|
|
|
Rapport annuel 2001-2002Vigilance accrue Cette publication peut être visualisée ou imprimée en PDF : 260 KB. Il est possible d'obtenir des exemplaires de ce rapport, soit :
No de catalogue : E77-2002 TABLE DES MATIÈRES
MESSAGE DU PDGAu début de la période visée dans le présent rapport, le Bureau des passeports se réjouissait à la perspective de réaliser des progrès importants dans le cadre de trois initiatives : l'automatisation du processus de demande de passeports, la conception et la production d'un nouveau livret numérisé et l'introduction d'un nouveau barème de droits et d'un nouvel ensemble de réglementations touchant les passeports. Nous prévoyions également d'évaluer et d'étendre nos projets pilotes faisant appel à des agents réceptionnaires, notamment à Postes Canada, afin de permettre un meilleur accès aux services dans les endroits non encore desservis par un bureau des passeports. De surcroît, nous souhaitions accroître la coopération avec nos partenaires provinciaux en vue de renforcer la sécurité et de réduire le recours frauduleux aux pièces d'identité personnelles. Puis ce fut le 11 septembre. À l'instar de nombreuses organisations, cette tragédie a durement touché le Bureau des passeports - ses services, ses processus de sécurité, ses activités et, ce qui est plus important, ses clients et son personnel. Peu de temps après, nous avons connu une hausse spectaculaire du nombre de demandes. Dans un certain nombre de nos bureaux et dans les transactions effectuées par la poste, cette hausse s'est répercutée pendant de nombreux mois. Parallèlement, nous devions répondre aux menaces auxquelles a donné lieu le 11 septembre et introduire des mesures de sécurité accrues afin de protéger l'intégrité de nos processus touchant les passeports et l'intégrité des passeports en soi, ce qui a contribué à augmenter notre charge de travail. Un certain nombre de clients ont été, à juste titre, mécontents par des délais occasionnés relativement à la réception des passeports et des difficultés éprouvées à obtenir des renseignements à ce sujet. Les employés du Bureau des passeports, qui ont une tradition et une culture de l'excellence en matière de prestation de services, étaient frustrés par leur incapacité de répondre à la demande engendrée par ces événements. Le personnel du Bureau des passeports a l'immense mérite d'avoir été à la hauteur des exigences de sécurité accrues et d'avoir réalisé d'importants progrès dans le cadre des initiatives mentionnées ci-dessous, tout en étant aux prises avec la prestation des services.
En jetant un coup d'oeil rétrospectif sur l'année écoulée, il est important de se rappeler que, malgré tous les défis auxquels nous avons été confrontés, nous avons réussi à maintenir et à améliorer la sécurité du passeport canadien et à offrir des services à la majorité des requérants en vertu des normes établies. Nous avons aussi établi les bases permettant d'apporter des améliorations importantes à la sécurité et aux services au cours des prochaines années. J'aimerais dédier le présent rapport annuel au personnel du Bureau des passeports qui a travaillé de longues heures et fait preuve d'un dévouement sans bornes, et sans lequel rien n'aurait été possible. Le président-directeur général, Points saillants de 2001-2002
La compétence du personnel, l'acceptation du passeport par les autres pays et l'efficacité du personnel sont les trois principales valeurs relevées par les clients. La principale amélioration est la réduction du temps d'attente, tant pour le service au comptoir que pour les services en général. Défis et changementsAu XXIe siècle, dans un monde en constante évolution, la mondialisation (de la production, du commerce, de l'argent, des idées, du crime, du terrorisme et, bien sûr, de la circulation des personnes et des voyages) crée de nouvelles opportunités, de nouveaux risques et de nouvelles exigences. Les Canadiens et Canadiennes - peut-être le peuple le plus tourné vers l'extérieur, le plus multiculturel et le plus tributaire du commerce - ont besoin de documents officiels sûrs et respectés dans le monde entier, et s'attendent à ce qu'ils le soient, de manière à faciliter leurs déplacements transfrontaliers et dans le monde. Le Bureau des passeports est donc confronté à de nouveaux défis complexes qu'il doit relever. En travaillant dans un environnement où le rythme, la portée et l'orientation des changements sont de plus en plus imprévisibles, il est pratiquement impossible de continuer à faire les choses comme avant, en n'y apportant que de simples améliorations. Le Bureau des passeports doit plutôt s'adapter aux exigences d'aujourd'hui, en plus des retombées du 11 septembre, en équilibrant trois facteurs