À moins de circonstances exceptionnelles, la Commission n'amorce pas lui-même le mécanisme de désignation des lieux. Les nouveaux noms approuvés par la Commmission, par l'entremise de ses membres provinciaux, territoriaux et fédéraux, sont pour la plupart proposés par un particulier ou par un organisme. Ces noms doivent s'appliquer à des éléments géographiques précis.

Les particuliers ou les organismes qui envisagent de faire publier des noms géographiques doivent présenter leurs propositions longtemps à l'avance à l'autorité toponymique provinciale ou territoriale pertinente. L'examen des nouveaux noms peut demander du temps, surtout s'il faut procéder à des enquêtes sur place. Un nom ne reçoit pas forcément la sanction officielle parce qu'il a déjà été publié.

Il faut proposer de préférence des noms descriptifs, d'usage local ou des noms qui évoquent une page de l'histoire de la région. Les requérant(e)s devraient considérer les principes de dénomination de la CTC avant de soumettre une proposition, et ensuite contacter le membre approprié de la CTC pour obtenir l'information pertinente à une soumission dans la juridiction en question.

En général, il est souhaitable de soumettre les renseignements suivants et la documentation pertinente, s'ils sont disponibles, afin de faciliter les procédures de décision :

• la latitude et la longitude du lieu considéré, en indiquant la carte consultée
• l'identification de l'élément sur une carte en indiquant son étendue exacte
• des photographies ou des croquis
• les raisons motivant la proposition
• l'origine et le sens du nom
• nom, adresse et numéro de téléphone de résidents de longue date qui peuvent attester de l'usage local longtemps établi de toponymes

Lorsqu'une proposition est reçue, les procédures varient selon la juridiction. L'organisme public chargé de la gestion des noms de lieux (provincial/territorial ou fédéral) fera normalement une enquête sur le nom en consultant les résidents de la région et en étudiant des documents, des fichiers historiques et d'autres sources. Une décision sera ensuite fondée sur les résultats de ces recherches, et sur l'information fournie par le requérant ou la requérante.

Les noms de lieux géographiques naturels proposés dans une région de juridiction conjointe (provinciale/territoriale et fédérale) peuvent être soumis par écrit au secrétariat de la CTC ou aux organismes concernés.

Les demandes de renseignements concernant la toponymie du Canada, les propositions de nouveaux noms ou les modifications à apporter à la forme, à l'orthographe ou à l'application de noms existants doivent être présentées par écrit au membre pertinent de la Commission.