Troisième rapport d'étape Réponse à de la direction du ministère au chapitre 11 du rapport du vérificateur général

Chapitre 11
DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES CANADA
SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS
RÉPONSE DE LA DIRECTION DU MINISTÈRE

Recommandation 1 (paragraphe 11.149)

Le Ministère devrait mettre en place des mesures de contrôle de la qualité afin de revoir les mesures correctives, ainsi qu'une surveillance continue pour s'assurer que le personnel connaît bien les éléments fondamentaux du contrôle financier. À l'aide d'une telle approche, le Ministère devrait s'assurer que sont repérés puis recouvrés tous les trop-payés contenus dans les dossiers problématiques et les dossiers inactifs à risque élevé.

Réponse du ministère: DRHC souscrit à cette recommandation et a pris les mesures qui s'imposent.

Le Ministère a reconnu la nécessité d'exercer un contrôle suivi afin de s'assurer que les employés connaissent bien les éléments fondamentaux du contrôle financier.

Il y a donné suite en adoptant deux mesures : un nouveau processus d'assurance de la qualité et la Direction nationale du contrôle de la performance. Il s'agit de deux mécanismes et structures permanents qui permettront de repérer les dossiers problèmes et de prendre les mesures correctives nécessaires, ainsi que de déceler les lacunes en ce qui a trait aux politiques opérationnelles, aux procédures et aux connaissances et compétences des employés.

La nouvelle initiative pour l'assurance de la qualité a été entreprise en juin 2000 afin d'accroître le niveau de connaissance des programmes dans les bureaux locaux. De nouveaux conseillers aux opérations chevronnés effectueront désormais un contrôle de la qualité de certains dossiers afin de déceler les problèmes le plus tôt possible. De plus, les administrateurs financiers et les employés chargés de la prestation des programmes ont remis sur pied un programme de postvérification financière au niveau des bureaux nationaux et régionaux. Ce programme prévoit une validation des dépenses afin que les agents financiers aient l'assurance que les paiements correspondent à des services fournis et à des biens reçus, conformément aux politiques et aux procédures prescrites. Si l'un ou l'autre de ces processus permet de déceler un dossier problème, celui-ci est corrigé et un trop-payé est établi le cas échéant.

DRHC a aussi créé une Direction nationale du contrôle de la performance qui fait un échantillonnage valide de dossiers de projet d'un bout à l'autre du pays. Quand une erreur est décelée, le dossier est renvoyé au bureau concerné pour qu'il la corrige et établisse, au besoin, un trop-payé. De plus, la Direction informe tous les bureaux responsables des programmes de subventions et de contributions des tendances et des profils relevés, tout en leur donnant des directives visant à réduire ou à supprimer à l'avenir les erreurs de ce genre.

Le Ministère reconnaît l'importance de repérer les trop-payés éventuels et de soumettre de tels cas problèmes à un examen minutieux et uniforme. Dans le cadre de son Plan d'action en six points, DRHC a relevé et examiné un échantillon de dossiers inactifs de 1998-1999 et 1999-2000. En se basant sur les recommandations du vérificateur général, le Ministère a depuis lors ajouté une étape de contrôle de la qualité au processus. Après l'examen fait par le personnel responsable de la prestation des programmes, les employés du Bureau de la vérification interne ont examiné le travail fait et ont mené des examens sur des sites sélectionnés de projets à risques élevés afin de s'assurer de repérer et d'établir tous les trop-payés éventuels.

Les résultats de l'examen des dossiers inactifs seront publiés à l'automne 2000. De plus, DRHC embauchera une firme de consultants du secteur privé qui sera chargée d'examiner le travail du Ministère et fera savoir si, conformément au principe de diligence raisonnable, l'examen de dossiers supplémentaires sera rentable.

Recommandation 2 (paragraphe 11.150)

Conformément aux engagements qu'il a pris dans le Plan d'action en six points, le Ministère devrait s'assurer que les principaux contrôles sont consolidés et qu'ils sont appuyés par une un solide service de vérification interne qui satisfait aux normes professionnelles les plus élevées. Le Ministère devrait aussi s'assurer qu'il dispose d'un système bien établi pour mettre en œuvre les mesures correctives découlant des vérifications internes et en assurer le suivi.

Réponse du ministère : DRHC souscrit à cette recommandation et a déjà pris des mesures en ce sens.

