Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts
 de la CCSN
Compte rendu de la réunion
tenue le 9 décembre 2004

Membres présents :

Association nucléaire canadienne
Pierre Guimond

Centrales nucléaires et usines d’eau lourde
Allan Webster - Ontario Power Generation

Mines d’uranium
Al Shpyth (remplace John Jarrell - Cameco Corporation

Traitement des substances nucléaires
Lloyd Hillier - MDS Nordion

Substances nucléaires et équipement réglementé
John Dyer - Nomad Inspection (radiographie industrielle)
Gérard Landry - ACLE (radiographie industrielle et jauges)
Jean St. Pierre – 129598 Canada Inc. (jauges portatives)
Rick Robichaud (remplace Gary Stuart) – Bretech Inspection (NDT) Ltd (association de gestion des essais non destructifs)
John Vanier - NorskeCanada (jauges)

Représentants de la CCSN
Jim Clarke – président

Autres :

Personnel de la CCSN
Ginette Bergeron
Daniel Chaput
Kelly Gillis
Ian Grant
Johanne Hamelin
Nancy Howden
Ramzi Jammal
Greg Lamarre

Introduction et mot d’ouverture

J. Clarke ouvre la séance. On résume et on accepte l’état des mesures de suivi de la réunion de l’an dernier. L’ordre du jour de la réunion de cette année est approuvé.

Retour sur la dernière année– Discussion générale

On invite les membres à faire part de commentaires ou de questions soulevées au cours de la dernière année à l’égard du recouvrement des coûts de la CCSN. Voici une liste des commentaires ou des questions soulevées :

• Les membres désirent plus de certitude dans la planification de la CCSN et dans les prévisions de droits qui s’y rattachent.
• On s’inquiète de la capacité de la CCSN à réaffecter les ressources à mesure que les priorités changent pendant l’année.
• On s’inquiète de la façon dont les droits pour le recouvrement des coûts sont liés au niveau d’effort et au processus utilisé pour facturer les activités supplémentaires (supplément).

Gestion opérationnelle du recouvrement des coûts

Plans des activités de réglementation

D. Chaput fait une présentation sur les plans des activités de réglementation.

D. Chaput invite les membres à faire part de leurs commentaires sur le meilleur moment pour distribuer les plans. Il avise les membres qu’habituellement, plus ils sont distribués tôt, moins ils sont précis, donc il serait bon d’atteindre un équilibre entre le meilleur moment de distribution et les attentes relatives à l’exactitude. Il souligne que l’on se sert de renseignements sur le risque pour générer des plans, bien qu’une approche officielle axée sur le risque ne soit pas encore en place dans tous les domaines d’autorisation.

La CCSN s’affaire à renforcer sa capacité de planification et de présentation de rapports en mettant l’accent sur la prévisibilité, sur des estimations de ressources plus précises et sur des comptes rendus réguliers envoyés aux titulaires de permis concernant les progrès réalisés par rapport au plan. On discute des rapports trimestriels sur les écarts. Ces rapports serviraient à comparer les progrès réels par rapport au plan. Les membres sont heureux d’entendre que la CCSN se penche sur la façon d’élaborer un mécanisme de rapport trimestriel sur les écarts.

Les plans et les estimations de droits pour 2005-2006 seront publiés au début de janvier 2005.

Les membres du GCRC expriment le besoin d’une meilleure communication en ce qui concerne la génération des plans des activités de réglementation. Ils croient qu’il existe un meilleur moyen ou processus pour fournir des données à ajouter au plan, surtout en ce qui a trait aux projets spéciaux. Un des membres réagit fortement à ce propos, surtout que les projets spéciaux constituent la majeure partie des droits. D. Chaput indique que l’on sollicite ce type de rétroaction des titulaires de permis, mais que cela n’est pas fait de façon constante. On reconnaît qu’il faut solliciter cette rétroaction de manière plus systématique. On reconnaît également qu’il est impossible de prévoir tous les projets spéciaux puisque certains sont de nature réactive, mais qu’il faut essayer d’en saisir autant que possible afin d’améliorer la prévisibilité des droits.

D. Chaput explique également que la CCSN recueille des renseignements sur la comptabilisation du temps à partir des feuilles de temps. Elle espère que cela produira éventuellement des estimations plus précises des ressources.

Initiatives d’amélioration

G. Lamarre fait une présentation sur les initiatives d’amélioration à la Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires.

L’objectif des initiatives d’amélioration consiste à améliorer l’efficacité et l’efficience des programmes de la CCSN, ce qui devrait donner lieu à une meilleure planification et à des prévisions de droits plus justes. Les initiatives comprennent la mise en oeuvre d’une approche plus cohérente et simplifiée de l’octroi de permis. En 2003-2004, on a mis en place une approche de la conformité axée sur le risque. On la peaufine au fil de l’expérience acquise dans son utilisation. On a rendu le processus d’évaluation environnementale plus efficace. Pour les projets d’évaluation environnementale pour lesquels le fonctionnaire désigné est autorisé à rendre une décision menant à l’obtention d’un permis, les rapports préalables sont maintenant acceptés par un fonctionnaire désigné (plutôt que par la Commission), ce qui réduit les coûts.

