Examen de l'intégrité des programmes - Subventions et contributions

RAPPORT FINAL

 

Examen de l’intégrité des programmes / Subventions et contributions

Projet : 429/98

 

 

Équipe de projet

 

Directeur général :             J.K. Martin

Directeur de vérification : G. Duclos

Vérificateurs :                      P. Albert

                                               S. Auguste

                                               A. Chan-Kouan

                                               D. Collins

                                               N. Farley

                                               M. Larose

                                               G. Morin

                                               J. Oligny

                                               B. Sliter

 

 

AUTORISATION:                 Copie originale signée par:

 

DIRECTEUR:                         Gilles Duclos                              

DIRECTEUR GÉNÉRAL:      James K. Martin                         

 

Janvier 2000

 

Table des matières

 

1.0    Sommaire

2.0    Introduction

3.0    Objectifs de l’examen

4.0    Portée et méthodologie

5.0    Constatations

6.0    Recommandations

 

ANNEXES

ANNEXE A     –   Univers de la vérification

ANNEXE B1   –   Dépenses de contribution de l’univers de la vérification pour

                              l’année financière 1998‑1999

ANNEXE B2   –   Ventilation des dépenses de contribution mensuelles pour 1998

ANNEXE C     –   description générale des programmes

 

1.0     Sommaire

 

Cet examen a été réalisé entre les mois de janvier et d’août 1999 et s’applique à tous les programmes de subventions et de contributions (S&C) offerts par Développement des ressources humaines Canada (DRHC), à l’exception de celui de l’adaptation et de la restructuration des pêches (ARP) qui sera abordé ultérieurement.

 

Cet examen s’appuie sur l’analyse des dossiers de 73 accords de subvention et de 386 accords de contribution choisis au hasard à l’intérieur de sept programmes, 63 visites à des promoteurs des dix régions, l’analyse de données ministérielles et l’évaluation des risques financiers. L’analyse des dossiers considérait les quatre étapes fondamentales de la prestation de programmes de S&C : sélection et approbation, passation de marché[1], supervision et décaissement.

 

 

Nous avons identifié des problèmes dans les secteurs suivants. Des détails seront donnés dans le corps du rapport.

 

Sélection et approbation

 

C’est la première et peut-être la plus importante étape d’une bonne gestion de programme puisqu’un problème ou une omission à ce niveau aura probablement une incidence sur tout le projet.

 

·        Nous avons identifié de nombreux problèmes concernant des documents manquants ou incomplets et l’omission d’exercer certaines activités de consultation ou de vérification.

 

Passation de marché

 

Il est essentiel d’avoir des accords clairs et complets afin que les deux parties puissent exercer leurs droits et responsabilités à bon escient. Ces accords sont le fondement des contrôles financiers et opérationnelles efficaces.

·        On doit resserrer le processus de passation de marché afin d’améliorer la qualité des accords de contribution.

 

Supervision de projets

 

Les projets de contribution sont souvent complexes et mettent généralement en jeu d’importantes sommes d’argent. Une supervision administrative et un contrôle de projet efficace sont importants à toutes les étapes d’un projet de contribution.

·        Un plus grand et un meilleur contrôle des projets serait bénéfique aux programmes ;

·        Une plus grande supervision de la part de leurs supérieurs serait bénéfique aux agents de programme de DRHC.

 

Décaissements

 

Les promoteurs et les clients réclament plusieurs milliards de dollars annuellement. Il faut exercer un contrôle financier efficace sur tous les décaissements de S&C.

 

·        Il est possible d’améliorer l’efficacité des contrôles.

 

Avances et dépenses en fin d’exercice financier

 

Les politiques du Conseil du Trésor et du ministère limitent l’émission de paiements d’avance aux promoteurs et de report d’une année financière à l’autre.

 

·        Nous avons identifié des cas de non-conformité.

 

Droits d’accès aux systèmes financiers

 

Il faut limiter l’accès aux fonds de S&C aux employés à qui il est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Une séparation appropriée des tâches est un élément essentiel d’un contrôle financier efficace et d’une bonne gestion des risques.

 

·        Cet examen a révélé de nombreux problèmes liés à la sécurité.

 

Ce rapport présente des recommandations touchant tous les aspects de la prestation de programmes de S&C et de l’intégrité financière. Elles demanderont la participation de la Direction générale de l’investissement dans les ressources humaines (DGIRH), du Travail, des Services des ressources humaines (SRH), des Finances, des Systèmes et de la Sécurité.

 

La réponse de la direction à ces observations et à ces recommandations se trouve dans ce document. Cette réponse aborde tous les problèmes identifiés lors de l’examen.

  2.0      Introduction

 

But de l’examen des programmes de subventions et de contributions

 

Développement des ressources humaines Canada (DRHC) s’engage à permettre aux Canadiennes et aux Canadiens de contribuer pleinement à leur milieu de travail et à leur collectivité. Le développement humain : un engagement – L’orientation de DRHC décrit l’approche prise par le ministère afin d’atteindre ce vaste objectif. Cette vision engage notamment le ministère à :

 

·        donner aux Canadiennes et aux Canadiens les moyens de gérer les transitions qui jalonnent leur vie en les incitant, entre autres, à devenir autonomes, à investir dans eux-mêmes et à miser sur une plus grande polyvalence ;

·        mettre l’accent sur les mesures préventives, notamment l’apprentissage continu et une meilleure connaissance de l’information sur le marché de l’emploi, l’économie et les conditions sociales ;

·        mettre en valeur le potentiel des collectivités – que se soient des collectivités locales ou des collectivités de personnes qui ont des besoins spéciaux – afin que les Canadiennes et les Canadiens puissent aider leurs concitoyens et s’aider eux-mêmes.

 

Les programmes de subventions et de contributions (S&C) sont un élément nécessaire de la gamme d’outils que le ministère utilise afin de réaliser sa mission et sa vision. De bonnes pratiques de gestion et une approche moderne de l’administration des programmes sont essentielles afin que le ministère offre avec succès des services aux Canadiennes et aux Canadiens. Cet examen des programmes de subventions et de contributions vise à aider le ministère à cet égard.

 

Un nouveau contexte pour la gestion des programmes

 

L’examen de tous les programmes du gouvernement fédéral, en 1994-1995, a entraîné d’importants changements de la plupart des programmes de DRHC, une réduction substantielle des effectifs de ce ministère, ainsi que la mise en œuvre de nouveaux modes de prestation de services. La Loi sur l'assurance-emploi de 1996 a donné lieu à la négociation avec les gouvernements provinciaux et territoriaux d’ententes sur le développement du marché du travail.

 

Ces changements ont considérablement modifié le contexte de gestion de tous les programmes de subventions et de contributions du ministère, mais plus particulièrement des programmes de subventions et de contributions de l’investissement dans les ressources humaines.

 

 

Alors que l’Administration centrale (AC), les régions et les bureaux locaux devaient relever le défi de s’adapter à cette nouvelle situation et d’élaborer les nouvelles approches nécessaires à l’administration des programmes de subventions et de contributions, la réduction des effectifs entraînait la perte énorme des employés expérimentés ayant quitté suite aux incitatifs de réaménagement des effectifs mis en place par le Conseil du Trésor.

 

La participation des gouvernements provinciaux et territoriaux à la planification et à l’administration des programmes, ainsi que la mise en place de nouveaux genres de programmes, ont rendu l’administration et la prestation des programmes plus difficiles. Ces partenariats ont tout de même amélioré la prestation des programmes en accroissant la compréhension de divers auditoires tout en apportant aux projets une plus grande spécialisation, un point de vue plus large et une plus grande flexibilité.

