Différend contractuel

Introduction

Passeport Canada et ses fournisseurs de biens et services peuvent recourir aux services du Bureau d'arbitrage et de gestion des conflits (BAGC) pour soumettre les différends les opposant en matière contractuelle. Ce mécanisme repose sur une base volontaire et les parties disposent de la faculté de retenir le type de mandat et la portée qu'ils jugent souhaitable de conférer à un médiateur ou un arbitre. Les marchés de biens et services doivent avoir été conclus pour que ces mécanismes soient disponibles. Les soumissionnaires à un appel d'offres qui contestent le processus de passation des marchés doivent utiliser les procédures de contestation en vigueur à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les parties cocontractantes qui conjointement souhaitent confier la résolution de leurs différends au BAGC peuvent lui confier un mandat de type médiation ou arbitrage. Les divers aspects de ces mandats sont décrits ci-dessous.

La clé d'une procédure satisfaisante est que les parties s'entendent au départ quant à la teneur et au mandat du médiateur ou de l'arbitre.

L'objectif d'un protocole de résolution de conflit est de parvenir à un accord sur la méthode de résolution de conflit. Les renseignements qui suivent ont pour objectif d'offrir l'information de base pour vous aider à considérer différentes façons de régler vos conflits de nature commerciale avec Passeport Canada sans recourir aux tribunaux.

Options de recours

Il existe plusieurs types de différends. Vu la diversité des méthodes de résolution de différend, vous pouvez choisir celle qui convient le mieux à votre situation. Les méthodes (autres que la négociation) les plus couramment utilisées pour régler un différend sans avoir recours aux tribunaux sont :

La médiation
Mécanisme par lequel les parties confient à un médiateur (une personne neutre et impartiale) le mandat de les aider dans leurs négociations.
L'arbitrage
Technique se rapprochant le plus d'un recours devant les tribunaux, envisagée par les parties qui ont failli au stade des négociations ou la médiation, ou qui considèrent que la médiation n'est pas acceptable comme mécanisme d'examen et de résolution du différend.

L'arbitrage offre aux parties une procédure moins formelle et plus rapide que les poursuites judiciaires. L'arbitre rend une décision à partir des faits, du contrat qui existe entre les parties et des lois applicables. La décision arbitrale peut être susceptible d'appel ou non, et ayant force exécutoire ou non.

Diverses modalités peuvent être déterminées pour circonscrire la procédure et les termes de la médiation ou de l'arbitrage. À titre d'exemple, voir le tableau comparatif types de mandat.

Parmi les avantages d'envisager le règlement des différends par la médiation ou l'arbitrage, notons la souplesse du processus, le contrôle sur la prise de décision, la satisfaction personnelle, l'économie de temps et d'argent, la confidentialité de votre information et le maintien des relations.

Le mandat de médiation

Le mandat de médiation est donné sous forme écrite et signé par les parties et le médiateur. Il comporte les éléments suivants :

L'identification des parties
Le but de la médiation et l'aspect volontaire du processus
Le rôle du médiateur et son impartialité
Un engagement quant à la présence et à la qualité des parties à la séance de médiation
Un engagement de confidentialité quant aux échanges verbaux ou écrits au cours du processus de médiation à être signé par les parties et par toute personne participant au processus
Une renonciation au témoignage du médiateur lors des procédures judiciaires
La portée des rencontres individuelles ou apartés (caucus)
La portée de la médiation sur les délais de prescription légale (délai maximal pour instituer une procédure judiciaire)
Les modalités d'interruption du processus
La durée du processus
Les dépenses reliées à la médiation ainsi que les modes de paiement.

Processus

Dans le cas de désaccords entre Passeport Canada et ses fournisseurs de biens et services, l'Ombudsman entreprendra, sur demande des parties, des rondes de médiation ou d'arbitrage entre Passeport Canada et le fournisseur en question en fonction d'un mandat pré-établi et agréé par les parties. Une vaste étendue de services peut être envisagée par les parties, qui disposent d'un formulaire de demande de médiation en matière contractuelle pour les aider à considérer les options et effets recherchés par celles-ci.

Toute partie se sentant lésée dans un contexte commercial la liant à Passeport Canada et qui en demande la résolution peut présenter une demande de médiation auprès du Bureau de l'Ombudsman de Passeport Canada. Cette demande doit être sous forme écrite et peut prendre la forme du formulaire électif Mandat de médiation en matière contractuelle.