Les membres du GCRC reconnaissent que la CCSN travaille sur des initiatives d’amélioration et un membre en particulier reconnaît que le travail réalisé dans la cartographie des étapes du processus d’autorisation est utile.

Les membres du GCRC posent des questions quant à l’état des normes de rendement. D. Chaput indique que la CCSN y travaille.

Un membre du GCRC suggère que l’approche de la conformité axée sur le risque que la CCSN a adoptée pourrait se traduire par un niveau plus élevé de conformité et se demande si la CCSN a des données pour appuyer cette attente. G. Lamarre affirme qu’on s’occupera de cela plus tard, lorsque les indicateurs de rendement seront disponibles. Bien que l’on pourrait s’attendre à un niveau plus élevé de conformité, il ne s’agira pas d’un résultat immédiat.

G. Lamarre confirme que certains titulaires de permis devraient observer un changement dans leurs plans des activités de réglementation pour 2005-2006 en fonction de cette approche axée sur le risque.

Réglementation des centrales nucléaires

I. Grant fait une présentation sur la réglementation des centrales nucléaires.

Les initiatives d’amélioration dans la réglementation des centrales nucléaires ont pour but d’améliorer l’efficacité et l’efficience. La CCSN s’est engagée à travailler de manière proactive avec les titulaires de permis afin de faciliter un service rapide et une planification plus prévisible.

Un membre du GCRC indique que les communications sont un domaine clé qu’il faut améliorer.

Coefficient de conformité

R. Jammal fait une présentation sur le coefficient (le coefficient de conformité) utilisé dans la formule de calcul des droits (consulter la partie 3 du Règlement sur les droits pour le recouvrement des coûts de la CCSN).

La CCSN mentionne qu’il faut recueillir une plus grande quantité de données avant que le coefficient de conformité ne soit appliqué. Les données recueillies jusqu’à ce jour ne reflètent pas une représentation équitable de la manière dont le coefficient devrait fonctionner. Le coefficient demeurera au chiffre 1 jusqu’à ce qu’on ait de meilleurs renseignements.

Certains membres du GCRC croient qu’il devrait y avoir un incitatif financier pour passer de la cote B (répond aux attentes) à la cote A (dépasse les attentes). Les membres du GCRC croient qu’un programme qui « dépasse les attentes » n’a pas besoin d’autant d’attention, en fonction du risque. La CCSN explique que les droits sont établis en fonction de la cote B (répond aux attentes) et que le même niveau d’effort est nécessaire peu importe que le titulaire de permis ait une cote B ou A. Les mêmes temps de préparation, d’inspection et de présentation de rapport sont nécessaires peu importe que la cote soit A ou B.

La CCSN confirme que le coefficient de conformité est toujours égal à un ou supérieur à un; il ne sera jamais inférieur à un.

Analyse comparative des activités des Services de gestion de la CCSN

G. Bergeron fait une présentation sur les résultats de l’analyse comparative réalisée à la Direction générale des services de gestion.

Elle souligne que l’analyse comparative n’est pas une comparaison précise. Il existe des différences importantes dans la façon dont les organisations exécutent leurs services communs (p. ex centralisés vs décentralisés). Il y a également d’importantes différences dans ce que les services communs inclus et dans le degré du service fourni (p. ex. la transparence et les relations externes ont un prix). L’étude comparative des activités des Services de gestion a montré que les coûts des services communs de la CCSN sont comparables à ceux d’autres organisations gouvernementales de taille similaire. Peu importe ces résultats, la CCSN se penche constamment sur des façons de s’améliorer. Récemment, la Direction générale des services de gestion a produit des normes de service à partir desquelles les services fournis pourront être évalués.

G. Bergeron et D. Chaput assurent aux membres du GCRC qu’ils travaillent ensemble en vue d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la CCSN.

Un membre du GCRC donne son appui aux études comparatives et espère qu’on en réalisera plus dans l’avenir.

Examen de la vérification financière du BVG sur la méthode d’établissement des coûts

K. Gillis fait une présentation sur la vérification du recouvrement des coûts.

Aucune question n’a été soulevée en ce qui a trait à l’évaluation de la méthode d’établissement des coûts réalisée par le Bureau du vérificateur général (BVG). On mentionne que cette vérification a été demandée par la CCSN; elle a demandé à ce que cette vérification se fasse annuellement, et jusqu’à maintenant, le BVG a accepté.

Un membre du GCRC veut savoir qui a payé les coûts de cette vérification. La CCSN confirme que les coûts de telles vérifications sont facturés à la CCSN. On prévoit que les coûts des futures vérifications ne seront pas aussi importants puisque le travail sera combiné à la vérification annuelle des états financiers de la CCSN.

