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Financement annuel des subventions

Communication des résultats des concours

Les organismes :

• aviseront tous les candidats pour les informer des résultats des concours;
• fourniront les résultats de toutes les demandes présentées (CRSNG et CRSH uniquement) ou de toutes les demandes présentées au Programme de subventions de fonctionnement (IRSC uniquement) par l’entremise de l’établissement aux représentants désignés de la recherche et des affaires de chaque établissement (Remarque : cette information est fournie à titre confidentiel; les organismes ne publient ni ne divulguent les renseignements ayant trait aux demandes refusées);
• publieront dans leur site Web de l’information limitée au sujet des demandes retenues uniquement, par exemple, le nom des titulaires, le nom de l’établissement, le titre du projet pour lequel la subvention a été accordée et le montant octroyé. Pour savoir précisément quels renseignements supplémentaires sur les demandes retenues les organismes publieront dans leur site Web, consultez la documentation relative aux programmes de chaque organisme (CRSNG et CRSH uniquement).

IRSC uniquement

• Les candidats recevront des exemplaires de toutes les évaluations des arbitres externes et des évaluateurs internes, ainsi qu’un sommaire des délibérations du comité (s’il y a lieu). Les arbitres externes et les évaluateurs internes resteront anonymes. On ne leur fera pas part non plus des commentaires émis sur les autres candidats et on ne leur révélera pas leur identité. Après le concours, les copies des publications présentées par les candidats seront détruites.
• Après l’approbation des IRSC, on envoie aux candidats retenus pour une subvention une autorisation de financement les informant du type et du montant de leur subvention. Dans tous les cas, une copie de l’autorisation de financement est envoyée au responsable des finances de l’université ou de l’établissement concerné.

Versement des subventions

• La plupart des fonds de subvention sont versés par l’entremise d’un compte commun des subventions et acheminés directement au personnel administratif de l’établissement qui les conservera au nom du titulaire. Ce personnel administratif assure la garde des fonds de subvention, verse les salaires et les autres dépenses autorisées par le titulaire et fournit des rapports périodiques au titulaire et aux organismes subventionnaires fédéraux relativement à la situation des fonds de subvention.
• L’établissement ne peut verser des fonds pour le compte du titulaire que lorsque toutes les conditions d’attestation précisées, par exemple le soin des animaux, les risques biologiques et l’éthique, ont été respectées.
• Aucuns fonds de subvention ne seront versés par les organismes si toutes les conditions de paiement n’ont pas été respectées, par exemple, la confirmation de réception par l’établissement des rapports de contribution, d’activité du partenaire et d’évaluation environnementale, et la confirmation de l’admissibilité du candidat.
• Certaines subventions ne sont pas versées par l’entremise du compte commun des subventions. Celles-ci sont versées directement aux établissements bénéficiaires. Dans de tels cas, les modalités de l’administration des fonds sont définies de façon individuelle. Les modalités pourraient comprendre notamment : un protocole d’entente, des exigences en matière de rapports et des méthodes de paiement.
• Afin de veiller à ce que les établissements disposent de données exhaustives et précises sur les subventions qu’ils administrent, les organismes communiqueront aux administrateurs des subventions de recherche et au personnel administratif, à des dates désignées, une liste qui répertorie toutes les nouvelles subventions et bourses de même que les versements continus.

CRSNG et CRSH uniquement

• Tous les versements ultérieurs sont assujettis à la disponibilité des fonds accordés annuellement aux organismes subventionnaires fédéraux par l’entremise de crédits parlementaires; il se peut que des modalités s’appliquent. En outre, le CRSNG et le CRSH se réservent le droit de reporter ou d’annuler les versements ultérieurs dans le cas où le besoin de fonds n’est pas dûment justifié.

Dépassement de crédit

L’organisme n’est pas responsable du financement des dépenses ou des engagements des titulaires qui sont au-delà des fonds de l’organisme versés au crédit du titulaire à l’établissement pour les exercices en cours ou antérieurs.

Admissibilité continue

Afin de respecter la politique gouvernementale, les organismes sont tenus de confirmer l’admissibilité continue du titulaire avant de remettre les versements futurs à l’établissement. Une fois par année, les organismes remettront au bureau de la recherche et au bureau des finances de l’établissement une liste de tous les versements liés aux subventions pour l’exercice à venir et devront confirmer par la même occasion l’admissibilité continue des titulaires conformément aux critères d’admissibilité de l’organisme.

Toutefois, l’établissement doit communiquer avec la Division des finances de l’organisme dès qu’il y a des changements à l’admissibilité du titulaire au cours de la période de validité de la subvention. De tels changements peuvent comprendre notamment un changement de poste au sein de l’établissement, le fait de changer de statut d’employé à temps plein à employé à temps partiel, le fait de passer à un poste d’une durée limitée ou l’acceptation d’un poste à l’extérieur du Canada (universitaire ou autre) au cours de la période de validité de la subvention.

CRSNG uniquement

Si le titulaire passe d’un poste à temps plein à un poste à temps partiel, voici les documents qu’il faut faire parvenir à la Division des finances et de l’administration des octrois du CRSNG :

• la page 1 du formulaire 100, Formulaire de renseignements personnels, ainsi que l’annexe B ou B1 et l’annexe C du formulaire;
• un budget révisé des dépenses prévues jusqu’à l’expiration de la subvention;
• un état des dépenses à jour (formulaire 300, Subventions de recherche – État des dépenses).

Si le poste d’une durée limitée du titulaire change au cours de la période de validité de la subvention, il faut faire parvenir l’annexe B du formulaire 100 au CRSNG.

Prolongation pour l’utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la subvention

• Dans le cas de certains programmes, une prolongation est accordée automatiquement pour permettre aux titulaires d’utiliser les fonds restants dans leur compte au-delà de la date d’expiration de la subvention. Cette période de prolongation permet aux titulaires d'achever les activités de recherche qu'ils mènent dans le cadre de leur subvention. Les titulaires sont autorisés à prendre et à rembourser de nouveaux engagements pendant la période de prolongation, mais pas après celle-ci.
• D’autres programmes prévoient des prolongations sur dem ande uniquement (voir ci-après la liste des programmes et des périodes de prolongation). Dans le cas de ces programmes, les titulaires doivent présenter une demande écrite au personnel du programme de l’organisme avant la date d’expiration de leur subvention en indiquant succinctement les raisons pour lesquelles la prolongation est nécessaire et quand ils prévoient achever leurs activités de recherche.
• Si sa demande de prolongation n’est pas approuvée, le titulaire dispose d’une période de trois mois pour rembourser les montants engagés avant la fin de la durée de la subvention.
• S’il y a toujours des fonds dans le compte à la fin de la période de prolongation autorisée pour utiliser les fonds, reportez-vous au paragraphe sur les Fonds non dépensés dans les comptes de l’organisme.