Troisième rapport d’étape sur le Plan d ’action en six points pour renforcer la gestion des programmes de subventions e de contributions

Décembre 2000

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TABLE DES MATIÈRES

• Sommaire
• Contexte
• Le Plan d’action en six points – Progrès constants
• Le rapport du vérificateur général -- Octobre 2000
• Résultats du contrôle de la performance -- Décembre 2000

ANNEXES

• Annexe 1 Le Plan d’action en six points pour renforcer la gestion des programmes de subventions et de contributions – rapport détaillé – Janvier - novembre 2000
• Annexe 2 DRHC Subventions et contributions – Réponse de la direction du Ministère au chapitre 11 du rapport du vérificateur général
• Annexe 3 Deuxième rapport d’étape trimestriel de la Direction nationale du contrôle de la performance des subventions et des contributions

Sommaire

La ministre du Développement des ressources humaines a pris l’engagement de faire régulièrement rapport au public sur la mise en oeuvre du Plan d’action en six points pour renforcer la gestion des programmes de subventions et de contributions. Les deux premiers Rapports d’étape portaient sur la période de janvier à août 2000.

Ce Troisième rapport d’étape couvre la période d’août à novembre 2000.

Au cours de cette période, Développement des ressources humaines Canada (DRHC) a apporté d’importantes améliorations à l’administration de ses subventions et contributions. Depuis août, le Ministère a :

• poursuivi la mise en oeuvre du Plan d’action en six points. Quatorze des 38 sous-éléments de ce plan portent sur des engagements permanents concernant la formation du personnel et la présentation de rapports au Parlement, et leur calendrier d’exécution est respecté. Vingt-deux des 24 autres sous-éléments ont été menés à bien. Les deux autres sous-éléments, qui concernent l’examen de dossiers fermés ou inactifs, seront traités dans le prochain rapport d’étape.
  
• élaboré un site Web sur les subventions et contributions afin que les Canadiens et les Canadiennes aient accès à l’information sur ces programmes, notamment les critères que doivent remplir d’éventuels demandeurs et promoteurs, et la marche à suivre pour présenter une demande. Ce site sera opérationnel le 31 décembre 2000;
  
• donné à plus de 1 100 membres de son personnel une formation sur l’exécution de programmes. À quoi il faut ajouter la formation donnée, en application du Plan d’action en six points, à plus de 3 000 de ses employés sur les éléments de base du contrôle financier;
  
• donné suite aux recommandations du Rapport du vérificateur général sur les subventions et contributions et s’est engagé à resserrer nos initiatives en tenant compte de ces recommandations;
  
• publié le Deuxième rapport de la Direction nationale du contrôle de la performance. Le rapport confirme qu’au moment où ces projets arrivent au mi-parcours de leur cycle de vie, les améliorations importantes et mesurables apportées à l’ensemble de la gestion des programmes et de l’administration des subventions et des contributions, et signalées dans le Premier rapport de la Direction nationale du contrôle de la performance, ont été maintenues.

Contexte

En 1999, Développement des ressources humaines Canada (DRHC) a mené une vérification des dossiers de projets pour sept programmes de subventions et de contributions. Les vérificateurs ont relevé des lacunes dans les processus de passation des marchés, le contrôle des projets et les pratiques financières en général, et ont invité le Ministère à prendre des mesures correctives.

Depuis janvier 2000, un plan de gestion d’ensemble a été mis en place pour régler les questions que soulèvent les programmes de subventions et de contributions. Au cours de l’année, le Ministère a :

• mis en oeuvre un Plan d’action en six points visant à améliorer la gestion des programmes de subventions et de contributions;
  
• créé la Direction nationale du contrôle de la performance afin de pouvoir évaluer régulièrement dans quelle mesure le Ministère se conforme aux pratiques administratives requises;
  
• annoncé l’abolition du Fonds du Canada pour la création d’emplois afin de mettre l’accent sur le mandat principal de politique sociale du Ministère;
  
• répondu au Rapport du Comité permanent du développement des ressources humaines et de la condition des personnes handicapées de juin 2000. Cette réponse peut être consultée à l’adresse Internet suivante :
  www.drhc.gc.ca/fr/sm/comm/subvention/rapport/indexe.shtml;
  
• élaboré un site Web public sur les subventions et contributions afin que les Canadiens et les Canadiennes aient accès à toute l’information sur ces programmes, notamment les critères d’admissibilité auxquels les éventuels demandeurs et promoteurs doivent satisfaire et la marche à suivre pour présenter une demande. Ce site sera opérationnel à partir du 31 décembre 2000.
  
