Rapport de vérification

Opérations régionales

Avril 1999

Contexte

Il y a 29bureaux des passeports à travers le Canada. Ces bureaux sont responsables de la délivrance des passeports à la clientèle. Des bureaux de taille petite à moyenne ont été vérifiés. Tous les bureaux régionaux suivent en général les mêmes procédures.

Conformément au Plan de vérification interne établi par le Secrétariat du Bureau des passeports, une vérification a été effectuée dans huit bureaux régionaux.

Parmi les procédures actuelles, on retrouve :

1. la réception des demandes et les frais liés à l'obtention d'un passeport;
2. les dépenses;
3. le processus de production de passeports; et
4. la délivrance des passeports.

OBJECTIFS

Les objectifs de la vérification étaient:

• d'examiner les procédures utilisées pour la production des passeports afin de s'assurer que les opérations sont efficaces tout en aillant un souci d'économie;
• d'évaluer l'efficacité des systèmes de gestion et des mesures de contrôle pour protéger les biens et les fonds publics;
• d'évaluer la qualité des services offerts à la clientèle;
• d'évaluer le soutien technologique offert aux bureaux de délivrance des passeports;
• de déterminer l'étendue du respect des politiques et des procédures prescrites.

Étendue

La vérification comprenait la gestion du Bureau des passeports et les activités ayant trait aux finances, à la sécurité, aux services à la clientèle, à la production des passeports, aux ressources humaines et à l'informatique.

Les vérificateurs ont visité durant la période de février à mai 1998 des bureaux dans les régions suivantes : l'Ontario, l'Est, l'Ouest et Centrale.

Les méthodes de vérification consistait à effectuer une évaluation préliminaire en utilisant des questionnaires portant sur les contrôles internes, suivie d'un échantillonnage limité visant à confirmer l'efficacité des mesures de contrôle internes. Des séances d'information verbales sur les résultats de la vérification ont été données aux gestionnaires des bureaux visités. On a aussi partagé l'information avec les directeurs des opérations.

Un rapport schématique détaillé a été préparé pour chacun des bureaux visités, et une copie électronique du rapport a été acheminée aux directeurs des opérations concernés et aux directeurs fonctionnels.Le rapport était conçu de façon à servir d'outil de gestion pour permettre un suivi et la mise en oeuvre de mesures correctives. Le rapport résume notre évaluation globale des bureaux visités.

Bonnes pratiques

Au cours de nos visites, nous avons observé et pris note de certaines bonnes pratiques de gestion et de contrôle.

• Visites de certains bureaux afin d'encourager l'échange des pratiques de gestion.
• Des conférences téléphoniques entre les directeurs régionaux afin de discuter et d'échanger leurs points de vue et leurs préoccupations.
• Un bureau des passeports mobile.
• Salle d'attente accueillante pour la clientèle.
• Visites dans les écoles et dans d'autres organisations pour promouvoir les services du Bureau des passeports.
• Bonnes mesures de sécurité.
• Automatisation des formulaires et des dossiers.
• Utilisation des timbres-poste plutôt que des affranchisseuses.

Résultats de la vérification

La vérification a démontré que :

• les mesures de contrôle sur la collecte et l'enregistrement des frais ainsi que la manipulation des fonds sont en général satisfaisantes. Toutefois, nous avons noté certaines exceptions sur le contrôle interne des reçus, le respect des politiques et des règlements du Conseil du Trésor et de l'organisme, la protection et le compte rendu comptable de tous les biens publics et l'échange d'information.
• de bonnes pratiques et des systèmes de contrôle sont utilisés pour assurer la sécurité des documents et des renseignements contenus dans la base de données. Nous avons noté que l'un des contrôles organisationnels, la séparation des fonctions, est impossible à mettre en oeuvre dans un petit bureau.
• le personnel est courtois et sert le public de la façon la plus efficace possible. Nous avons remarqué que les documents sur les services à la clientèle et sur les indicateurs de rendement sont des domaines d'améliorations possibles.
• le personnel connaissait bien ses responsabilités en matière de gestion des ressources humaines avec une bonne compréhension de la gestion du personnel, de la dotation et des exigences au niveau de la formation.
• les équipements sont adéquats et bien supportés.

Compte rendu du plan d'action

Les observations et les recommandations sont acceptées, et/ou acceptées en principe par la gestion.

Les plans d'action suivants seront mis en place :

• De nouvelles procédures seront établies pour le contrôle des fonds publics avec le nouveau système automatisé de production de passeports (IRIS).
• Un changement à la structure organisationnelle augmentera les contrôles financiers sur les fonds publics, le matériel de passeport et l'équipement de production.
• Le système de gestion des salaires est disponible pour la gestion des budgets salariaux et pour les prévisions de la masse salariale.