Guide du demandeur
Programme des contributions

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
3^e étage, 112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Table des matières

Objet du guide

• Les demandeurs admissibles
• Les demandeurs non admissibles
• La date de demande
• Le budget dans le cadre du Programme des contributions

Programme des contributions

• Les objectifs du programme
• Les projets admissibles « CORRECTION »
• La durée des projets
• Les dépenses autorisées
• Les fonds accessibles

Comment remplir le formulaire de demande

1. LA DEMANDE DE FINANCEMENT
   • L'identité du demandeur
2. LA PROPOSITION
3. LES DÉCLARATIONS
4. LES AUTRES SOURCES DE FINANCEMENT

Processus d'évaluation

1. L'ÉVALUATION DE L'ORGANISME
2. L'ÉVALUATION DES PROJETS PROPOSÉS EN VUE D'OBTENIR UNE CONTRIBUTION
   • La présentation en temps opportun et la pertinence du sujet
   • La méthodologie, la capacité et le coût
   • Les utilisations probables des résultats
   • La communication des résultats du projet
   • Les considérations supplémentaires

Procédures de contrôle

• L'entente de contribution
• Les exigences en matière de rapport
• Le mode de paiement
• La reconnaissance publique et la mention du concours de l'État
• Les exigences de la vérification
• Le recouvrement

Politique linguistique

Objet du guide

Ce guide vise à vous aider à préparer une demande de financement au titre du Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Des renseignements précis sur la manière de remplir le formulaire de demande, ainsi que des renseignements sur le processus d'évaluation sont inclus.

Les demandeurs admissibles

Les organismes sans but lucratif, dont des établissements d'enseignement et des associations industrielles et professionnelles sont admissibles dans le cadre du programme en vue d'obtenir des fonds à l'appui de la recherche, de la promotion et de la protection des renseignements personnels. Les demandeurs admissibles incluent les consommateurs ainsi que les organismes bénévoles et de défense. Les organismes admissibles doivent :

• faire preuve de compétence, de crédibilité et d'imputabilité dans la poursuite des projets;
• avoir des intérêts conformes aux objectifs et aux secteurs prioritaires du programme du CPVP.

Les demandeurs non admissibles

• Les organismes à but lucratif
• Les partis et les organismes politiques qui s'impliquent dans une activité politique partisanne;
• Les titulaires d'une charge publique ou les fonctionnaires, qu'ils soient ou non en poste, qui ne respectent pas le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandatou le Code régissant les conflits d'intérêt et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique.

La date de la demande

Les demandes doivent être reçues avant le 16 août 2004, dans le cadre de l'exercice 2004-2005. Les demandes de financement reçues après cette date pourront être prises en considération si des fonds sont disponibles.

Veuillez faire parvenir la demande à l'adresse suivante :

Raymond D'Aoust
Commissaire adjoint à la protection de la vie privée du Canada
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville, Tour B, 3^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
(613) 992-6824

Le budget dans le cadre du Programme des contributions

Le montant total qui est accessible au titre du Programme des contributions du CPVP est de 200 000 $ par exercice, jusqu'au 31 mars 2005, date à laquelle le programme fera l'objet d'un examen. Cependant, le montant peut être annulé, réduit ou augmenté advenant que les niveaux de financement sont modifiés par le Parlement. Le montant maximum qui peut être accordé à un seul projet de recherche est de 50 000 $. Les organismes peuvent seulement recevoir des fonds dans le cadre d'un projet.

Programme des contributions

Les objectifs du programme

Encourager l'élaboration d'une capacité de recherche nationale sur la protection des renseignements personnels qui contribuera au développement des connaissances et des politiques dans les domaines de la protection des renseignements personnels et des données.

Tisser des liens forts entre les chercheurs et les organismes qui s'intéressent à la protection des renseignements personnels et des données, et qui participent à l'enrichissement de la communauté de protection de la vie privée.

Mettre à profit la capacité de recherche actuelle des secteurs bénévoles et communautaires, des établissements d'enseignement ou à but non lucratif, en vue d'acquérir de nouvelles connaissances et d'accroître les connaissances particulières du CPVP.

Contribuer à l'acquisition de connaissances particulières dans des secteurs déterminés de la protection des données et des renseignements personnels, et favoriser la compréhension de la valeur sociale qui est attribuée à la protection des renseignements personnels.