essentiels - les coûts, le service, la sécurité - tout en allant de l'avant, en planifiant l'avenir et en investissant dans la technologie et les ressources humaines qui, conjointement, permettront de répondre aux besoins au cours des prochaines années. Dans le cadre du processus continu d'innovation et d'amélioration, le Bureau des passeports a organisé une conférence sur la planification stratégique au début de 2002 dans le but d'examiner ses hypothèses de planification et d'établir des priorités à court terme. Il en est ressorti, entre autres, dans le cadre d'un plan d'affaires quinquennal, une vision et une mission révisées et redéfinies, ainsi que de nouvelles orientations stratégiques et des priorités pour l'exercice financier 2002-2003 : MissionDélivrer des documents de voyage respectés à l'échelle internationale. Nous cherchons à nous :
VisionDans un contexte où les politiques et la technologie évoluent rapidement, nous cherchons à :
Pour ce faire, nous :
Les orientations stratégiques sont donc d'assurer la solidité de la validation de l'identité au Canada, d'offrir un service sur mesure et de moderniser la gestion. Pour réaliser des progrès dans le cadre de notre vision, nous avons établi des objectifs stratégiques et des stratégies d'entreprise appropriés et des priorités pour l'année 2002-2003. Le processus d'évaluation se poursuivra. Il en résultera un plan d'affaires détaillé et mis à jour, qui sera la traduction opérationnelle des stratégies, assortie de nouveaux indicateurs et objectifs de rendement. Vers quoi nous dirigeons-nous? Le Bureau des passeports met en place des systèmes qui permettront aux Canadiens et Canadiennes d'avoir un service de classe mondiale en matière de commodité et de sécurité. Au cours des prochaines années :
Le Bureau des passeports a planifié, investi et innové pendant l'année 2001-2002 pour que les services offerts aux Canadiens soient de plus en plus accessibles, rapides et rentables dans les mois et les années à venir, tandis que la production de passeports et la vérification de l'identité deviendront encore plus sûres. La hausse des droits permettra au Bureau des passeports de mettre en oeuvre des mesures de sécurité additionnelles, d'enrichir son système automatisé de délivrance de passeports (IRIS®) et d'améliorer le service à la clientèle en prévision du renouvellement des passeports et de Passeport en direct. Organization, produits et servicesLe Bureau des passeports a la responsabilité de délivrer des documents de voyage aux citoyens canadiens ainsi qu'aux résidents permanents du Canada qui doivent voyager a l'étranger. Pour combler ce mandat, nous travaillons en étroite collaboration avec d'autres organismes gouvernementaux et nous nous efforçons d'être un modèle exemplaire d'efficacité dans la prestation de services au public en mettant l'accent sur les valeurs que sont l'excellence du service, l'intégrité, la compétence et le respect. En 1990, le Bureau des passeports s'est vu octroyer le statut d'organisme de service spécial du ministère des Affaires extérieures (maintenant le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international). Ce statut permet au Bureau des passeports de fonctionner comme une entreprise privée. Il fonctionne à partir d'un fonds renouvelable, finance entièrement ses activités grâce aux droits perçus pour la délivrance des passeports et des autres documents de voyage et ne reçoit pas de fonds publics. Sur le plan organisationnel, le Bureau des passeports est géré par un comité exécutif réduit (responsable des politiques, de la planification stratégique et de l'efficacité) et par un comité de gestion, plus nombreux, qui met en oeuvre les politiques, recommande les améliorations à apporter et veille à l'atteinte des objectifs de rendement du Bureau. Le service est offert dans 29 bureaux, de St. John's à Victoria, qui sont gérés par quatre directions régionales :
Les requérants du Nord - Yukon, Territoires du Nord-Ouest et Nunavut - peuvent envoyer leur demande par la poste ou par l'entremise de leur député. Le site Web et les services téléphoniques sans frais sont accessibles en tout temps. Tous les services sont offerts en français et en anglais. Nous offrons également les services ATS pour les malentendants. On peut se procurer des demandes de passeport à chaque bureau, de même qu'à tous les comptoirs postaux ou à partir de notre site Web (www.pptc.gc.ca). Les passeports permettent aux Canadiens d'effectuer environ 4 millions de voyages à l'étranger chaque année, en plus des 14 millions de voyages d'une journée aux États-Unis. Il y a environ 8,8 millions de passeports canadiens valides en circulation. En 2001-2002, pour la première fois, le Bureau des passeports a délivré plus de 2 millions de passeports canadiens (1 934 813 au Canada et 105 398 dans les missions à l'étranger), soit une hausse de 5 % par rapport à l'année précédente. En moyenne, il délivre 900 passeports par heure ouvrable. Types de documentsNous délivrons sept types de documents de voyage pour répondre aux différents besoins des clients :
