En plus des règles formelles de paléontologie systématique, dont on recommande le respect partout dans le monde, il est essentiel que toute l'information disponible soit donnée sur toutes les collections de fossiles auxquelles on fait référence dans un rapport géologique. Il faut donc indiquer ce qui suit :

1. Tous les éléments d'information disponible quant à la géologie, y compris le nom de l'unité stratigraphique, l'âge géologique, la position stratigraphique au-dessus d'un niveau de référence connu ou d'un contact reconnaissable et, au besoin, d'autres renseignements comme le nom de la biozone.
   
   
2. L'information géographique nécessaire sur la localité, dont notamment le numéro de localité de la CGC, le nom ou le numéro de la coupe, la latitude et la longitude (ou les coordonnées UTM) et une description narrative de la localité.
   
   
3. Dans le cas des fossiles prélevés dans les trous de sondage, la profondeur, le nom accepté du forage et une description de la localité.
   
   
4. Un énoncé signalant que tous les types de la CGC sont répertoriés dans la Collection nationale des fossiles-types d'invertébrés et de plantes (CNFTIP) de la Commission géologique du Canada, 601, rue Booth, Ottawa (Ontario) K1A 0E8. Cet énoncé se trouve normalement dans l'introduction aux planches ou dans celle à la section sur la paléontologie systématique.
   
   
5. Dans le cas de données palynologiques, la marque et le numéro d'enregistrement du microscope utilisé, de même que, pour chaque spécimen cité, le numéro de diapositive et les coordonnées d'England Finder.
   
   
6. Dans les légendes des planches, le nom du taxon et son auteur(e) (année optionnelle), les numéros de figure et le grossissement. Il faut indiquer la sorte de spécimen-type (par exmple holotype) ou que le spécimen illustré est le spécimen qui est figuré; le numéro de type précédé de l'abréviation «GSC»; une indication quant à l'angle ou l'orientation de la vue (par exemple «supérieure», «ventrale»). Dans les cas où la même information s'applique à toutes les figures d'une planche ou la plupart d'entre elles, ces éléments peuvent être intégrés au début de la légende (par ex. «Tous les spécimens sont des paratypes, sauf à la figure 19 où il s'agit d'un holotype.»).
   
   
7. Dans les légendes des planches, données détaillées sur la localité et la géologie pour les fossiles illustrés (voir 1 et 2 ci-haut) ou, en remplacement, une référence à une annexe des localités. Le fait d'avoir une bonne liste de tous les éléments d'information nécessaires soit dans la légende d'une planche ou dans une annexe des localités aidera à la conservation des spécimens dans la Collection nationale des fossiles-types d'invertébrés et de plantes.
   
   
8. Le cas échéant, des indications sur les méthodes de production des images. Voici quelques exemples de mentions : «Micrographies de MEB», «Tous les spécimens sont inclinés à 10 degrés.» ou «Toutes les figures sont des photographies qui n'ont pas été retouchées.»).