Le Ministère continue avec détermination à mettre en œuvre son Plan d'action en six points, qui comprend des processus et mécanismes de contrôle clés. Comme cela a bien été mis en évidence dans les deux Rapports d'étape parus en mai et en septembre, DRHC rend publiquement compte de ses progrès dans la mise en œuvre du Plan d'action et continuera de le faire jusqu'à ce que cette mise en œuvre soit complète. De plus, comme cela est indiqué dans la réponse du gouvernement au Troisième rapport du Comité permanent du développement des ressources humaines et de la condition des personnes handicapées, DRHC s'est engagé à préciser l'incidence de ses mesures correctives dans les rapports à venir du Ministère sur le rendement. DRHC a déjà demandé à PricewaterhouseCoopers de mener en janvier 2001 une deuxième évaluation indépendante de la mise en œuvre du Plan d'action.

Le Ministère a un Bureau de vérification interne professionnel et a récemment pris des mesures pour renforcer le rôle et le profil de la vérification interne par l'intermédiaire d'un comité de vérification et d'évaluation renouvelé. Ce comité, qui fait partie des cinq principaux comités de direction, doit s'assurer que le Ministère prend les mesures correctives pour donner suite à toutes les recommandations de vérification interne. Cette mesure permettra aussi de favoriser une culture d'apprentissage continu à partir des vérifications et des évaluations.

Même si celle-ci ne fait pas partie du Bureau de vérification interne du Ministère, DRHC a réservé 2,7 millions de dollars par année pour la Direction nationale du contrôle de la performance des subventions et des contributions. La Direction fournit une évaluation uniforme et continue permettant de déterminer si DRHC respecte les exigences de documentation et les contrôles financiers essentiels. Dans son premier rapport publié en août 2000, la Direction a confirmé que « des améliorations importantes et mesurables ont été enregistrées dans l'ensemble de la gestion des programmes et de l'administration des subventions et des contributions depuis la vérification interne menée en 1999 ». Le Ministère s'est engagé à publier des rapports trimestriels sur les résultats de la Direction nationale du contrôle de la performance.

Recommandation 3 (paragraphe 11.151)

Le Ministère devrait parachever son étude de la gestion de programme, étude qui doit lui permettre de s'assurer que les résultats visés par les programmes de subventions et de contributions sont bien précisés, et qu'ils sont mesurés adéquatement et utilisés afin de déterminer tout changement nécessaire. En consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère devrait voir à ce que soient respectés les échéanciers qu'il propose pour analyser les objectifs de tous ses programmes de subventions et de contributions et pour mettre en oeuvre les changements qui s'imposent, y compris la mesure des résultats.

Réponse du ministère : Le Ministère souscrit à cette recommandation et a déjà pris des mesures en ce sens.

En mai 2000, DRHC a lancé une vaste étude sur la gestion des programmes, qui est conçue de manière à passer en revue la gestion et l'objectif de résultats de tous les programmes de subventions et de contributions du Ministère. Cette étude vise à renforcer la gestion des programmes et à en accroître le rendement parce qu'elle permettra :

• d'établir des cadres de gestion axée sur les résultats et de reddition de comptes pour tous les programmes;
  
  
• d'améliorer les communications portant sur les leçons tirées de tous les programmes;
  
  
• de veiller à ce que toutes les modalités d'exécution des programmes respectent les exigences en matière de reddition de comptes, énoncées dans l'Entente-cadre sur l'union sociale.

Avant tout, l'étude sur la gestion des programmes visera à faire en sorte que tous les programmes soient assortis d'objectifs clairs, définissant leur conception et leur orientation, et qu'ils comportent un cycle de vérification et d'évaluation intégré. De plus, DRHC élargit le cadre de l'étude afin d'y intégrer un examen plus approfondi de la façon dont la conception des programmes et l'information sur ceux-ci peuvent favoriser l'égalité d'accès aux programmes.

Ce travail rendra le Ministère plus en mesure d'améliorer ses programmes de subventions et de contributions. Il facilitera la mise en place d'un cycle d'amélioration constante de la conception des politiques et des programmes ainsi que de la gestion et de l'administration des programmes.

Ce travail est réalisé avec la collaboration du Secrétariat du Conseil du Trésor. En juin 2000, le Conseil du Trésor a révisé sa politique sur les paiements de transfert, afin d'améliorer à long terme et dans l'ensemble du gouvernement l'administration des programmes de subventions et de contributions. Selon cette nouvelle politique, les ministères sont tenus d'examiner les modalités d'exécution de leurs programmes et de les faire approuver une nouvelle fois au plus tard le 31 mars 2005.