À la suite des attentats du 11 septembre, la sécurité des passeports et des autres documents de voyage, qui constitue toujours notre priorité numéro un, a pris un relief particulier. L'acceptation des passeports canadiens dans le monde entier en fait une cible de choix pour les personnes qui tentent d'obtenir un document de voyage sous une fausse identité, ou en modifiant un document ou en le contrefaisant. Il est crucial de maintenir l'intégrité du passeport, et nous veillons à ce que tous les documents de voyage canadiens soient conformes ou supérieurs aux normes internationales relativement au format, à la délivrance et à l'intégrité. Au cours de l'exercice 2001-2002, le Bureau des passeports a également mis en oeuvre plusieurs mesures nouvelles, ou s'y est préparé, visant à rendre les processus et les documents canadiens encore plus sûrs et difficiles à frauder. Ces mesures sont décrites un peu plus loin dans le rapport. Les services sont offerts à un vaste éventail de clients, allant des gens d'affaires et diplomates aux jeunes Canadiens désireux de voir le monde et à ceux qui voyagent à l'étranger pour retrouver des membres de leur famille qu'ils voient rarement. Tout citoyen canadien âgé de plus de 16 ans peut faire une demande de passeport. La demande varie en fonction de la conjoncture économique, des conflits à l'étranger et des conditions météorologiques au pays, et elle augmente en général à l'approche de l'hiver puisque la population canadienne cherche à profiter de climats plus cléments. Près de 90 % des documents de voyages sont délivrés à des requérants qui ont déposé leur demande en personne. Le service au comptoir est le plus rapide : pendant les années 1990, plus de 95 % des personnes ayant déposé une demande en personne ont obtenu leur passeport à l'intérieur du délai prévu de cinq jours ouvrables. Tout récemment, en raison du surplus de travail causé par l'introduction des nouvelles technologies et des mesures de sécurité plus strictes qui sont appliquées au lendemain du 11 septembre, ce pourcentage a chuté. Pour illustrer la réalité actuelle, le délai d'attente est passé à 10 jours ouvrables pour le service au comptoir et à 20 jours ouvrables (au lieu de 10) pour les demandes reçues par la poste. Pour permettre aux gens qui déposent une demande en personne de gagner du temps, un système Q-matic, en fonction dans les plus grands bureaux, permet de réduire le temps d'attente : un coordinateur examine la situation de chaque personne et dirige le requérant vers le membre du personnel en mesure de traiter la demande de la façon la plus efficace. Le délai d'attente maximum visé est de 45 minutes; en moyenne, le temps d'attente est moins long, mais les requérants peuvent attendre plus longtemps dans les bureaux situés dans les grandes villes ou près de la frontière américaine. Si la demande est faite par la poste, les passeports sont délivrés aux requérants par Xpresspost (ou par FEDEX aux États-Unis). Des services spéciaux sont offerts aux requérants qui ont besoin d'obtenir un passeport en urgence. Moyennant un certain montant, un requérant peut se prévaloir du service urgent (un jour ouvrable) ou express (deux à neuf jours). Ces options s'appliquent seulement à celui ou celle qui présente une demande en personne dans un bureau régional. Le service d'urgence est aussi offert en dehors des heures d'ouverture en cas de maladie ou de décès dans la famille immédiate. Le requérant doit alors fournir une preuve de l'urgence, telle qu'un billet d'avion et sa demande de passeport doit répondre à tous les critères d'admissibilité. En cas de perte de passeport à l'étranger, la mission canadienne la plus proche offre un service d'urgence. Les quatre centres d'appel régionaux du Bureau des passeports ont un numéro sans frais (1 800 567-6868), que l'on peut composer depuis n'importe où au Canada. Un service de réponse téléphonique automatisé achemine les appels vers le centre d'appel le plus près (chacun d'eux compte 20 lignes et plus). La Région de la capitale nationale, les régions de Montréal, de Surrey et de Toronto ont aussi un numéro local. Le Bureau des passeports a reçu près de 60 000 courriels et 1 660 lettres (649 courriels étaient des messages élogieux et 63 faisaient état d'une plainte). Pour profiter du potentiel offert par Internet en matière de diffusion d'information