 

Le plan de vérification de 1998-1999 comprenait une série de projets examinant la gestion et les contrôles financiers de base de tous les principaux secteurs de programmes de DRHC. Conscients des risques créés par la complexité accrue de la prestation de programmes, les changements de l’environnement et l’incidence de la diminution des ressources, les gestionnaires de DRHC ont demandé à ce qu’une plus haute priorité soit accordée à l’examen des programmes de subventions et de contributions.

 

Programmes de subventions et de contributions

 

La majorité des dépenses de DRHC en matière de subventions et de contributions sont engagées dans les programmes[2]de la Direction générale du travail et des directions de la Direction générale de l’investissement dans les ressources humaines qui suivent (voir annexe A) :

 

·        Marché du travail

·        Développement social

·        Apprentissage et alphabétisation

·        Partenariats en ressources humaines

·        Emploi jeunesse

·        Relations avec les autochtones

 

L’annexe C comprend une brève description générale de ces programmes.

 

  3.0      Objectifs de l’examen

 

Les objectifs de cet examen consistaient à évaluer la gestion et la prestation des programmes de subventions et de contributions de DRHC et à faire des recommandations pratiques, axées sur les résultats aux gestionnaires et aux employés sur les moyens d’améliorer la gestion des projets, de réduire les risques et d’élaborer un meilleur cadre de responsabilité.

 

Pour atteindre cet objectif, l’examen a abordé les questions suivantes :

 

a)     les subventions et les contributions sont-elles allouées et utilisées aux fins prévues conformément aux objectifs, aux politiques, aux règles et aux procédures en vigueur tout en tenant compte des principes de responsabilité, d’efficacité, d’efficience et d’économie ;

 

b)     les fonds de subventions et de contributions sont-ils suffisamment à l’abri des erreurs, des détournements, d’une mauvaise utilisation et des abus, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de DRHC. Le cas échéant, l’examen fournit une estimation de l’importance des pertes.

 

L’information présentée dans ce rapport pourra servir de référence afin de mesurer les améliorations futures des programmes de subventions et de contributions.

 

  4.0      Portée et méthodologie

 

L’approche de l’examen comprenait quatre parties étroitement reliées :

 

Examen de dossiers

 

·        Au total, 73 accords de subvention et 386 accords de contribution choisis de façon aléatoire à l’intérieur de sept programmes ont été examinés entre janvier et août 1999. L’annexe A présente la ventilation de ces accords par programme et région.

 

·        L’examen des accords de contribution se concentrait sur ces quatre étapes clés : sélection et approbation du projet, passation de marché, surveillance et décaissements. Pour les dossiers de subventions, on examinait la sélection et l’approbation des projets.

 

Visites sur place

 

·        Des visites sur place complétaient l’information recueillie lors de l’examen des dossiers de contribution. Un sous-échantillon représentatif mais non aléatoire de 63 accords a été prélevé parmi les dossiers examinés et on a visité les promoteurs ou communiqué avec eux. Au moins une semaine de préavis était donnée aux promoteurs avant la visite. On a aussi visité des agents de projet et des gestionnaires de programme de l’AC et de quatre régions.

 

Examen des données

 

·        Les données examinées ont été téléchargées de la base de données financière du ministère et touchaient tous les programmes de subventions et de contributions. Les données ont été analysées à l’aide du Système d'aide à la décision (SAD), un nouveau sous-système du Système de gestion ministériel (SGM), afin d’examiner la structure des dépenses de chaque programme. Les données de certains accords de contribution spécifiques ont aussi été examinées afin de compléter les résultats des visites sur place.

 

Examen de l’intégrité financière

 

·        Cette partie de l’examen été réalisée en faisant participer des agents de programme des régions et de l’Administration centrale à des sessions avec animation sur l’évaluation du risque et en analysant les droits d’accès aux comptes financiers des S&C.

 

  5.0      Constatations

 

Les principales constatations des quatre parties de cet examen suivent. Les dossiers étudiés se rapportent à la période précédent le mois de juin 1999. Les constatations qui suivent sont classées selon l’étape du processus d’approbation et de gestion de projets auxquelles elles se rapportent.

 

Comme l’indique la réponse de la direction ci-jointe, DRHC travaille déjà à l’amélioration de l’administration des programmes de subventions et de contributions en réponse aux constatations de cet examen.

 

Concernant la sélection et l’approbation

 

·        15 % des 459 dossiers de projet examinés ne contenaient aucune demande du promoteur.

–        Il manquait un des éléments clés suivants dans les dossiers contenant une demande du promoteur :

Ø     une prévision d’encaisse 72 % ;

Ø     le nombre prévu de participants 46 % ;

Ø     une description des activités qui seront financées 25 % ;

Ø     les caractéristiques des participants ou des personnes ciblées 25 % ;

Ø     un projet de budget 11 % ;

Ø     une description des résultats prévus 11 %.

 

·        Sept fois sur dix, les dossiers de projet examinés ne contenaient aucune documentation concernant la consultation interne ou externe.

–        On a pu observer de la consultation presque exclusivement dans les dossiers de projet où elle était une condition obligatoire du programme.

–        L’examen des dossiers montre que, dans la plupart des cas où il n’y avait eu aucune consultation, les agents de projet avaient seuls choisi et recommandé le projet.

 

·        Les deux tiers des dossiers examinés ne contenaient aucune analyse ou justification expliquant la recommandation ou l’approbation d’un projet.

 

·        97 % des dossiers examinés ne contenaient aucune indication qu’on avait vérifiée, avant d’accepter le projet, que le promoteur n’avait pas de dettes impayées envers DRHC.

–        Au moment où cet examen était réalisé, on ne pouvait vérifier la présence de dettes impayées envers DRHC dans les dossiers ministériels qu’en utilisant le numéro de téléphone du promoteur plutôt que son nom. Cela a limité l’efficacité des vérifications.

–        Nous n’avons pu trouver dans les dossiers de cas documentés où ont avait tenté d’identifier des dettes envers d’autres créditeurs que DRHC.

 

·        Dans cent douze cas, les signatures nécessaires n’avaient pas été apposées sur l’approbation de projet, l’accord ou sur au moins une réclamation du projet.

 

·        L’examen de 13 signatures choisies lors de l’examen des dossiers à démontré que :

–        dans trois cas, l’instrument de délégation (fiche de signature) du signataire autorisé n’a pu être produit ;

–        dans six cas, la délégation n’était valide que pour une période limitée et seulement suite à la réception d’un avis de nomination intérimaire. Aucun avis de nomination intérimaire n’avait été reçu pour la période durant laquelle le document a été signé.

 

·        Dans le cadre de cet examen, nous avons essayé de déterminer si ont avait réalisé une évaluation de l’environnement (ÉE) dans les cas où elle était nécessaire. Les directives actuelles sont telles que la nécessité d’une ÉE est laissée à la décision de l’agent de projet. Selon les dossiers et notre évaluation du besoin d’une ÉE, nous sommes arrivés à la conclusion que seulement le quart des dossiers contenait une indication qu’ont avait réalisé une ÉE.

 

Concernant la passation de marché

 

·        Dans quatre accords de contribution sur dix, on avait négligé de biffer les clauses qui ne s’appliquaient pas ou de remplir les blancs afin de spécifier des conditions telles la périodicité de la soumission de réclamations et la période de préavis nécessaire si DRHC désirait mettre fin à un projet avant que celui-ci soit terminé.

 

·        On a modifié la valeur monétaire initiale de l’accord du tiers des projets examinés, à la hausse dans la majorité des cas.

–        Dans 36 % de ces cas, la cause de la modification n’était pas indiquée.

 

Concernant la supervision des projets

 

·        Huit fois sur dix il n’y avait aucune preuve de contrôle financier dans le dossier examiné.

