Points saillants positifs tirés du Rapport du vérificateur général du Canada

Points saillants et conclusion

« Les gestionnaires actuels de DRHC se sont engagés à régler les sérieuses faiblesses du cadre de contrôle de gestion qu'avaient signalées la vérification interne et notre vérification pour la période se terminant en décembre 1999. » (paragr. 11.4)

« La direction de DRHC progresse bien vers la tenue des engagements qu'elle a pris dans son Plan d'action en six points et dans d'autres plans formulés afin de régler les problèmes relevés. » (paragr. 11.377)

« Le Comité permanent du développement des ressources humaines et de la condition des personnes handicapées nous a demandé d'examiner les moyens à prendre pour établir un équilibre entre une prestation des programmes efficace et souple et l'assurance d'une saine gestion financière. Dans le cadre du Plan d'action, le Ministère s'est penché sur ce point. » (paragr. 11.380)

« Pour régler la question des exigences souvent contradictoires imposées aux fonctionnaires, il faut avant tout s'assurer que la capacité d'exécuter les programmes est en place. Le Ministère reconnaît que la capacité d'exécuter ses programmes de subventions et de contributions n'était pas en place. Il a défini un certain nombre de mesures visant à améliorer cette capacité. » (paragr. 11.381)

« DRHC a mis en place un système novateur de suivi du rendement - un système qui permet de noter les améliorations apportées à la gestion et à l'administration des subventions et des contributions. Le suivi continu du rendement et la vérification interne sont des outils essentiels pour l'évaluation des améliorations apportées au cadre de contrôle de gestion. » (paragr. 11.7)

« La direction travaille à améliorer les outils et les mesures de soutien mis à la disposition des employés afin qu'ils puissent mieux s'acquitter de leurs tâches. » (paragr. 11.5)

« Les plans et les mesures correctives du Ministère visent à renforcer la capacité d'exécution des programmes en donnant aux employés un soutien, une formation, des outils et des systèmes appropriés. DRHC prend également des dispositions pour recruter des employés aux niveaux correspondant à ses besoins. Le Ministère prévoit analyser la charge de travail pour s'assurer que les ressources en place sont suffisantes. » (paragr. 11.10)

« Il a mis au point de nouveaux modèles organisationnels en vue de la gestion de projets au niveau local et il procède actuellement à la dotation de nouveaux postes. Toutefois, comme la direction le reconnaît, il faudra soutenir ces efforts de façon continue et assurer une surveillance rigoureuse pour pouvoir apporter des améliorations durables. » (paragr. 11.377)

« On travaille également à d'autres initiatives visant à étendre ou à compléter le plan d'action initial. » (paragr. 11.5) « Les mesures et les plans mis en place visent eux aussi à corriger les lacunes que nous avons cernées dans notre vérification. » (paragr. 11.4)

« DRHC a réagi positivement à nos constatations et à nos recommandations. Le Ministère affirme qu'il continuera de progresser au même rythme pour ce qui est de la réalisation des engagements présentés dans son plan d'action et des engagements liés à des initiatives connexes. » (à la suite du paragr. 11.11) 

Partie I - Observations et recommandations

« La direction de DRHC a accepté les conclusions du rapport de vérification interne. Dans sa réponse initiale … elle reconnaît l'ampleur et la gravité des lacunes relevées. Elle souligne en outre que les enseignements tirés de la vérification avaient été intégrés à un plan d'action détaillé pour les subventions et les contributions. » (paragr. 11.46)

Le Plan d'action en six points

Le vérificateur général a indiqué que « le Plan d'action proposé [du Ministère] offrait selon lui une approche complète et propice à l'application des mesures correctives nécessaires pour les problèmes de contrôle immédiats relevés dans le cadre de la vérification interne. » (paragr. 11.58)

La direction en place est déterminée à prendre les mesures correctives requises

« Dans un effort pour répondre aux préoccupations découlant de la vérification interne et aux questions soulevées au Parlement, DRHC a consacré des ressources considérables, tant au niveau de la gestion que du personnel, à la mise en œuvre de son Plan d'action. » (paragr. 11.59)