pratique et à jour, le Bureau des passeports a créé son site Web en 1996. En 2001-2002, le site a reçu 1,6 million de visiteurs. Depuis 2000, les formulaires de demande de passeports pour les résidants du Canada et les Canadiens vivant aux États-Unis sont affichés sur le site. En 2001-2002, 229 215 ont été téléchargés, dont 38 000 par des Canadiens vivant aux États-Unis et 191 215 au Canada. En plus des services directs au public, le Bureau des passeports joue d'autres rôles, en collaboration avec divers organismes nationaux et internationaux. La direction Sécurité, Politiques et Admissibilité offre des services de consultation à d'autres ministères sur les normes de sécurité de leurs documents. Pour se tenir au fait des questions de sécurité internationale, le Bureau des passeports maintient des relations de travail avec l'Organisation de l'aviation civile internationale et l'Organisation internationale de normalisation. Il prend aussi part à des forums comme le Secrétariat virtuel des Cinq nations (qui réunit les bureaux des passeports du Royaume-Uni, des États-Unis, de l'Australie et de la Nouvelle-Zélande). L'intégrité du passeport est cruciale, et nous veillons donc à ce que tous les documents de voyage canadiens soient conformes ou supérieurs aux normes visant le format, la délivrance et l'intégrité des documents de voyage internationaux. Les répercussions du 11 septembreL'onde de choc de la tragédie de septembre dernier a eu des effets sur tout le monde et n'a guère épargné nos clients et notre personnel. Pour le Bureau des passeports qui, en tant qu'organisme gouvernemental assume une lourde responsabilité en matière de protection de la sécurité nationale, les conséquences et les répercussions sont importantes, graves et permanentes. Le 11 septembre a suscité à l'échelle mondiale une prise de conscience douloureuse de l'ampleur du potentiel que représente la fraude de l'identité et du besoin vital d'une vigilance accrue pour conserver l'intégrité du passeport, facteur clé permettant d'assurer la sécurité humaine. De nombreux pays ont dû resserrer les mesures dans le but de protéger la sécurité publique. Au Canada, le Bureau des passeports a joué un rôle important en raison de son expertise dans le domaine des pièces d'identité sécuritaires et de l'authentification de l'identité. Il en est résulté un renforcement de la coopération avec les services de police nationaux et étrangers, avec les agences de sécurité et les postes frontaliers, et avec les autorités fédérales, provinciales et territoriales qui fournissent des pièces d'identité. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec le Conseil du Trésor, le Commissariat de l'information du Canada, Citoyenneté et Immigration Canada et l'Agence des douanes et du revenu du Canada afin de promouvoir les normes établies par l'Organisation de l'aviation civile internationale relativement aux documents de voyage. Dans les semaines et les mois qui ont suivi le 11 septembre, le Bureau des passeports a aussi pris plusieurs mesures spécifiques qui ont aidé à renforcer nos processus et à accroître l'intégrité des documents que nous délivrons.
Les événements tragiques survenus le 11 septembre ont accentué le rôle essentiel du Bureau des passeports dans la protection de la réputation internationale du Canada et l'exécution de certains volets du programme d'action pour la sécurité humaine - en particulier la lutte contre le recours illégal et criminel à l'identité (personnelle) d'une personne. Progrès accomplis relativement aux initiatives stratégiquesLes événements du 11 septembre ont créé un nouvel environnement pour le Bureau des passeports, en changeant non seulement notre façon de travailler mais aussi notre façon de voir l'avenir. Guidés par une nouvelle vision et de nouvelles priorités, nous allons de l'avant grâce à des initiatives simultanées visant à mettre à jour et à améliorer la sécurité, le service, la commodité et la rentabilité. En 2001-2002, nous avons accompli des progrès dans le cadre de plusieurs projets stratégiques; d'importants progrès sont prévus au cours des mois et des années à venir dans de nombreux domaines essentiels. Service solide, meilleur accès et convénient
Service plus flexible et MOINS Accablant
Efficacité