–        Sauf dans un secteur de programme, on a pu observer que, lorsqu’il y avait un contrôle financier, celui-ci était insuffisant et ne permettait pas de vérifier que les fonds étaient utilisés de la façon prévue.

–        Sauf dans un secteur de programme, lorsque l’accord de contribution indiquait que les promoteurs devaient payer une partie des dépenses du projet, il n’y avait aucune indication que le contrôle financier avait vérifié que tel avait été le cas.

 

Ø     L’absence de notes ou de rapports de contrôle dans le dossier ne signifie pas nécessairement qu’aucun contrôle n’a été exercé. Lors des visites sur place, des agents de projet ont affirmé effectuer un contrôle des projets sans documenter leurs activités de contrôle.

Ø     Certains agents de projet ont dit qu’à leur avis, aucun contrôle financier n’était nécessaire si les résultats étaient atteints en respectant le budget.

 

·        Dans les trois quarts des projets de contribution, il n’y avait aucune indication qu’on avait vérifié que les résultats prévus avaient été atteints.

 

·        Dans près de 87 % des dossiers examinés, il n’y avait aucune indication qu’un supérieur avait supervisé la façon dont l’agent de projet avait géré le dossier.

 

Concernant les décaissements pour remboursement des réclamations

 

·        Les promoteurs ont l’obligation contractuelle de conserver des preuves justifiant leurs dépenses, mais ils n’ont habituellement pas à les soumettre avec leurs demandes de remboursement. Dans 79 % des dossiers de projet examinés, aucune facture ou feuille de paye ne justifiait les dépenses réclamées par le promoteur.

 

·        Lors des visites aux promoteurs, les vérificateurs ont étudié des réclamations totalisant quelques 5 millions $. De ces réclamations, 3 % étaient des dépenses qui n’étaient clairement pas légitimes selon les stipulations de l’accord. De plus, les promoteurs ne pouvaient fournir de documents justifiant 13 % des dépenses réclamées.

–        Lors de ces courtes visites sur place, il n’a pas été possible d’établir de façon formelle qu’il y ait eu un trop-payé. Toutefois, les agents de projet concernés ont été informés de ces cas spécifiques. Un suivi sera effectué afin d’en déterminer le résultat.

–        Dans plusieurs cas, les dépenses étaient à tout les moins sujettes à caution, mais n’ont pu être déclarées illégitimes en raison de l’imprécision de l’accord de contribution (par exemple, achats de cadeaux, bonis pour les employés, déplacements inutiles et repas dispendieux).

 

Concernant la gestion du budget du programme

 

·        Les politiques du Conseil du Trésor concernant l’administration financière des subventions et des contributions permettent, en cas de circonstances exceptionnelles, le paiement d’avances des fonds de l’année précédente pour une période pouvant aller jusqu’à un mois.

 

–        L’examen a montré que, dans tous les programmes de contributions examinés pour 1998-1999, 261 millions $, soit 26,3 % de toutes les dépenses de projet, avaient été déboursées après le 1 mars. Cela est 19,6 % plus élevé que la moyenne mensuelle des décaissements pour les mois d’avril à février (Annexe B1/B2).

–        L’examen des dossiers et les visites aux promoteurs ont démontrés que ces dépenses étaient généralement des avances pour l’année financière suivante afin d’éviter la non-utilisation des fonds en fin d’année.

 

·        Il n’y a aucune concordance dans la façon dont les régions, les secteurs de programmes de l’AC, ni même les bureaux locaux d’une même région, codent les transactions de S&C dans le système financier.

–        Certaines régions ont recommandé à leurs employés de coder le paiement d’avances comme une dépense plutôt qu’une avance.

–        Nous avons remarqué que certains bureaux codent leurs dépenses de S&C comme des avances.

–        Certains bureaux donnent une ventilation détaillée de leurs dépenses de programme par article d’exécution ; d’autres donnent à toutes leurs dépenses le code du plus important article d’exécution de la réclamation ; d’autres enfin n’offre aucune ventilation.

 

·        En conséquence, il est difficile d’obtenir grâce au système financier ministériel un portrait exact du niveau des avances ou de la distribution des dépenses réclamées ; cela rend les dépenses difficiles à prévoir de façon exacte et accroît le risque de mauvaise gestion financière des façons suivantes :

–        Les gestionnaires et les agents de projet qui n’utilisent pas les codes d’avances accroissent le niveau de risque financier.

Ø     Les agents de projet ne peuvent utiliser le système financier afin de déterminer l’état financier général des projets dont ils sont responsables.

Ø     Les agents de projets ne peuvent vérifier si le maximum pour chaque catégorie de dépense du projet a été dépassé.

 

Concernant l’intégrité financière

 

·        La séparation des tâches et l’accès restreint aux systèmes financiers sont deux des plus importantes pratiques permettant d’assurer l’intégrité financière.

 

·        La réduction des effectifs et la rationalisation nécessaire des procédés administratifs qui s’en est ensuivie ont réduit la séparation des tâches.

–        Cela a eu comme résultat que de nombreux agents de projet ont traité et contrôlé un projet de subvention ou de contribution de la demande initiale à la clôture du projet avec peu ou point de participation de la part des gestionnaires ou d’autres agents de projet.

 

·        La règle selon laquelle une personne pouvant engager des paiements (mise à jour/saisie) dans le système financier ne doit être autorisée à approuver l’émission de chèques (approbation), sauf dans des cas exceptionnels, est un élément capital de la séparation des tâches.

–        Nous avons pu identifier des cas où des employés avaient le droit de saisir et d’approuver des dépenses pour le même centre de responsabilité, et ce sans justification.

 

·        Des employés de sécurité détenant un code d’accès spécial « KP » ou « JP » allouent aux employés un nouvel identificateur d’utilisateur ou un identificateur d’utilisateur modifié, afin qu’ils aient accès aux systèmes financiers (ou autres systèmes centraux) de DRHC. Le nombre d’employés détenant cet accès devrait être strictement limité et son usage contrôlé attentivement.

–        En mai 1999 étaient valides 193 identificateurs d’utilisateur avec accès « KP » ou « JP ». De ce nombre, 32 avaient été alloués plus d’une fois à la même personne et 40 n’avaient été allouées à personne en particulier et pouvait donc être utilisées de façon anonyme par quiconque connaissait le mot de passe afin de donner un accès non autorisé au système à des employés réels ou virtuels.

 

·        Afin de contrôler qui a accès à quoi dans les systèmes financiers, un rapport (ED72) fournit une liste des utilisateurs et décrit leur niveau d’accès. Ce rapport n’est pas bien compris et n’est pas utilisé par la plupart des agents responsables des finances.

–        Une liste des utilisateurs possédant plus d’un identificateur, de ceux ayant un niveau d’accès JP/KP et de ceux qui ont à la fois le droit de saisir et d’approuver des dépenses dans le système financier a été envoyée aux agents des services financiers et aux agents de sécurité de la TI concernés afin qu’ils étudient cette liste et qu’ils prennent les mesures nécessaires.

  6.0      Recommandations

 

Réponse de la direction au rapport : commentaires généraux

 

Développement des ressources humaines Canada a examiné le rapport du Bureau de la vérification interne concernant la vérification des programmes de subventions et de contributions et souscrit aux conclusions qui y sont exprimées. La direction du Ministère considère le rapport circonstancié et remercie le BVI pour ses efforts à cet égard.