Les engagements pris dans le Plan d'action sont respectés

« Le Ministère … a amélioré le suivi des paiements et ceux-ci satisfont maintenant davantage aux exigences en matière de gestion financière et de programme. Les dossiers problématiques ont été vérifiés et corrigés. La direction a communiqué régulièrement de l'information aux employés et a rendu publics les progrès réalisés. » (paragr. 11.61)

« On a entrepris un certain nombre d'interventions à long terme prévues dans le plan, notamment au chapitre de la formation et des outils à fournir aux employés, et de la responsabilisation à l'égard des résultats. En outre, un examen indépendant mené par une firme d'experts-conseils a révélé que DRHC avait fait des progrès considérables dans la mise en œuvre de son Plan d'action en six points. » (paragr. 11.62)

La Direction nationale du contrôle de la performance a été mise sur pied et est opérationnelle

« …DRHC a créé … la Direction nationale du contrôle de la performance … Dotée de 23 employés et d'un budget de 2,7 millions de dollars, la Direction est devenue un mécanisme important pour le suivi permanent de la portée et des répercussions des mesures correctives prises. » (paragr. 11.63)

« Nous avons examiné la méthodologie utilisée par la Direction pour prélever un échantillon national de dossiers à examiner, et nous l'avons jugée valable. » (paragr. 11.64)

« …la surveillance continue assurée par la Direction nationale du contrôle de la performance représente une amélioration considérable. Si cela est fait comme il se doit, la direction du Ministère pourrait compter sur une mesure continue du rendement sur le plan de la gestion et du contrôle des subventions et des contributions. » (paragr. 11.65)

Le Ministère a examiné la totalité des 17 000 dossiers actifs « Le Ministère s'est engagé à vérifier tous les dossiers actifs pour s'assurer que les paiements ont été effectués conformément aux critères de gestion financière et de programme, et à prendre les mesures correctives nécessaires… D'après notre évaluation, les directives données par le Ministère à ses employés quant au traitement des dossiers actifs sont conformes aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi qu'à la politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert. » (paragr. 11.66)

Mesures correctives autres que celles prises dans le cadre du Plan d'action en six points

« Avant l'annonce du Plan d'action en six points, le Ministère avait mis en œuvre plusieurs initiatives… Depuis, il a mis en œuvre d'autres mesures correctives plus générales, jugées nécessaires. Par exemple, il procède actuellement à l'examen des objectifs des programmes de subventions et de contributions. Il a également procédé à des modifications organisationnelles, suite à un examen des mécanismes de reddition de comptes. » (paragr. 11.86)

Établissement de plans pour préciser les visées des programmes

« Le Plan d'action en six points n'aborde pas la nécessité de clarifier les caractéristiques des programmes et les justifications stratégiques. La direction de DRHC a admis cette nécessité et amorcé une étude de la gestion des programmes, afin de déterminer les mesures qui s'imposent. Cette étude englobe un examen des mandats, des objectifs, des caractéristiques, de la mise en œuvre et du contrôle des programmes ainsi que des possibilités de remaniement des programmes et des orientations choisies. » (paragr. 11.96)

« L'étude vise également à faire en sorte que la gestion de tous les programmes soit axée sur les résultats, à améliorer l'acquisition de connaissances dans le cadre d'un même programme et d'un programme à l'autre et à renforcer les liens qui existent entre l'élaboration des lignes de conduite et les caractéristiques à donner aux programmes. » (paragr. 11.97)

« Des cadres de responsabilité axés sur les résultats devront avoir été établis pour tous les programmes au plus tard le 31 mars 2001. En outre, tous les programmes devront être assortis de plans de formation comportant des mécanismes de formation continue, de dialogue et de remaniement, notamment un cycle intégré de vérification et d'évaluation. Le Ministère a fait savoir qu'il demandera au Conseil du Trésor d'approuver la modification des modalités d'application des programmes au plus tard en décembre 2002, bien avant la date limite de mars 2005, fixée par cet organisme. » (paragr. 11.98)

Nécessité d'assurer l'égalité d'accès aux programmes

« [Le Ministère] a indiqué que, d'ici la fin de 2000, il offrirait de l'information sur tous les programmes et leurs critères d'admissibilité sur son site Web et dans tous les bureaux locaux. Ces derniers communiqueront les renseignements à tous les députés fédéraux d'ici la fin de l'année. Le Ministère a également indiqué qu'il veillerait à ce que l'information soit tenue à jour. » (paragr. 11.108)