Rendement de l'organisationPour aider les Canadiens à effectuer leurs quatre millions de voyages à l'étranger, le Bureau des passeports a traité environ quatre millions de transactions en 2001-2002 (dont les vérifications et le traitement des demandes de passeports) - soit quelque 16 000 transactions par jour ouvrable. Si on compare la situation à celle d'il y a une décennie, les Canadiens voyagent relativement moins aux États-Unis et se rendent davantage dans des pays d'outre-mer (12,9 % en 1991, 23,6 % en 2000). Les voyages à l'étranger ont diminué après le 11 septembre (malgré la hausse de demandes de passeports) et ont repris au début de 2002. Les bureaux situés près de la frontière avec les États-Unis ont enregistré une hausse des demandes plus remarquable (50 % dans certains cas). En 2001-2002, la demande a augmenté dans trois régions (Ouest, 17 %; Ontario, 5 %; Est, 2 %), mais a chuté dans une autre (Centre, 2 %), soit une hausse totale de 5 %. En 2001-2002, le Bureau des passeports a délivré plus de deux millions de documents de voyage, ce qui a dépassé les attentes. En 2002-2003, nous prévoyons en émettre encore environ deux millions et nous nous attendons à enregistrer une hausse d'environ 3,5 % par année pour les années suivantes (en fonction de la croissance économique et des taux d'intérêt) et à dépasser les 2,3 millions d'ici 2006-2007. Passeports réguliers délivrés par région (2001-2002)
Passeports délivrés au Canada et à l'étranger
Productivité et cibles de rendementEn 2001-2002, la productivité totale réelle des facteurs a enregistré une baisse de 1 %. Les investissements accrus dans la technologie d'impression des passeports, conjugués à ceux consentis de façon soutenue dans IRIS®, ont eu pour résultats une baisse continue du rendement du capital investi. Les événements tragiques du 11 septembre 2001 ont eu pour effet l'adoption de mesures de sécurité renforcées, qui se sont traduites par une augmentation des coûts en raison de l'embauche de personnel supplémentaire nécessaire pour l'application de ces mesures. Une telle baisse est normale pendant les deux premières phases (investissement initial et croissance) du cycle de vie d'un investissement majeur. Ces deux facteurs expliquent en grande partie la baisse de la productivité. Par ailleurs, la réalisation de futurs gains de productivité dépend non seulement de la capacité du Bureau des passeports de fournir des applications de gestion plus efficaces mais aussi de l'interaction continue entre IRIS® et Gouvernement en direct. En 2001-2002, nous avons dû modifier les délais et les temps d'attente. La nécessité de renforcer les mesures de sécurité au lendemain du 11 septembre, lesquelles mesures ont été mises en place pendant la saison de pointe, en plus des travaux visant à parachever l'installation du système IRIS® ont entraîné un doublement du délai de délivrance d'un nouveau passeport; ce délai est maintenant de 10 jours ouvrables pour les demandes déposées en personne et de 20 jours ouvrables pour les 15 % des requérants qui ont envoyé leur demande par la poste. Le Bureau a réussi à respecter les nouveaux délais pour le service au comptoir; quant aux demandes faites par la poste, on enregistre un arriéré dû à la surcharge du service postal et, en mars, les requérants devaient attendre de 30 à 45 jours ouvrables. Nous avons pris des mesures pour éliminer ce délai. Malgré la hausse du volume et le temps supplémentaire nécessaire aux examinateurs pour effectuer la vérification des antécédents, le temps d'attente moyen des requérants se présentant en personne est resté à peu près le même, soit 36 minutes en 2001-2002 contre 35,5 minutes l'année précédente, et ce, même si les délais ont quelques fois été plus longs dans les bureaux les plus achalandés. Notre objectif est d'atteindre un temps d'attente de moins de 45 minutes pour 95 % des jours ouvrables au cours de l'exercice 2004-2005. Il convient de noter que l'écart sensible entre le nombre de clients en 2000-2001 et en 2001-2002 est dû en grande partie au fait qu'en 2001-2002, le système Q-Matic avait été installé et mis en fonction dans presque tous nos bureaux. Temps d'attente
Note : l'écart sensible entre le nombre de clients en 2000-2001 et en 2001-2002 est dû en grande partie au fait que, en 2001-2002, le système Q-Matic avait été installé et mis en service dans presque tous nos bureaux. En 2001-2002, les Centres d'appel du Bureau des passeports ont reçu environ 2,27 millions d'appels, soit une hausse de 14 % par rapport à l'année précédente. Près d'un million d'appelants ont demandé à parler à un agent. Le taux d'accès des centres d'appel (pourcentage des appels auxquels on a répondu) a chuté fortement après le 11 septembre, passant de 90 % en 2000-2001 à 77 % en 2001-2002, tandis que le temps d'attente moyen requis pour parler à un agent est passé de 4,5 à 7 minutes. Nous prenons des mesures correctives nécessaires (un plus grand nombre de lignes et d'agents dans chacun des centres) avec pour objectif d'atteindre la norme de l'industrie (95 % d'accès). Satisfaction du ClientEn juin 2001, le Bureau a effectué un sondage pour connaître le niveau de satisfaction du