Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDÉ #346Un courriel soulève des questions concernant les motifs, la crédibilité et la responsabilisation(Article 2; alinéa 4(2)b); principes 4.1, 4.1.4 et 4.3) On a mis en doute les motifs du vice-président d'une société qui a demandé, par courriel, le nom de l'employeur d'une personne ne travaillant pas pour sa société. Lorsque cette personne a appris l'existence du message, elle a été contrariée et a demandé au vice-président d'exposer ses motifs. Par la suite, le vice-président et la société ont avancé une série d'explications quant aux motifs du courriel. Le plaignant n'a pas cru les motifs présentés. Selon lui, le vice-président, dont la sœur représentait l'ancienne femme du plaignant en cour, désirait obtenir cette information pour des motifs non professionnels. Il a déposé une plainte au Commissariat concernant une tentative de collecte d'information et le manque de responsabilisation de la société en vertu de la Loi. La commissaire adjointe à la protection de la vie privée n'a pas cru le vice-président et a convenu qu'il avait probablement une raison personnelle d’envoyer le message. Toutefois, puisqu’aucun employé n'a répondu au message, aucun renseignement personnel n'a été recueilli. Elle a néanmoins été déçue de l'attitude affichée par la société à l'égard de la gestion des renseignements personnels et du droit à la vie privée du plaignant. Par ses actes, la société a semblé ne pas être au courant ou ne pas se soucier de ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Au cours de l'enquête, la société s'est efforcée de satisfaire aux responsabilités lui incombant en vertu de la Loi. Toutefois, la commissaire adjointe estimait que la société doit davantage faire preuve de son engagement. Elle a présenté à la société un certain nombre de recommandations visant l'amélioration de sa responsabilisation, auxquelles la société s'est soumise. Voici un résumé du déroulement de l’enquête et les conclusions rendues par la commissaire adjointe. Résumé de l’enquêteLe plaignant a appris par l'entremise d'un ami (un employé travaillant à la société en question) que le vice-président de la société avait envoyé un courriel dans lequel il demandait des renseignements concernant le plaignant. L'objet du message mentionnait le nom de l'employé et indiquait ce qui suit : « Est-ce que quelqu'un connaît la société pour laquelle (le plaignant) travaille? [Traduction] » Pour bien comprendre la présente plainte, il faut exposer certains renseignements contextuels. Au moment où le message a été envoyé, un différend juridique opposait le plaignant et son ancienne femme. La sœur du vice-président représentait l'ancienne femme du plaignant en cour. De plus, il convient de souligner que la société en question est une société immobilière commerciale. Le plaignant ne travaille pas, et n'a jamais travaillé, dans le secteur immobilier. Peu après avoir appris l'existence du courriel, le plaignant a téléphoné au vice-président pour savoir pourquoi ce dernier avait envoyé le message. Le vice-président a nié avoir envoyé un tel courriel. Par la suite, le plaignant a écrit au vice-président en joignant une copie du courriel. Il a également indiqué dans la lettre croire que le message avait quelque chose à voir avec la sœur du vice-président et les problèmes familiaux du plaignant. Même si le plaignant a demandé une réponse écrite, le vice-président ne lui a pas répondu. Le plaignant a ensuite fait part de ses préoccupations au président de la société et lui a demandé le motif du courriel. Les avocats de la société lui ont répondu en indiquant que la société ne détenait aucun « renseignement confidentiel » à son sujet et que ses problèmes familiaux ne concernaient pas la société. Insatisfait de la réponse, le plaignant a écrit de nouveau au président pour l'informer que la société n'assumait pas ses responsabilités et que le vice-président recueillait des renseignements le concernant à son insu et sans son consentement. Il a exigé des explications complètes. Les avocats lui ont répondu qu'il n'avait aucun fondement pour déposer quelque plainte que ce soit contre la société. La plaignant a envoyé une dernière lettre au président-directeur général pour l’informer du fait que la société avait enfreint la Loi en n’assumant pas ses responsabilités touchant la protection de la vie privée et des renseignements personnels, puisqu'elle n'avait pas entièrement donné suite à ses demandes d'explications et qu’elle ne disposait pas de politique sur la vie privée. Il a ensuite déposé une plainte au Commissariat. Les explications qu’a fournies la société au Commissariat ont évolué au fil de l’enquête. Tout d'abord, la société a mentionné que la plainte ne relevait pas de la compétence de la Loi et qu'aucun renseignement personnel n'avait été recueilli. Ensuite, lorsqu'on a demandé aux responsables de la société d’indiquer le motif