DRHC accélère la réalisation de ce travail. Dans le cadre de l'étude sur la gestion des programmes, tous les programmes de DRHC auront réévalué et renforcé leurs cadres de conception, de gestion et de reddition de comptes d'ici le 31 mars 2001. Ensuite, le Ministère présentera de nouveau au Conseil du Trésor toutes les modalités d'exécution de ses programmes de subventions et de contributions, au plus tard à la fin de 2002.

Recommandation 4 (paragraphe 11.152)

Le Ministère devrait évaluer si l'information qu'il transmet aux Canadiens au sujet des programmes de subventions et de contributions met adéquatement en valeur le principe d'égalité d'accès, et il devrait prendre les mesures correctives qui s'imposent.

Réponse du ministère : Le Ministère souscrit à cette recommandation et a déjà pris des mesures en ce sens.

À l'heure actuelle, le Ministère a recours à toute une série de moyens et de techniques pour fournir l'information de manière à promouvoir l'égalité d'accès. En outre, il prend des mesures pour mettre plus de renseignements à la disposition des Canadiens et des Canadiennes sur ses programmes de subventions et de contributions, et s'efforce de rendre ces renseignements plus accessibles.

En particulier, DRHC veillera à ce que, d'ici décembre 2000, les descriptions de tous les programmes, notamment les modalités d'application, les conditions d'admissibilité et les modalités de présentation d'une demande, soient accessibles sur son site Web public et dans chaque bureau de DRHC, et aient été communiquées à chaque député.

DRHC poursuivra l'examen de cette question dans le cadre de son étude sur la gestion des programmes, mentionnée dans la réponse qui suit le paragraphe 11.151. Il indiquera explicitement, dans le processus de conception des programmes, qu'il doit être tenu compte des exigences en matière d'accessibilité et d'égalité. Pour bon nombre de ces programmes, DRHC estime qu'il sera important d'envisager la mise en place d'un processus de consultation de la collectivité qui permettra de rejoindre tous les promoteurs éventuels et qui complétera les renseignements communiqués à tous les Canadiens et Canadiennes sur ses programmes.

Recommandation 5 (paragraphe 11.153)

Le Ministère devrait s'assurer que la direction maintient sa ferme volonté de changement afin de s'assurer que les mesures visant à donner au personnel les instruments d'évaluation et le soutien voulus sont bien mises en œuvre, et que les outils et systèmes nécessaires leur sont fournis. Il devrait assurer une surveillance continue des répercussions qu'ont ces nouveaux outils et la formation ainsi que les principes et les approches mis en œuvre. De plus, il devrait veiller à ce que le nouveau système d'information sur les subventions et contributions soit bien intégré au système financier du Ministère.

Réponse du ministère : DRHC souscrit à cette recommandation et a déjà pris des mesures en ce sens.

Dans son évaluation indépendante de la mise en œuvre du Plan d'action par le Ministère, la firme PricewaterhouseCoopers a reconnu que « la haute direction a consacré beaucoup d'énergie à s'assurer que l'on progressait dans la réalisation des diverses activités qui concrétisent les engagements énoncés dans chacun des six points du Plan d'action. » On s'assure du soutien continu de la direction au moyen de mesures prises en avril, qui établissent explicitement l'obligation, pour chaque cadre supérieur responsable d'un programme de subventions et de contributions, de rendre compte de la mise en œuvre du Plan d'action en six points.

En outre, DRHC s'est engagé à déposer un rapport public trimestriel jusqu'à ce que le Plan soit entièrement mis en œuvre, et à rendre compte annuellement de l'incidence de ses mesures correctives dans le Rapport ministériel sur le rendement présenté au Parlement.

Le Ministère reconnaît que l'administration des programmes de subventions et de contributions nécessite un personnel qualifié et bien outillé. Comme l'ont indiqué ses rapports d'étape et la réponse du gouvernement au Comité permanent, DRHC a respecté les engagements énoncés dans le Plan d'action et pris d'autres mesures pour fournir au personnel les lignes directrices opérationnelles pertinentes, une formation uniformisée et de meilleurs systèmes de gestion de l'information. Le Ministère s'est tout particulièrement engagé à observer et à évaluer les incidences des lignes directrices opérationnelles et de la formation et à faire en sorte que les nouveaux systèmes d'information sur les programmes de subventions et de contributions soient entièrement intégrés au système financier du Ministère.