 

Les programmes de subventions et de contributions de DRHC, dont la nature et la portée sont larges et complexes, doivent répondre aux besoins nombreux et divers des Canadiennes et Canadiens de tout le pays. De plus, le contexte dans lequel ces programmes sont administrés a changé et continue de changer au rythme de l’augmentation continuelle du nombre d’ententes de collaboration que DRHC conclut avec d’autres paliers de gouvernement, le secteur privé et les organismes bénévoles pour administrer ces programmes. Ces changements sont survenus au moment où DRHC, comme bien d’autres institutions fédérales, a dû composer avec d’importantes compressions de ressources. Néanmoins, le personnel de DRHC a fait preuve de sa volonté et de sa capacité de s’adapter à ces réalités de fonctionnement nouvelles et mouvantes pour remplir sa mission qui consiste à aider la population canadienne à faire les transitions qui s’imposent et à la rendre capable de participer pleinement au marché du travail et à la vie collective. La direction se réjouit que le BVI ait souligné ces points dans son rapport.

 

La direction du Ministère reconnaît que le rapport soulève un certain nombre de préoccupations et de questions importantes liées à la gestion et au contrôle des programmes de subventions et de contributions. Elle croit aussi que le rapport constitue un pas essentiel pour l’évolution et l’amélioration constantes des services à la population canadienne. En vue de renforcer l’intégrité des programmes et créer un climat propice à l’équilibre entre les résultats et la responsabilité, DRHC a entrepris une initiative à multiples volets touchant les programmes de subventions et de contributions, assortie d’un certain nombre de moyens d’action importants. La direction de DRHC est heureuse d’affirmer que, sous la direction de son Groupe de travail sur les subventions et contributions ainsi que d’un Comité directeur composé de cadres supérieurs représentant les grands secteurs de programme et les régions, chaque recommandation du rapport est en bonne voie d’application.

 

Un Plan d’action exhaustif en matière de subventions et de contributions a été élaboré pour tenir compte des leçons précieuses et positives tirées de la vérification des programmes en question. Chacune des directions générales et des régions de DRHC est en train d’élaborer son propre plan d’action s’inscrivant dans le plan ministériel d’ensemble et devra faire rapport de ses progrès à chaque mois au Comité directeur. Notre Groupe de travail sur les subventions et les contributions a constitué cinq sous‑comités pour se pencher sur les questions ci-après : les politiques ; les outils ; la formation ; les systèmes ; les compétences en ressources humaines et les Programmes autochtones. Ces groupes vont permettre d’assurer une mise en œuvre flexible et pointue des recommandations et plans d’action en fonction de la vérification tant au niveau des programmes que des régions et permettre de mesurer et faire état des progrès accomplis de façon régulière.

 

La direction de DRHC a mis sur pied le Groupe national de dépistage des performances des subventions et contributions. En complément des activités de contrôle déjà en place au ministère, ce groupe permanent procédera à des contrôles et des vérifications plus poussés des accords de contribution et présentera des rapports de performance réguliers à la haute direction, en vue de lui offrir une garantie constante que les fonds que DRHC consacre à ces programmes sont administrés et dépensés judicieusement et selon les modalités et les conditions s’y rattachant. En plus des améliorations au chapitre du repérage des performances dans l’administration du programme de subventions et de contributions de DRHC, le Groupe de dépistage des performances mettra en relief les secteurs plus vulnérables et fournira aide et soutien aux gestionnaires ministériels sur l’atténuation des risques.

 

Aux yeux de la direction, le rapport de la vérification, les plans d’action et les initiatives ministériels constituent une stratégie et un cadre d’ensemble qui renforcent l’intégrité des programmes à l’échelle du Ministère tout en améliorant les services à la population canadienne. Pour témoigner de notre volonté et de notre engagement à l’égard des recommandations du rapport, nous avons joint au présent document un ensemble de réponses précises à chacune des recommandations. Nous avons confiance que cette façon de faire contribuera à éclairer chaque recommandation et à mettre l’accent sur son application. Elle sera aussi utile pour mesurer le progrès et l’atteinte des objectifs.

 

Concernant la gestion des programmes

 

1.     Nous recommandons que la haute direction de DRHC fasse en sorte que le personnel et les intervenants aient bien la même compréhension de ces questions primordiales :

·        les différences fondamentales entre subventions contributions, et leurs différents objectifs globaux ;

·        la nature de la relation entre DRHC et les bénéficiaires de contribution ;

·        l’importance de bonnes pratiques administratives ;

·        la non-utilisation des fonds de S&C.

 

Réponse de la direction

 

Le Ministère a déjà pris un certain nombre de mesures de sensibilisation et d’information à l’égard de la question :

 

·     diffusion de communiqués par le sous-ministre et les sous-ministres adjoints en juillet et en septembre 1999 ;

 

·     mise sur pied en juillet 1999 du Groupe de travail sur les subventions et contributions ainsi que du Comité directeur et, en octobre 1999, création de cinq sous‑comités nationaux ;

 

·     tenue d’un atelier national en juillet 1999 sur l’intégrité des programmes ainsi que sur l’élaboration et l’exécution des plans d’action ministériels ;

 

·     tenue d’une séance de consultation avec des théoriciens de l’administration publique sur l’établissement et l’exécution des programmes le 24 août 1999 ;

 

·     rétroaction continue obtenue à l’égard des réalisations, leur vérification et les plans venant d’organismes nationaux clés : Comité directeur de la prestation des services, Conseil national de direction, Comité de l’Investissement dans les ressources humaines ;

 

·     entrée en fonction du Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions en septembre 1999 ;

 

·     le 17 et le 23 novembre 1999, tenue par les Services juridiques et le BVI d’une séance de formation sur la gestion des contrats et des accords de contribution.

 

 

Les moyens suivants serviront à soutenir la compréhension et la sensibilisation durant l’année financière 1999‑2000 et par la suite :

 

·     Dès janvier 2000, mise au point de produits de communication, d’outils de programme et de stratégies de soutien et de modules de formation à l’intention du personnel, des partenaires et des promoteurs ;

 

·     création et mise à jour d’un site Web sur les subventions et les contributions, qui servira de guichet unique par lequel le personnel de première ligne aura accès aux procédures, aux directives, aux définitions, aux listes de vérification, à l’information sur l’évaluation des risques et aux outils ; ce site sera prêt en janvier 2000 ;

 

·     collaboration entre la DGIRH, les SFA et le sous-comité des politiques du Groupe de travail afin de déterminer quels changements à la politique du Conseil du Trésor sur les fonds non utilisés faciliteraient la gestion du programme. Cet exercice débutera en janvier 2000 et l’analyse qui en découlera sera présentée au Conseil du Trésor en mars 2000 ;

·     prestation d’une séance du BVI sur les subventions et les contributions en janvier 2000.

 

2.     Nous recommandons que la DGIRH, les SFA et les Systèmes élaborent des outils permettant d’améliorer la fiabilité et la flexibilité des prévisions financières des programmes de S&C au niveau local, régional et national afin de prévenir le paiement des dépenses d’une année avec les fonds de l’année précédente tout en respectant les politiques du Conseil du Trésor concernant le paiement d’avances des fonds de l’année précédente.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, les sous-comités des outils, de la formation et des systèmes procéderont à l’inventaire des outils actuels et à l’analyse de l’écart en ce qui concerne les prévisions financières au début de décembre 1999. En collaboration avec les secteurs de responsabilité fonctionnelle (la DGIRH, les SFA et Systèmes), les sous-comités élaboreront les outils ainsi que les stratégies et modules de formation pour que le personnel dispose des ressources et de la formation afin d’améliorer la fiabilité et la souplesse des prévisions financières, compte tenu des politiques du CT. Le délai pour l’élaboration des outils dépendra du résultat de l’inventaire et de l’analyse de l’écart. Le sous-comité des systèmes a choisi comme principale initiative ministérielle le projet des services d’information de la clientèle ministérielle, qui permettra de concevoir des outils plus fiables et plus souples aux fins des projections financières. Le sous‑comité examine actuellement les éléments de ce projet de trois ans qui pourraient être mis en œuvre dès maintenant pour répondre aux exigences de cette recommandation.À partir d’avril 2000, le module budget du Service de gestion des réseaux intégrés sera en mesure d’entériner les transactions (engagements et dépenses) de conserver quotidiennement les renseignements sur les transactions et de fournir l’accès à ces renseignements grâce au module DDS du Service de gestion des réseaux intégrés.