• réorganisé la structure interne et les pratiques du Ministère en vue d’améliorer les méthodes d’administration et de reddition de comptes;
  
• lancé une étude sur la gestion des programmes afin de s’assurer que les objectifs de tous les programmes de subventions et de contributions sont clairement définis et que des mesures de performance sont appliquées pour montrer que ces objectifs sont atteints.

Le Ministère a tenu son engagement de faire rapport sur les progrès réalisés dans la mise en oeuvre de son Plan d’action en six points. Le Premier rapport d’étape, publié en mai 2000, a confirmé que tous les dossiers actifs vérifiés de subventions et contributions ont été examinés et que la documentation requise avait été mise en ordre. Le Deuxième rapport d’étape, publié en août 2000, présentait les mesures prises pour renforcer les structures de responsabilité et les procédés de gestion du Ministère ainsi que la mise en oeuvre d’un processus de l’assurance de la qualité pour les subventions et contributions. Il renfermait aussi le Premier rapport de la Direction nationale du contrôle de la performance qui a fait état d’une amélioration mesurable de la gestion des programmes de subventions et de contributions.

Dans ce troisième rapport, qui porte sur la période d’août à novembre 2000, l’accent est mis sur les trois éléments suivants :

• les progrès constants réalisés grâce au Plan d’action en six points;
  
• les engagements pris par le Ministère à la suite du rapport du vérificateur général sur les subventions et contributions de DRHC;
  
• le plus récent rapport de la Direction nationale du contrôle de la performance.

Le Plan d’action en six points – Progrès constants

Le Plan d’action en six points est entré en vigueur en janvier 2000

Le Plan d’action en six points

1. S’assurer que les paiements répondent aux règles financières et aux exigences des programmes

2. Vérifier et corriger les dossiers problèmes

3. Équiper et soutenir le personnel

4. Assurer la reddition de comptes

5. Obtenir les meilleurs conseils possibles

6. Faire rapport des progrès au public

et visait à régler les graves lacunes décelées par la vérification interne de 1999. Les résultats à ce jour indiquent que ce plan a permis de beaucoup améliorer l’administration des subventions et des contributions à DRHC.

Le Ministère a poursuivi la mise en oeuvre du Plan d'action. Quatorze des 38 sous-éléments de ce plan portent sur des engagements permanents concernant, entre autres, la formation du personnel et la présentation de rapports au Parlement, et le calendrier d’exécution est respecté. Vingt-deux des 24 autres sous-éléments ont été menés à bien. Les deux autres sous-éléments portent sur l’examen des dossiers fermés ou inactifs, c’est-à-dire de dossiers de projets terminés en 1998-1999 ou en 1999-2000. Ce travail sera complété et il en sera fait rapport, ainsi que de la décision d’examiner d’autres dossiers, dans le prochain rapport d’étape.

• Depuis janvier 2000, d’importantes réalisations ont pu être menées grâce au Plan d’action en six points.
  
• Des directives précises ont été données au personnel de DRHC concernant la documentation à obtenir et les procédures à respecter avant d’effectuer un paiement à un promoteur.
  
• Chacun des 17 000 dossiers actifs a été examiné entre février et avril 2000 afin de s’assurer qu’ils satisfont pleinement aux exigences du programme et aux normes en matière de documentation.
  
• Les 461 dossiers qui ont fait l’objet de la vérification interne de 1999 ont tous été examinés et fermés.
  
• L’appui donné à notre personnel a pris diverses formes : élaboration de politiques claires; amélioration des outils de travail; détermination des besoins en matière de formation; nouveaux cours de formation sur tous les aspects de l’administration des projets et meilleurs systèmes de gestion de l’information. Outre les 3 000 membres du personnel qui, en janvier et février 2000, ont reçu une formation sur les principes de base du contrôle financier dans le cadre du Plan d'action en six points, plus de 1 100 agents d’exécution de programme ont assisté à des cours structurés du Ministère depuis avril 2000. De plus, 780 gestionnaires ont participé au cours sur la modernisation de la fonction de contrôleur depuis le mois d’août.
  
