Annexe C : Politique générale régissant les conflits
d'intérêt
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Les interactions entre les chercheurs universitaires et le secteur privé
sont des caractéristiques essentielles du programme des RCE. Afin
de réaliser les objectifs du programme des RCE, diverses interactions
doivent se produire entre les personnes qui font partie du réseau.
Ces interactions peuvent procurer aux personnes en question des gains
et des avantages qui sont considérés comme des résultats
souhaitables et naturels découlant de leur participation au réseau.
Cependant, elles peuvent aussi les placer dans des situations de conflits
d'intérêt potentiels, apparents ou réels.
Le Comité de direction des RCE, en tant que principal responsable
des RCE auprès du gouvernement et des contribuables, doit se porter
garant de l'intégrité de tous les réseaux et de leurs
activités. Le conseil d'administration de chaque réseau,
qui représente la plus haute autorité dans la structure
de gestion d'un réseau, se voit déléguer la responsabilité
de mettre en œuvre et d'administrer la politique régissant
les conflits d'intérêt et de s'assurer que les activités
et décisions du réseau demeurent en marge de tout conflit
d'intérêt. Les conseils d'administration des réseaux
sont responsables auprès du Comité de direction des RCE
de la mise en œuvre et de l'administration de la politique régissant
les conflits d'intérêt.
Les personnes qui font partie du réseau, et plus particulièrement
les membres du conseil d'administration et des comités consultatifs
qui ne touchent pas de fonds de subvention du programme des RCE, sont
appelés à jouer un rôle de premier plan au sein des
réseaux. Ces personnes apportent aux réseaux une perspective
enrichissante en raison de leur expertise particulière, le plus
souvent en tant que représentants d'organismes actifs dans le champ
d'activité d'un réseau. Quoi qu'il en soit, ces personnes
sont tenues de divulguer tout intérêt financier ou toute
position d'influence, conformément à la section 2.0, qu'elles
détiennent dans toute entreprise active dans un champ d'activités
similaires à celui du réseau auquel elles sont associées
et qui n'est pas leur principal employeur.
La politique sur les conflits d'intérêt a été
conçue pour aider les conseils d'administration et les personnes
qui font partie de réseaux à déceler et à
divulguer toute situation qui porte à équivoque et pour
faire en sorte que ces situations soient réglées comme il
se doit. La politique s'inspire et se veut le complément de celles
des organismes représentés au sein des conseils d'administration
des réseaux, et de celles auxquelles les personnes participant
aux réseaux et les administrateurs sont tenus de se conformer.
1.0 Définitions
« Abstention » S'abstenir d'être
lié à toute activité ou situation qui risque de mettre
une personne qui fait partie du réseau en conflit d'intérêt
potentiel, apparent ou réel, compte tenu de ses fonctions et de
ses responsabilités au sein du réseau ou se retirer de telles
activités ou situations.
« Conflit d'intérêt » Toute
situation préjudiciable ou virtuellement préjudiciable au
réseau, compte tenu du fait qu'une personne qui fait partie d'un
réseau est ou risque de se trouver, en position d'user de son expertise,
de son pouvoir ou de son influence pour en retirer personnellement des
gains (financiers ou autres), ou en faire bénéficier les
membres de sa famille ou autrui.
« Divulgation » Fait d'informer par écrit
le conseil d'administration d'un réseau, par l'entremise du directeur
administratif du réseau, de tout intérêt financier,
direct ou indirect ou position d'influence que peut détenir une
personne qui fait partie du réseau et qui pourrait donner lieu
à un conflit d'intérêt potentiel, apparent ou réel.
« Dessaisissement » Vente à un tiers
ou mise en fiducie de biens que possède une personne qui fait partie
d'un réseau et qui risquent d'entraîner une situation de
conflit d'intérêt potentiel, apparent ou réel compte
tenu des fonctions et responsabilités de cette personne.
« Intérêt financier » Tout
intérêt dans une entreprise active dans un champ d'activité
similaire à celui du réseau conformément à
la description faite à la section 2.1 du présent document.
« RCE » Programme fédéral
de réseaux de centres d'excellence.
« Comité de direction des RCE »
Comité formé par les présidents des trois organismes
subventionnaires et du sous-ministre adjoint d'Industrie Canada à
qui est confié la responsabilité globale du programme des
RCE.
« Réseau » Groupe qui bénéficie
d'un appui financier dans le cadre du programme fédéral
de réseaux de centres d'excellence.
