Deuxième rapport d’étape sur le Plan d’action pour renforcer la gestion des programmes de subventions et de contributions

Août 2000

Table des matières

Points saillants du Plan d’action –
mai à juillet 2000

Annexes :

Annexe 1	Premier rapport d’étape de la Direction du contrôle de la performance
Annexe 2	PricewaterhouseCoopers – Évaluation de l’évolution des travaux prévus dans le plan d’action national pour renforcer les programmes de subventions et de contributions

Sommaire

La Direction du contrôle de la performance de Développement des ressources humaines Canada (DRHC) a confirmé que, pour la période de mai à juillet 2000, d’importantes améliorations ont été apportées à l’administration des subventions et des contributions. Une évaluation indépendante a permis de déterminer que DRHC avait de bonnes chances de réussir la mise en oeuvre de son plan d’action en six points. Le Ministère a mis en place un processus d’assurance de la qualité et a renforcé ses structures de responsabilisation et ses procédés de gestion afin de s’assurer que les améliorations apportées demeurent permanentes.

La Direction du contrôle de la performance de DRHC a présenté sa première évaluation . Le groupe a examiné des dossiers de projets lancés en février et en mars 2000; le premier rapport a donc permis de présenter une évaluation globale des demandes, de la passation de marchés, des recommandations et de l’approbation. Les rapports de la Direction du contrôle qui suivront permettront d’obtenir une évaluation plus complète du cycle de vie des projets, ce qui comprend notamment les paiements, le contrôle ainsi que les activités de suivi et d’évaluation. Pour le moment, la Direction juge que DRHC a continué de régler avec brio les problèmes soulevés lors de la vérification des programmes de subventions et de contributions en 1999. Les vérificateurs avaient alors identifié que certaines questions devraient être examinées plus attentivement, comme la confirmation du financement provenant d’autres sources et l’adhésion complète aux modalités des programmes. Le Ministère a pris depuis des mesures pour régler ces questions.

PricewaterhouseCoopers a mené une évaluation indépendante de la mise en oeuvre du plan d’action en six points de DRHC. Les consultants ont analysé les résultats du plan d’action obtenus jusqu’à maintenant, et ont conclu que 36 des 38 engagements ont été remplis ou ont respecté l’échéancier. Les dates limites ont été repoussées dans deux cas en raison de l’utilisation de nouveaux systèmes informatiques et de nouveau matériel didactique. Il ne s’agissait que de rajustements à des étapes intermédiaires qui n’auront pas d’incidence sur la mise en oeuvre du plan d’action en temps voulu.

DRHC a lancé une initiative d’assurance de la qualité pour les subventions et les contributions. Ce processus vise à promouvoir le dépistage rapide des problèmes possibles reliés aux projets et la prise de mesures correctrices. Cette initiative permettra d’exercer un meilleur contrôle des projets, tout en offrant de l’expertise financière et de l’expertise reliée aux programmes nécessaires aux
bureaux locaux et régionaux du pays.

Le ministère renforce ses structures de responsabilisation et ses procédés de gestion. En juin, le gouvernement a annoncé qu’il abolissait le Fonds du Canada pour la création d’emplois et réacheminait le financement associé à ses agences de développement économique régional. Cette mesure vise à mettre clairement l’accent sur le mandat principal de politique sociale de DRHC et à aider le Ministère à améliorer l’administration des subventions et des contributions. De plus, DRHC clarifie les rôles et les pouvoirs en matière de politiques, d’élaboration de programmes, de prestation de services, de services ministériels et d’opérations régionales. Le Ministère révise le mandat et la composition de ses comités de la haute direction et des structures connexes afin d’assurer une meilleure surveillance interne.

L’initiative d’assurance de la qualité et les changements reliés aux structures de responsabilisation reposaient sur les améliorations administratives apportées aux programmes de subventions et de contributions dans le cadre du plan d’action, et permettront d’apporter des améliorations permanentes à l’échelle du Ministère au chapitre de la gestion de tous les programmes de DRHC.

Le prochain rapport d’étape sur le plan d’action en six points sera rendu public vers la fin de l’automne.

Contexte

En 1999, DRHC a mené une vérification des dossiers de projets pour sept programmes de subventions et de contributions. Les vérificateurs ont relevé des lacunes dans les procédures contractuelles, le contrôle des projets et les pratiques financières en général, et ont invité le Ministère à prendre des mesures correctives.

En janvier 2000, la ministre de Développement des ressources humaines Canada, l’honorable Jane Stewart, a annoncé la mise en oeuvre d’un plan d’action pour améliorer l’administration des programmes de subventions et de contributions. Le plan d’action comprend six initiatives : s’assurer que les paiements répondent aux exigences reliées au financement et aux programmes; vérifier et corriger les dossiers problèmes; appuyer le personnel et le doter des outils nécessaires; assurer l’imputabilité des résultats; obtenir les meilleurs conseils qui soient et faire part des progrès réalisés au grand public et aux employés.

Depuis ce temps, DRHC a continué de progresser de façon importante en vue de régler les problèmes soulevés lors de la vérification de 1999. De plus, en s’inspirant du plan d’action, le Ministère a lancé des initiatives plus vastes visant à moderniser ses pratiques administratives et de gestion.

Le premier rapport d’étape, publié le 18 mai 2000, portait sur les activités effectuées de janvier à avril. Ce deuxième rapport d’étape a trait aux activités de mai à juillet dernier. Plus précisément, il donne une description détaillée des mesures prises par DRHC à l’égard des quatre engagements mentionnés dans le premier rapport, soit :

présenter les résultats de la première évaluation des dossiers de la Direction du contrôle de la performance;
procéder à une évaluation indépendante du travail de DRHC sur la mise en oeuvre du plan d’action en six points;
lancer une initiative d’assurance de la qualité pour les subventions et les contributions;
renforcer les structures de responsabilisation et les procédés de gestion.

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