Le présent aperçu permet de mettre en relief les responsabilités de l'auteur et les moyens qui lui permettront d'assurer la production sans délai d'un rapport de la CGC :

1. Faire en sorte que le texte et les illustrations sont clairs et faciles à lire.
2. S'assurer que tous les changements et que tous les commentaires des examinateurs sont incorporés avant de présenter le manuscrit pour la révision.
3. Ne pas attacher de figures, de tableaux et de photographies aux feuilles de papier.
4. Toutes les photographies prises par le personnel dans le cadre de projets de la CGC doivent être cataloguées et doivent avoir reçu un numéro (voir Photographies).
5. Vérifier l'exactitude des Références et obtenir l'autorisation de reproduire de l'information protégée par un droit d'auteur [PDF, 41.0 ko, lecteur].
6. Vérifier minutieusement les épreuves. Bien que cela soit coûteux d'effectuer des changements lorsque des erreurs sont repérées à cette étape, c'est moins cher que de les faire à la dernière minute à l'étape de l'impression. Les rapports auxquels on doit ajouter des feuilles «Errata» donnent mauvaise réputation à l'auteur.

Droits d'auteur

Les lois sur le droit d'auteur protègent le producteur, l'auteur et/ou l'éditeur initial du matériel d'une reproduction non autorisée de celui-ci. Les scientifiques doivent se rappeler qu'une reproduction non autorisée de matériel provenant de rapports scientifiques n'est pas différente de celle de musique, de roman ou de bande vidéo et est passible de poursuite judiciaire. Il est donc impératif d'obtenir la permission du détenteur du droit d'auteur pour utiliser, dans un rapport de la CGC, toute figure, photographie ou tout autre texte publié antérieurement — et il incombe à l'auteur de le faire.

Le formulaire de demande d'autorisation de reproduire de l'information protégée par un droit d'auteur [PDF, 41.0 ko, lecteur] a été préparé pour aider les auteurs de la CGC à obtenir un affranchissement des droits d'auteur. La permission n'est pas nécessaire pour du matériel déjà publié par d'autres ministères fédéraux. Se rappeler que redessiner une figure ou d'y faire des modifications mineures ne libère en rien l'auteur de l'obligation d'obtenir un affranchissement des droits d'auteur.

Vérifier l'achevé d'imprimer de la revue ou de la publication pour voir s'il faut obtenir une permission écrite pour reproduire une figure ou une photographie. Par exemple, la Revue canadienne des sciences de la Terre accorde la permission de reproduire les figures, etc. pourvu que la source soit indiquée, mais recommande d'obtenir le consentement de l'auteur d'origine.

Les auteurs doivent s'assurer d'obtenir la permission nécessaire par écrit et d'en fournir une copie avec leur manuscrit lorsqu'ils le présentent pour la révision, afin qu'elle soit conservée dans les dossiers des Services de publication. L'auteur est également responsable de s'assurer que le nom de l'auteur initial soit mentionné dans la légende de la figure. Tous les frais encourus pour obtenir cette permission (redevances, droits d'obtention d'un permis, etc.) sont la seule responsabilité de l'auteur ou de sa division.

Lorsque des illustrations sont reproduites à partir d'autres publications, la mention de source appropriée variera selon que des modifications aient été apportées à la figure ou non, mais on s'assurera d'indiquer le numéro de la figure d'origine, comme dans l'exemple suivant :