• Un nouveau processus d’assurance de la qualité est mis en oeuvre afin de détecter et de corriger aussitôt que possible les lacunes dans l’exécution de programme.
  
• La Direction nationale du contrôle de la performance a publié deux rapports d’évaluation sur la performance du Ministère au niveau de l’administration des subventions et des contributions. Le présent document fournit en annexe des détails sur le deuxième de ces rapports.

Dans le dernier Rapport d’étape, DRHC a publié les résultats d’un examen externe de la mise en oeuvre du Plan d'action. Au terme de cet examen, la firme PricewaterhouseCoopers, qui en était l’auteur, a conclu que DRHC tenait les engagements énoncés dans le Plan. Un nouvel examen sera entrepris au début de 2001.

Depuis août, le Ministère a pris les mesures suivantes dans le cadre du Plan d’action :

• La mise en oeuvre, dans tout le Ministère, de la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert;
  
• L’élaboration et la mise en application d’un manuel des opérations amélioré;
  
• La mise en application d’une politique de formation révisée, l’instauration de cours de formation obligatoires pour le personnel chargé de l’exécution de programme.

On trouvera à l’annexe 1 du présent rapport, un tableau détaillé sur la mise en oeuvre de tous les éléments du Plan d'action en six points.

Le rapport du vérificateur général – Octobre 2000

Le 17 octobre 2000, le vérificateur général a publié son rapport sur la gestion des programmes de subventions et de contributions à DRHC.

Dans son rapport, le vérificateur général note que « … les constatations [de la vérification] montrent que jusqu’en décembre 1999, le cadre de contrôle de l’administration des subventions et des contributions à Développement des ressources humaines Canada comportait des lacunes inadmissibles », et il fait aussi remarquer que « DRHC a pris des mesures correctives qui règlent les lacunes détectées dans notre vérification ».

Le vérificateur général a approuvé les mesures correctives prises par le Ministère et les autres initiatives qui élargissent ou complètent le plan d’action original.

Dans la réponse de la direction au rapport du vérificateur général, le Ministère indique qu’il est déterminé à tabler sur les améliorations qui ont déjà été apportées à son administration de ces programmes. Il a pris, en particulier, les engagements suivants :

• DRHC travaillera en étroite collaboration avec tous les intervenants, y compris le Secrétariat du Conseil du Trésor, à la préparation d’un rapport portant sur l’équilibre à atteindre entre l’exécution efficace d’un programme et un bon contrôle financier. D’ici juin 2001, DRHC fera rapport au Comité permanent sur le développement des ressources humaines et la condition des personnes handicapées sur l’ensemble des efforts qu’il a accomplis pour parvenir à un juste équilibre.
  
• DRHC publiera les résultats de son examen d’un échantillon de dossiers fermés ou inactifs. Cet examen a été exécuté pour faire suite aux recommandations du vérificateur général. Les résultats de cet examen seront complétés et figureront dans le prochain rapport d’étape.
  
• DRHC s’assurera que la description de tous ses programmes, y compris les modalités, les critères d’admissibilité et la façon de présenter une demande seront affichés sur son site Web accessible au public, dans tous les bureaux de DRHC et seront communiqués à tous les députés. Ce site Web sera opérationnel le 31 décembre 2000.
  
• DRHC élargira l’étude sur la gestion de programme pour examiner de plus près la façon dont la conception des programmes et l’information sur les programmes peuvent favoriser l’égalité d’accès à tous ceux et celles qui sont admissibles à faire une demande.

« La direction de DRHC progresse bien vers la tenue des engagements qu’elle a pris dans son Plan d’action en six points et dans d’autres plans formulés afin de régler les problèmes relevés. » Rapport du vérificateur général, chapitre 11, page 71

Le vérificateur général a insisté sur le fait que DRHC doit maintenir ses efforts et demeurer vigilant pour réaliser le changement systémique proposé dans le Plan d'action. Le vérificateur général note que « le Ministère doit faire en sorte que les efforts exceptionnels qu’il déploie aujourd'hui deviennent des pratiques normales dans l’avenir et doit modifier de fond en comble son approche quotidienne de la prestation des subventions et contributions. » DRHC a accepté dans son intégralité le défi lancé par le vérificateur général.

On trouvera à l’annexe 2 du présent rapport, le texte complet de la Réponse de la direction au Rapport du vérificateur général sur les subventions et contributions à DRHC.

