Renforcement des subventions et des contributions à DRHC

Résumé du plan d’action

Février 2000

En quelques mots

 1. S'assurer que les paiements satisfont aux exigences financières et des programmes

• Aucun paiement n'est effectué jusqu'à ce que : le directeur du bureau local ou le directeur général de l'administration centrale atteste que le dossier du projet satisfait aux cinq critères financiers (c.-à-d. l'entente est signée, les pouvoirs de signature sont respectés, les paiements anticipés se font conformément aux règles du CT, les demandes de remboursement sont accompagnées des documents justificatifs, les dépenses sont  admissibles); l'agent financier principal de la région ou de l'administration centrale atteste que le directeur du bureau local ou le directeur général de l'administration centrale a les compétences nécessaires à l’évaluation de ces critères.
• Aucune nouvelle entente n’est approuvée jusqu’à ce que : une confirmation soit signée à l’effet que le dossier du projet renferme trois
  éléments de programmes essentiels (c.-à-d. la demande ou proposition, l’évaluation et la recommandation accompagnée d’un
  document justificatif).
• Aucune nouvelle entente n’est approuvée jusqu’à ce que : une confirmation soit signée à l’effet que le dossier du projet renferme trois éléments de programmes essentiels (c.-à-d. la demande ou proposition, l’évaluation et la recommandation accompagnée d’un document justificatif).
• Le directeur du bureau local ou le directeur général de l'administration centrale revoit tous les dossiers actifs avant le 30 avril afin d'attester qu'ils sont complets, tel qu’exigé (c.-à-d. la demande ou la proposition, l’évaluation, la recommandation, l’approbation, le contrat, le contrôle – financier et non financier, et le suivi). [critères à confirmer d'ici le 11 février].
• Au moyen de l'examen de dossiers triés au hasard et de visites sur place, la Direction du suivi des subventions et des contributions surveille le rendement; elle présentera des rapports nationaux mensuels à compter de février et des rapports régionaux trimestriels à
  compter d'avril.

 2. Vérifier et corriger les dossiers problèmes

• Il faut achever l'enquête des 37 cas de vérification où les règles financières n'ont pas été respectées et régler ces cas. Rapport provisoire le 4 février et rapport final d'ici le 18 février.
• Tout cas semblable relevé à la suite de l'examen des dossiers actifs fera l'objet d'une enquête et sera réglé de la même façon.
• Une approche d'évaluation sera mise au point avec un cabinet d'experts-comptables afin de relever d'autres projets en 1998-1999 et 1999-2000 qui auraient pu enfreindre les règles financières.
• L'évaluation sera effectuée, les projets seront revus et les problèmes seront corrigés au plus tard le 31 août.
• Une entité indépendante évaluera les résultats de l'évaluation afin de déterminer s'il est rentable de revoir les projets d'années antérieures.
• Toute mesure qui s'impose (p. ex. le recouvrement des trop-payés) sera prise.
• Tout cas où il y a soupçon de fraude ou d'une autre activité illégale sera rapporté à la police.

 3. Donner l'équipement et le soutien voulus à notre personnel

• Offrir l'orientation, les outils, la formation et les ressources additionnelles requis.
• Recueillir l'opinion du personnel des programmes et des finances et l'intégrer au processus quand cela est justifié.
• Évaluer les problèmes liés à la charge de travail et à la capacité des employés, et les corriger.
• La première série d'activités de formation a pour objet de confirmer que tous les gestionnaires et agents de programmes comprennent les cinq critères financiers avant la fin de février.
• Mettre en place des ressource additionnelles temporaires pour appuyer le plan d'action.

 4. Assurer l'imputabilité des résultats

• La mise en œuvre du plan d'action fera partie des exigences fondamentales de l'emploi de tous les gestionnaires participant au dossier des subventions et contributions.
• Réviser, et modifier au besoin, les structures de responsabilités et de gestion, ainsi que les méthodes de travail (y compris, p. ex., la répartition des fonctions).
• Un rapport trimestriel sera remis à la ministre à compter d'avril 2000.
• Procéder à l'analyse coûts-avantages de la mise en œuvre de la norme ISO 9000 ou d'un outil comparable d'assurance de la qualité.
• Le rapport du vérificateur général sera présenté en octobre 2000.
• Les experts externes évalueront les progrès réalisés en juin 2000 et en janvier 2001.

 5. Recevoir les meilleurs conseils qui soient

• Nous avons présenté le plan au Groupe consultatif sur les normes relatives à la fonction de
  contrôleur du Conseil du Trésor le 3 février et nous avons intégré ses conseils.
• Nous avons demandé l'avis du vérificateur général le 1er février et nous avons intégré ses
  suggestions au plan.
• Nous avons accordé un contrat de courte durée à Deloite Touche pour recueillir leurs conseils sur le plan.
• Des cadres du Secrétariat du Conseil du Trésor seront sur place pour offrir des conseils sur le plan.
• Suivi régulier avec le Vérificateur général adjoint et avec le Groupe consultatif sur les normes relatives à la fonction de contrôleur.

 6. Faire rapport des progrès réalisés au public et au personnel

• Informer les promoteurs et les partenaires avant la fin de février.
• Informer la presse sur les rapports trimestriels.
• Faire rapport des 37 cas : rapport provisoire le 4 février et rapport final le 18 février.
• Rapport au Parlement en se présentant aux audiences du Comité parlementaire, en déposant le document sur les projets et les priorités et le rapport sur le rendement ministériel.
• Corriger les renseignements erronés au besoin.
• Communiquer régulièrement avec le personnel : la Ministre et la Sous-ministre se sont
  adressées à tout le personnel le 4 février, en circuit de télévision fermé; des tables rondes
  seront organisées quand des cadres supérieurs se rendent dans les bureaux locaux
  et régionaux, etc