Télécopieurs et renseignements personnels

En transmettant des renseignements personnels par fax, on risque que des renseignements de nature très délicate tombent en de mauvaises mains.

Quels sont les risques ?

Si vous composez le mauvais numéro, vous pouvez envoyer accidentellement des renseignements personnels très délicats comme des dossiers d'assistance sociale, des demandes de prestations d'assurance-chômage, des dossiers criminels ou des diagnostics cliniques à la mauvaise personne. Il est souvent arrivé que des renseignements personnels aient été envoyés par erreur aux médias.

Si le télécopieur est installé dans un endroit ouvert et accessible à plusieurs personnes, n'importe qui peut alors lire les renseignements personnels qui sont envoyés ou reçus de ce télécopieur.

Les transmissions par fax peuvent, tout comme les appels téléphoniques, être interceptées par écoute électronique. Si vous devez transmettre des renseignements personnels par fax, achetez plutôt un fax capable d'encrypter les renseignements.

Comment réduire les risques ?

• Ne faxez que les renseignements personnels qui doivent être transmis d'urgence. Envoyez les autres renseignements urgents par messager.
• Lorsque vous envoyez un document par fax, assurez-vous toujours que le destinataire a pris les mesures nécessaires afin que personne d'autre que lui ne puisse recevoir ce document.
• Avant d'envoyer un document par fax, assurez-vous de l'exactitude du numéro du destinataire, puis vérifiez sur l'écran du télécopieur que c'est bien ce numéro qui a été composé.
• Remplissez toujours la feuille d'envoi sur laquelle vous indiquez le nom du destinataire. Cette feuille d'envoi devrait comporter un avertissement à l'effet que seul le destinataire visé est autorisé à prendre connaissance des renseignements, et devrait demander à toute autre personne de vous appeler pour vous prévenir d'une erreur de transmission.
• Communiquez avec le destinataire pour vous assurer que la transmission a bien été reçue en entier.
• Tout télécopieur servant à faxer des renseignements personnels doit être installé dans une pièce fermée afin d'en contrôler l'accès.
• Désignez quelqu'un pour s'occuper du télécopieur. Si c'est impossible, limitez les risques d'indiscrétion en faxant vous-même les documents. Lorsque vous recevez des documents contenant des renseignements personnels, assurez-vous de connaître le moment précis de la transmission afin d'être à côté du télécopieur au moment voulu.
• Ne faxez aucun renseignement personnel dont vous n'oseriez pas discuter librement au téléphone.
• Votre télécopieur est peut-être muni d'un dispositif qui oblige la personne qui reçoit les renseignements à fournir un mot de passe avant que son télécopieur n'imprime le document. Si c'est le cas, servez-vous-en. Seule la personne à qui le document est destiné, est autorisée à en prendre connaissance. De la même manière, si quelqu'un vous envoie un document, demandez-lui d'exiger votre mot de passe avant l'impression du document.
• Si vous envoyez des renseignements personnels par fax-modem (télécopieur intégré à un ordinateur), assurez-vous que toute personne voulant y avoir accès doit fournir un mot de passe, et ce tant au sein de votre organisme que chez votre destinataire.

Et si quelqu'un vous demande d'envoyer des renseignements personnels par fax?

• Expliquez-leur comment des renseignements personnels peuvent accidentellement être divulgués à la mauvaise personne ou délibérément interceptés par des personnes non autorisées.
• Expliquez les risques et les précautions à prendre pour réduire les risques. Assurez-vous d'obtenir le consentement de la personne intéressée avant de lui faxer des renseignements personnels.