Chapitre 2 - Renseignements généraux

Sur cette page...

• Êtes-vous un employeur?
• Quelles sont vos responsabilités?
• Tables de retenues sur la paie
• Changements d'entité de l'entreprise
• Pénalités et intérêts
• Comment contester un avis de cotisation ou de décision?

Êtes-vous un employeur?

Nous vous considérons habituellement comme un employeur lorsque vous remplissez l'une ou l'autre des conditions suivantes :

• vous versez un salaire (y compris des avances), des primes, une paie de vacances ou des pourboires à vos employés;
• vous offrez à vos employés certains avantages ou allocations imposables, comme le logement et les repas.

Il existe une relation employeur-employé lorsque vous avez le droit de superviser et de diriger le travail de la ou des personnes qui rendent les services. Nous expliquons cette relation dans ce guide comme étant un emploi sous un contrat de louage de services. Même si un contrat écrit indique qu'un particulier est un travailleur indépendant ou qu'il possède un contrat pour services, cela ne signifie pas nécessairement que nous le considérons comme tel s'il existe en fait une relation employeur-employé.

Le contrat et les conditions d'emploi doivent être examinés pour établir si une relation employeur-employé existe. Pour en savoir plus, consultez la publication intitulée Employé ou travailleur indépendant? (RC4110). Si vous ou un employé avez des doutes, vous pouvez aussi obtenir une décision du Recouvrement des recettes d'un bureau des services fiscaux, en soumettant le formulaire CPT1, Demande pour une décision quant au statut d'un travailleur pour les fins du Régime de pensions du Canada ou de la Loi sur l'assurance-emploi.

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Emploi par un fiduciaire

Un « fiduciaire » est un liquidateur, un séquestre, un séquestre-gérant, un syndic de faillite, un cessionnaire, un exécuteur, un administrateur, un administrateur-séquestre ou toute autre personne accomplissant une fonction semblable. Les fonctions du fiduciaire sont les suivantes :

• il autorise ou fait effectuer un paiement pour le compte d'une autre personne;
• il administre, gère, distribue, liquide ou contrôle les biens, l'entreprise, la succession ou le revenu de cette autre personne.

Le fiduciaire est solidairement responsable de l'impôt à retenir et à envoyer à l'égard de tout paiement qu'il effectue.

Syndic de faillite

Le syndic de faillite est le mandataire de l'employeur en cas de liquidation, de cession ou de faillite, aux fins du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.

Si l'employeur failli a retenu des cotisations au RPC ou à l'AE ou de l'impôt sur des montants qu'il a versés aux employés avant la faillite et qu'il ne nous a pas envoyé ces montants, le syndic doit les garder en fiducie. Ces montants ne font pas partie de l'actif du failli. Ils devraient être gardés séparément.

Si le syndic exploite l'entreprise à la place du failli, il doit retenir et envoyer les cotisations au RPC, à l'AE et l'impôt sur le revenu selon la fréquence habituelle des versements de l'employeur failli. La production de feuillets T4 devrait se faire de la façon habituelle.

Remarque
Nous considérons comme imposables les montants payés par un syndic aux employés d'une société en faillite par suite de demandes de versement de salaires qui n'ont pas été payés par l'employeur failli. Par contre, ces montants ne sont pas assujettis aux retenues sur la paie (RPC, AE et impôt). Ces paiements doivent être déclarés sur des feuillets T4A.

Exécuteurs ou liquidateurs de successions et administrateurs

Les honoraires payés aux exécuteurs ou aux liquidateurs et aux administrateurs sont un revenu d'une charge ou d'un emploi ou un revenu d'entreprise, selon que l'exécuteur ou l'administrateur remplit sa fonction dans le cours normal de l'entreprise. Pour savoir si les honoraires payés sont assujettis aux cotisations au RPC, lisez la section «Montants et avantages assujettis aux cotisations.»

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Payeur d'autres revenus liés à l'emploi

Un payeur d'autres revenus peut être un employeur, un fiduciaire, un exécuteur ou liquidateur, un administrateur ou administrateur d'une société qui paie d'autres genres de revenus se rapportant à un emploi. Ce revenu peut comprendre des pensions de retraite, des montants forfaitaires, des commissions de travailleurs indépendant, des rentes, des allocations de retraite ou tout autre genre inclus dans cette publication ou dans celle intitulée

Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le formulaire Sommaire (RC4157). Ces genres de revenus doivent être déclarés sur des feuillets T4A.

Quelles sont vos responsabilités?