Recommandation 6 (paragraphe 11.154)

En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère doit réaliser une analyse concrète des ressources requises pour offrir les différents types de programmes de subventions et de contributions.

Réponse du ministère : DRHC souscrit à cette recommandation et a déjà pris des mesures en ce sens.

Comme l'a indiqué la réponse au Comité permanent, DRHC a procédé à une réaffectation interne de ressources en juillet pour accroître l'effectif chargé d'administrer les programmes de subventions et de contributions. Cette réaffectation était basée sur une analyse préliminaire des besoins en dotation, en formation et en systèmes. Depuis, DRHC a entrepris une analyse exhaustive de la charge de travail, qui sera terminée en décembre 2000.

Cet automne, DRHC lance une étude, réalisée par un tiers, sur des modèles d'exécution de programmes de subventions et de contributions. Cette étude permettra d'évaluer la structure d'exécution de DRHC par rapport à celle d'autres ministères fédéraux, ainsi que l'équilibre à établir dans l'administration des subventions et des contributions aux niveaux local, régional et national. On tiendra compte de la diversité des programmes de DRHC, de la nature des accords de partenariat issus de la Loi sur l'assurance-emploi et de l'Entente-cadre sur l'union sociale, ainsi que des capacités actuelles du Ministère.

Cette étude servira de point de départ aux discussions avec le Secrétariat du Conseil du Trésor sur les ressources dont le Ministère a besoin pour assurer l'administration des programmes de subventions et de contributions.

Commentaires globaux du Ministère : Le Ministère prend au sérieux toutes les questions soulevées dans le rapport du vérificateur général et dans la vérification interne des programmes de subventions et de contributions de 1999.

Le Ministère est résolu à tirer parti des améliorations qu'il a déjà apportées à l'administration de ses programmes de subventions et de contributions. Il exécutera son Plan d'action et mènera à bien les autres initiatives pertinentes entreprises après l'annonce du Plan d'action. En outre, pour faire suite à ce rapport, DRHC entreprend d'autres démarches pour renforcer ces actions.

Comme l'a confirmé le vérificateur général, le défi consiste à établir un juste équilibre entre l'exécution souple et efficace des programmes et la saine gestion financière. Le rapport du vérificateur général aidera le Ministère à constamment exécuter ses programmes d'une manière qui répond aux besoins des Canadiens et garantit la saine gestion financière à laquelle ils s'attendent.

Dans ce rapport, on reconnaît que le Ministère a fait des progrès notables dans l'exécution du Plan d'action en six points et des initiatives connexes. On y fait observer que DRHC doit maintenir les changements en cours. DRHC admet qu'il faut entreprendre d'autres travaux à cet égard. Pour cette raison, DRHC intégrera plus explicitement les principes reliés à la fonction de contrôleur moderne, ou à l'excellence en gestion, afin d'établir la base permanente des changements fondamentaux devant être apportés à l'administration de ses programmes de subventions et de contributions.

En exerçant avec plus de vigueur sa fonction de contrôleur moderne et en l'intégrant à ses activités, le Ministère sera en bonne position pour donner pleinement suite aux observations du vérificateur général selon lesquelles les efforts extraordinaires que déploie DRHC aujourd'hui doivent devenir une routine. Ces travaux favoriseront aussi l'élaboration d'une culture d'apprentissage et d'amélioration continus.

En réponse à ce chapitre, DRHC prendra un certain nombre de mesures :

• DRHC s'engage à collaborer étroitement avec tous les intervenants, y compris le Secrétariat du Conseil du Trésor, à la rédaction d'un rapport sur l'équilibre entre l'exécution efficace des programmes et des contrôles financiers sérieux. D'ici juin 2001, DRHC fera rapport au Comité permanent du développement des ressources humaines et de la condition des personnes handicapées sur les efforts considérables que déploie le Ministère pour parvenir à un juste équilibre.
  
  
• DRHC confirme qu'il publiera les résultats de l'étude d'un échantillon de dossiers inactifs cet automne. Il fera appel à un spécialiste du secteur privé qui examinera l'étude et fera savoir si, conformément au principe de diligence raisonnable, l'examen de dossiers supplémentaires sera rentable. Cela cadre avec l'engagement qu'a pris DRHC de faire preuve d'ouverture et de transparence dans la mise en œuvre du Plan d'action et l'administration des programmes de subventions et de contributions.
  
