Modalités d'application du Programme de partenariats pour le développement social

Programme de partenariats pour le développement social

Modalités d’application

Table des Matières

Introduction
Fondements du programme
Objectifs
Interprétation
Activités admisibles
Résultats et extrants souhaités
Bénéficiaires admissibles
Plafonnement du cumul
Type d'aide financière
Coûts recevables
Propositions - demandes
Processus d'approbation
Accords
Contribution et durée maximales
Mode de paiement
Aliénation des immobilisations
Propriété intellectuelle
Pouvoir d'approuver les propositions
Pouvoir de signer des accords
Pouvoir d'approuver les paiements
Vérification
Cadre de responsabilité et évaluation
Diligence raisonnable
Durée des modalités
Transition
Coût d'administration du programme

NOTA : Cette table des matières et les liens dans ce document sont présentés seulement afin de faciliter l'accès, et ne fait pas partie des Modalités d'application approuvées par le Conseil du Trésor.

1. INTRODUCTION

Le Programme de partenariats pour le développement social (PPDS) poursuit les objectifs généraux du gouvernement du Canada dans le domaine social en vue d’améliorer la qualité de vie de tous les Canadiens et Canadiennes et de favoriser leur pleine participation à tous les aspects de la société canadienne.

Depuis sa création, le PPDS cherche, en partenariat avec des organismes sociaux sans but lucratif :

à répondre aux besoins en développement et aux aspirations des personnes handicapées, des enfants et de leur famille et d’autres personnes vulnérables ou exclues;
à faciliter leur inclusion et leur pleine participation citoyenne à tous les aspects de la société canadienne.

Le PPDS offre maintenant au moins trois composantes distinctes : les services aux personnes handicapées, l’apprentissage et les soins pour la petite enfance et l’inclusion sociale d’autres groupes vulnérables.

Le PPDS joue un rôle unique dans la promotion des grands objectifs sociaux, grâce à des investissements stratégiques, à des subventions et contributions, à la production et à la diffusion de connaissances, à la promotion de partenariats permettant d’atteindre des objectifs communs et au renforcement des capacités du secteur social sans but lucratif.

Le PPDS concrétise l’engagement pris par le Canada dans le cadre de l’Entente-cadre sur l’union sociale (ECUS) de « favoriser la pleine et active participation de tous les Canadiens à la vie sociale et économique du pays; et de travailler en partenariat, pour assurer aux Canadiens la possibilité de contribuer de façon significative au développement des politiques et des programmes sociaux. »

Le PPDS reconnaît aussi la contribution essentielle du secteur social sans but lucratif au mieux-être des Canadiens, secteur qui leur offre des services, enrichit le dialogue public, prend position sur l’efficacité des programmes, favorise l’engagement citoyen et préconise la compréhension, la sensibilisation, l’inclusion et la justice sociale.

Les rapports du PPDS avec le secteur social sans but lucratif s’inspirent des principes et valeurs qui sous-tendent l’Accord entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole.

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2. FONDEMENTS DU PROGRAMME

Loi sur le ministère du Développement des ressources humaines (DRHC).

Fondements antérieurs : CT n°822746 Visions de la garde d’enfants (VGE); CT n°825997 Programme de partenariats pour le développement social (PPDS); CT n°829743 Prix Thérèse-Casgrain du bénévolat; CT n°828238 Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC).

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3. OBJECTIFS

Les objectifs à long terme du PPDS sont les suivants :

Accroître l’efficacité du secteur social sans but lucratif pour qu’il réponde mieux aux besoins en développement social et aux aspirations des personnes handicapées, des enfants et de leur famille et d’autres groupes vulnérables, ou exclus;

Améliorer la qualité des politiques et programmes sociaux du gouvernement et les rendre plus réceptifs.