Vous devez retenir, verser et déclarer les retenues sur la paie. Vous avez aussi des responsabilités dans des situations qui touchent l'embauche ou le départ d'un employé ou lorsque votre entreprise cesse ses activités.

Les responsabilités qui suivent sont celles de l'employeur mais peuvent aussi, dans certaines circonstances, s'appliquer à un fiduciaire et à un payeur :

• ouvrir et entretenir un compte de retenues sur la paie. Si vous remplissez les conditions pour vous inscrire à la section «Devez-vous vous inscrire pour obtenir un compte de retenues sur la paie?», vous devez en obtenir un;
• demander le numéro d'assurance sociale (NAS) de votre employé. Chaque employé doit vous montrer sa carte de NAS pour travailler au Canada (lisez le prochain sujet);
• obtenir un formulaire fédéral TD1 dûment rempli et, s'il y a lieu, un formulaire TD1 provincial ou territorial. Chaque nouvel employé ou pensionné doit remplir ce formulaire. Lisez les précisions à la «Formulaires TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels»;
• retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l'assurance-emploi (AE) ainsi que l'impôt sur le revenu, sur la rémunération ou autres sommes que vous payez. Placez ces retenues en fiducie pour le Receveur général du Canada et gardez ces sommes séparées des fonds d'exploitation de votre entreprise. Elles ne doivent pas faire partie des biens faisant l'objet d'une liquidation, d'une cession, d'une mise sous séquestre ou d'une faillite;
• verser les montants qui ont été retenus ainsi que votre part des cotisations au RPC et à l'AE que vous devez payer. Les chapitres touchant le RPC et l'AE expliquent la façon de calculer votre part des cotisations et le dernier chapitre explique quand et comment faire vos versements;
• déclarer les revenus et les retenues de l'employé sur la déclaration de renseignements T4 ou T4A appropriée au plus tard le dernier jour de février de l'année civile suivante (lisez la section «Déclarations de renseignements»);
• remplir et remettre à l'employé un formulaire INS2106, Relevé d'emploi lorsque celui-ci quitte son emploi (lisez la section «Assurance-emploi et Relevé d'emploi»);
• garder des livres comptables. Vous devez garder des livres comptables au cas où nos agents vous demanderaient de les vérifier.

Vous devez tenir des livres comptables et électroniques pour au moins six ans après l'année civile à laquelle ils se rapportent. Cependant, si vous voulez les détruire avant la fin de cette période, utilisez le formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des livres et registres. Pour en savoir plus, lisez la circulaire d'information 78-10, Conservation et destruction des livres et des registres ou le guide RC4409, Conservation de registres.

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Numéro d'assurance sociale (NAS)

Comme employeur, vous devez obtenir le bon NAS de chaque employé. Si l'employé ne vous a pas fourni son NAS, vous devez pouvoir démontrer que vous avez fait un effort raisonnable pour l'obtenir. Par exemple, lorsque vous envoyez une lettre à un employé pour lui demander son NAS, inscrivez la date de l'envoi dans un registre et conservez une copie de toute correspondance qui s'y rapporte; nous considérerons alors que vous avez fait un effort raisonnable. Si vous ne faites pas un effort raisonnable pour obtenir le NAS d'un employé, vous serez passible d'une pénalité de 100 $ pour chaque NAS non obtenu. L'employé est aussi tenu de fournir son NAS. Chaque fois qu'il y manque, il est passible d'une pénalité de 100 $.

En vertu des Règlements sur le régime de pensions du Canada, vous devez expliquer à vos employés qui n'ont pas de carte d'assurance sociale comment obtenir un NAS. Dites-leur de s'adresser à leur Centre des ressources humaines du Canada (CRHC) dans les trois jours qui suivent le premier jour de leur emploi et demandez-leur de vous fournir leur nouveau NAS dès qu'ils le reçoivent.

Tout employé exerçant un emploi qui ouvre droit à pension ou qui est assurable est tenu de montrer sa carte d'assurance sociale à son employeur. Assurez-vous que vous utilisez toujours le NAS et le nom exacts de l'employé, tels qu'ils figurent sur sa carte d'assurance sociale. Autrement, des erreurs pourraient se glisser dans le dossier du Registre des gains d'un employé et modifier le montant des prestations du RPC auquel il aura droit. De même, si vous déclarez un NAS erroné sur un feuillet T4 qui indique un facteur d'équivalence, l'employé pourrait recevoir un état annuel inexact concernant le maximum qu'il peut déduire comme cotisations à un REER. En outre, les renseignements à ce sujet sur l'avis de cotisation de l'employé seront erronés.