Faciliter le transfert des connaissances et des résultats de la recherche aux secteurs publics ou privés pour les aider à faire face aux nouvelles tendances et possibilités.

Les projets admissibles

Le CPVP accordera des fonds aux organismes admissibles pour qu'ils entreprennent des projets de recherche sur les renseignements personnels. Le CPVP octroiera des fonds pour contribuer au développement et au partage des connaissances avec tous les intervenants, y compris des commissaires et des ombudsmans provinciaux.

Les fonds ne seront pas accordés aux projets dont l'objectif principal est d'organiser des conférences ou des expositions, de concevoir du matériel didactique ou de rédiger des publications.

Les secteurs prioritaires

Afin de favoriser la recherche en vue de combler les lacunes dans les connaissances et d'offrir des conseils ayant trait à l'élaboration des politiques et des pratiques exemplaires, nous encourageons les projets de recherche qui portent sur les questions de protection des renseignements personnels dans les secteurs prioritaires suivants :

• La convergence de la technologie et de la protection des renseignements personnels — Les moyens technologiques progressent plus vite que les mécanismes de protection des renseignements personnels. Nous accueillons les projets qui étudient l'incidence au plan de la vie privée de la surveillance vidéo, de l'identification par radio-fréquence, de la technologie de localisation, la biométrie et d'autres technologies.
• Les problèmes de mise en oeuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) — Avec l'élargissement de la portée de la Loi le 1^er janvier 2004, de nouveaux secteurs de l'économie y sont désormais assujettis, ce qui soulève de nouveaux problèmes en matière de mise en oeuvre, problèmes qu'il faut aborder.

La durée des projets

Les projets doivent prendre fin pendant l'exercice au cours duquel le financement a été accordé.

Les dépenses autorisées

Les dépenses autorisées sont celles qui sont encourues pour effectuer le projet. Elles peuvent être directes ou indirectes.

L'aide offerte par le CPVP n'inclut pas le remboursement des dettes et des dépenses déjà encourues, ou des dettes et des dépenses effectuées avant que l'entente ne soit autorisée ou ne débute. Aux termes de l'entente, les autres dépenses inadmissibles au financement incluent l'achat d'immeubles, de terres, de véhicules et la plupart des autres frais d'immobilisations, ainsi que les honoraires. Les charges administratives ne doivent pas être supérieures à 15 p. 100 du coût total du projet.

Finalement, les fonds de contribution qui sont accordés à un demandeur sont assujettis aux modalités de l'entente de contribution qui a été signée par le demandeur et le Ministère. Les fonds doivent être réservés au projet et ne peuvent être transférés, pour quelque raison que ce soit. Les dépenses liées au projet peuvent faire l'objet d'une vérification.

Les fonds accessibles

Le montant total qui est disponible dans le cadre du Programme de contributions du CPVP est de 200 000 $ pour l'exercice qui prend fin le 31 mars 2005. Le montant maximal qui peut être accordé par projet de recherche est de 50 000 $. Les organismes peuvent seulement recevoir des fonds au titre d'un projet.

Comment remplir le formulaire de demande

L'information qui suit correspond à chacune des sections du formulaire de demande; une copie du formulaire est incluse à la fin du guide. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires.

LE FORMULAIRE DE DEMANDE

I. LA DEMANDE DE FINANCEMENT

L'identité du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l'organisme accompagné de toutes les abréviations usuelles, ainsi que le nom de la section ou de la division;
• Indiquer le nom précédent, si l'appellation a été changée l'année dernière;
• Inscrire l'adresse postale et celle du courrier électronique, le numéro de téléphone (du poste) et du télécopieur;
• L'adresse doit être complète (le numéro de la pièce, l'étage, le numéro de la voie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l'adresse postale, veuillez le préciser.

