Rapport de vérification

Fonction de la paie et des avantages sociaux

Février 1997

Contexte

La vérification de la Paie et des avantages sociaux (P et AS) et été effectuée selon le plan de vérification interne de 1996-1997 de l'organisme. Une des responsabilités de la Direction des services en ressources humaines (DSRH) est d'administrer la fonction de la P et des AS au Bureau des passeports. La fonction de la P et des AS est administrée de façon centralisée à l'Administration centrale par l'Équipe des opérations de la région de la Capitale nationale (RCN). Cette équipe est composée d'une gestionnaire, de trois employées spécialisées dans la fonction de la P et des AS et de cinq employés s'occupant des autres disciplines des ressources humaines. Dans chaque région, un conseiller en ressources humaines relevant du directeur régional s'occupe des dossiers de ressources humaines, y compris l'administration et les rapports de l'activité des congés. Les conseillers en ressources humaines relèvent fonctionnellement de la Direction des services des ressources humaines (DSRH) à l'Administration centrale.

Objectifs

Évaluer si les rôles et les responsabilités de la Paie (P) et des avantages sociaux (AS) sont définis, communiqués et compris.
Évaluer l'efficience et l'efficacité opérationnelle dont fait preuve l'Équipe des opérations de la RCN dans l'exercice de ses responsabilités.
Évaluer si les processus et les systèmes utilisés pour les principales activités afférentes à la fonction de la P et des AS sont efficaces et efficients.
Évaluer si l'équipe des opérations de la RCN offre des services qui répondent aux besoins des usagers.
Précisr dans quelle mesure le travail est effectué conformément aux politiques et procédures prescrites par le Bureau des passeports et les organismes centraux.

PORTÉE

La vérification a porté sur les activités de rémunération suivantes :

le cadre de travail de la gestion de la rémunération;
l'administration de la paie;
l'administration des avantages sociaux;
l'administration des congés et du temps supplémentaire;
la prestation d'information.

La vérification a été effectuée selon les anciennes lignes directrices de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor qui étaient en vigueur jusqu'au 31 mars 2001.

Conclusion

À la lumière de notre examen des activités d'administration de la rémunération et des tests effectués, nous avons conclu que, règle générale, le traitement des opérations est efficient et efficace et mené conformément aux politiques et directives du Bureau des passeports et des organismes centraux, ainsi qu'aux conventions collectives pertinentes et/ou aux modalités et conditions d'emploi. Nous avons noté que les documents dans les dossiers personnels des employés, servant à appuyer le traitement des opérations de paie, des indemnités et des avantages sociaux et l'enregistrement dans le système de la paie, sont adéquats et, qu'en général, les gestionnaires et les employés sont satisfaits des services fournis. Toutefois, nous avons constaté qu'il faudrait clarifier les rôles et les responsabilités et que, dans certains domaines, il existe des possibilités d'améliorations. Les recommandations clés afférentes à ces domaines sont présentées ci-dessous.

Un sondage auprès des clients, mené dans le cadre de cette vérification, a démontré que le personnel de l'organisme est satisfait de la qualité générale des services fournis par la Section de la paie et des avantages sociaux à l'Administration centrale, sauf en ce qui a trait à certains employés d'une région. Les répondants de toutes les régions ont offert des suggestions sur la prestation de l'information, visant à améliorer davantage la qualité de services fournis.

Résultats de la vérification

On trouvera ci-dessous un bref résumé des recommandations clés de la vérification, présentées en détail dans la partie 4 du rapport sous Observations de la vérification, recommandations et réaction de la gestion.

Les rôles et les responsabilités relatifs à la diffusion de l'information sur la paie et les avantages sociaux et à l'enregistrement des renseignements sur les congés régionaux devraient être clairement définis, communiqués et compris.
Il faudrait améliorer le contrôle des activités à l'intérieur de la Section de la paie et des avantages sociaux par la mise ne oeuvre de normes de rendement, l'établissement de priorités et l'élaboration de procédures de travail.
Il faudrait resserrer et formaliser le processus de vérification afférent aux opérations de paie.
Il faudrait offrir un soutien technique supplémentaire afin de renforcer l'examen et l'interprétation des directives, y compris le traitement de dossiers et de questions complexes de paie et d'avantages sociaux dans la Section de la paie et des avantages sociaux.
Il faudrait améliorer le maintien des dossiers personnels des employés afin de s'assurer que tous les documents requis et les originaux sont versés au dossier.
Il faudrait respecter les modalités et conditions d'emploi énoncées dans la lettre d'offre aux employés, et il ne faudrait pas modifier les clauses types comprises dans la lettre d'offre sans l'approbation de la Direction des services en ressources humaines.
Les paiements en trop versés aux employés devraient faire l'objet d'une réconciliation entre les sections des finances et de la paie et des avantages sociaux sur une base périodique. Il faudrait effectuer les règlements des paiements en trop conformément au Règlement sur la radiation des créances du Conseil du Trésor.
Les rapports financiers sur les activités salariales devraient fournir une information complète aux gestionnaires de centre de responsabilité leur permettant de surveiller les coûts imputés à leur budget.
Les Finances devraient mettre en oeuvre un plan d'échantillonnage adéquat pour vérifier l'exactitude, l'intégralité et la validité des opérations d'entrée de données de paie. Le personnel financier responsable de cet examen devrait posséder la formation nécessaire pour effectuer cette vérification.
Il faudrait approuver le surtemps (heures supplémentaires) conformément aux délégations de signatures. Le processus de paiement pour le surtemps devrait être plus efficient et rentable.

État actuel du plan d'action

On effectue présentement un suivi de vérification sur les mesures prises énoncées dans le rapport de vérification.