Situation financière (y compris taux horaire)

K. Gillis fait le point sur la situation financière.

Un membre du GCRC s’inquiète du montant à payer pour une demande d’accréditation des opérateurs d’appareil d’exposition. (Après la réunion, on a dirigé ce membre du GCRC vers l’employé approprié de la CCSN afin de faire un suivi de sa préoccupation.)

Un membre du GCRC s’intéresse à la ventilation des coûts indirects. On invite le membre à présenter sa demande par courriel à J. Clarke.

Mesure : Membres du GCRC : Ceux qui désirent une ventilation financière détaillée doivent soumettre leur demande par courriel à J. Clarke.

La CCSN indique qu’elle espère pouvoir utiliser le coefficient de conformité l’an prochain.

Le gouvernement fédéral s’affaire maintenant à déterminer l’impact de la nouvelle Loi sur les frais d’utilisation (projet de loi C-212) sur ses ministères et organismes. Comme pour la plupart des lois, des documents subordonnés sont nécessaires afin d’avoir une interprétation claire. La CCSN est d’avis qu’elle est conforme à la nouvelle Loi. Le domaine pour lequel on reconnaît que davantage de travail est nécessaire, c’est l’élaboration des normes de rendement.

Mécanisme de résolution des conflits

K. Gillis fait le point sur la résolution des conflits.

Les membres du GCRC ne sont pas surpris du fait qu’aucun conflit sur l’affectation officielle des activités de réglementation n’a été soumis à la CCSN, puisqu’il n’y a aucune avenue pour un examen indépendant de tels conflits. Puisque la CCSN est responsable de résoudre les conflits, cela réaffirme l’importance d’établir des normes de rendement de la réglementation qui fourniront un terrain neutre pour évaluer un conflit. Les membres du GCRC veulent que l’état des normes de rendement soit ajouté à l’ordre du jour de la réunion de l’an prochain.

Mesure : J. Clarke. Ajouter l’état des normes de rendement à l’ordre du jour de la réunion de l’an prochain.

Un membre du GCRC demande à l’ANC de faire un suivi de cette question.

D. Chaput reconnaît l’importance des normes de rendement en tant qu’outil de gestion. Il ajoute que le calendrier de mise en oeuvre de ces normes va de concert avec la mise en oeuvre graduelle du recouvrement des coûts.

Commentaires de la fin

On invite les membres du GCRC à faire part de tout commentaire ou de toute préoccupation en suspens. Voici les points soulevés :

• L’efficacité des inspections.
• La nécessité d’une meilleure communication entre les titulaires de permis et la CCSN.
• Il est, pour ainsi dire, impossible d’en appeler des résolutions de conflits s’il n’y a pas d’avenues pour une évaluation indépendante, comme cela serait le cas avec des normes de rendement.
• Il ne semble y avoir aucune cohérence entre les employés de la CCSN en ce qui concerne l’interprétation de ce en quoi consiste une activité de réglementation particulière.
• Il semble y avoir un problème d’incohérence entre les inspecteurs dans l’interprétation des exigences de la CCSN.
• Quel a été le rendement de la CCSN par rapport à ce qu’elle a fait et à ce qu’elle avait dit qu’elle ferait?
• Est-ce que nous nous améliorons en tant qu’industrie (p. ex. rétroaction sur les accidents)?
• De quelle façon le projet de l’AEN sur les indicateurs de rendement a-t-il influencé ou influence-t-il les travaux continus sur les normes de rendement?
• Y a-t-il d’autres analyses comparatives valides que l’on pourrait réaliser?

La CCSN prend acte de toutes ces questions et en tiendra compte dans ses travaux. Elle reconnaît avoir reçu des messages importants, surtout en ce qui a trait à de meilleures communications et à l’élaboration des normes de rendement. On invite les membres du GCRC à communiquer avec le superviseur concerné de la CCSN au sujet des incohérences qu’ils observent dans la réalisation des inspections ou dans l’interprétation des exigences.

Un membre du GCRC dit que lui et les titulaires de permis qu’il représente ont reçu plusieurs documents qui ne sont pas en rapport avec leur domaine d’autorisation. On invite ce membre à fournir à J. Clarke la liste des documents qu’il ne veut pas recevoir.

Un membre du GCRC, qui représente les titulaires de permis de substances nucléaires, veut qu’on l’informe de tout développement important à l’égard du coefficient de conformité ou des cotes. La CCSN s’efforcera d’informer adéquatement les titulaires de permis, et si une réunion s’avère nécessaire avant la réunion annuelle de l’an prochain, on en planifiera une.

Mesure : On invite tous les membres du GCRC à envoyer à J. Clarke des notes de suivi qui décriront les questions en suspens ou des points à ajouter aux futurs ordres du jour.