client dans le cadre de l'initiative globale du gouvernement du Canada visant à améliorer le service au public. Les trois premières valeurs relevées par les clients ont été la compétence du personnel, l'acceptation du passeport dans les autres pays et l'efficacité du personnel. La principale amélioration souhaitée par les clients était la réduction du temps d'attente, tant pour les services au comptoir que les services en général. Comme les sondages antérieurs, pratiquement tous les clients (96 %) étaient soit " satisfaits " (65 %) ou " très satisfaits " (31 %), tandis que seulement 1 % des clients étaient " insatisfaits ". Selon une grande majorité, les services offerts par le Bureau des passeports étaient soit pareils (36 %) à ceux d'autres organismes fédéraux ou meilleurs (39 %), et soit identiques (46 %) aux services offerts par le secteur privé ou bien meilleurs (20 %). (Cela concorde avec les sondages effectués en 1998 et en 2000, dans lesquels le Bureau des passeports s'est classé parmi les 10 premières organisations et au premier rang des entités fédérales.) Ces résultats favorables laissent toutefois la place à l'amélioration, surtout en ce qui a trait aux délais, d'après un sondage effectué avant que les temps d'attente n'augmentent au lendemain du 11 septembre. Nous chercherons à obtenir, chaque année, des commentaires des clients par des questionnaires afin de nous aider à améliorer les services en fonction de leurs besoins spécifiques. VérificationLe Bureau des passeports a mis en place un processus et un plan d'action qui s'inscrivent dans le cadre de l'exigence du Secrétariat du Conseil du trésor relative à la vérification de la sécurité à l'échelle du gouvernement. La vérification a pour objectif d'assurer la conformité de tous les renseignements et biens de nature délicate avec la Politique gouvernementale en matière de sécurité (PGS) et les normes opérationnelles, ainsi que l'efficience et l'efficacité du Programme de sécurité du Bureau des passeports. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site à l'adresse http://www.pptc.gc.ca/publications/index.aspx?lang=f. Les vérificateurs de Conseils et Vérification Canada ont conclu que l'amélioration du cadre de contrôle de gestion actuel assurera l'efficacité et l'efficience du Programme de sécurité du Bureau des passeports. De plus, ils recommandent la mise en oeuvre d'un financement suffisant pour permettre au Bureau de disposer d'une fonction de sécurité de niveau opérationnel. FinancesÀ titre d'organisme de service spécial doté d'un fonds renouvelable, le Bureau des passeports finance ses activités à partir des droits perçus pour la délivrance de documents de voyage. Ce fonds renouvelable, qui apporte une mesure de souplesse dans l'équilibre des coûts de fonctionnement, des dépenses en capital et des déficits et des surplus reportés, est géré de façon stratégique, en fonction de la demande, des exigences des clients et des impératifs en matière de sécurité. En 2000-2001, nous avons pris des mesures visant à contrôler les coûts pour combler les déficits enregistrés au cours des dernières années. Ces mesures, qui se sont poursuivies en 2001-2002, ont porté notamment sur un gel des dépenses pour les nouveaux bureaux ou leur agrandissement, des compressions des dépenses courantes non essentielles et le report de certains projets. En décembre 2001, le Bureau des passeports a obtenu l'autorisation d'augmenter les droits perçus, ce qui se traduira par une hausse des recettes permettant de couvrir les coûts de l'investissement soutenu dans la nouvelle technologie. En attendant ces retombées sur les nouveaux revenus du Bureau, le Conseil du trésor lui a consenti un prêt-relais de 7,8 millions de dollars et a pris d'autres mesures utiles. De surcroît, le Bureau des passeports a reçu 7,05 millions de dollars dans le cadre du programme gouvernemental de lutte contre le terrorisme qui totalise 250 millions de dollars. Cette affectation unique a servi à couvrir certaines dépenses imprévues comme la vérification additionnelle, l'embauche de gardiens de sécurité, la révision des formulaires et l'achat de caméras vidéos. Ces mesures spéciales, qui devraient coûter environ 7 millions de dollars en 2002-2003, seront financées à l'avenir à partir des recettes ordinaires provenant des droits perçus. En 2001-2002, le Bureau a mis sur pied plusieurs initiatives visant à accroître l'efficacité et à réduire les coûts :
