Réponse du gouvernement aux recommandations du cinquième rapport du Comité permanent des comptes publics

Octobre 2001

Partie 1 – Contexte

Le Comité permanent des comptes publics a déposé, le 17 mai 2001, son cinquième rapport fondé sur le chapitre 11 du rapport du vérificateur général d'octobre 2000.

Le rapport du Comité permanent traite des mesures correctives qu'a adoptées Développement des ressources humaines Canada (DRHC) pour améliorer l'administration et la gestion de ses programmes de subventions et de contributions, en fonction du rapport du vérificateur général d'octobre 2000. Le vérificateur général indique dans son rapport que les mesures correctives de DRHC, soit le Plan d'action en six points et des mesures connexes, ont permis de combler les lacunes qu'il avait relevées. Dans son rapport, le Comité des comptes publics approuve les mesures correctives et reconnaît que la gestion des programmes de subventions et de contributions s'est considérablement améliorée à DRHC. Le rapport du Comité contient cinq recommandations qui portent sur les vérifications internes et qui exigent des précisions concernant l'utilisation des fonds publics.

Conjugués aux travaux du vérificateur général, les travaux du Comité permanent ont favorisé l'amélioration de la gestion des programmes de subventions et de contributions de DRHC. Pour bien faire comprendre la réponse du gouvernement aux recommandations du Comité permanent, il convient de résumer les mesures prises jusqu'ici.

Contrôles financiers essentiels

DRHC a pris des mesures bien précises pour s'assurer de l'existence de contrôles financiers essentiels. Les employés ont reçu des directives claires en matière de politique et des outils de travail améliorés pour veiller à l'administration cohérente et rigoureuse des projets. DRHC a aussi uniformisé les modules de formation, instauré des cours obligatoires et offert une formation adéquate aux gestionnaires et aux employés.

Cadre de contrôle de gestion

DRHC a renforcé son cadre de contrôle de gestion au moyen de diverses mesures, dont la mise en oeuvre d'un processus d'assurance de la qualité visant à déceler et à corriger le plus rapidement possible les erreurs dans l'administration des subventions et des contributions. La Direction nationale du contrôle de la performance, autre élément du cadre de contrôle de gestion, procède constamment à l'échantillonnage de dossiers de subventions et de contributions à l'échelle nationale afin d'en évaluer la conformité aux dispositions législatives, modalités et politiques applicables. Pour garantir l'application des mesures correctives, DRHC a également clarifié les structures de reddition de comptes à l'interne et renforcé la surveillance ainsi que le suivi des recommandations issues de la vérification interne.

Améliorations démontrées

Il est démontré que les mesures adoptées portent fruit. Au Comité permanent des comptes publics devant lequel il s'est présenté en mars 2001, le vérificateur général a indiqué que, après vérification, il estimait que le Ministère « faisait des progrès satisfaisants dans la mise en oeuvre des mesures correctives ».

Le 17 mai 2001, le Comité « salue les efforts sérieux déployés par le Ministère pour régler les nombreux problèmes en souffrance dans l'administration et la gestion des subventions et des contributions qui ont été signalés dans les différentes vérifications. On a déjà accompli beaucoup et il semble y avoir de plus en plus d'améliorations ».

En outre, des rapports de la Direction du contrôle de la performance (août et décembre 2000 et mars 2001) indiquent que des améliorations considérables et mesurables ont été apportées à l'administration globale des subventions et des contributions depuis la publication du rapport du Bureau de la vérification interne de 1999. Par exemple, en mars 2001, les études effectuées par la Direction révèlent un taux de conformité supérieur à 90 % dans le cas de 54 des 67 facteurs d'évaluation pour lesquels on possédait des résultats valables. À ce moment-là, DRHC n’avait pas encore mis en oeuvre l’ensemble des mesures destinées à renforcer l’administration de ses programmes. Donc, on pourrait s’attendre à ce que les données éventuelles de la Direction du contrôle de la performance démontrent un rendement encore supérieur.

Renforcement de la gestion des programmes

Une autre réalisation non négligeable est l'Initiative de gestion des programmes, que DRHC a mise en oeuvre en mai 2000 pour améliorer encore davantage la gestion des subventions et des contributions. La première étape de l'Initiative, qui s'est terminée en mars 2001, portait sur la création de cadres de responsabilité axés sur les résultats pour l'ensemble des programmes de subventions et de contributions de DRHC. Ces cadres comportent une description complète des programmes, un modèle logique applicable à la stratégie de financement, une description des rôles et des responsabilités, des mesures de rendement, des plans de vérification et d'évaluation ainsi qu'un cadre d'établissement de rapports.

DRHC a de surcroît amélioré la disponibilité et la cohérence de l'information concernant les programmes de subventions et de contributions. En décembre 2000, DRHC a diffusé des renseignements complets sur son site Web, notamment au sujet des programmes, des conditions d'admissibilité et des modalités de présentation des demandes. Ces renseignements ont aussi été communiqués à tous les députés.

Information communiquée aux parlementaires et à la population

Engagé à faire preuve d'ouverture et de transparence, DRHC a publié quatre rapports d'étape trimestriels sur l'application du Plan d'action en six points et des mesures s'y rattachant.

Le gouvernement a répondu publiquement au rapport du Comité permanent du développement des ressources humaines et de la condition des personnes handicapées à l'automne 2000 et DRHC a répondu au rapport du vérificateur général en octobre de la même année.