Résultats du contrôle de la performance – Décembre 2000

À l’automne 1999, DRHC a créé la Direction nationale du contrôle de la performance afin d’examiner la façon dont le Ministère se conforme à la loi applicable, aux modalités d’exécution des programmes et aux politiques, et pour présenter des rapports trimestriels sur ces points.

Avec le temps, les examens permettront de déterminer si le

« Le système de suivi de rendement que le Ministère a mis au point pour suivre les progrès réalisés représente une approche novatrice à la mesure continue du rendement. S’il est appliqué systématiquement, il devrait donc donner à la direction une bonne mesure des progrès réalisés. » Rapport du vérificateur général, chapitre 11, page 29

Ministère respecte les normes qu’il a établies et s’il continue de les appliquer aux différentes étapes du cycle de vie des projets. Ce cycle commence quand une demande est reçue et se termine quand un dossier est fermé.

Dans son premier rapport publié en août, la Direction nationale du contrôle de la performance conclut que le Ministère a fait d’importants progrès dans l’administration des subventions et des contributions. Comme les dossiers choisis ont été examinés depuis le début de leur cycle de vie, les résultats étaient statistiquement valides pour : la demande, la recommandation et l’approbation, et la passation du marché.

« Les améliorations mesurables et importantes (signalées dans le Premier rapport de la Direction du contrôle de la performance) apportées à l’ensemble de la gestion des programmes et de l’administration des subventions et des contributions depuis la vérification du BVI en 1999, se sont maintenues. » Deuxième rapport de la Direction du contrôle de la performance, décembre 2000

Le rapport de décembre de la Direction nationale du contrôle de la performance est fondé sur un échantillon aléatoire de 274 autres dossiers sélectionnés parmi 2 460 ententes de subvention et de contribution dont la date de début va du 1 er février au 30 avril 2000. Ces dossiers en étaient à une étape plus avancée de leur cycle de vie, le contrôle est donc statistiquement significatif pour toutes les étapes du cycle du projet, sauf le suivi et l’évaluation. Ces dossiers seront évalués dans les prochains rapports. L’examen mené par la Direction nationale du contrôle de la performance indique clairement :

• que des améliorations mesurables et importantes apportées à l’ensemble de la gestion des programmes et de l’administration des subventions et des contributions se sont maintenues;
  
• qu’on a enregistré un niveau élevé d’observation des politiques et procédures du Ministère et du Conseil du Trésor;
  
• qu’un taux de conformité de 90 % ou plus avait été constaté pour 44 des 54 facteurs d’évaluation statistiquement valides au niveau national;
  
• qu’un plus grand nombre de documents justificatifs financiers et relatifs au programme ont été fournis à l’appui de la demande et des processus de passation des marchés et de paiement.

Le Rapport de la Direction nationale du contrôle de la performance indique que les nouvelles améliorations suivantes doivent être apportées :

• respecter l’obligation d’inscrire les engagements dans le système comptable de DRHC avant la signature d’une entente;
  
• verser une documentation plus complète au dossier concernant l’évaluation des coûts de projet proposés par un demandeur/promoteur;
  
• adhérer plus complètement aux calendriers et aux modalités de paiement prévus à l’entente;

• établir des directives générales qui clarifient la nature et la portée des activités satisfaisant aux modalités d’exécution du programme.

Pour faire suite au Rapport de la Direction nationale du contrôle de la performance, le Ministère a pris d’autres mesures qui auront des retombées positives sur les résultats à venir, parmi celles-ci :

• la mise en oeuvre d’un dossier de projet « type » pour les contributions que tous les employés pourront consulter;
  
• l’élaboration et la mise en application d’une nouvelle politique de formation à DRHC;
  
• la mise en vigueur d’un manuel des opérations amélioré qui assurera une application plus uniforme des règles de pratique au sein du Ministère;
  
• le renouvellement de la structure organisationnelle des bureaux régionaux et locaux en ce qui concerne les subventions et contributions.

Pour terminer, la Direction nationale du contrôle de la performance continue d’aider le Ministère à tenir son engagement de bien administrer les programmes de subventions et de contributions et à faire en sorte qu’ils répondent aux normes administratives auxquelles les Canadiens et les Canadiennes s’attendent.

On trouvera à l’annexe 3 du présent rapport le texte intégral du Rapport de la Direction nationale du contrôle de la performance.