S'il est vrai que la hausse des droits perçus permet au Bureau des passeports de consolider ses assises en matière de prestation de services et de sécurité, elle souligne également la nécessité d'être encore plus soucieux de la rentabilité de ses activités et de faire preuve d'une vision plus stratégique dans ses investissements en capital. États financiersFonds renouvelable du Bureau des passeportsRAPPORT DE GESTIONLes états financiers ci-joints du Fonds renouvelable du Bureau des passeports ont été préparés tels qu'exigés par et selon la politique du Conseil du trésor concernant les fonds renouvelables et les normes et exigences de rapport du receveur général du Canada. La responsabilité première de ces états financiers, en regard de l'intégrité et de l'objectivité des données, revient à la gestion du Fonds. Ces états financiers ont été préparés selon les conventions comptables importantes établies et énoncées à la note 2, sur une base comparable à celle de l'exercice précédent. Certains renseignements inclus dans ces états financiers sont fondés sur les meilleures prévisions et jugements de la gestion tout en tenant compte de leur importance. Pour s'acquitter de cette responsabilité de rapport, le Fonds maintient une série de comptes représentant un enregistrement centralisé des opérations financières du Fonds. À moins d'avis contraire, les renseignements financiers figurant dans les états ministériels et ailleurs dans les Comptes publics du Canada sont conformes aux renseignements apparaissant dans les états financiers. La Direction des finances et de l'administration du Fonds renouvelable du Bureau des passeports se conforme aux conventions comptables et de gestion financière du ministère, développe les politiques relatives au Fonds et publie les manuels et les directives qui décrivent ces politiques et les procédures afférentes. Le Fonds maintient des systèmes de gestion financière et de contrôle interne qui permettent aux gestionnaires de s'assurer, de façon raisonnable, que les opérations sont inscrites et effectuées selon les autorisations accordées et que l'actif du Fonds est protégé. Approuvé par:
Pierre R. Bélisle
Michael J. Hutton RAPPORT DES VÉRIFICATEURS AU SOUS-MINISTRE ADJOINT, SERVICES MINISTÉRIELS, PASSEPORTS ET AFFAIRES CONSULAIRESNous avons vérifié le bilan du Fonds renouvelable du Bureau des passeports au 31 mars 2002 et les états des résultats, du surplus accumulé et des flux de trésorerie de l'exercice terminé à cette date. La responsabilité de ces états financiers incombe à la direction du Fonds renouvelable du Bureau des passeports. Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers en nous fondant sur notre vérification. Notre vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l'assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d'inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l'appui des montants et des autres éléments d'information fournis dans les états financiers. Elle comprend également l'évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu'une appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. À notre avis, ces états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière du Fonds renouvelable du Bureau des passeports au 31 mars 2002 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie pour l'exercice terminé à cette date selon les principes comptables s'appliquant aux fonds renouvelables du gouvernement du Canada, tel qu'il est décrit à la note 2.
KPMG, comptables agréés Bilan
31 mars 2001, avec chiffres correspondants au 31 mars, 2001 ACTIF
PASSIF ET AVOIR DU CANADA
* Se reporter aux notes afférentes aux états financiers. État des résultats
Pour l'exercice terminé le 31 mars 2002, avec chiffres correspondants pour 2001
* Se reporter aux notes afférentes aux états financiers. État du surplus accumulé
Pour l'exercice terminé le 31 mars 2002, avec chiffres correspondants pour 2001
Se reporter aux notes afférentes aux états financiers. État des flux de trésorerie
Pour l'exercice terminé le 31 mars, 2002, avec chiffres correspondants pour 2001
Se reporter aux notes afférentes aux états financiers. Notes afférentes aux états financiers
Pour l'exercice terminé le 31 mars, 2002 1. Autorisation et but :Le Fonds renouvelable du Bureau des passeports a été établi en 1969 pour assurer la délivrance des documents de voyage à des citoyens canadiens et à certains résidents permanents au Canada qui ne peuvent obtenir de passeport valide de leur pays d'origine. La loi sur les fonds renouvelables a autorisé le fonctionnement du Fonds. Une autorisation permanente continue du Parlement autorise le Fonds à effectuer des paiements à partir du Trésor jusqu'à un total de 4 000 $ à des fins de fonds de roulement, de l'acquisition d'immobilisations et du financement temporaire des déficits de fonctionnement accumulés. Un montant de 746 $, représentant l'actif net pris en charge par le Fonds et les actifs contribués au Fonds, a été imputé à cette autorisation lorsque le Fonds est devenu budgétaire en 1981. 2. Principales conventions comptables :