Maintien de la reddition de comptes et modernisation des mécanismes d'exécution DRHC a beaucoup amélioré ses structures de reddition de comptes et son cadre de contrôle de gestion interne. Il reconnaît que les mesures adoptées sont essentielles à l'exécution des contrôles financiers rigoureux auxquels les Canadiens s'attendent. DRHC comprend aussi qu'il lui faut revoir constamment les structures et les procédures pour s'assurer de l'exécution efficiente des programmes en fonction des moyens des promoteurs et des besoins des Canadiens. Il continuera de moderniser les mécanismes d'exécution tout en veillant au maintien des contrôles nécessaires à la bonne gestion et à la reddition de comptes.

Partie 2 – Réponses aux recommandations du Comité permanent

Que Développement des ressources humaines Canada divulgue, dans son Rapport annuel sur le rendement au Parlement, les sommes consacrées à la fonction de vérification interne.

Le gouvernement du Canada souscrit à cette recommandation. Dans son Rapport sur le rendement destiné au Parlement, DRHC fera état des ressources utilisées par les Services de la vérification interne et de la gestion des risques. Les renseignements demandés figureront dans le Rapport sur le rendement pour la période se terminant en mars 2002.
Que Développement des ressources humaines Canada divulgue, dans son Rapport annuel sur le rendement au Parlement, le nombre de programmes vérifiés et examinés par le Comité de vérification interne et d'évaluation pour l'année en question, et qu'il fournisse un résumé des observations contenues dans les vérifications internes ainsi qu'un résumé de ses plans d'action et échéanciers de mise en oeuvre à cet égard.

Le gouvernement du Canada souscrit à cette recommandation. DRHC a diffusé une liste des vérifications qu'il a effectuées ces deux dernières années, dans son Rapport ministériel sur le rendement pour la période se terminant en mars 2000; cette pratique sera maintenue. Comme l'indique le Rapport ministériel sur le rendement, le site Web de DRHC renferme une liste des vérifications effectuées de même qu'un résumé et les plans d'action du Ministère, conformément à la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne. En procédant de cette manière, DRHC peut diffuser ses rapports de vérification plus rapidement.
Que Développement des ressources humaines Canada veille à ce que les avances consenties dans le cadre de ses programmes de subventions et de contributions respectent toutes les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques et que les versements soient faits au moment le plus avantageux pour les programmes financés, de manière à en assurer la réussite. Le Ministère devrait faire état des progrès accomplis dans le cadre de cette initiative dans son Rapport sur le rendement au Parlement pour la période débutant le 31 mars 2002.

Le gouvernement du Canada souscrit à cette recommandation. Pour garantir le respect des principes de gestion prudente de l'encaisse, la politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert exige des promoteurs qu'ils présentent une demande écrite contenant une justification des paiements anticipés et une prévision des mouvements de trésorerie.

DRHC a mis en oeuvre un cadre d'assurance de la qualité qui fait appel à la Direction du contrôle de la performance à l’Administration centrale et à des agents de contre-vérification financière dans les bureaux régionaux, qui sont tous chargés d'effectuer des études sur le traitement des paiements anticipés. DRHC continuera de communiquer des renseignements sur l'application du cadre d'assurance de la qualité, entre autres sur le respect des politiques du Conseil du Trésor concernant les paiements anticipés effectués au titre des subventions et des contributions, dans son Rapport ministériel sur le rendement.
Que Développement des ressources humaines Canada fasse paraître, dans ses rapports annuels au Parlement, des graphiques et des tableaux montrant les décaissements mensuels en espèces au titre de ses principaux programmes de subventions et de contributions. Le Ministère devrait faire paraître ces graphiques et ces tableaux dans son Rapport annuel au Parlement concernant l'exercice financier 2001-2002.

Le gouvernement du Canada souscrit à cette recommandation. Dans son Rapport annuel au Parlement pour 2001-2002, DRHC commencera à publier des graphiques et des tableaux montrant les décaissements mensuels en espèces au titre de ses principaux programmes de subventions et de contributions.
Que le Secrétariat du Conseil du Trésor envisage de définir des circonstances précises dans lesquelles des subventions pourraient être converties en contributions. Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait présenter le résultat de ce travail dans son Rapport sur le rendement au Parlement pour la période se terminant le 31 mars 2002.

Le gouvernement du Canada estime qu’il devrait y avoir un mécanisme efficace de reddition de comptes pour les subventions et les contributions. Il est d'avis que les ministres doivent continuer d’être responsables du choix du paiement de transfert approprié : subventions, contributions ou autres paiements de transfert, lorsqu’un programme est créé ou modifié. Pour prendre une décision, il faut tenir compte d'un certain nombre de facteurs, dont le droit d'effectuer des vérifications. L'utilisation des fonds réservés aux subventions n'est pas assujettie à la vérification.

Cependant, l’admissibilité d’un bénéficiaire de subvention et le montant dû doivent être vérifiés avant que le paiement soit fait. Les divers aspects de l'admissibilité aux subventions peuvent être soumis à une vérification.

Les membres du Conseil du Trésor examinent actuellement les accords de financement conclus avec les bénéficiaires de subventions très importantes. Ces accords doivent contenir des dispositions relatives à la reddition de comptes et prévoir la nécessité de mettre des états financiers vérifiés à la disposition du Ministère et des ministres. Le Parlement a adopté des dispositions semblables dans des textes de loi, notamment la loi créant la Fondation canadienne des bourses d’études du millénaire, qui oblige le ministre du Développement des ressources humaines à déposer un rapport annuel à la Chambre des communes. Cela dit, le gouvernement du Canada reconnaît qu’il peut être nécessaire de revoir les mécanismes de reddition de comptes pour les subventions très élevées. C’est pourquoi la présidente du Conseil du Trésor a demandé aux fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor d’examiner la nécessité d’une politique qui consacre les principes acceptables de reddition de comptes pour ce type de subventions.