Les objectifs plus immédiats du programme, en vertu desquels il sera évalué, sont les suivants :

Promouvoir la production, la diffusion et l’application de connaissances sur les nouveaux problèmes sociaux, les solutions novatrices et les meilleures pratiques, ainsi que sur les résultats sociaux et économiques concernant les personnes handicapées, les enfants et leur famille et d’autres groupes vulnérables ou exclus;

Favoriser la collaboration, la formation de partenariats, d’alliances et de réseaux pour faire progresser des objectifs et priorités sociaux communs;

Renforcer la capacité du secteur social sans but lucratif au niveau de la gestion, de l’élaboration des politiques et des programmes, de l’extension des services à la communauté, de l’administration et de la gestion organisationnelles.

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4. INTERPRÉTATION

L’expression «secteur social sans but lucratif» comprend toute une gamme d’organismes qui ont pour but le développement social et l’inclusion.

L’expression «autres groupes vulnérables ou exclus» désigne les groupes de personnes qui ont systématiquement des obstacles à surmonter pour participer pleinement à la société canadienne.

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5. ACTIVITÉS ADMISSIBLES

Des contributions peuvent être accordées pour les activités admissibles suivantes :

Créer des connaissances sur les nouvelles questions sociales en explorant et testant des solutions novatrices, des pratiques exemplaires, des outils et des méthodes; en créant ou mettant en place des bases de données et des systèmes de consultation et de gestion de l'information; en mettant au point des indicateurs de progrès et mesures du rendement appropriés;

Diffuser de l'information et des connaissances et mieux sensibiliser le public dans des publications, des bulletins, des sites Web, des documents d’éducation du public, et par les médias; organiser des colloques, des ateliers et des symposiums;

Établir et maintenir des partenariats, des alliances et des réseaux durables en vue de collaborer à la réalisation d'initiatives conjointes, d'ententes, de protocoles d'entente, et d’échanger de l’information;

Participer à des consultations et à des discussions sur les politiques et programmes sociaux du Canada; mener des consultations internes auprès des collectivités, des organismes et des particuliers constituants, et mener des consultations auprès d'autres intervenants.

Des subventions peuvent êtres accordées aux organismes nationaux sans but lucratif pour les aider à accroître leurs capacités en matière de gouvernance, d’élaboration de politiques et de programmes, d’extension des services à la communauté, et d’administration et de gestion organisationnelles

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6. RÉSULTATS ET EXTRANTS SOUHAITÉS

Les activités de financement du PPDS visent à mieux faire connaître et comprendre les questions sociales et l’application de solutions et de pratiques exemplaires; à accroître la collaboration avec les intervenants internes et externes afin d’atteindre des objectifs communs, et à accroître la capacité des organismes sociaux nationaux sans but lucratif de promouvoir le développement social et l’inclusion. À long terme, le soutien de ces activités par le PPDS aidera les organismes du secteur sans but lucratif à répondre plus efficacement aux besoins et aux aspirations de leurs commettants et aidera aussi les décideurs du gouvernement à concevoir et à élaborer des politiques et programmes sociaux plus attentifs aux besoins.

Les bénéficiaires de subventions et contributions devront faire rapport sur l’atteinte des résultats par rapport aux objectifs du programme.

Les résultats et extrants précis souhaités sont reflétés dans la version finale du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRAR) du programme.

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7. BÉNÉFICIAIRES ADMISSIBLES

Financement de projet (contributions)

Pour avoir droit à du financement de projet (contribution), un organisme doit respecter les critères suivants :

Ne pas avoir de but lucratif;
Exercer des activités conformes aux objectifs du PPDS

Les organismes sans but lucratif peuvent aussi comprendre :

Les établissements d’enseignement et institutions de recherche financés par un gouvernement/soutenus par des fonds publics (c.-à-d. les universités, les collèges)

Les priorités particulières et conditions d’admissibilité à un financement de projet seront précisées dans le cadre de consultations permanentes avec le gouvernement et les intervenants non gouvernementaux, et feront partie des processus de réception de soumissions courants.

Dans l’évaluation des propositions, la préférence sera donnée aux projets qui ont une pertinence et/ou une portée nationale.