 

3.     Nous recommandons que les SFA clarifient la politique ministérielle concernant l’application uniforme approprié du codage financier des transactions de contribution et assurent que les avances et dépenses sont codées adéquatement.

 

Réponse de la direction

 

En novembre 1999, dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, le sous-comité des politiques, de concert avec les SFA, entamera un examen de la politique ministérielle sur le codage financier. Ce comité, en collaboration avec les secteurs de responsabilité fonctionnelle, comme les SFA, les Politiques et les Systèmes, envisageront des stratégies pour assurer l’application uniforme du codage. Cette mesure permettra de clarifier la politique ministérielle et garantira son application cohérente dans les secteurs de programme et les régions. Le codage financier fera l’objet de vérifications et de contrôles permanents dans le cadre du projet de revitalisation de la vérification postérieure, qui fait actuellement l’objet d’un projet pilote et qui sera mis en oeuvre en avril 2000. Une fois pleinement opérationnel en novembre 2000, le module de SSD du SGM offrira la possibilité d’enregistrer les avances correctement et d’en faire le rapprochement avec les dépenses.

 

4.     Nous recommandons que les agents financiers vérifient régulièrement la présence d’engagements impayés et de dépenses non justifiées dans les comptes de S&C dans le cadre de la vérification a posteriori.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, le Groupe de travail a tenu des discussions avec les SFA au sujet de la revitalisation de la vérification postérieure. Les SFA ont lancé un projet national de revitalisation de cette fonction, qui permettra de vérifier les paiements et de garantir aux gestionnaires la validité des paiements et l’intégrité des systèmes. Dans le cadre de l’initiative, les Services financiers collaboreront avec les SAF, les Politiques et les Systèmes, les Opérations comptables et les régions afin de revoir la politique et les procédures ainsi qu’à mettre au point des outils d’aide à l’échantillonnage des transactions, à l’examen et à la détection des erreurs de déclaration pour toutes les opérations de dépenses, y compris le versement des subventions et des contributions. Ce projet sera réalisé à compter du 1^er   avril 2000. Le sous-comité des systèmes se penchera aussi sur cette question et analysera les solutions propres aux systèmes qui permettront aux agents de programme d’avoir accès aux dossiers et à l’information nécessaire pour déterminer les obligations passées et actuelles des partenaires envers DRHC et l’État. Le projet sur les services d’information de la clientèle ministérielle débouchera sur des améliorations qui assureront un meilleur contrôle des comptes de subventions et de contributions.

 

5.     Nous recommandons que les SFA, la DGIRH et les bureaux régionaux mettent en place des contrôles afin de vérifier que l’ont respecte les limites prescrites par le Conseil du Trésor[3]en ce qui à trait aux :

·        avances de fonds du programme aux promoteurs ;

·        paiements de l’année financière précédant mais permettant de faire face aux dépenses de l’année en cours.

Nous recommandons aussi que DRHC approche encore une fois le Conseil du Trésor afin qu’il modifie ses politiques pour qu’elles répondent mieux aux nouveaux besoins des programmes.

 

Réponse de la direction

 

À compter de janvier 2000, dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, le sous-comité des politiques examinera avec la DGIRH et les SFA les mesures de contrôle et les pratiques actuelles visant à assurer la conformité avec les politiques du Conseil du Trésor, ainsi que la façon dont les politiques actuelles influent sur les programmes. À la suite de cet examen, DRHC rencontrera au besoin le Secrétariat du Conseil du Trésor, les modifications pertinentes seront apportées et, s’il y a lieu, de nouvelles mesures de contrôle seront établies. Des communications ainsi que la formation et la sensibilisation du personnel viendront appuyer les modifications. Dans le cadre de ses activités courantes et de ses rapports, le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions dotera la direction des informations dont elle a besoin pour améliorer la performance de ses contrôles et politiques en matière de conformité actuels, ainsi que tout nouveau moyen pouvant être conçu.

 

 

6.     Nous recommandons que les bureaux locaux, régionaux et nationaux intègrent une gestion systématique des risques [4]à la planification stratégique des S&C, de même qu’aux décisions opérationnelles quotidiennes concernant la sélection, la gestion et le contrôle des projets.

 

Réponse de la direction

 

Ce qui suit est considéré comme une priorité stratégique et de gestion dans le cadre des engagements de la direction de DRHC en matière de performance et du processus intégré de planification opérationnelle de la DGRIH. Les directeurs généraux et les cadres de direction régionaux seront tenus responsables de l’atteinte des résultats auxquels ils se sont engagés dans le cadre du processus de planification. DRHC a obtenu des crédits du Fonds d’aide à l’innovation pour la fonction de contrôleur du Conseil du Trésor, ce qui accélérera l’élaboration de méthodes intégrées et permanentes d’évaluation et de gestion des risques. Les outils et les méthodes aux fins de l’analyse des risques liés à l’administration des programmes de subventions et contributions seront préparés et mis en oeuvre d’ici le 1er avril 2000. Le sous-comité de la formation du Groupe de travail veillera à ce que ces trousses soient préparées pour servir aussi à d’autres initiatives de formation. Le sous-comité des compétences en matière de ressources humaines évaluera le niveau de compétences dont on aura besoin dans les bureaux locaux et régionaux ainsi qu’à l’Administration centrale pour que l’évaluation systématique des risques puisse être intégrée efficacement. Par ses activités et ses rapports continus, le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions contribuera d’améliorer les outils de gestion des risques dont disposent les gestionnaires et le personnel de DRHC, en signalant les secteurs plus vulnérables et en offrant des conseils et des orientations permettant d’atténuer les risques. De plus, l’information sur l’évaluation des risques sera offerte dans les pages Web sur les subventions et des contributions. Donnant suite à la séance de consultation tenue le 24 août 1999, la direction étudie présentement les recommandations ayant trait à la participation possible des collectivités dans le choix des projets, la surveillance de ceux qui présentent des risques élevés et la détermination du pourcentage de financement initial pouvant être consacrée aux projets à risque.

 

7.     Nous recommandons que la DGIRH et les bureaux régionaux revoient les compétences nécessaires et le niveau actuel de formation des employés et qu’ils prennent les mesures nécessaires pour faire en sorte que :

·        les employés aient les outils nécessaires afin de répondre aux exigences de l’administration de programmes de S&C de plus en plus complexes ;

·        les descriptions de travail reflètent les compétences et les outils nécessaires.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, le sous-comité des compétences en matière de ressources humaines élabore actuellement un modèle relatif aux ressources de gestion de programme qui prévoit notamment l’examen des questions relatives aux niveaux de dotation et aux compétences. De concert avec le sous-comité des outils et de la formation, il se penchera sur les outils et la formation dans les secteurs de programme et les régions. Cette évaluation sera effectuée par rapport au modèle actuel de prestation de services de DRHC et aux activités entreprises par le sous-comité de prestation de services en matière de ressources humaines. Le tout sera entrepris en collaboration avec la Direction générale des ressources humaines, les régions et les secteurs de prestation de programmes. Un répertoire des outils sera établi et une analyse de l’écart sera effectuée en début de décembre 1999. Par la suite, les outils appropriés seront élaborés et affichés dans le site Web sur les subventions et les contributions. Le début de la formation est prévu en avril 2000.

