Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques aux oeuvres de charité et aux organismes sans but lucratif

Le Commissariat reçoit souvent des demandes de renseignements concernant l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) aux oeuvres de charité, aux organismes sans but lucratif, aux associations et à d'autres organismes similaires. Plus particulièrement, plusieurs personnes et organismes veulent savoir dans quelle mesure la Loi s'applique aux collectes de fonds et à d'autres activités telles que l'envoi d'information par la poste à d'anciens donateurs ou membres.

Depuis le 1^er janvier 2004, la LPRPDÉ s'applique à chaque organisme qui recueille, utilise ou communique des renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales. Toutefois, le gouvernement fédéral peut soustraire certains organismes ou activités à l'application de cette loi dans les provinces ayant adopté une loi réputée être essentiellement similaire. La Loi touche également les renseignements personnels se rattachant aux transactions interprovinciales et internationales qu'effectuent toutes les organisations assujetties à la Loi dans le cadre de leurs activités commerciales.

La présence d'activités commerciales constitue l'élément le plus important afin de déterminer si un organisme est ou non assujetti à la Loi. Selon l'article 2 de la LPRPDÉ, le terme « activité commerciale » se définit de la façon suivante :

« Toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d'adhésion ou de collecte de fonds. »

Le fait qu'une organisme soit ou non sans but lucratif ne permet pas de déterminer de façon concluante la mesure dans laquelle la Loi s'applique. Les expressions « sans but lucratif » ou « à but non lucratif » sont des expressions techniques qui ne figurent pas dans la LPRPDÉ. En fait, ce n'est pas parce qu'un organisme détient le statut d'organisme sans but lucratif qu'il est automatiquement dispensé des obligations découlant de la Loi.

La plupart des organismes sans but lucratif ne sont pas assujettis à la Loi parce qu'ils n'exercent pas d'activités commerciales. C'est généralement le cas pour ce qui est de la majorité des oeuvres de charité, des associations de hockey mineur, des clubs, des groupes communautaires et des organismes de défense des droits. La collecte de droits d'adhésion, l'organisation d'activités de club, l'établissement d'une liste de noms et d'adresses de membres et l'envoi de bulletins de nouvelles n'entrent pas dans la définition d'activités commerciales, et il en est de même pour les collectes de fonds. Il arrive toutefois que certains clubs, par exemple de nombreux clubs de golf et d'athlétisme, prennent part à des activités commerciales assujetties à la Loi.

Selon la définition contenue dans la Loi, il est évident que la vente, le troc ou la location de listes d'adhésion ou de donneurs constitue une activité commerciale. Par conséquent, il faut obtenir un consentement pour communiquer cette information. Si l'information en question n'est pas considérée de nature délicate, l'organisme peut recourir à un processus de dérogation clair et simple pour obtenir le consentement des personnes concernées par cette communication.

Bien qu'en général la Loi ne s'applique pas aux oeuvres de charité, aux associations et à d'autres organismes semblables, nous recommandons à toutes les organismes d'offrir à leurs membres, donateurs et partisans la possibilité de refuser de recevoir d'autres communications.

Il importe de savoir que certaines provinces ont adopté une loi similaire à la LPRPDÉ, et que quelques-unes de ces lois s'appliquent aux oeuvres de charité et aux organismes sans but lucratif.