Rapport de vérificationL'exploitation des recettesFévrier 1998 Contexte
Conformément au plan de vérification interne établi par le Secrétariat du Bureau des passeports,
la fonction des recettes et des comptes recevables a fait l'objet d'une vérification afin de
s'assurer du caractère adéquat de contrôle sur les frais consulaires et de passeports et de préciser
des domaines d'amélioration.
OBJECTIFSLa vérification visait à préciser si : - le Bureau des passeports a établi des politiques et des procédures afin de s'assurer que l'argent reçu est correctement classifié et enregistré ponctuellement dans les comptes du Bureau des passeports et du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), et que des contrôles internes adéquats sont en place pour la rentrée et l'enregistrement de l'argent;
- l'on tient correctement compte des frais consulaires et s'ils sont remis au MAECI;
- l'on tient compte et l'on rapporte les frais directs connexes à la perception, l'enregistrement, le contrôle, la séparation et la remise des frais consulaires;
- on utilise des mesures de recouvrement ponctuelles et énergiques afin de maintenir un minimum de comptes recevables;
- on respecte les politiques et les procédures du Bureau des passeports et des organismes centraux.
Portée
La vérification comprenait les activités afférentes au prélèvement des recettes, y compris les
coûts de perception et d'administration des frais consulaires, ainsi que la gestion des comptes
recevables. Les vérificateurs ont effectué un examen limité des recettes générées aux missions à
l'étranger, choisissant de se fier aux vérifications des missions effectuées par le MAECI. La
vérification a sélectionné des transactions de recettes couvrant la période de novembre 1995 à
février 1997.
La vérification a été effectuée selon les lignes directrices de l'ancienne Politique sur la
vérification interne du Conseil du Trésor qui était en vigueur jusqu'au 31 mars 2001.
Résultats de la vérificationLes points suivants résument les éléments essentiels de la vérification. Bonnes pratiques- Lorsque deux employés participent au traitement de transactions inhabituelles comme les documents annulés, il s'agit là d'une pratique de contrôle rentable pour l'organisation (contrôle de l'argent) et pour l'employé (protection de son intégrité).
- Les bureaux de délivrance de passeports ont profité de l'utilisation de formulaires et de rapports électroniques pour gérer leur bureau et pour fournir les rapports centraux.
- La pratique servant à responsabiliser davantage les gestionnaires de première ligne éliminerait les contrôles excessifs.
- L'acceptation des cartes de débit et de crédit comme méthode de paiement pour les services rendus constitue un bon moyen de contrôles intégrés; cette méthode a permis de réduire la manipulation d'argent comptant et d'offrir un meilleur service à la clientèle.
Résultats de la vérification- En général, il y a des contrôles adéquats sur la rentrée et l'enregistrement de l'argent.
- On tient compte correctement des frais consulaires qui sont remis à MAECI tel que prescrit.
- Étant donné que le Bureau des passeports est autosuffisant, nous croyons qu'il devrait contrôler et établir le coût de tous les services et au moins, recouvrer ces coûts. On a constaté que les coûts de certaines activités étaient supérieurs aux revenus générés. Il faudrait mettre en place des systèmes afin de contrôler les coûts de ces activités et de les rapporter à la gestion, lui permettant ainsi de prendre des décisions sur différents modes de prestation des services.
- Il faudrait modifier le système utilisé pour facturer les ministères afin de répondre à l'exigence de produire une facturation par centre de responsabilité.
- Les bureaux de délivrance de passeports observent en général les politiques et les procédures prescrites par le Bureau des passeports et les organismes centraux.
État actuel du plan d'action La gestion accepte les observations et recommandations. Les mesures correctives suivantes seront mises en place. - La mise en oeuvre d'un système de comptabilité par activités en mai 1997 permettra d'obtenir des données précises sur le coût des services offerts par le Bureau des passeports.
- On émettra une politique interne et des procédures efficaces pour la gestion des comptes recevables.
Dans le cadre de l'examen des droits du Bureau des passeports en 1998-1999, on étudiera la
pertinence d'instaurer des droits de service exprimés en dollars US et, le cas échéant, on
procédera conformément à la politique sur les frais d'utilisation et le processus réglementaire du
gouvernement du Canada.
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