 

Concernant la sélection et l’approbation

 

8.     Nous recommandons que, pour chaque programme de contribution, l’on offre aux promoteurs potentiels un formulaire de demande générique et facile à remplir accompagné d’une liste de contrôle et incluant au moins :

·        une description des résultats ou du dénouement prévu ;

·        un projet de budget et une prévision d’encaisse ;

·        une description des activités ;

·        le nombre et les caractéristiques des participants ciblés.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, le sous-comité des outils et de la formation élabore un projet à la fois d’information et de formation à l’intention du personnel et des promoteurs. Il s’agit notamment de brochures et de listes de vérification visant à présenter de façon claire et précise les obligations du Ministère et des promoteurs, ainsi que d’outils de formation sur les moyens d’informer les promoteurs et de répondre à leurs demandes. L’élaboration de ces produits débutera en janvier 2000.

 

9.     Nous recommandons que :

·        l’on utilise un processus de sélection transparent et auquel participent au moins deux personnes pour les nouveaux accords de contributions ou le renouvellement des accords de contribution existants ;

·        les agents ayant participé au processus de sélection signent une courte note justifiant la recommandation ou le rejet d’un nouveau projet ou du renouvellement d’un projet existant.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, des notes de service du sous-ministre et des sous-ministres adjoints ont été distribuées dans tout le Ministère pour informer le personnel des principes et de l’importance de la bonne gestion des dossiers, du début à la fin du cycle de gestion des programmes, et demander de prendre immédiatement les mesures qui s’imposent à cet égard. En janvier 2000, le sous-comité des outils et de la formation examinera la meilleure façon de garantir des méthodes de sélection transparentes ainsi qu’une procédure justifiée pour la recommandation et l’approbation des projets. La modification des programmes de formation actuels a débuté en octobre. On étudie actuellement l’opportunité de concevoir une nouvelle formation sur l’administration du programme à l’intention des gestionnaires (s’il y a lieu), et d’élaborer le cours et de l’offrir durant la nouvelle année financière. En plus des activités de contrôle et de vérification habituelles du ministère, le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions offrira à la haute direction de l’information sur l’amélioration des mécanismes de sélection utilisés dans le cadre de l'autorisation des subventions et des contributions.

 

10.  Nous recommandons (conjointement à la recommandation 20) que :

·        l’on modifie les procédures d’approbation afin de s’assurer que l’on vérifie dans le dossier des promoteurs potentiels la présence de :

–        dettes impayées auprès de DRHC ;

–        projets passés ou en cours avec DRHC au niveau local, régional ou national (le système d'aide à la décision en cours d’élaboration permettra de faire des vérifications fiables).

 

Réponse de la direction

 

Le Système de soutien des décisions présentement mis à l’essai et faisant partie du Système de gestion du Ministère (SGM) permettra des vérifications faciles et fiables. Il sera lancé en avril 2000 et sera pleinement opérationnel en novembre 2000. Dans le cadre du Plan d’action ministériel en matière de subventions et contributions, le sous-comité des systèmes examinera l’utilisation et l’efficacité du Système de soutien des décisions. Il fera rapport de son examen au Groupe de travail. La vérification des dossiers des promoteurs sera également l’un des principaux points de mire du sous- comité des systèmes de subventions et contributions, lorsqu’il fera rapport au Comité directeur de la mise en oeuvre des éléments clés et pertinents des deux projets pluriannuels touchant les systèmes ministériels – Services d’information de la clientèle ministérielle et Système d’emploi intégré – qui débuteront en janvier/février 2000.

 

11.  Nous recommandons que l’on prenne les mesures nécessaires pour faire en sorte que DRHC s’acquittent de ses obligations au sens de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (LCÉE).

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, le sous-comité des outils et de la formation élabore une initiative regroupant des activités de communication et de formation à l’intention du personnel, afin de s’assurer que les étapes de la sélection et de l’approbation des projets sont conformes aux exigences de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale. À compter de janvier 2000, on élaborera et mettra en place des outils comme des listes de contrôle pour la sélection et l’approbation des projets, de concert avec d’autres initiatives de formation qui débuteront en février 2000. Les listes en question se trouveront dans le site Web de DRHC consacré aux subventions et contributions, qui sera élaboré au début de décembre 1999 et lancé en janvier 2000. Les rapports courants sur l’amélioration de l’administration que le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions produit à l’intention de la haute direction feront état de l’utilisation que fera le personnel de ces listes.

 

Concernant la passation de marché

 

12.  Nous recommandons l’élaboration et l’utilisation pour tous les programmes de contributions autres que les contributions internationales d’une formule de contrat unique et universelle comportant les clauses et annexes habituelles et reproduisant le formulaire de demande de base.

 

Réponse de la direction

 

À la demande de la direction, les Services juridiques élaborent une stratégie de formation et d’apprentissage qui portera sur l’utilisation efficace et appropriée d’accords types, notamment des listes de vérifications, des clauses et des annexes. Cette première séance de formation a déjà eu lieu dans le cadre des séances offertes par le BVI le 17 et le 23 novembre 1999. Ces listes de vérification seront affichées comme référence et guide de formation dans le site Web sur les subventions et les contributions, qui sera lancé en janvier 2000. Le sous-comité de la formation du Groupe de travail s’assurera que la formation deviendra une partie normalisée du cours s’adressant aux chargés de projets, le tout s’effectuant de concert avec l’unité de l’apprentissage et du perfectionnement liés au marché du travail de la DGRIH.

 

13.  Nous recommandons que les SFA, la DGIRH et les bureaux régionaux revoient les pratiques actuelles de communication et de gestion afin de s’assurer que les employés sont avisés des niveaux d’autorité déléguée et qu’ils les respectent.

·        on doit porter une attention particulière à l’obligation que soit approuvée par l’instance supérieure compétente toute augmentation de financement prévue pour un projet qui entraîne un accord de contribution dont le montant total dépasse la limite d’approbation déléguée à un individu.

 

Réponse de la direction

 

Les tables de délégations de pouvoir relatives aux programmes de subventions et de contributions de la DGIRH peuvent être consultées dans deux sites intranet ministériels gérés par les SFA. Dans le cadre du Plan d’action ministériel sur les subventions et les contributions, le sous-comité des outils et de la formation, de concert avec les SFA, passera en revue les méthodes de communication pour s’assurer que le personnel sache qu’il existe de l’information sur les délégations de pouvoir ainsi que l’endroit où la trouver. Le respect et la conformité des niveaux de délégation seront contrôlés dans le cadre des activités de cueillette d’information sur l’amélioration de la performance et les rapports du Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions.

 

Concernant la supervision des projets

 

14.  Nous recommandons que la DGIRH élabore des mécanismes de coordination améliorés pour tous ses secteurs de programme afin de répondre à des questions telles :

·        dans quelle mesure des procédures, directives, outils d’évaluation du risque et formulaires communs peuvent-ils être utilisés par l’ensemble des programmes de subventions et de contributions afin de réduire le besoin de connaissances spécifiques à un programme pour les agents de projet régionaux et locaux ?;

·        dans quelle mesure une formation de base et des documents de formation communs à tous les programmes de la DGIRH peuvent-ils réduire le fardeau des agents de programme régionaux et locaux ?