« Conseil d'administration du réseau »
Groupe ayant la tâche d'assurer la gestion globale du réseau
et qui se rapporte au Comité de direction des RCE.
« Directeur administratif du réseau »
Cadre employé par le réseau qui occupe les plus hautes fonctions
administratives et qui se rapporte au conseil d'administration.
« Position d'influence » Toute position
qui sous-entend la responsabilité d'un volet matériel des
activités d'un réseau et (ou) de la gestion d'une entreprise.
2.0 Divulgation
Au moment de se joindre à un réseau, chaque personne est
tenue de divulguer par écrit au conseil d'administration, par l'entremise
du directeur administratif du réseau, tout intérêt
financier, direct ou indirect, et toute position d'influence qu'elle détient
et qui pourrait être à l'origine d'un conflit d'intérêt
potentiel, apparent ou réel (voir les exemples décrits en
annexe). Par ailleurs, ces déclarations doivent être mises
à jour chaque fois que les circonstances d'une personne changent
de telle façon à exiger leur divulgation. La personne est
tenue de divulguer tout conflit d'intérêt potentiel, apparent
ou réel qui peut survenir dans le cadre des réunions d'un
comité ou du conseil d'administration, afin que le comité
ou le conseil d'administration en soit informé et puisse prendre
les mesures qui s'imposent.
2.1 Intérêt financier
Ceci signifie :
- Toute option de titres (par exemple 1 pour cent) ou tout intérêt
comparable dans une entreprise, à l'exclusion des intérêts
découlant de placements dans une entreprise par l'entremise de
fonds mutuels, de régimes de retraite ou d'autres programmes
d'investissements établis et sur lesquels la personne n'exerce
pas un contrôle; ou
- Tout revenu provenant d'une entreprise ou droit et possibilité
de revenus d'une entreprise, par exemple sous forme d'honoraires (en
échange de services-conseils), de salaire, d'indemnité,
d'intérêt sur des biens meubles et immeubles, des dividendes,
des redevances sur l'exploitation de technologie, de loyer, de gain
en capital, de biens meubles et immeubles ou sous toute autre forme
de rétribution ou de lien contractuel ou d'une combinaison des
formes énoncées précédemment.
3.0 Gestion des conflits d'intérêt
Il incombe au conseil d'administration du réseau ou au sous-comité
du réseau responsable de la gestion des conflits d'intérêt
de résoudre les conflits d'intérêt, de déterminer
les mesures à prendre en cas de conflit et de veiller à
leur application. Cette méthode de résolution repose sur
la divulgation volontaire d'informations conformément à
la section 2. Les informations divulguées relativement aux conflits
d'intérêt sont confidentielles et ne servent qu'à
l'évaluation et à la résolution de conflits d'intérêt
ou d'allégations de conflit d'intérêt portés
à l'attention du conseil d'administration du réseau ou du
sous-comité responsable de la gestion des conflits d'intérêt.
Bien qu'il soit difficile de prévenir tous les conflits d'intérêt
potentiels, apparents ou réels, dans certains cas, il pourra s'avérer
nécessaire d'obliger une personne à s'abstenir de toute
participation ou de se dessaisir de ses parts dans une entreprise. Dans
de telles circonstances, la vente ou le transfert de parts ou de biens
à des membres de sa famille immédiate ou à d'autres
personnes dans le but de contourner les mesures de règlement du
conflit d'intérêt imposées par le conseil d'administration
ne seront pas acceptés.
3.1 Principes
Toute personne qui fait partie du réseau et qui, en raison de
liens, d'une association ou d'affaires avec une tierce partie, risque
de se trouver en conflit d'intérêt, ne pourra ni assister
ni participer à aucune prise de décision du réseau,
y compris les décisions en comité, si le conflit d'intérêt
potentiel divulgué risque d'influencer les décisions du
réseau ou les mesures qu'il pourrait prendre. Il incombe à
cette personne de divulguer tout conflit d'intérêt potentiel,
apparent ou réel avant que le comité ou le conseil d'administration
du réseau ne délibère sur un point qui risque de
le compromettre, pour s'assurer que le conseil d'administration ou le
comité lui ordonne de se retirer avant d'entreprendre ses délibérations
ou de prendre une décision relativement au point en question. Une
telle mesure devra être inscrite au procès-verbal de la réunion.