Financement organisationnel (subventions)

Pour avoir droit à une subvention de soutien, un organisme doit respecter les critères suivants^¹:

ne pas avoir de but lucratif;
être légalement constitué en société;
avoir dans son mandat des buts qui ont trait au développement social et à l’inclusion;
exercer des activités conformes aux objectifs du PPDS;
avoir une portée nationale (agir ou avoir des bureaux dans au moins trois des cinq régions suivantes : Pacifique, Prairies, Centre, Atlantique, Nord^²)
avoir des membres (individuels ou organisationnels);
être constitué démocratiquement et redevable à ses membres ;
publier des états de comptes et d’activités annuels;
vouloir le «bien public» - par opposition aux organismes dont la fonction première est de bénéficier ou de fournir des services à ses propres membres (p. ex. les associations professionnelles, les syndicats, les groupes d’entraide)
avoir des finances et une administration saines (rendement attesté, vérifications indépendantes, etc.)

Les organismes sans but lucratif suivants ne sont pas admissibles à recevoir des subventions pour le renforcement des capacités (mais peuvent toutefois être admissibles pour faire une demande de financement de projet) :

les établissements d’enseignement et institutions de recherche financés par un gouvernement/soutenus par des fonds publics (c.-à-d. les universités, les collèges);
les organismes qui ont pour principal objet de fournir des services à leurs propres membres (syndicats, associations professionnelles, etc.);
les agences quasi-gouvernementales (p. ex. Société d’aide à l’enfance).

Dans l’évaluation des demandes de subventions, la préférence sera donnée aux organismes qui se montrent déterminés à:

travailler avec le gouvernement et d’autres partenaires en vue de définir les questions de politique sociale prioritaires et d’y répondre;
créer des connaissances et à promouvoir l’innovation en matière de politiques, de programmes et de prestation de services;
élargir les réseaux et les alliances durables avec ceux qui poursuivent des buts communs;
utiliser la planification stratégique et les principes de gestion moderne;
établir une base de financement durable;

Chaque année, deux organismes de bienfaisance bénévoles, désignés par les lauréats du Prix Thérèse-Casgrain du bénévolat pour l’année, auront droit à une subvention de 5 000 $ chacun. Les organismes désignés par les bénéficiaires dudit Prix n’ont pas à respecter le critère relatif à la portée nationale. Tous les autres critères d’admissibilité aux subventions s’appliquent toutefois.

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8. PLAFONNEMENT DU CUMUL

L'aide totale du gouvernement (aide fédérale, provinciale et municipale pour les mêmes dépenses recevables) dans le cadre de ce programme ne devra pas dépasser 100 % des dépenses recevables. Le plafonnement du cumul doit être respecté une fois l'aide accordée. Dans les cas où l’aide totale du gouvernement à un bénéficiaire est supérieure au plafond, le Ministère devra rajuster le montant de son aide (et demandera le cas échéant à se faire rembourser), afin de ne pas dépasser le plafonnement du cumul. Le programme exige que tous les bénéficiaires éventuels révèlent toutes leurs sources de financement pour le projet en question, avant le début et à la fin du projet.

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9. TYPE D’AIDE FINANCIÈRE

L’aide financière pour des projets sera fournie sous forme de contributions.

L'aide financière visant à renforcer et à soutenir la capacité organisationnelle sera fournie sous forme de subventions.

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10. COÛTS RECEVABLES

Les dépenses sont remboursées en fonction des coûts recevables engagés. Pour être recevable, une dépense doit être liée au projet et doit être engagée pendant le période de validité de l’accord.

Une aide financière peut être accordée pour couvrir les coûts suivants : rémunération et coûts liés à l’emploi du personnel; honoraires professionnels; décaissements effectués pour des études de recherche et techniques; mesures de soutien pour le personnel handicapé du bénéficiaire; services publics; matériels; fournitures; déplacements (y compris les voyages à l'étranger, sujet à ce que la requête soit raisonnable, et sujet aux priorités du programme et à la disponibilité de fonds); assurance; location de locaux; location ou achat de matériel et de fournitures; frais de vérification; évaluations et appréciations; frais de contrôle et de rapport du rendement; collecte de données; communications et autres frais administratifs raisonnablement associés aux activités d’un organisme sans but lucratif.