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre du Plan d’action ministériel sur les subventions et les contributions, le sous-comité des outils et de la formation étudie la formation et les outils dont la DGIRH a besoin pour mettre en place les procédures et la formation courantes, de concert avec les autres secteurs de responsabilité fonctionnelle. Cette étude prendra en considération la conception de formulaires normalisés et le soutien à la formation en vue de leur utilisation.   Voulant offrir au personnel un guichet unique d’accès aux procédures, aux directives, aux listes de vérification, à l’information sur l’évaluation des risques et aux outils, DGIRH/Initiatives corporatives concevront un site Web sur la gestion des subventions et des contributions, le mettront à jour et en feront la promotion. La conception, la planification ainsi que l’élaboration de l’architecture et du contenu de ce site débuteront en décembre 1999, et le lancement du site est prévu en janvier 2000. DRHC a obtenu des crédits du Fonds d’aide à l’innovation pour la fonction de contrôleur afin d’élaborer les outils et les méthodes pour l’analyse des risques. Le tout sera élaboré aux fins de l’ensemble des secteurs de programme et des régions d’ici le 1^er avril 2000. La direction examine également les recommandations formulées par les groupes de travail sur les services et les opérations. Le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions se chargera de colliger les données et les informations sur les risques afin de mettre à niveau les outils de gestion des risques dont disposent les gestionnaires et le personnel de DRHC. Les travaux du Groupe permettront également de signaler les secteurs plus vulnérables qui méritent l’attention particulière de la direction.

 

15.  Nous recommandons que la DGIRH et les bureaux régionaux étudient la meilleure façon de répondre au besoin d’une séparation des tâches convenable dans la gestion des dossiers de projet, en particulier dans les petits centres de responsabilité.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre de l’élaboration d’un modèle relatif aux ressources de gestion des programmes, le sous-comité des compétences en matière de ressources humaines examinera la répartition des tâches liées à la gestion des dossiers de projet pour s’assurer que les chargés de projet ayant le niveau approprié, les compétences nécessaires et les outils adéquats reçoivent la latitude et la responsabilité pertinentes pour gérer les dossiers de projet. L’élaboration du modèle débutera en janvier 2000. D’autres initiatives de formation associées aux plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions renforceront cette mesure. Le respect des décisions prises et des politiques adoptées concernant la répartition des tâches liées à la gestion des dossiers de projets sera contrôlé et rapporté dans le cadre des rapports courants sur la performance fournis par le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions. Les premiers rapports trimestriels du Groupe seront présentés au Conseil national de direction en janvier 2000.

 

16.  Nous recommandons que l’on révise et que l’on définisse clairement la nature, l’objet, l’étendue et le résultat prévu du contrôle de projet.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre du Plan d’action ministériel sur les subventions et contributions, le sous‑comité des outils et de la formation étudie la meilleure manière de définir, de communiquer et de renforcer la nature et l’objectif de la surveillance des projets à l’intention des secteurs de programme et des régions. Le contrôle des données financières et des projets effectués par les agents dans le déroulement normal de leurs activités demeure l’élément essentiel de l’administration des programmes de subventions et contributions. La fonction de vérification postérieure et le nouveau Groupe de dépistage des performances ont été implantés pour essentiellement compléter et non remplacer ces activités. En novembre 1999 on commencera à évaluer l’information dont on dispose ainsi que le matériel et les initiatives de formation. Les nouvelles stratégies modifiées seront élaborées en janvier-mars 2000 et mises en oeuvre en septembre 2000. Dans le site Web sur les subventions et les contributions de DRHC, on mettra à jour les renseignements qui expliquent et définissent la nature, l’objet, la portée et les résultats prévus de la surveillance des projets.

 

   Le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions veillera à ce que la surveillance des projets demeure au cœur de ses activités d’évaluation de projets. Les rapports trimestriels que le Groupe présentera au Conseil national de direction contribueront à renforcer et à définir la surveillance des projets dans un contexte ministériel, et feront en sorte que la nature, l’objet et la portée des projets demeureront un point fondamental des activités de gestion des programmes et des projets de DRHC en matière de subventions et contributions.

 

17.  Nous recommandons que l’on considère la création d’équipes de contrôle à l’AC et dans les régions qui allient une spécialisation financière et des programmes afin qu’elles traitent les projets complexes ou confidentiels qui ne peuvent être soumis aux activités de contrôle ordinaires dont la section 16 fait mention.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre de l’élaboration du modèle relatif aux ressources de gestion de programme, le sous-comité des compétences en matière des ressources humaines examinera la possibilité de constituer des équipes de surveillance à l’AC et dans les régions. Ces équipes disposeront des spécialistes des questions financières et de l’exécution des programmes. Les sous-comités des outils et de la formation se pencheront également sur cette question afin de déterminer la portée et la nature de la formation qui permettra de regrouper les compétences nécessaires au sein de ces équipes de surveillance. Ainsi, les agents de programme disposeront du niveau d’autorité, des outils et des compétences pour assurer la surveillance de projets complexes ou délicats. Ce modèle sera élaboré et mis en oeuvre en janvier 2000.

 

18.  Nous recommandons que la DGIRH et les bureaux régionaux étudient la meilleure façon de faire en sorte que :

·        le contrôle des projets soit axé en partie sur une évaluation impartiale du risque (plutôt que d’être laissé à l’appréciation de l’agent de projet responsable) et en partie sur une sélection aléatoire afin que tous les projets aient une chance d’être choisis ;

·        certaines des visites de contrôle soient menées par un employé, au choix du gestionnaire de programme responsable, qui n’a pas participé directement à l’approbation ou à la gestion du projet.

 

Réponse de la direction

 

En plus des mesures relatives à la 16^e   recommandation, les sous-comités des outils, de la formation et des compétences en matière de ressources humaines examineront comment le contrôle de projet peut se fonder sur une évaluation impartiale des risques et comment le personnel qui ne participe pas directement à l’approbation ou à la gestion des projets s’acquittera d’une certaine partie de ce contrôle. Les sous-comités se pencheront sur les politiques actuelles et la formation dispensée en ce qui concerne le contrôle de projet. Le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions évaluera la mesure dans laquelle il est démontré que cette façon de contrôler les projets s’appuie sur une évaluation impartiale des risques et la participation partielle des employés qui ne travaillent pas à l’approbation ou à la gestion des projets. De plus, par le biais de la fonction de revitalisation de la vérification postérieure, les SFA vont se pencher sur l’utilisation du modèle fondé sur l’évaluation impartiale des risques et la sélection aléatoire dans le choix de leurs échantillons de vérification. La méthodologie conçue pourra également servir, en partie, à d’autres ainsi qu’au contrôle de projet. La direction veillera également à ce qu’on établisse des modalités d’exécution du contrôle de projet en fonction d’une évaluation impartiale des risques et de façon à ce que tous les projets puissent faire l’objet d’un contrôle. Les activités complémentaires de vérification postérieure et du Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions feront en sorte que tous les projets de DRHC pourront faire l’objet d’un certain contrôle indépendant, quel que soit le risque ou la valeur.

 

19.  Nous recommandons que DRHC considère la mise sur pied d’un mécanisme de contrôle de la qualité afin d’évaluer le progrès réalisé dans la façon dont les programmes de S&C sont administrés et d’aider à l’identification des risques en cours.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre du Plan d’action ministériel sur les subventions et contributions, le BVI de DRHC a déjà mis sur pied le Groupe de dépistage des performances des subventions et contributions. Le Groupe de travail présentera un rapport trimestriel au Conseil national de direction de DRHC afin de le conseiller sur les tendances, les questions et les progrès à l’égard de la gestion des programmes de subventions et de contributions dans l’ensemble du Ministère. Ce groupe permanent présentera des rapports réguliers sur les améliorations apportées aux mécanismes de gestion des programmes de subventions et contributions, en vue d’offrir à la haute direction une garantie constante que les fonds que DRHC consacre à ces programmes sont administrés et dépensés judicieusement et selon les modalités et les conditions s’y rattachant. En outre, il mettra en relief les secteurs plus vulnérables qui requièrent l’attention des gestionnaires et du personnel de DRHC.