II. LA PROPOSITION

Les demandeurs devront présenter une proposition de projet qui, lorsqu'elle sera acceptée par le CPVP, servira de fondement à l'entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition de projet contiendra l'information suivante :

1. le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur et l'adresse électronique du représentant autorisé du demandeur, la structure organisationnelle y compris le statut juridique, les noms des employés essentiels et des administrateurs de projet;
2. les antécédents de l'organisme, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations;
3. des renseignements sur l'aide financière déjà obtenue du CPVP dont le montant, le but de l'activité financée et les résultats atteints;
4. une description détaillée du projet y compris le titre, les buts et les objectifs, la désignation des groupes visés par la proposition, la mention des avantages précis qui sont prévus pour les Canadiens et les Canadiennes et les résultats anticipés; en quoi le projet est-il innovateur et comment peut-il être avantageux pour le CPVP, en ce qui a trait aux connaissances pouvant favoriser l'élaboration des politiques, à l'amélioration de la protection des renseignements personnels et à l'établissement d'une liste des résultats attendus dans le cadre du projet;
5. les délais d'exécution, le plan de travail détaillé des activités à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet et exercer un contrôle sur les activités;
6. le budget précis du projet y compris les sommes exigées du CPVP (voir l'annexe B), les autres sources de revenus envisagés dont un appui non financier et une liste détaillée des dépenses prévues;
7. s'il y a lieu, de l'information sur le degré de participation de la communauté (l'engagement, l'appui, la portée et le niveau de participation, la collaboration et le bénévolat);
8. le cas échéant, des renseignements sur l'ampleur du soutien provincial et territorial qui est accordé au projet;
9. une identification des activités anticipées, c'est-à-dire les prochaines étapes qui pourraient inclure la diffusion de l'information;
10. les possibilités d'obtenir de l'aide pour poursuivre le projet ou effectuer un suivi lorsque la recherche sera terminée, le cas échéant;
11. la façon dont les responsables du projet reconnaîtront la contribution du CPVP.

III. LES DÉCLARATIONS

Vous êtes tenus de répondre aux questions concernant :

• Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat sur le formulaire de demande (à savoir, avez-vous à votre service ou au sein du conseil d'administration un ancien titulaire d'une charge publique qui a quitté le gouvernement fédéral depuis douze mois ?);
• l'enregistrement de toute personne qui exerce des pressions politiques au nom de l'organisme conformément à la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes.

IV. LES AUTRES SOURCES DE FINANCEMENT

Les demandeurs peuvent chercher à obtenir d'autres sources de financement pour les projets proposés. Les bénéficiaires potentiels doivent communiquer toutes les sources de financement du projet proposé lorsqu'ils présentent une demande au CPVP, y compris l'aide financière (subventions, contributions et ainsi de suite) anticipée ou obtenue de tous les ordres de gouvernement, et qui est liée au thème du projet proposé. Inclure les demandes d'aide financière qui sont en attente.

Si l'aide globale reçue de l'État (y compris la province et la municipalité) dépasse le coût du projet, le bénéficiaire remboursera l'État au prorata (fondé sur la proportion de l'aide totale reçue du gouvernement qui revient au CPVP).

Processus d'évaluation

Chacune des demandes d'aide financière seront examinées pour établir la portée, la nature, les objectifs et la faisabilité du projet proposé. Les organismes demandeurs et les demandes de financement feront l'objet d'un examen conformément aux objectifs du programme général et des critères d'admissibilité précis qui ont été exposés précédemment, et qui sont décrits ci-dessous.

I. L'ÉVALUATION DE L'ORGANISME

Voici les principaux facteurs à prendre en considération :

• une évaluation de la compétence, la crédibilité et la responsabilité de l'organisme qui demande une aide financière;
• la capacité de l'organisme de gérer le projet et, le cas échéant, son expérience antérieure dans ce type de projet;
• l'information déjà acquise sur le demandeur;
• la capacité de l'organisme à présenter les résultats du projet à temps;
• la situation financière de l'organisme et sa capacité d'obtenir des fonds d'autres sources.

II. L'ÉVALUATION DES PROJETS PROPOSÉS EN VUE D'OBTENIR UNE CONTRIBUTION

Lorsqu'il choisit les bénéficiaires des contributions, le CPVP peut, s'il y a lieu, consulter d'autres ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux et d'autres commissaires à la protection de la vie privée ou des ombudsmans.

