Nouvelles commerciales

Une commande qui vient de loin : huit étapes à suivre

Le 31 octobre 2006

Une commande ou une demande de soumission spontanées provenant de l'étranger peuvent constituer une introduction inattendue dans le monde de l'exportation. Ce processus n’est toutefois pas sans embûches, surtout pour les nouveaux entrepreneurs. Voici huit étapes faciles qui vous prépareront à répondre à cette nouvelle demande.

Êtes-vous en mesure de conclure la vente? Les exportateurs doivent savoir dans quoi ils s'embarquent pour bien se préparer.

Comprendre la demande. Lorsque vous avez clarifié ce qu’on attend de vous, déterminez si vous êtes en mesure d'y donner suite (nature du produit ou service demandé, délais, prix et modalités). Vous devrez peut-être consulter différentes personnes au sein de votre entreprise ainsi que certains partenaires clés (vos fournisseurs de services financiers, par exemple).

Repérer les difficultés. Quelles sont les conditions du marché et la complexité éventuelle de la transaction? Quels règlements et contrôles à l'exportation et à l'importation s’appliquent? Il faut aussi tenir compte du coût éventuel des permis nécessaires et des règlements régissant l'emballage et l'étiquetage. Si on comprend mal le rôle de ces facteurs et d'autres éléments cruciaux, ce qui semblait une affaire favorable risque de se transformer en une erreur coûteuse.

Évaluer les coûts. Il est essentiel de calculer l'ensemble des coûts à engager pour remplir la commande : préparation des documents d'exportation, frais d'étiquetage, d'emballage et de transport, droits de douane visant spécifiquement le produit en question, assurance et autres frais relatifs au financement et à l’obtention du contrat.

Préparer un devis. Une fois ces renseignements réunis et analysés, préparez une proposition de prix exacte. Celle-ci sera un document ayant force obligatoire et renfermant les modalités de la transaction. Il faut que la proposition soit claire et détaillée afin d’éviter tout malentendu ou désaccord avec le client éventuel.

Réviser la proposition. Avant d'envoyer la proposition, étudiez de nouveau la viabilité de la transaction pour vous assurer qu'il s'agit d’une bonne décision pour vous et pour votre entreprise. Pouvez-vous remplir la commande sans faire appel à des ressources additionnelles? Quelles sont les barrières commerciales et les risques associés au projet et comment pouvez-vous y faire face? Les réponses à ces questions détermineront s'il y a lieu, par exemple, de hausser le prix ou même s’il vaut la peine de poursuivre cette affaire.

Soyez prêt à négocier

Il est fort probable que le client éventuel voudra modifier certaines modalités de la proposition – le prix, la date de livraison ou les modes d’expédition, par exemple. Ce genre de négociation est normal, mais il faut aussi voir dans quelle mesure ces modifications pourraient se répercuter sur la rentabilité de la transaction pour votre entreprise.

Préparer un contrat. Compte tenu de la complexité variable des transactions internationales, il convient de consulter un avocat expérimenté pour rédiger un contrat clair et détaillé liant les deux parties et assurant leur protection.

Obtenir l’appui des partenaires. Une fois le contrat signé, il faut réunir les ressources humaines nécessaires pour remplir la commande. Ces ressources peuvent comprendre des personnes des différents services – opérations, fabrication, marketing, expédition et finances. Le travail d'équipe et la préparation préalable éviteront bien des surprises et permettront de faire bonne impression auprès du nouveau client étranger.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la publication Répondre à une commande spontanée, qui se trouve à l'adresse exportsource.ca/commande. Pour en savoir plus sur l'exportation, téléphonez sans frais au Service d'information sur l'exportation d'Équipe Canada inc, au 1 888 811-1119, ou visitez le site ExportSource.ca.