Les coûts engagés pour tenir compte des besoins spéciaux des participants du programme seront approuvés au cas par cas.

L’achat de biens immeubles n’est pas une dépense ouvrant droit à une aide au financement.

Quand d’autres sources de financement sont prévues, une disposition de remboursement doit être ajoutée dans les accords de subvention ou de contribution, au cas où le montant du financement obtenu de source fédérale, provinciale ou municipale est plus élevé qu’escompté.

Les frais d’intérêt seront appliqués aux demandes de remboursement en souffrance.

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11. PROPOSITIONS - DEMANDES

Toutes les propositions et demandes doivent comprendre toute l’information et toutes les données exigées par les formalités administratives du programme.

Les propositions de financement de projet doivent comprendre, au minimum, de l’information sur le statut juridique et sans but lucratif de l’organisme et doivent :

poursuivre un ou plusieurs des objectifs du PPDS;

montrer que le projet proposé est conforme aux priorités du PPDS;

décrire les activités à entreprendre pour atteindre les objectifs énoncés;

préciser les résultats attendus dans un délai déterminé ainsi que leurs incidences sur les objectifs énoncés;

proposer un processus d’évaluation des résultats du projet;

décrire le processus général par lequel les produits/résultats seront diffusés;

fournir une estimation des dépenses à engager;

fournir des prévisions de trésorerie mensuelles;

divulguer la participation d’anciens fonctionnaires visés par le Code régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandat;

Les demandes de subvention pour le renforcement de la capacité organisationnelle doivent :

montrer que l’organisation de parrainage continue de répondre aux conditions dans la catégorie de bénéficiaires spécifiée (décrite ci-dessus);

fournir un relevé des ressources requises pour créer et soutenir la capacité dans les domaines de la gouvernance, de l’élaboration des politiques et des programmes, de l’extension des services à la collectivité et/ou de l’administration et de la gestion organisationnelles;

préciser les résultats attendus dans un délai déterminé et l’impact que cela aura sur la capacité de l’organisation dans les domaines précisés dans la demande.

fournir des prévisions budgétaires;

divulguer la participation d’anciens fonctionnaires visés par les lignes directrices concernant les conflits d’intérêts et l’après-mandat.

Les propositions de projet et demandes de subventions seront acceptées selon des processus de réception courants, transparents et justes.

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12. PROCESSUS D’APPROBATION

L’approbation finale des propositions incombe au ministre du Développement des ressources humaines qui peut déléguer ce pouvoir et établir des mécanismes de consultation pour l’aider dans l’exécution du processus.

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13. ACCORDS

Chaque proposition dont le financement est approuvé donnera lieu à un accord officiel qui précisera les responsabilités de chaque partie, les éléments pour lesquels des dépenses sont prévues, les modalités de paiement conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert et à la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux mesures conçues d’un commun accord pour évaluer le succès des activités à atteindre leurs objectifs.

Les paiements de transfert peuvent être annulés ou réduits si le niveau de financement du Ministère est modifié par le Parlement.

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14. CONTRIBUTION ET DURÉE MAXIMALES

Contributions

Le montant maximal du soutien financier pluriannuel accordé dans le cadre d’un accord de contribution est de 3 000 000 $ par exercice financier. Le montant de l’aide sera négocié et, si cela est possible et approprié, les coûts seront partagés avec les bénéficiaires ou d’autres intervenants.

Aucun soutien financier ne peut être affecté à des coûts qui auraient été engagés si le projet proposé n’avait pas été entrepris.