Un sommaire concis et précis devra être présenté au Bureau de l'Ombudsman énonçant la nature de son différend et les attentes. Copie de tout document pertinent devra aussi accompagner ce sommaire.

Le Bureau de l'Ombudsman préparera et exécutera avec les parties un mandat de médiation ou d'arbitrage tel que décrit ci-dessus.

Aucun document officiel ou transcription de document de la médiation ne sera produit sans le consentement des parties. De plus les parties s'engageront à ne pas entreprendre des poursuites judiciaires traitant de l'objet de la médiation lors du processus de médiation sauf si requis légalement.

Tableau comparatif de types de mandats

Médiation	Arbitrage
Ombudsman agissant à titre de médiateur procède à l'analyse impartiale des allégations du demandeur, et de la réponse de l'Agence.	Ombudsman agissant à titre d'arbitre procède seul ou en tant que président d'un comité à l'analyse impartiale de la réclamation et de la réponse de l'Agence.
Proposition sujette à ratification des parties	Les parties choisissent le mode d'arbitrage : arbitre seul, ou arbitre-président, avec un représentant désigné par chaque partie. décision finale et sans appel ou susceptible d'appel, décision sujette à ratification des parties, ou exécutoire.
Lorsqu'il n'y a pas entente des parties : le médiateur détermine le contenu de ce qui, dans son opinion, apparaît être une offre raisonnable ; cette évaluation est révisée par les parties que sont l'Agence, un représentant de l'autorité contractuelle (TPSGC) et la partie plaignante ; les parties avisent le médiateur de leur acceptation ou non de l'offre ; les parties peuvent avancer des contre-propositions ou nouvelles offres de règlement, lesquelles peuvent être acceptées ou rejetées par l'autre partie. Afin de favoriser le rapprochement des parties, l'évaluation du médiateur ne peut être déposée devant les autres instances où les parties seraient contraintes de déposer leurs recours en cas de non règlement à l'amiable.	Les procédures suivantes peuvent être envisagées par les parties : en cas d'un comité, l'arbitre préside et rédige un rapport arbitral que les représentants des parties ratifient ou non ; le représentant d'une partie insatisfaite doit rédiger une opinion minoritaire ; le rapport arbitral accompagné de l'opinion minoritaire est final ou soumis à l'approbation des parties (selon la décision originale sur le mode d'arbitrage) qui peuvent avancer des offres de règlement distinctes, soumises elles aussi à la ratification de l'autre partie. L'efficacité de ce recours repose sur la rigueur du rapport arbitral permettant aux parties de bien apprécier la rationalité de leurs positions et qu'il est peu probable que le recours aux tribunaux génère de meilleurs résultats.
La liquidation de contrats terminés pour convenance peut être assujettie au mécanisme de médiation : le médiateur applique la clause de résiliation de contrat qui implique généralement le paiement pour la part de travail accomplie plus une provision raisonnable tenant lieu de profit sur cette portion de travail. des vérificateurs gouvernementaux ou indépendants peuvent être chargés d'examiner l'admissibilité, l'exactitude et le caractère approprié des coûts réclamés.	L'arbitre procède à une enquête détaillée de tous les aspects techniques, contractuels, financiers de la réclamation de la partie demanderesse. L'arbitre peut de manière indépendante appeler à déposer des témoins experts pour attester des pratiques de l'industrie, négocier les frais de cette expertise et les assigner à part égales entre les deux parties lorsque celles-ci ne peuvent s'entendre sur ladite pratique, et qu'il s'agit d'un élément essentiel pour apprécier la nature, les effets et le caractère fondé ou non de l'acte répréhensible dont on recherche compensation. Les parties peuvent demander à l'arbitre de faire déposer le témoin expert en leur présence, mais en ce cas, devront ne pas être hostiles à l'endroit du témoin, auquel il sera fait contrepoids par le témoignage d'un autre expert à charge de la partie insatisfaite.
Lieu de la médiation : Il se peut que des rencontres confidentielles hors la présence de l'autre partie avec le médiateur soient nécessaires, afin de cerner les questions en litige, identifier les difficultés et évaluer rapidement la possibilité de trouver une solution mutuellement acceptable. Le médiateur proposera le lieu de ces rencontres individuelles aux parties.	Lieu d'arbitrage: L'arbitre établit un processus simple pour la résolution informelle et la plus prompte possible du différend entre les parties. Les parties lient débat généralement sur pièces écrites. Si l'audience d'un témoin devait se faire en présence des parties, les parties sont consultées sur le lieu où cette audience se tiendrait.