Si l'employé a un arrêt de rémunération, vous devez, aux fins de l'assurance-emploi, inscrire le bon NAS sur un Relevé d'emploi (RE). Si vous ne le faites pas, vous êtes passible d'une amende maximale de 2 000 $, d'un emprisonnement pouvant aller jusqu'à six mois, ou des deux.

Remarque
En attendant de recevoir le NAS de votre employé, vous devez quand même retenir et verser les retenues sur la paie et envoyer votre déclaration de renseignements à temps. Autrement, vous devrez peut-être payer une pénalité de retard. Si vous avez produit des feuillets T4 sans indiquer de NAS mais que vous les avez obtenus par la suite, vous devez produire des feuillets modifiés pour inscrire le NAS. Consultez le guide Comment établir le feuillet T4 et le formulaire Sommaire (RC4120) pour obtenir les directives.

Pour en savoir plus, lisez la circulaire d'information 82-2, Dispositions législatives relatives au numéro d'assurance sociale et établissement des feuillets de renseignements, ou consultez le site Web de Développement social Canada (DSC) à www.dsc.gc.ca.

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NAS qui commence par le chiffre « 9 »

Une personne admissible, qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent et qui demande un numéro d'assurance sociale se voit attribuer un NAS qui commence par le chiffre « 9 ». Cette personne peut travailler seulement si Citoyenneté et Immigration Canada lui a émis un permis de travail temporaire valide, pour un employeur en particulier.

Lorsque vous embauchez une personne qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent, vous devez vérifier si elle remplit les conditions suivantes :

• son NAS commence par le chiffre « 9 »;
• sa carte de NAS a une date d'expiration;
• elle a un permis de travail temporaire indiquant qu'elle travaillera uniquement pour vous.

En vertu de la Loi sur l'immigration, seules les personnes suivantes sont autorisées à travailler au Canada :

• les citoyens canadiens;
• les résidents permanents;
• les personnes qui ont obtenu un permis de travail.

L'embauche de toute autre personne peut vous rendre passible de pénalités en vertu de la Loi sur l'immigration.

Remarque
Si le NAS débute par un « 9 » et que la carte d'assurance sociale n'indique pas de date d'expiration, celle-ci n'est pas valide. Envoyez la personne à son Centre des ressources humaines du Canada (CRHC).

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Tables de retenues sur la paie

Les tables de retenues sur la paie vous aideront à calculer les cotisations au RPC et à l'AE et les montants d'impôt sur le revenu fédéral, provincial (sauf pour le Québec) et territorial que vous devez retenir des montants payés.

Vous pouvez vous procurer l'une des versions suivantes :

• Tables de retenues sur la paie (T4032) et Tables supplémentaires de retenues sur la paie (T4008) - Elles servent à calculer les retenues sur la paie de vos employés. Vous pouvez télécharger et imprimer les pages des tables dont vous avez besoin, ou commander une copie papier des tables à partir de notre site Web à www.arc.gc.ca/formulairedecommande ou en composant le 1 800 959-3376.

Les tables de retenues sur la paie pour l'ensemble des provinces et territoires sont accessibles à partir de la page Web www.arc.gc.ca/retenues. Elles sont en-ligne au moins trois semaines avant que les documents imprimés soient disponibles.

• Tables sur disquette (TSD) (T4143) - Il s'agit de la version électronique des Tables de retenues sur la paie et des Tables supplémentaires de retenues sur la paie. Les TSD calculent les retenues sur la paie pour toutes les provinces (sauf pour le Québec) et les territoires. Elles calculent les retenues pour toutes les périodes de paie ainsi que pour les revenus de commissions et les paiements spéciaux comme les primes et la plupart des avantages imposables relatifs aux automobiles. Les TSD calculent aussi l'impôt sur le revenu fédéral, provincial (sauf pour le Québec) et territorial, ainsi que les cotisations au RPC et à l'AE que vous devez retenir sur le revenu de vos employés ou des pensionnés.

Les TSD sont accessibles dans notre site Web à www.arc.gc.ca/tsd. Elles sont aussi disponibles à partir du Système électronique pour la diffusion des documents (SEDD).

• Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie (T4127) - Si vous avez un ordinateur, vous voudrez peut-être utiliser ces formules, au lieu des tables imprimées. Vous pourrez ainsi calculer les retenues sur la paie de vos employés et retenir les cotisations au RPC et à l'AE, ainsi que les montants d'impôt fédéral, provincial (sauf pour le Québec) et territorial de vos employés.