Le CPVP tiendra compte des facteurs suivants lorsqu'il examinera et fera des recommandations ayant trait aux propositions :

• jusqu'à quel point le projet fait-il progresser les connaissances du CPVP, et jusqu'à quel point soutient-il directement la protection des renseignements personnels;
• dans quelle mesure le projet proposé est-il conforme aux secteurs prioritaires du CPVP qui ont été énoncés;
• le montant d'argent demandé;
• la valeur de la demande, à savoir la description du projet, le plan de travail, le plan d'activités, et le cas échéant, le budget, etc.;
• la capacité du demandeur à mener à bonne fin les activités à temps et dans les limites du budget;
• la participation d'autres intervenants y compris, notamment, des commissaires à la protection de la vie privée et des ombudsmans à l'échelle provinciale et territoriale;
• les résultats escomptés dans le cadre du projet, dont les plans de distribution de tous les rapports qui seront établis.

Le CPVP évaluera les éléments suivants qui portent sur la proposition du projet de contribution. Les organismes devraient revoir leurs propositions en tenant compte de ces éléments.

La présentation en temps opportun et la pertinence du sujet

1. Où le projet se situe-t-il par rapport aux priorités stratégiques du CPVP ?
2. Le compte rendu du projet sera-t-il rédigé à temps pour fournir de l'information aux responsables des mesures législatives projetées, de l'examen de la réglementation, des enquêtes pertinentes ou des processus de consultation ?
3. Le sujet est-il abordé par d'autres organismes et le projet proposé vient-il compléter le travail de ces organismes ?

La méthodologie, la capacité et le coût

1. La portée de la proposition de projet est-elle réaliste, compte tenu des résultats attendus et des délais d'exécution (p. ex. le projet est-il trop vaste ou complexe pour y donner suite efficacement dans un délai précis) ?
2. La méthodologie est-elle sûre et les données obtenues seront-elles fiables ?
3. La méthodologie permettra-t-elle d'obtenir des données applicables aux objectifs énoncés ?
4. L'organisme profite-t-il des connaissances, de l'expérience et du travail déjà accompli par d'autres intervenants, y compris le CPVP, s'il y a lieu ?
5. Les coûts prévus sont-ils réalistes ?
6. Le délai d'exécution est-il raisonnable, étant donné l'ampleur du projet ?
7. La proposition fait-elle la preuve que l'équipe du projet est qualifiée et capable de réaliser un travail de qualité ?
8. La proposition fait-elle état que l'organisme a une bonne compréhension des points suivants :
   1. le sujet ?
   2. les principaux intervenants concernés ?

Les utilisations probables des résultats

La proposition de projet cerne-t-elle l'utilisation prévue du rapport d'une manière détaillée, dont son utilité pour l'ensemble des Canadiens et des Canadiennes, des décideurs gouvernementaux et des organismes d'ici ?

La communication des résultats du projet

La proposition de projet inclut-elle des recommandations pour informer les intervenants des résultats du projet en partenariat avec le CPVP ?

Les considérations supplémentaires

Les demandeurs devraient avoir à l'esprit la nature concurrentielle du processus de demande. Lorsque plusieurs propositions sont reçues sur un même sujet, les coûts relatifs des propositions dans le cadre du programme de financement ainsi que d'autres facteurs seront pris en considération pour en évaluer le mérite de chacune d'entre elles.

Procédures de contrôle

L'entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le CPVP. L'entente de contribution est un accord contractuel conclu entre un organisme et le Commissariat en ce qui a trait à la contribution accordée dans le cadre d'un projet.

Lorsqu'il accepte une contribution, l'organisme consent à mener à bonne fin le projet financé, et à assumer la responsabilité des montants reçus. Par conséquent, le Commissariat accepte à certaines conditions de payer la totalité ou une partie des coûts du projet. Les conditions du genre de financement accordé au projet, sous forme de contributions, sont expliquées en détail dans l'entente de contribution.

Comme il a été précisé dans l'entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter des changements pertinents à la portée du projet sans obtenir au préalable le consentement écrit du CPVP.

Les exigences en matière de rapport

Lorsque l'organisme signe l'entente, il s'engage à présenter un rapport provisoire et un rapport financier à la fin de chaque trimestre (ou plus fréquemment selon ce qui est indiqué dans l'entente) pendant la durée du projet. Plus particulièrement, les bénéficiaires feront part de l'avancement des travaux chaque fois qu'ils présenteront une demande de paiement.

Le CPVP se réserve le droit de publier le nom de l'organisme, ainsi que le montant de la contribution versée comme il le juge approprié y compris, mais sans s'y limiter, dans le site Web et le Budget principal des dépenses du CPVP, et ainsi de suite.