Toute question soulevée par une personne ou une entreprise relativement
à un conflit d'intérêt potentiel se rapportant à
une personne qui fait partie du réseau doit être portée
à l'attention du conseil d'administration du réseau et être
documentée par écrit. Le conseil d'administration du réseau
devra alors déterminer s'il y a lieu de poursuivre l'affaire, et
dans l'affirmative, consultera la personne mise en cause. S'il y a lieu,
on pourra exiger de cette dernière qu'elle s'explique par écrit.
3.2 Non-respect de la politique
Dans le cas où une personne omettrait de divulguer des sources
potentielles de conflit d'intérêt et de demander une autorisation
préalable au conseil d'administration du réseau ou, le cas
échéant, s'est vu refuser cette autorisation, le conseil
d'administration du réseau lui ordonnera de :
- rendre compte au réseau des moindres gains et avantages retirés
directement ou indirectement de ses liens, de ses intérêts
ou de ses activités quelconques avec une tierce partie la plaçant
en conflit d'intérêt, et
- se dissocier de ces liens ou
- se retirer du réseau ou
- prendre toute autre mesure que lui impose le conseil d'administration.
4.0 Procédure d'appel
Une personne peut en appeler par écrit, dans les trente jours,
de la décision du conseil d'administration du réseau relativement
à un conflit d'intérêt. Dans certaines circonstances,
le conseil d'administration du réseau pourra prendre des dispositions
pour demander à une tierce partie désignée par un
accord mutuel entre la personne qui fait partie du réseau et le
conseil d'administration ou, en l'absence d'un tel accord, pourra demander
à une tierce partie nommée par le Comité de direction
des RCE, de servir d'intermédiaire et d'examiner les rapports scientifiques
et les transactions se rapportant aux projets de recherche auxquels la
personne en question est associée. L'intermédiaire en question
devra rendre compte des résultats de son examen, en évitant
de divulguer aux autres membres du réseau les détails concernant
les avoirs du participant. La décision finale quant aux mesures
à prendre à l'issue de cet examen relèvera du conseil
d'administration du réseau.
Dans le cas où il existe des réserves relativement aux
décisions ou aux mesures prises par le conseil d'administration
du réseau, ces réserves devraient être communiquées
par écrit au Comité de direction des RCE. Le Comité
de direction des RCE pourra demander au président du conseil d'administration
du réseau de s'expliquer par écrit. Après examen
de la réponse du président du conseil d'administration,
le Comité de direction des RCE déterminera les mesures de
suivi à prendre.
Exemples de conflit d'intérêt
Les exemples suivants présentent un aperçu, bien qu'incomplet,
des situations qui peuvent être directement ou indirectement à
l'origine d'un conflit d'intérêt :
- travailler à un titre quelconque, y compris à son propre
compte, pour un autre employeur, mis à part l'université,
l'établissement ou l'entreprise qui souscrivent à l'entente
de réseau et dont le participant, l'administrateur ou le cadre
est au service;
- détenir un poste au sein d'une entreprise qui permet d'influencer
les décisions ou être membre d'un conseil d'administration;
- participer à titre contractuel ou en qualité d'expert-conseil
au projet de recherche d'une entreprise ou encore siéger au conseil
d'administration d'une entreprise;
- participer à titre contractuel au projet de recherche d'une
entreprise dans laquelle le participant ou un membre de sa famille immédiate,
détient des intérêts financiers ou autres;
- s'acquitter d'activités scientifiques professionnelles supplémentaires
sans tenir compte des exigences en matière de divulgation de
l'organisme dont le participant ou l'administrateur est au service;
- détenir des parts ou d'autres intérêts financiers
dans une entreprise (y compris des options de titres et des actions).
Les participants, les gestionnaires et les administrateurs d'un réseau
devraient s'abstenir de toute activité qui pourrait leur donner
un avantage (par exemple, achat d'actions) en raison des renseignements
privilégiés auxquels leur donne accès leur participation
au réseau;
- accepter des présents (mis à part des témoignages
d'hospitalité) ou des faveurs spéciales en son nom propre
ou au nom d'un membre de sa famille de la part d'organismes privés
avec lesquels le réseau fait affaires;
- chercher à influencer l'achat d'équipement ou de matériel
par le réseau auprès d'une entreprise dans laquelle la
personne qui fait partie du réseau, le gestionnaire ou l'administrateur
a des intérêts financiers ou autres.
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