinés afin de déterminer l'ampleur de l'implantation et des actions.

Il est à noter que cet examen du suivi n'a pas été mené comme un nouvel exercice de vérification devant répondre à des critères pré-établis d'une vérification spécifique. Le suivi n'a pas été effectué dans le but de former une opinion de vérification sur la pertinence des pratiques de gestion actuelles à la Division des ressources humaines ou à la Section des services de compensation. Les résultats de ce suivi reposent exclusivement sur les entrevues et sur la documentation pertinente obtenue des deux directeurs de la Section des services de rémunération.

Étant donné que la configuration et la taille de l'organisation à la fois du Bureau des passeports et de la Section des services de rémunération ont évolué énormément depuis la vérification en 1997, certaines des recommandations originales sont devenues superflues. Dans ces cas, nous notons et commentons sur les changements dans le rapport.

Information

Conforme au plan de vérification interne 2001-2002 un examen de suivi était nécessaire. L'objet du suivi consiste à déterminer l'étendue des progrès réalisés suite aux recommandations soumises en 1997 dans le rapport de vérification sur la rémunération et les avantages sociaux.

En 1996-1997, une vérification de la fonction de la rémunération et des avantages sociaux a été effectuée pour le Bureau des passeports, un organisme de services spéciaux du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Un rapport final a été soumis au Bureau des passeports en février 1997 pour étude par les gestionnaires aux fins d'émettre leurs réponses aux observations et aux recommandations qui y sont contenues. Le rapport de vérification contenait vingt-six (26) recommandations qui ciblaient les secteurs où des améliorations pourraient être apportées dans certaines pratiques de gestion de la fonction de rémunération et des avantages sociaux. Les principaux secteurs cernés par le rapport étaient les suivants : le cadre de la gestion de la rémunération, l'administration de la paye, l'administration des avantages sociaux, l'administration des congés et de la paye pour services supplémentaires, et les renseignements aux gestionnaires et aux employés du Bureau des passeports sur l'ensemble des dispositions de la rémunération.

Les deux principaux systèmes utilisés pour la gestion des transactions de la rémunération et des avantages sociaux sont le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH) et le système de paye en direct de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le SIRH un module pour l'enregistrement et la production d'un rapport des congés est également utilisé. L'entrée des données dans ce module est maintenant effectuée à la fois par les conseillers en rémunération de l'administration centrale et par les adjoints administratifs des régions. L'acte de délégation pour les ressources humaines au Bureau des passeports a été modifié depuis la vérification en 1997 et a été actualisé en janvier 2002. Cet acte de délégation est conservé dans le manuel des ressources humaines.

La situation a évolué énormément depuis la tenue de la vérification en 1996-1997. Le Bureau des passeports a presque doublé le nombre de ses employés et les services de rémunération ont embauché plusieurs conseillers d'expérience en rémunération. Ces paramètres ont modifié les pratiques de gestion dont il était question dans le rapport de vérification de 1997.

Conclusion

Le suivi constituait un examen des mesures prises et des progrès réalisés en ce qui a trait aux recommandations soumises suite à la vérification interne de la fonction de la rémunération et des avantages sociaux en 1997.

Depuis la tenue de cette vérification, certaines réorganisations des services et des effectifs se sont produites. Il a été possible de déterminer que des mesures ont été entreprises quant à la plupart des recommandations soumises dans le rapport de la vérification de 1997. Dans certains cas, des mesures de la gestion n'étaient plus nécessaires suite aux changements organisationnels et fonctionnels. Dans ces situations, on notait dans le rapport que les circonstances avaient modifié les recommandations jusqu'à un certain point.

Fondamentalement, l'examen de suivi a démontré que des progrès remarquables accomplis par la Section des services de rémunération en ce qui a trait à l'éventail de pratiques de gestion qui ont été analysées dans le rapport de vérification de 1997.

Résultats du suivi de vérification

Lors de l'examen de suivi, le Bureau des passeports aurait dû mettre en place deux processus. Le premier processus prévoyant la création d'un plan d'action concernant les recommandations du rapport de vérification et le deuxième processus concernant l'établissement d'un plan de mise en oeuvre identifiant des rapports d'étapes sur le progrès des activités de mise en oeuvre mentionnées dans le plan d'action. Bien que le Bureau des passeports ait dégagé certaines stratégies correctives dans quelques-unes de ses réponses de gestion aux recommandations du rapport, la plupart de ses réponses contenaient très peu de renseignements sur l'action ciblée et à peu près aucun renseignement sur le centre d'imputabilité de l'action. Il n'a pas été possible de déterminer clairement que l'un ou l'autre de ces processus avait été engagé ou établi suite à l'exercice de vérification de 1997.

Il fut souligner qu'au moment de la vérification, le Bureau des passeports s'apprêtait à procéder à une rationalisation et à une réduction de ses effectifs dans le cadre du programme élargi du gouvernement fédéral de compression des effectifs. Cet exercice à grande échelle a peut-être contribué au fait que la Direction des ressources humaines n'a pu établir un mécanisme de réponse officielle pour la gestion des mesures correctives. De plus, la réorganisation des services et des effectifs, qui s'est produite depuis que la vérification de 1997 a été effectuée, a rendu plus difficile l'identification claire et la nature des mesures correctives qui ont pu être mises en oeuvre. En dépit de ces facteurs d'environnement et de durée de temps, il a été possible d'identifier plusieurs mesures qui abordent les pratiques de gestion et les problèmes qui avaient été soulignés dans le rapport en 1997. Ces nouvelles pratiques ont été indiquées et discutées avec les anciens et nouveaux gestionnaires de la Section des services de la rémunération.

Réponse de la gestion

Une réponse de la gestion n'est pas requise lors d'un suivi sur un rapport de vérification