3. Modification de conventions comptables :Depuis le 11 décembre 2001, le Bureau des passeports reconnaît ses revenus au moment où une demande de prestation de service de passeport est reçue. Dans les années passées, les revenus étaient enregistrés lors de la délivrance du passeport. Cette modification fait suite au changement apporté au Règlement prescrivant les droits exigibles pour les services de passeports. L'effet sur les résultats d'exploitation de l'exercice a été d'augmenter les revenus de 1 925 $. Cette nouvelle convention comptable n'a pas été appliquées de façon rétroactive car ceci était un changement de règlement du gouvernement du Canada. Changement dans les estimations comptables :En avril 2001, la gestion du Bureau des passeports a révisé les estimés concernant la vie utile de certaines immobilisations suite à des informations supplémentaires ainsi que de nouveaux développements. Ces changements ont occasionné une augmentation de la charge d'amortissement estimée à 10 000 $ dans l'exercice courant. 5. Crédits parlementaires :Suite à la décision du Conseil du Trésor 829317-1 datée du 6 décembre 2001, un montant de 7 050 $ a été versé au Bureau des passeports pour les initiatives qui sont liées à la sécurité publique. De ce montant 3 303 $ a été dépensé au cours de l'exercice 2001-2002. Suite à la décision du Conseil du Trésor 828959 datée du 3 mai 2001, le Ministère des affaires étrangères et du commerce international a obtenu l'autorisation d'engager des fonds de 983 $ sous le vote 1 et 2 748 $ sous le vote 5 pour les initiatives liées à Gouvernement en ligne. De ce montant 1 618 $ a été transféré au Bureau des passeports pour les initiatives liées à Gouvernement en ligne. Du 1 618 $ un montant 330 $ a été dépensé au cours de l'exercice 2001-2002. 6. Immobilisations et amortissement cumulé :
7. Avantage incitatif différé :Dans le cadre de la signature d'un contrat de location à long terme, le Bureau des passeports a profité d'une réduction pour des améliorations locatives provenant du bailleur. Ce montant sera réparti sur la durée du bail et servira à réduire les dépenses de logement. 8. Prêt :Suite à la décision du Conseil du Trésor 828716 datée du 8 février 2001, le Bureau des passeports a reçu un montant de 7 800 $ à titre de prêt du Ministère des affaires étrangères et du commerce international. Le montant initial et les intérêts au montant de 1 177 $ sont remboursable de la façon suivante :
9. Avoir du Canada :
10. Engagements :Le Fonds renouvelable du Bureau des passeports loue ses locaux et autres équipements de bureau en vertu d'un contrat de location-exploitation venant à terme en 2010. Les paiements futurs de location sont comme suit :
Suivant la fin de l'exercice courant, le Bureau des passeports a signé un contrat de 33 000 $ d'une durée de 5 ans pour l'approvisionnement en matériel de passeport. 11. Opérations entre apparentés :Le Bureau des passeports est apparenté, à titre de propriété commune, à tous les ministères, organismes et sociétés d'État créés par le gouvernement fédéral. Les paiements reliés au service de passeport dans les missions à l'étranger, au logement et aux services légaux furent effectués entre apparentés dans le cours normal des opérations. 12. Assurance :Le Fonds renouvelable du Bureau des passeports n'assure pas ses biens conformément à la pratique adoptée dans le cadre de la politique gouvernementale d'auto-assurance. 13. Impôt :Le Fonds renouvelable du Bureau des passeports n'a pas à payer d'impôts sur le revenu. POINTS DE SERVICE AU CANADA* Indique les bureaux où les services dans les deux langues officielles sont offerts. Alberta
Colombie-Britannique
ManitobaWinnipeg*Bureau 400433, rue Main Winnipeg
Heures d'ouverture : Nouveau-BrunswickFredericton*Frederick SquareBureau 470 77, rue Westmorland Fredericton Heures d'ouverture : 8 h 30 à 16 h 30 Nouvelle-ÉcosseHalifax*Maritime CentreBureau 1508, 15e étage 1505, rue Barrington Halifax
Heures d'ouverture : Ontario
Québec
Saskatchewan
Terre-Neuve et LabradorSt. John'sTD Place, bureau 702140, rue Water St. John's
Heures d'ouverture : Île-du-Prince-Édouard
Demandes envoyées par la posteBureau des passeportsMinistère des Affaires étrangères et du Commerce international Ottawa (Ontario) K1A 0G3 CANADA Demandes envoyées par service de messageriesBureau des passeportsPlace du Centre, niveau commercial 2 200 promenade du Portage Gatineau (Québec) J8X 4B7 CANADA Renseignements :Appels locaux provenant de :
Numéro sans frais : 1 800 567-6868 ATS (Pour personnes malentendantes):
Site Web : www.pptc.gc.ca Les formulaires de demande de passeport peuvent être obtenus :
|
|