Le mode de paiement

Le directeur de la Politique et des recherches doit avoir le pouvoir d'approuver que le bénéficiaire a satisfait aux modalités de l'entente de contribution.

Par exemple, si une avance de fonds est demandée par un organisme sans but lucratif, le montant ne dépassera pas 10 p. 100 de la contribution globale, ou du montant mensuel de la trésorerie, le moins élevé des deux montants sera retenu. Au taux actuel du marché, l'intérêt serait minimal.

Le paiement sera effectué conformément à la trésorerie et au plan de travail qui ont été approuvés, et il sera conforme aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement comptant aux termes de la politique sur les paiements de transfert. Voir le site www.tbs-sct.gc.ca/common/policies-politiques_f.asp.

Le paiement final de la retenue ne doit pas dépasser 20 p. 100 de la contribution totale ou du recouvrement du surplus, s'il y a lieu; le paiement sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait toutes les exigences du projet, et que le CPVP aura reçu et accepté les rapports financiers.

Les paiements seront effectués en se fondant sur les demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables qui auront été encourues; les bénéficiaires peuvent seulement présenter une demande par trimestre.

La commissaire à la protection de la vie privée peut faire un paiement anticipé au titre des contributions pour garantir le succès du projet, s'il y a lieu. Ces avances sont versées conformément à la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Les contributions sont habituellement accordées à des projets précis sur une base annuelle. Si les projets se prolongent pendant plus d'une année, le paiement est assujetti à une affectation de fonds par le Parlement, et au fait que le bénéficiaire doit satisfaire aux exigences en matière d'examen et de rapport, selon les modalités de l'entente de contribution.

La reconnaissance publique et la mention du concours de l'État

Le bénéficiaire doit mentionner que la commissaire à la protection de la vie privée du Canada contribue au projet dans toutes ses communications, qu'il s'agisse de documents sur copie papier ou sous forme électronique, ou de communications de vive voix, qui décrivent le projet au grand public ou au sein de la communauté. La reconnaissance doit s'harmoniser aux lignes directrices des communications du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, lesquelles seront distribuées aux bénéficiaires. La commissaire à la protection de la vie privée ou un représentant désigné aura la possibilité de participer à l'annonce publique du projet.

Les exigences de la vérification

Conformément à l'entente de contribution, l'organisme doit conserver les livres, les relevés de compte et les relevés des revenus et des dépenses qui ont trait au projet financé. Ces relevés doivent pouvoir être vérifiés par le CPVP pour s'assurer qu'ils respectent les modalités de l'entente de contribution. Le CPVP peut faire des copies et extraire de l'information, chaque fois que cela est convenable, pendant trois années au terme du projet.

Le CPVP peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été remboursées.

Le recouvrement

Si pour toute raison :

1. un bénéficiaire n'a pas droit à la contribution,
2. le montant de la contribution dépasse celui auquel le bénéficiaire a droit,

le montant de la contribution ou le montant excédentaire, selon le cas, constitue une dette à Sa Majesté la Reine du chef du Canada qui sera recouvrée du bénéficiaire à ce titre.

L'entente de contribution précisera les cas de défaut, y compris le fait que le bénéficiaire n'a pas observé les modalités de l'entente; en cas de faute, l'entente prévoit aussi des recours à l'intention de la commissaire à la protection de la vie privée, entre autres :

1. suspendre ou annuler toutes les obligations de la commissaire de continuer à contribuer aux dépenses admissibles du projet, y compris toute obligation de payer un montant réclamé avant la date de la suspension;
2. exiger que le bénéficiaire rembourse sur-le-champ la totalité ou une partie de la contribution au Commissariat, et que ce montant est une dette exigible par Sa Majesté la Reine du Chef du Canada et qu'il peut être recouvré à ce titre.

Politique linguistique

Les résultats des projets peuvent être présentés dans la langue officielle de votre choix. Les organismes qui oeuvrent à l'échelle nationale, et qui reçoivent une aide financière considérable du CPVP, sont invités à offrir des services en français et en anglais et à favoriser la reconnaissance et l'usage des deux langues, notamment dans les régions où la demande est importante et qui sont reconnues par le Commissariat.