Si vous désirez utiliser des formules informatiques différentes des nôtres, vous devez d'abord les faire approuver par un bureau des services fiscaux ou un centre fiscal.

Toutes nos tables de retenues sur la paie sont offertes pour chaque province et territoire et pour les employés qui travaillent à l'extérieur du Canada.

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Quelles tables provinciales ou territoriales devez-vous utiliser?

Si vous versez des revenus d'emploi tels que des traitements, des salaires ou des commissions et que vous voulez savoir quelles tables utiliser, vous devez établir la province ou le territoire d'emploi de l'employé. À cette fin, vous devez déterminer si l'employé est tenu ou non de se présenter au travail à votre établissement.

Si l'employé se présente au travail à votre établissement, sa province ou son territoire d'emploi est la province ou le territoire où se trouve votre établissement. Calculez les retenues sur la paie en utilisant les tables d'impôt de cette province ou de ce territoire.

Si l'employé n'est pas tenu de se présenter au travail à votre établissement, sa province ou son territoire d'emploi est la province ou le territoire où est située votre entreprise et d'où vous lui versez son salaire.

Remarque
Il arrive qu'un employé qui ne travaille pas dans la province ou le territoire où il vit ait des retenues d'impôt excessives. En pareil cas, il peut demander que les retenues soient réduites en obtenant une lettre d'autorisation d'un bureau des services fiscaux. Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Lettre d'autorisation.» Par ailleurs, il arrive qu'un employé qui ne travaille pas dans la province ou le territoire où il vit ait des retenues d'impôt insuffisantes. Dans ce cas, il doit demander sur le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, que l'employeur retienne plus d'impôt.

Si vous payez des sommes autres que des revenus d'emploi, par exemple des pensions, utilisez les tables provinciales ou territoriales applicables au lieu de résidence du bénéficiaire.

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Que faire si vous n'avez aucun employé à un moment de l'année?

Avisez-nous en appelant notre service TéléAvis ou envoyez-nous votre formulaire de versement rempli et indiquez quand vous pensez avoir des employés sujets aux retenues.

Changements d'entité de l'entreprise

Que faire si votre entreprise cesse ses activités?

• Versez à votre centre fiscal toutes les retenues de cotisations au RPC et à l'AE et les retenues d'impôt sur le revenu dans les sept jours suivant la date de la fin de vos activités.
• Calculez le facteur d'équivalence (FE) qui s'applique à vos ex-employés qui ont accumulé des prestations pour l'année dans le cadre de votre régime de pension agréé (RPA) ou de votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).
• Remplissez et remettez un Relevé d'emploi à vos ex-employés. Lisez ici pour en savoir plus.
• Remplissez et soumettez les feuillets T4 ou T4A appropriés et les formulaires Sommaire. Envoyez le tout au Centre de technologie d'Ottawa dans les 30 jours suivant la date de la fin des activités de votre entreprise. Remettez à vos ex-employés leurs copies des feuillets T4.

Pour en savoir plus sur la façon de remplir les feuillets T4 ou T4A et les formulaires Sommaire, consultez les publications intitulées Comment établir le feuillet T4 et le formulaire Sommaire (RC4120) ou Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le formulaire Sommaire (RC4157).

Changement du statut de l'entreprise

Si votre statut change, nous vous considérons comme un nouvel employeur. Il se peut que vous ayez besoin d'un nouveau numéro d'entreprise (NE) et d'un nouveau compte de retenues sur la paie. Appelez au 1 800 959-7775 pour nous aviser que votre entreprise a changé ou changera de statut dans un avenir rapproché.

Voici quelques exemples d'un changement du statut d'une entreprise :

• Vous êtes le propriétaire unique d'une entreprise et vous décidez de constituer celle-ci en société.
• Vous et un partenaire êtes propriétaires d'une entreprise. Votre partenaire quitte et vous vend sa part de l'entreprise. Vous devenez propriétaire unique.
• Vous possédez une entreprise avec plusieurs partenaires. D'un commun accord, vous décidez de constituer celle-ci en société.
• Votre société fusionne avec une ou plusieurs sociétés pour en former une nouvelle.

Restructuration ou réorganisation de votre entreprise

Si votre entreprise ne se qualifie pas selon les nouvelles modifications législatives et que vous savez que certains de vos employés ont atteint le maximum des déductions pour le RPC et l'AE pour l'année avant la restructuration ou la réorganisation, vous pouvez demander un allégement administratif pour les employés. Appelez le 1 800 959-7775 pour en savoir plus.

