Quelle est la fonction de la Division de la gestion de la collection?

 La Division de la gestion de la collection est une composante clé de la Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada, dans le cadre de son mandat de préservation du patrimoine et de diffusion des connaissances. Par nos activités quotidiennes, nous visons à rendre les collections accessibles, tant intellectuellement que physiquement.

La gestion de la collection nécessite un contrôle strict de tous les artefacts et documents connexes. Cette tâche comprend le respect des normes nationales de gestion de l'information sur les artefacts. La gestion de la collection nécessite également que l'on porte une grande attention au milieu ambiant afin d'assurer la préservation physique des artefacts composant la collection, ce qui est réalisé en collaboration avec la Division de la restauration de la Société. Nous nous efforçons de documenter et de cataloguer les artefacts et d'en faciliter l'accès au moyen de divers programmes informatiques et de publications. On peut également avoir accès à l'information sur la collection par le Réseau canadien d'information sur le patrimoine.

Critères de catalogage

Un enregistrement d'artefact comporte plusieurs champs, notamment des champs factuels comme la classification, le fabricant, le modèle et la source, ainsi que des champs descriptifs dans lesquels on indique divers détails : décoration, matériaux, fonction. Certains champs permettent d'indiquer si un artefact a été entièrement catalogué ou non, par exemple si l'on connaît le fabricant et les matériaux. Nous cataloguons maintenant tous les nouveaux artefacts d'après ces normes et, lorsque le temps le permet, nous informatisons les fiches d'artefacts qui ont été remplies avant l'informatisation, afin d'uniformiser nos dossiers. Nous avons créé à cette fin des formulaires informatiques prêts à être remplis pour les objets à recataloguer.

Voici la définition précise des normes de catalogage :

Pour qu'un artefact soit catalogué selon les normes de la SMSTC, on doit pouvoir le retrouver dans le système informatisé de gestion de la collection et les principaux champs doivent indiquer qu'un examen de l'information disponible à son sujet a été entrepris. Le fabricant et les matériaux sont ces principaux champs. L'indication « UNKNOWN » (inconnu) constitue une réponse appropriée quand la recherche ne conduit pas au nom du fabricant. Dans le cas d'un artefact qui entre dans la catégorie « to be recatalogued » (à recataloguer), il n'y aura rien d'écrit dans ces deux champs. De même, un artefact qui entre dans la catégorie « to be enriched » (à compléter) affichera le nom du fabricant, mais pas les matériaux.

Critères de documentation

Le Société a élaboré les normes suivantes afin d'évaluer si l'enregistrement au catalogue d'un artefact est jugé documenté ou non.

« Pour qu'un artefact soit jugé documenté selon les normes du Musée des sciences et de la technologie du Canada, l'information disponible doit aller au-delà de ce qui est normalement fourni lorsque l'on catalogue un artefact selon ces normes. Il s'agit notamment de contextualiser le rôle de l'artefact dans le développement d'une technologie et son rapport avec la société. Un artefact sera jugé documenté lorsque l'un ou l'autre des champs importants, ou les deux, aura été rempli. Cela signifie qu'il doit y avoir un renvoi, dans la base de données, à l'importance de l'artefact pour le Canada ou la technologie ».

(Politique élaborée par la Direction de la collection et de la recherche en 1992, revue en 1993).

Classification

Peu de musées œuvrant dans notre domaine ont mis au point des systèmes de classification détaillée des collections. La Société a élaboré son propre système avant l'avènement de la gestion informatisée des collections. Depuis l'informatisation du système, celui-ci est devenu un ensemble de bases de données interconnectées qui continue de croître et d'évoluer.

Le lexique de la collection débute par les grands domaines de spécialisation décrits dans le mandat du Musée. Il s'agit des domaines suivants :

Ces domaines sont ensuite ventilés en 28 groupes (cliquer sur le graphique à gauche), qui forment le premier niveau de nos enregistrements informatiques. Ce graphique illustre ces groupes et le nombre d'artefacts que chacun comprend. Chaque groupe est ensuite divisé en catégories et en sous-catégories qui décrivent davantage les divers types d'artefacts.

Services offerts par la Division de la gestion de la collection

• Consultation accompagnée et sur place des diverses collections, à l'intention des professionnels venant d'autres musées et établissements.
• Accès, avec aide sur place, aux artefacts à l'intention des autres musées et établissements qui désirent les photographier.
• Accès sur place aux documents de recherche maintenus avec la collection, à l'intention des professionnels des musées et autres établissements.
• Photocopie contre frais minimes pour les chercheurs.
• Visites publiques des collections, pendant un nombre limité de jours dans l'année, notamment pendant les congés de Noël et de mars, et lors de la Journée internationale des musées (les visites sont organisées par le Service des programmes publics).

On peut emprunter des objets de la collection; toutefois, les demandes d'emprunt doivent satisfaire à la politique de prêt de la Société et la demande doit provenir d'un conservateur ou d'une conservatrice de la Division de la conservation.

Heures d'ouverture

Sur rendez-vous spécial seulement : du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h (fermé les fins de semaine et les jours fériés).

Personne-ressource

Directeur
Division de la gestion de la collection
Musée des sciences et de la technologie du Canada
C.P. 9724, succursale T
Ottawa (Ontario)  K1G 5A3
CANADA

Télécopieur : (613) 991-6647
Téléphone : (613) 991-3233