Voir aussi : Directives concernant la préparation des figures.

Les points suivants doivent être mentionnés au début de chaque rapport : le titre, le nom du ou des auteurs, la division et le numéro de projet; la ville (s'il ne s'agit pas d'Ottawa); l'adresse postale complète du ou des auteurs (s'ils ne font pas partie du personnel de la Commission géologique du Canada); et, s'il ya lieu, les contrats, les accords de recherche de Ressources naturelles Canada, les ententes d'exploitation minérale ainsi que la division chargée d'en surveiller l'exécution.

La rédaction du résumé relève de l'auteur. Les auteurs doivent fournir un résumé d'au plus 150 mots. Les résumés des rapports de la série Recherches en cours sont publiés dans les deux langues officielles.

Les auteurs qui peuvent rédiger leur résumé dans les deux langues officielles sont priés de le faire. Le résumé devrait présenter le but, la nature et la portée de l'étude, sans nécessairement répéter le titre. Tout résultat important devrait faire l'objet d'une mention sommaire.

La longueur maximale des rapports est de 5 000 mots (y compris le texte, les légendes des figures et des tableaux, les références); le tout doit être à interligne double. Une mention du nombre total de mots doit accompagner le manuscrit. Les rapports comptant plus de mots que la limite autorisée seront refusés et retournés au directeur de votre division.

Le fichier de texte doit comprendre le moins de codes possible. Le format doit donc être simple. N'essayez pas de formater votre texte de façon à ce qu'il ressemble à un document prêt à être imprimé. Veuillez remettre le texte à interligne double et prendre soin de bien identifier tous les formats originaux de vos fichiers, qu'il s'agisse du texte ou des figures.

Dans le texte, les renvois aux références doivent être indiqués à l'aide du nom du ou des auteurs et de l'année de publication de l'ouvrage cité. Dans la liste des références, chacune des entrées doit comprendre le nom du ou des auteurs, l'année de publication, le titre, le nom du périodique (écrit au long), le numéro de volume, l'échelle des cartes et les numéros de pages. Cette liste de références, tout comme le texte, doit être remise à interligne double. Toutes les entrées de la liste de références doivent être mentionnées dans le texte.

Les références doivent être présentées dans un format où les trois éléments qui les composent (nom du ou des auteurs, année de publication et corps de la référence même) sont séparés par des retours à la ligne forcés, ce qu'illustre l'exemple suivant :

Dionne, J.-C. et Laverdière C.
1969 :
Sites fossilifères du golfe de Laflamme; Revue de géographie de Montréal, vol. 23, p. 259-270

Les textes doivent être composés sur un ordinateur personnel compatible IBM et être fournis dans le format du logiciel WordPerfect. Les auteurs devraient s'assurer que leur disquette ne comporte qu'une seule copie de la version finale de leur manuscrit et que la copie papier (comportant le nom du fichier) correspond à celle de ce fichier. Tout caractère particulier devrait être mis en surbrillance afin de permettre à l'équipe de production de les convertir de façon appropriée. Les tableaux doivent être mis en forme à l'aide de la fonction «tableau» du logiciel WordPerfect ou créés à l'aide du logiciel Excel. Les données des tableaux ne seront pas retapées.

Une copie sur papier à interligne double du manuscrit (résumé, texte, références et légendes des figures) ainsi qu'une copie sur disquette doivent être remis. Les textes en français doivent également être fournis en format WordPerfect. Les auteurs sont priés d'indiquer le compte des mots avec leur manuscrit.

Les textes doivent être remis avec le moins de codes possible afin de réduire le temps passé à nettoyer le fichier de texte avant de l'importer dans le logiciel de publication. Notre service utilise le logiciel de traitement de texte WordPerfect pour Windows.

L'étape de révision des rapports sera réduite au minimum de façon à respecter autant que possible les délais de publication. En outre, compte tenu des restrictions de temps, une seule épreuve en placard sera envoyée à chaque auteur principal (par l'entremise de secrétariat de votre division), afin qu'il procède à la vérification et à la correction des épreuves. Il est donc fondamental que chaque auteur prépare sa contribution avec le plus grand soin, de façon à maintenir une qualité de publication satisfaisante.