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Pénalités et intérêts

Pénalité pour défaut de retenir

Nous pouvons vous imposer une pénalité égale à 10 % du montant requis de RPC, d'AE ou d'impôt que vous auriez dû retenir.

Si vous êtes passible de cette pénalité plus d'une fois au cours de la même année civile, la pénalité peut atteindre 20 % s'il est prouvé que vous avez commis la faute volontairement ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde.

Pénalité pour défaut de verser

Nous pouvons vous imposer une pénalité de 10 %, pouvant atteindre 20 % du montant que vous auriez dû remettre, dans l'un ou l'autre des cas suivants :

• vous retenez les montants, mais vous ne nous les envoyez pas.
• nous recevons les montants retenus en retard.

Remarque
Nous imposons une pénalité sur tout chèque sans provision.

Si la date d'échéance de votre versement tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le versement est dû le jour ouvrable suivant.

Intérêts

Nous pouvons imposer des intérêts à compter du jour d'échéance de votre versement. Lisez «Genres d'auteur de versements et dates d'échéances» pour connaître les dates d'échéance.

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Obligations et responsabilités

Infractions et peines

Le fait de ne pas vous conformer aux exigences de retenir et de verser les retenues, ou de produire les déclarations exigées vous expose à des poursuites. Vous êtes passible d'une amende de 1 000 $ à 25 000 $, à laquelle peut s'ajouter un emprisonnement d'au plus 12 mois.

Responsabilité des administrateurs d'une société

Lorsqu'une société (y compris une société à but lucratif ou à but non lucratif) omet de retenir, de verser ou de payer les montants en fiducie au Receveur général du Canada (RPC, AE, impôt et TPS/TVH), les administrateurs de la société en fonction à cette date peuvent être tenus personnellement responsables, avec la société, du paiement de ces sommes. Le montant dû comprend les intérêts et les pénalités.

Cependant, l'administrateur ne sera pas tenu personnellement responsable s'il prend des mesures concrètes pour veiller à ce que la société fasse les retenues ou les versements nécessaires. Pour en savoir plus, lisez la circulaire d'information 89-2, Responsabilité des administrateurs - Article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu et article 323 de la Loi sur la taxe d'accise.

Annulation des intérêts et des pénalités

Les dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu en matière d'équité nous donnent une certaine souplesse en ce qui concerne l'administration des intérêts et des pénalités. Ainsi, nous pouvons tenir compte des circonstances extraordinaires qui peuvent vous empêcher de vous conformer à la Loi de l'impôt sur le revenu, à la Loi sur l'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada. Pour en savoir plus, lisez la circulaire d'information 92-2, Lignes directrices concernant l'annulation des intérêts et des pénalités.

Comment contester un avis de cotisation ou de décision?

Si vous recevez un avis de cotisation pour le RPC, l'AE ou l'impôt, ou un avis de décision avec lequel vous n'êtes pas d'accord, vous avez 90 jours après la date de l'avis de cotisation ou de la date de réception de l'avis de décision pour faire appel. Cependant, avant de présenter un appel en bonne et due forme, appelez le 1 800 959-7775 pour nous parler de votre cas. Cela pourrait régler votre problème, tout en vous épargnant du temps et des soucis.

Pour contester l'impôt sur le revenu que vous devez payer, vous pouvez, à votre choix :

• soumettre le formulaire T400A, Opposition - Loi de l'impôt sur le revenu;
• écrire au chef des Appels d'un bureau des services fiscaux ou d'un centre fiscal. Exposez les raisons pour lesquelles vous n'acceptez pas la cotisation et donnez tous les faits pertinents.

Pour contester les montants des cotisations au RPC ou des cotisations à l'AE que vous devez verser ou pour contester une décision, vous pouvez, à votre choix :

• soumettre le formulaire CPT100, Appel en vertu du Régime de pensions du Canada ou de la Loi sur l'assurance-emploi;
• écrire au chef des Appels d'un bureau des services fiscaux. Exposez les raisons pour lesquelles vous n'acceptez pas la cotisation et donnez tous les faits pertinents. Vous devez joindre une copie de votre avis de cotisation ou de décision à la lettre.

Pour en savoir plus sur la façon de contester une cotisation concernant le RPC, l'AE ou les deux, ou une décision, consultez la publication intitulée Vos droits d'appel - Assujettissement à l'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada (P133).

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