 

20.  Nous recommandons que les SFA, la DGIRH et les Systèmes déterminent des priorités afin d’améliorer la disponibilité de l’information sur le rendement, financier ou non, qui soit fiable et opportune, pour les gestionnaires de programmes de contributions. Par exemple, cela pourrait être :

·        un meilleur partage de l’information entre les systèmes d’information ministériels ;

·        une meilleure information sur les promoteurs potentiels (peut-être grâce à de nouvelles fonctions du module SAD de SGM) ;

·        une meilleure information sur l’état financier de projets individuels ;

·        une meilleure information sur l’état financier de l’ensemble des projets d’un bureau (par ex. le niveau total des avances).

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et contributions, le sous-comité des systèmes a ciblé deux projets ministériels pluriannuels – Services d’information de la clientèle ministérielle et Système d’emploi intégré – comme initiatives par lesquelles améliorer la disponibilité d’informations pertinentes et fiables sur la performance à l’intention des agents. Le sous‑comité passe actuellement en revue les éléments et les volets clés de ces projets, qui doivent débuter en janvier/février 2000, afin s’attaquer immédiatement à la mise en œuvre de cette recommandation. Le Système de soutien des décisions du SGM présentement mis à l’essai sera lancé en avril 2000 ; des modifications y seront ensuite apportées et il sera entièrement opérationnel en novembre 2000. Le sous-comité fera rapport de ses progrès, ainsi que de ses opinions sur la pertinence de ce projet à l’égard de cette recommandation, au comité directeur. La direction étudie aussi davantage l’élaboration de mécanismes qui rendront possible la production de rapports sûrs concernant les dossiers et les cas délicats ayant trait à des instances sur lesquelles une enquête est menée par le personnel du Ministère ou d’un organisme externe en raison de fraudes, de trop-payés ou de dettes actives. On envisagera également d’établir la liste des subventions et contributions sur le site Web et d’y ajouter une brève description. Cette mesure donnera davantage de transparence et un meilleur contrôle.

 

Concernant les décaissements

 

21.  Nous recommandons que :

·        l’on énonce plus clairement dans les accords l’obligation contractuelle du promoteur de conserver et de fournir sur demande de la documentation justifiant les réclamations (telles des factures, fiches de paye, chèques retournés, etc.) ainsi que les conséquences du non-respect de ces obligations ;

·        l’on modifie l’énoncé de l’accord et des politiques de décaissement afin que les promoteurs soient tenus de soumettre un double de cette documentation avec leur réclamation, au moins périodiquement.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre du Plan d’action ministériel sur les subventions et les contributions, le sous-comité des outils et de la formation étudie les moyens d’informer les promoteurs de leurs obligations. Il s’agit notamment d’étudier différentes stratégies visant à informer les promoteurs qui reçoivent des subventions et des contributions de leurs responsabilités légales. Cette approche et cet examen permettront en outre de faire un tour d’horizon des questions touchant les communications, la sensibilisation, la formation et les aspects juridiques qui servira ensuite à élaborer les produits de communication à l’intention des promoteurs. Ces produits offriront une information claire, exacte et cohérente aux promoteurs en ce qui concerne leurs obligations contractuelles. L’élaboration de produits de communication débutera en janvier 2000.

 

22.  Nous recommandons que la DGIRH élabore une politique concernant les cas d’embauche obligatoire par les promoteurs d’une tierce partie indépendante afin qu’elle vérifie leurs dépenses et, peut-être, d’autres obligations.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre des plans d’action ministériels sur les subventions et les contributions, le sous-comité des politiques a considéré cette recommandation comme étant une question qui touche à des aspects juridiques, de communications et de sensibilisation ainsi que de formation. La DGIRH, de concert avec le sous-comité des politiques, élaborera une politique en consultation avec les Services juridiques, les secteurs de programme, les régions et les SFA. Des produits d’information seront conçus pour promouvoir cette politique auprès du personnel, informer les promoteurs de leurs obligations et s’assurer que ces obligations contractuelles sont communiquées de façon claire, exacte et cohérente. De plus, le personnel sera formé et conseillé quant à l’administration et à l’explication de la nouvelle politique.

 

Cette politique ainsi que les produits d’information et de formation à son appui seront élaborés en janvier 2000. Le respect de toute(s) nouvelle(s) politique(s) exigeant que les promoteurs embauchent des tiers pour procéder à la vérification de leurs dépenses sera évalué par le Groupe national de dépistage des performances des subventions et contributions, qui en fera rapport.

 

Concernant l’intégrité financière[5]

 

23.  Nous recommandons que les droits d’accès au système financier de DRHC qui sont en double, inutiles ou périmés soient rapidement révoqués.

 

Réponse de la direction

 

En plus du suivi effectué par le BVI en octobre 1999, un plan restreignant les privilèges d’accès sera établi en décembre 1999 par le sous-comité des systèmes de subventions et contributions et communiqué immédiatement au personnel des programmes et des régions. Le sous-comité des systèmes a rencontré la Sécurité des TI de DRHC le 1^er décembre 1999 et poursuivra ses échanges avec cette direction en vue d’élaborer un plan et une stratégie visant à élargir les privilèges d’accès aux systèmes financiers de DRHC. On fera le point sur l’avancement des travaux devant le Comité directeur le 16 décembre 1999.

 

24.  Nous recommandons que les SFA, les Systèmes et les bureaux régionaux revoient conjointement les procédures et pratiques actuelles de contrôle de l’accès afin de s’assurer que :

·        l’accès est limité aux personnes appropriées. Cela demande, entre autres choses, que l’on révoque en temps opportun le droit d’accès des employés qui quittent le ministère ou dont les fonctions changent ;

·        une approche logique de l’entrée du nom des utilisateurs soit utilisée ;

·        l’on simplifie le formulaire ED72 contenant une liste du niveau d’accès au système financier des employés et qu’on explique bien aux employés la façon de l’utiliser ;

·        l’on restreigne «l’accès privilégié » (JP/KP) en EasyLock, qui permet de créer de nouveaux droits d’accès ou d’apporter des changements aux droits d’accès existants, aux agents de sécurité qui en ont besoin à ce moment afin d’effectuer leurs tâches et qu’une liste de ces personnes soit gardée à jour et contrôlée au niveau national.

 

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre du Plan d’action ministériel en matière de subventions et contributions, le sous-comité des systèmes, de concert avec la Sécurité des TI, a entrepris un examen de ses mécanismes de contrôle qui se terminera en décembre 1999. Suivant cet examen, le sous-comité élaborera en janvier 2000 des recommandations sur l’adoption mécanismes et de méthodes de contrôle révisés. Le sous‑comité des systèmes a également discuté avec la Sécurité des TI de la possibilité d’aborder ces mécanismes révisés lors d’une campagne de sensibilisation élargie sur la sécurité des TI déjà prévue pour le début de la nouvelle année financière.

 

25.  Nous recommandons que l’on considère donner accès à l’information concernant le droit d’accès au système aux agents concernés à l’aide de bases de données faciles à utiliser tel le module SAD du SGM.

 

Réponse de la direction

 

Dans le cadre du Plan d’action ministériel en matière de subventions et contributions, le sous-comité des systèmes fera rapport au comité directeur des progrès réalisés en ce qui concerne le module de SSD du SGM. Après sa mise à l’essai, le Système de soutien des décisions du SGM sera lancé en avril 2000 ; des modifications y seront ensuite apportées et il sera entièrement opérationnel en novembre 2000. Le sous‑comité des systèmes étudiera aussi la possibilité de demander au BVI de surveiller les privilèges d’accès.

 

 

LES ANNEXES A et B ne sont disponible que sur les documents PDF

 

ANNEXE C