  
• D'ici décembre 2000, DRHC veillera à ce que les descriptions des programmes, y compris les modalités, les conditions d'admissibilité et les renseignements sur la présentation des demandes, soient offerts sur son site Web accessible au public, dans tous ses bureaux et à chaque député. Cette mesure tient compte des observations du vérificateur général au sujet de la nécessité de s'assurer que les renseignements sur les programmes sont largement accessibles.
  
  
• DRHC élargit l'étude sur la gestion des programmes pour examiner de plus près si la façon dont les programmes sont conçus et l'information qui s'y rapporte favorisent l'égalité d'accès à ces programmes.

En examinant le rapport du vérificateur général, DRHC se réjouit de constater que le vérificateur général reconnaît ce qui suit :

• les mesures et plans du Ministère tiennent compte aussi des lacunes relevées dans notre vérification;
  
  
• le Ministère a accompli des progrès notables au chapitre des engagements énoncés dans le Plan d'action en six points; d'autres initiatives visant à élargir ou à compléter le Plan d'action vont bon train;
  
  
• la création de la Direction nationale du contrôle de la performance représente un pas dans la bonne voie. Si elle est mise en œuvre comme il convient, elle devrait donner à la direction une mesure continue des résultats de la gestion et du contrôle des programmes de subventions et de contributions.

DRHC fait aussi remarquer que :

• Le rapport du vérificateur général se fonde sur des dossiers clos avant janvier 2000. À part pour quelques projets qui ont été prolongés, la période visée par la vérification précède donc celle où des mesures correctives ont été prises par le Ministère.
  
  
• Le Ministère a sollicité les conseils du Comité permanent sur tout changement pouvant renforcer le processus de sélection des projets liés aux programmes de subventions et de contributions, y compris le rôle des députés, qui sont bien placés pour donner des conseils sur les divers intérêts des collectivités qu'ils ou elles représentent.
  
  
• En ce qui a trait à l'efficience, à la souplesse et au contrôle, le vérificateur général reconnaît « qu'il n'est pas du tout simple de trouver cet équilibre ».

Le rapport fait état d'une vaste gamme d'initiatives prises par DRHC depuis la vérification interne menée en 1999. Entre autres, le Ministère :

• a lancé son Plan d'action en six points visant à resserrer la gestion des programmes de subventions et de contributions, et a mis sur pied la Direction nationale du contrôle de la performance pour vérifier la conformité aux politiques, et fournir une solide formation et de meilleurs outils aux employés;
• s'est conformé à la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert pour resserrer encore davantage la gestion des programmes de subventions et de contributions;
• a adopté un nouveau processus d'assurance de la qualité afin de déceler et de corriger les erreurs le plus tôt possible;
• a mis en place des mesures pour améliorer les structures de reddition de comptes et les méthodes de gestion au sein du Ministère;
• a publié deux rapports d'étape ainsi que la réponse au rapport du Comité permanent de juin 2000;
• a entrepris une vaste étude sur la gestion des programmes pour veiller à ce que les objectifs de tous les programmes de subventions et de contributions soient bien définis et que des mesures du rendement soient en place pour démontrer que les objectifs fixés ont été atteints.

En bref, DRHC confirme qu'il apportera des améliorations fondamentales et permanentes à la gestion et à l'administration de ses programmes de subventions et de contributions. DRHC continuera de travailler avec toutes les parties intéressées pour s'assurer d'atteindre le juste équilibre entre des services adaptés aux besoins des clients et une gestion prudente des deniers publics.

APRES 11.385

Réponse sommaire du Ministère : En résumé, DRHC prend au sérieux tous les points soulevés dans le rapport du vérificateur général et dans la vérification interne des programmes de subventions et de contributions effectuée en 1999. Le Ministère est déterminé à tirer parti des améliorations déjà apportées dans sa gestion des programmes de subventions et de contributions. Il exécutera son plan d'action et terminera les autres mesures entreprises depuis l'annonce du Plan d'action. En outre, pour faire suite à ce rapport, DRHC prend des mesures additionnelles pour renforcer les actions entreprises. Il continuera de collaborer avec tous les intéressés afin de réaliser un juste équilibre entre des services qui répondent aux besoins des clients et la gestion prudente des deniers publics.

Les réponses du Ministère à chaque recommandation et ses commentaires globaux sont intégrés dans la Partie I du chapitre, à la suite du paragraphe 11.149.

Rapport du vérificateur général