de la collecte d'information et de dire si on avait répondu au courriel, ils ont indiqué que le vice-président croyait que le plaignant était un agent immobilier travaillant pour l'une des sociétés membres de leur secteur. Puisqu'il désirait obtenir les coordonnées du plaignant, qu’il n’avait pas, le vice-président a envoyé le courriel. Selon la société, le vice-président croyait qu'un employé de la société avait déjà eu affaire avec le plaignant par le passé. Les responsables de la société ont précisé n'avoir obtenu aucune réponse directe. Le vice-président a indiqué au Commissariat avoir parlé à un autre employé, qui croyait que le plaignant avait travaillé pour une agence immobilière commerciale et qui lui a demandé s'il savait pour quelle société le plaignant travaillait. Ne connaissant pas la réponse, le vice-président a envoyé le message. Lorsqu'on a questionné l'employé en question, celui-ci ne se souvenait pas avoir eu une conversation avec le vice-président concernant le plaignant. En fait, il a affirmé qu’il n’avait jamais entendu parler du plaignant auparavant. Le vice-président a confirmé avoir dit au plaignant qu’il n’avait pas envoyé le message et qu’il n’avait aucun intérêt à son égard. Il a précisé au Commissariat avoir répondu de cette façon parce que le plaignant semblait menaçant et avait un ton de voix intimidant. Le vice-président a indiqué que sa sœur pratiquait bel et bien le droit de la famille, mais qu’il ne savait pas si elle représentait l'ancienne femme du plaignant. Il a continué de maintenir avoir envoyé le courriel pour des motifs professionnels et non personnels. Toutefois, les commentaires du vice-président ont donné à l'enquêteur du Commissariat l'impression que celui-ci possédait déjà certains renseignements sur le plaignant. En ce qui a trait aux pratiques concernant le traitement des renseignements personnels de la société, le Commissariat a été au départ incapable de trouver l'agent affecté à la protection de la vie privée. Aucune politique sur la vie privée ne figurait sur le site Web de la société. On a fini par donner au Commissariat le nom d'un responsable de la société qui a déclaré qu’il agirait à titre d’agent affecté à la protection de la vie privée. La société a affirmé que le plaignant n'avait jamais demandé dans sa correspondance d'obtenir une copie de la politique sur la vie privée de la société. Elle a néanmoins fourni au Commissariat une copie de sa « politique ». Durant l'enquête, nous avons déterminé qu'il s'agissait d'une note de service envoyée en octobre 2003 informant les employés de la Loi et leur demandant de détruire les renseignements personnels. Nous avons fait savoir à la société qu'il ne s'agissait pas d'une politique sur la vie privée adéquate et nous lui avons demandé d'élaborer une politique appropriée pouvant être consultée par le public. La société a rédigé une politique et le Commissariat l’a examinée. Nous avons proposé certains changements et avons demandé à la société d'afficher la version révisée de la politique sur son site Web le plus tôt possible. ConclusionsRendues le 15 juin 2006 Application : L'article 2 définit les « renseignements personnels » comme tout renseignement concernant un individu identifiable, à l'exclusion du nom et du titre d'un employé d'une organisation et des adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail. Le paragraphe 4(2)b) indique que la Partie I de la Loi ne s'applique pas à un individu à l'égard des renseignements personnels qu'il recueille, utilise ou communique à des fins personnelles ou domestiques et à aucune autre fin. Selon le principe 4.1, un organisme est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s'assurer du respect des principes énoncés à l'annexe 1 de la Loi. Le principe 4.1.4 indique que les organismes doivent assurer la mise en œuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes, y compris : a) la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels; b) la mise en place de procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite; c) la formation du personnel et la transmission au personnel de l'information relative aux politiques et pratiques de l'organisme; d) la rédaction des documents explicatifs concernant leurs politiques et procédures. Le principe 4.3 précise que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe a pris en considération les motifs de la collecte, la définition de « renseignements personnels », la collecte proprement dite et la responsabilisation. Elle s'est appuyée sur les points suivants : Motifs
Renseignements personnels
Consentement
La commissaire adjointe a conclu que la plainte concernant la collecte d'information était non fondée.
Responsabilisation
La commissaire adjointe a conclu que la plainte concernant la responsabilisation était fondée et que cette question a été réglée. |
Date de diffusion : 2006-10-16 |
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