Subventions

Le montant maximal pouvant être accordé en subventions pluriannuelles à un organisme pour l’aider à renforcer et à maintenir ses capacités est de 2 000 000 $ par exercice financier, sous réserve de la présentation de rapports annuels sur les progrès réalisés dans l’atteinte des résultats.

La durée du soutien fourni par le programme sera limitée à une période de cinq ans au maximum, sous réserve d’examen.

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15. MODE DE PAIEMENT

Les paiements seront versés aux organismes bénéficiares au moyen de versements proportionnels mensuels ou triestriels appropriés dont les montants seront fondés sur les demands de remboursement des dépenses. Le versement d'un paiement final étant prévu pour tout montant dû après réception de la dernière demande. DRHC peut retenir jusqu'à 10% de la contribution jusqu'à réception du dernier compte par l'organisme bénéficiare. Au besoin, des paiements anticipés seront versés conformément aux modalités de la politique du CT sur les paiements de transfert (Annexe B). L'admissibilité d'un organisme à des paiements anticipés sera décidée par le Ministère d'après les données historiques et suivant le jugement de la direction.^³

Tout paiement supérieur au montant auquel le bénéficiaire d’une contribution a droit constitue une créance de la Couronne et doit être remboursé.

Les montants attribués à un bénéficiaire de subvention lui seront versés à intervalles réguliers, selon le cas, conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert, à condition que l’organisme soit toujours, après vérification, admissible au programme.

Même si un montant a été approuvé pour une durée déterminée, son versement dépendra d’examens financiers et/ou de rendement, selon le cas. Les résultats de ces examens peuvent entraîner la cessation anticipée d’un engagement approuvé.

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16. ALIÉNATION DES IMMOBILISATIONS

Quand l’achat d’immobilisations de 500 $ ou plus a été approuvé pour permettre d’atteindre les objectifs d’un projet, DRHC conserve le droit d’approuver l’aliénation de ces immobilisations à la fin du projet.

Les immobilisations peuvent être vendues à leur juste valeur marchande, les gains réalisés étant utilisés pour compenser la contribution de DRHC, ou bien être transférés à une organisation ou à un particulier, désigné ou approuvé par DRHC, ou enfin aliénés de toute autre façon que fixerait le Ministère.

DRHC est d’accord pour que ces immobilisations continuent d’être utilisées quand elles permettent aux activités du projet de continuer. Les immobilisations achetées dans le cadre d’un programme de contribution ne doivent pas revenir à DRHC ou être réaffectées par le Ministère à son propre usage.

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17. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Si les Canadiens y trouvent leur avantage et que cela ne nuit pas à la poursuite des buts du bénéficiaire, DRHC négociera l’utilisation partagée de toute propriété intellectuelle élaborée par le bénéficiaire ou par un tiers. Le droit d’utiliser ce matériel comprendra, entre autres, le droit d’utiliser les données pour mener d’autres recherches et le droit de publier la propriété intellectuelle dans le site Web de DRHC ou dans des documents et publications imprimés.

18. POUVOIR D’APPROUVER LES PROPOSITIONS

Le ministre du Développement des ressources humaines peut déléguer le pouvoir final d’approuver les propositions aux fonctionnaires désignés du Ministère, conformément aux instruments de délégation de DRHC.

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19. POUVOIR DE SIGNER DES ACCORDS

Le ministre du Développement des ressources humaines peut déléguer le pouvoir de signer et par la suite de modifier des accords de contribution et de subventions aux fonctionnaires désignés du Ministère, conformément aux instruments de délégation de DRHC.

20. POUVOIR D’APPROUVER LES PAIEMENTS

Le ministre du Développement des ressources humaines peut déléguer le pouvoir d’approuver des paiements en attestant de l’observation des modalités des accords de contribution ou de subvention aux fonctionnaires désignés du Ministère selon les instruments de délégation de DRHC.

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21. VÉRIFICATION

Chaque accord doit préciser que DRHC conserve le droit de faire vérifier les registres du bénéficiaire d’une contribution et, s’il est établi que le montant versé excède le montant payable, la différence sera réputée être une créance de la Couronne.