Nécessité d'améliorer la gestion et le contrôle des projets

« En janvier 2000, DRHC a interrompu tous les paiements jusqu'à ce que les gestionnaires puissent avoir l'assurance que les cinq critères financiers essentiels avaient été appliqués pour chaque projet. En outre, le Ministère a réglé un problème relevé par les vérificateurs internes, c'est-à-dire la faiblesse du contrôle des codes d'accès au système financier. Le Ministère a reconnu qu'une fois ces questions réglées, il lui faudrait apporter des correctifs à la gestion de tous les programmes de subventions et de contributions. » (paragr. 11.112)

Mesures prises pour améliorer la sélection et l'approbation des projets

« Soucieux d'améliorer la gestion et le contrôle financiers, le Ministère s'est occupé de donner des instructions sur la nature des documents à verser aux dossiers et sur la nature des examens de projet auxquels il s'attend. Ces mesures, si elles sont bien appliquées et si l'on fournit les outils et la formation que leur mise en application exige, devraient générer d'importantes améliorations. » (paragr. 11.114)

Mesures pertinentes prises pour donner les outils et le soutien voulus au personnel

« [Le Ministère] donnera au personnel chargé des programmes des indications claires, des outils, de la formation et des ressources après en avoir analysé la charge de travail, les capacités, les opinions et les préoccupations des employés. Nous estimons que ces mesures aideront à combler les lacunes que notre vérification et la vérification interne de 1999 ont fait ressortir dans la gestion des subventions et des contributions. » (paragr. 11.117)

« DRHC élabore aussi des politiques et des guides opérationnels qui orienteront tout particulièrement la gestion et le contrôle financiers des programmes de subventions et de contributions. Ces documents viendront combler un grand vide créé au milieu des années 1990 lorsque plusieurs volumes de directives et plusieurs guides ministériels ont été remplacés par de simples et brèves lignes directrices. » (paragr. 11.119)

« À l'appui du Plan d'action, le Ministère élabore actuellement un nouveau cadre de contrôle comportant trois niveaux de point de contrôle, des paramètres d'assurance de la qualité et une structure organisationnelle plus cohérente aux niveaux régional et local. » (paragr. 11.120)

« Le cadre de contrôle comporte des procédures d'assurance de la qualité prescrivant que tous les projets soient examinés par des employés de niveau supérieur dans les bureaux locaux et qu'un petit pourcentage de dossiers fassent l'objet d'une postvérification au bureau régional. À l'échelle nationale, la Direction du contrôle de la performance reverra de un à deux pour cent des dossiers. Le cadre de contrôle prévoit également instaurer un mécanisme de rétroaction qui permettra, grâce à l'information obtenue, de déceler les incohérences et les problèmes de fonctionnement au niveau local et de déterminer ainsi les besoins en formation. » (paragr. 11.121)

« Nous croyons qu'une fois implantés dans les bureaux locaux, les nouveaux outils et concepts contribueront fortement à aplanir les difficultés du personnel et celles relevées dans notre vérification. » (paragr. 11.123)

D'autres travaux devront être faits pour préciser les ressources requises pour la prestation des programmes

« DRHC s'est entendu avec le Secrétariat du Conseil du Trésor pour entreprendre une analyse de la charge de travail. Cette analyse était en cours à la fin de notre vérification. Le personnel avait commencé à déterminer sa charge de travail annuelle, à savoir le nombre de projets administrés et leurs caractéristiques. À titre provisoire, DRHC a réaffecté 20 millions de dollars à l'interne et le Conseil du Trésor a approuvé la réaffectation, à même le budget de DHRC, d'une autre somme de 30 millions de dollars pour améliorer la prestation des programmes de subventions et de contributions. » (paragr. 11.127)

OBLIGATION DE RENDRE COMPTE DES PROGRAMMES

Mesures pour consolider l'obligation de rendre compte de la gestion des programmes