On trouvera à l’annexe C un cadre de contrôle et vérification des bénéficiaires axés sur le risque et un plan de vérification interne ainsi qu’une évaluation de la gestion de la politique des paiements de transfert.

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22. CADRE DE RESPONSABILITÉ ET ÉVALUATION

Vous trouverez à l’annexe B une ébauche de Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRAR). La version finale du CGRAR sera élaborée en étroite collaboration avec Évaluation et développement des données à DRHC, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les intervenants, entre janvier et mars 2003. Elle sera soumise au SCT au plus tard le 1^er mars 2003.

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23. DILIGENCE RAISONNABLE

Le Ministère dispose des procédures, ressources et systèmes requis pour approuver les paiements de transfert et vérifier l’admissibilité et le droit relatifs à la gestion et à l’administration du programme avec une diligence raisonnable. Ces systèmes comprennent : le Guide des opérations de subventions et contributions, le Cadre de vérification axée sur le risque (CVAR) et le Cadre d’assurance de la qualité pour le contrôle des projets (fondé sur une évaluation du risque).

24. DURÉE DES MODALITÉS

Les présentes modalités entreront en vigueur le 1^er avril 2003 et expireront le 31 mars 2008.

Toute modification des présentes modalités devra être approuvée par le Conseil du Trésor.

25. TRANSITION

Les présentes modalités remplacent celles qui avaient été approuvées pour le programme Visions de la garde d’enfants, le Prix Thérèse-Casgrain du bénévolat, l’Initiative du secteur bénévole et le Programme de partenariats pour le développement social, Subventions et Contributions, et elles serviront de référence pour les nouveaux accords.

Les accords qui ont été signés sous le régime des modalités d’application antérieures dans le cadre des programmes mentionnés ci-dessus continueront d’être régis par ces modalités jusqu’à leur échéance.

Pendant la période de transition vers les modalités révisées, la mise en œuvre sera gérée de manière à réduire au minimum tout préjudice aux organismes qui reçoivent actuellement un financement.

26. COÛT D’ADMINISTRATION DU PROGRAMME

Les coûts supplémentaires liés à la gestion et à l’administration du programme seront couverts par les niveaux de référence en vigueur.

1 Les organisations nationales pour les personnes handicapées (ONPH) doivent remplir les conditions d’admission supplémentaires suivantes : i) Elles doivent avoir un mandat qui vise le prise en main personnelle et l’indépendance des personnes handicapées (couramment appelées des clients), ainsi que leur pleine participation à l’une ou l’autre des activités de la société canadienne (c.-à-d. apprentissage, travail et vie communautaire); ii) Elles doivent participer activement à la présentation des besoins et des préoccupations des Canadiens handicapés dans le processus gouvernemental d’élaboration des politiques et des programmes; iii) Elles doivent être contrôlées par ou axées sur les consommateurs au niveau de leur structure et vision; iv) Elles doivent consulter régulièrement leurs membres et leurs activités doivent tenir compte des réactions recueillies.

Aux fins d’application des présentes Modalités, l’expression « contrôlé par les clients » désigne les organisations dont le conseil d’administration, le personnel et les membres sont en majorité formés de clients; une organisation « axée sur les clients » est celle qui est majoritairement constituée de clients et de leurs fournisseurs de soutien familial et où les clients font activement partie de la gestion de l’organisme.

2 Pacifique = C.-B. et Territoire du Yukon; Prairies = Alberta, Saskatchewan et Manitoba; Centre = Ontario et Québec; Atlantique = Nouveau-Brunswick, Î.-P.-É., Terre-Neuve (l’interprétation par DRHC de Terre-Neuve est Terre-Neuve et Labrador) et Nouvelle-Écosse; Nord = Territoires du Nord-Ouest et Nunavut.

3 L'approbation ministérielle comprenait l'approbation du 1er avril 2003 comme date d'entrée en vigueur de la modification.