« Le Ministère a entrepris un examen des mécanismes redditionnels à l'intérieur de sa structure de gestion et il a élaboré un nouveau modèle organisationnel pour la prestation des subventions et des contributions. Ces deux initiatives établissent clairement les responsabilités et consolident la structure redditionnelle. » (paragr. 11.138)

« Le nouveau modèle organisationnel du Ministère a pour objet d'offrir un soutien uniforme aux agents de projets dans tous les grands centres de ressources humaines du Canada… Ce modèle répond en partie aux préoccupations portant sur la nécessité d'avoir des employés bien formés et bien supervisés pour gérer les programmes de subventions et de contributions. » (paragr. 11.139)

« Grâce à une dotation conforme aux exigences du nouveau modèle, les agents de projets pourront mieux répondre aux exigences financières et aux exigences des programmes car ils pourront compter sur un soutien administratif uniforme et sur des conseils de spécialistes de haut niveau. » (paragr. 11.140)

Un effort soutenu devra être déployé pour établir l'approche améliorée

« La direction actuelle du Ministère est résolue à mettre en œuvre des mesures correctives. Elle a pris plusieurs mesures immédiates pour bien faire sentir au personnel que des changements étaient attendus. » (paragr. 11.144)

« Le Ministère a entrepris un certain nombre de mesures auxquelles il s'était engagé dans son Plan d'action en six points, par exemple former et informer le personnel. » (paragr. 11.145)

« Le Ministère a établi un programme bien défini en vue de la gestion de ses multiples plans et initiatives. » (paragr. 11.148)

PARTIE II - Les quatre programmes vérifiés

Fonds transitoire pour la création d'emplois et Fonds du Canada pour la création d'emplois : commentaires de clôture

« Les agents de projets à qui nous avons parlé se réjouissent de l'arrivée de nouveaux outils et de l'élaboration de séances de formation pour leur faciliter la tâche. Nous avons pu aussi voir des signes d'amélioration dans l'exécution des projets du FCCE approuvés à la fin de 1999 et en 2000. Les dossiers étaient mieux étoffés, les accords, plus complets, les contrôles financiers, plus rigoureux et les projets, suivis de plus près. » (paragr. 11.227)

Jeunes stagiaires Canada : une évaluation réalisée récemment montre certains résultats positifs

« Comparés à un groupe apparié n'ayant pas participé au Programme, les participants au Programme ont connu une hausse de l'employabilité et des gains au cours de l'année suivant leur participation. L'employabilité a augmenté de près de 11 points de pourcentage, et les gains annuels d'environ 3 000 $. » (paragr. 11.263)

Jeunes stagiaires Canada : mesures visant à combler les lacunes

« Nous avons vérifié les projets du programme Jeunes stagiaires Canada qui avaient pris fin en décembre 1999. Par conséquent, nous ne nous attendions pas à voir les effets des mesures correctives prises par le Ministère aux termes de son Plan d'action en six points et d'autres initiatives faisant suite à sa vérification interne de 1999. Cependant, nous croyons que les mesures qui ont été prises et celles qui sont prévues par le Ministère combleront les lacunes décelées dans notre vérification des projets du Programme. » (paragr. 11.272)

Partenariats pour le développement social : les mesures correctives comblent les lacunes

« Nous avons vérifié les projets du PPDS qui étaient terminés à la fin de décembre 1999. Par conséquent, nous ne nous attendions pas à voir les effets des mesures correctives prises par le Ministère aux termes de son Plan d'action en six points et d'autres initiatives faisant suite à sa vérification interne de 1999. Cependant, nous croyons que les mesures qui ont été prises et celles qui sont prévues par le Ministère combleront les lacunes décelées dans notre vérification des projets du Programme. » (paragr. 11.317)

Initiative des partenariats sectoriels : mesures correctives pour combler les lacunes

« Nous avons vérifié les projets de l'IPS terminés à la fin de décembre 1999. Par conséquent, nous ne nous attendions pas à voir les effets des mesures correctives prises par le Ministère aux termes de son Plan d'action en six points et d'autres initiatives faisant suite à sa vérification interne de 1999. Cependant, nous croyons que les mesures qui ont été prises et celles qui sont prévues par le Ministère combleront les lacunes décelées lors de notre vérification des projets du Programme. » (paragr. 11.367)

Rapport du vérificateur général