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Questions administratives

Propriété des articles achetés ou recueillis à l’aide de fonds de l’organisme

L’appareillage et le matériel achetés ou recueillis à l’aide de fonds de subvention de l’organisme sont la propriété de l’établissement et non pas du titulaire individuel. Il incombe à l’établissement, en sa qualité de dépositaire, de veiller à ce que l’appareillage soit utilisé pour appuyer le programme de recherche du titulaire et des cotitulaires. Les décisions relativement à l’utilisation et à la gestion de l’appareillage doivent être prises conjointement par l’établissement et le titulaire ou le groupe des utilisateurs.

L’organisme s’attend à ce que l’appareillage soit mis à la disposition d’autres membres du corps professoral et des étudiants aux fins de leur recherche lorsque le titulaire ne s’en sert pas. L’établissement peut exiger que ces utilisateurs versent des frais pour recouvrer les frais directs engagés.

Les frais d’assurance ne devraient pas être imputés aux subventions de l’organisme. Il incombe à l’établissement d’assurer tout son appareillage et ses biens, y compris les véhicules à moteur.

Si l’appareillage ou les véhicules financés par l’organisme sont vendus ultérieurement, les produits de la vente reviennent à l’établissement et doivent être utilisés à des fins reliées à la recherche.

Collections ou spécimens

Les collections de spécimens animaux, botaniques, géologiques ou de cultures de valeur sur le plan scientifique ou les artéfacts archéologiques qui sont recueillis par un titulaire à l’aide de fonds de l’organisme sont la propriété de l’établissement. Elles doivent être détenues en fiducie au nom de la collectivité de recherche qui devrait y avoir un accès raisonnable. De telles collections devraient être déposées dès que possible dans un dépôt approprié.

Cependant, la politique de l’organisme sur la propriété des collections des spécimens ne remplace pas la législation fédérale ou provinciale sur ce sujet.

L’organisme ne vise pas à restreindre les procédures normalisées et reconnues d’échange d’appareillage et de spécimens entre les chercheurs et les établissements, mais plutôt à veiller à les conserver en bon état et à en assurer l’accessibilité future.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le soin approprié, la garde, la propriété et le transfert éventuel des collections universitaires, rendez-vous à http://www.crsng.gc.ca/programs/framework_f.htm.

Congés parentaux payés

IRSC et CRSNG uniquement

Sur demande, et si l’établissement accorde des congés parentaux, l’organisme versera un supplément pour congés parentaux dans les six mois suivant la naissance ou l’adoption de l’enfant à des étudiants et à des stagiaires postdoctoraux admissibles qui sont rémunérés à même les subventions des IRSC ou du CRSNG et qui sont les fournisseurs de soins primaires de l’enfant.

Le supplément, qui sera calculé en fonction du niveau de rémunération courant (CRSNG) ou de l’allocation minimale appropriée (IRSC), sera versé aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux pendant une période maximale de quatre mois (CRSNG) ou de six mois (IRSC). Si les deux parents reçoivent des fonds de l’organisme, chacun d’eux peut se prévaloir d’une partie du congé pourvu que la durée totale des deux congés ne dépasse pas quatre mois (CRSNG) ou six mois (IRSC). Les étudiants ou les stagiaires qui sont admissibles aux avantages parentaux d’autres sources ne sont pas admissibles au supplément de congés parentaux.

CRSNG uniquement

Les étudiants ou les stagiaires devraient communiquer avec le Bureau des études supérieures pour obtenir de l’information sur les congés parentaux rémunérés.

IRSC uniquement

Le montant correspondant au congé sera ajouté à la subvention du directeur des travaux.

Le supplément doit être demandé au moins 30 jours à l’avance avec une lettre du directeur de recherche envoyée aux IRSC qui confirme les renseignements suivants :

• les dates du congé
• il ou elle sera le principal soignant de l’enfant
• il ou elle n’a pas droit à des prestations d’assurance-emploi ou à des prestations parentales provenant d’autres sources
• l’autre parent n’a pas reçu et ne recevra pas de prestations d’assurance-emploi ou d’autres prestations parentales avant ou pendant la période au cours de laquelle les IRSC paient les prestations parentales
• pendant le congé, il ou elle ne sera pas engagé dans des activités liées à ses études ou à sa recherche ni employé d’aucune façon

CRSH uniquement

Les suppléments pour congé parental ne font pas partie du budget des subventions du CRSH.

Transfert de subventions à un établissement canadien admissible

CRSNG et CRSH uniquement

Les documents ci-après doivent être acheminés à la Division des finances et de l’administration des octrois.

• Documents fournis par le titulaire :
• avis de déclaration de la date à laquelle le titulaire a quitté l’établissement
• Documents fournis par l’ancien établissement :
• un état des dépenses (formulaire 300) signé comportant des données jusqu’à la date du départ
• une liste détaillée des engagements en cours (formulaire 303) du titulaire présentée avant le transfert, y compris les contrats ou les conventions d’emploi pour le personnel de recherche
• Documents fournis par le nouvel établissement :
• une lettre du recteur ou du président de l’établissement ou de son délégué, contresignée par le directeur de département ou le doyen approprié, qui précise la date de nomination de même que le poste universitaire occupé dans le nouvel établissement. La lettre et les signatures attestent que le recteur ou le président de l’établissement, ou son délégué accepte de se conformer à toutes les politiques et exigences de l’organisme

IRSC uniquement

Le titulaire d’une subvention peut demander de transférer celle-ci à un autre établissement en faisant parvenir un nouvel exemplaire dûment rempli des pages 1 et 2 du module Recherche, dûment contresigné par les autorités compétentes du nouvel établissement et le ou les candidats principaux à la subvention. À noter que les co-candidats ne sont pas tenus de signer la page 2 du module Recherche. Le titulaire d’une subvention doit aussi soumettre une page couverture révisée (page 1) du module CV commun (validé pour les IRSC) comprenant l’adresse du nouvel établissement. Le titulaire devrait inclure une lettre précisant le titre du projet, une estimation du solde des fonds de la subvention disponible à l’établissement actuel et la date d’entrée en vigueur du transfert. Dans des circonstances normales, les IRSC permettent que chaque subvention de recherche soit administrée par un seul établissement. Des dispositions seront alors prises pour effectuer le transfert d’une portion du solde non dépensé de la subvention. Le reste du solde non dépensé sera transféré dès que le bureau des finances de l’établissement auquel la subvention avait été versée à l’origine aura fait parvenir un état final des dépenses.

Le titulaire principal d’une subvention doit aviser tous les co-bénéficiaires de prendre leurs propres mesures pour l’octroi des fonds.

Les demandes de transfert entre établissements seront considérées pendant les périodes de financement et de prolongation (prolongation automatique de un an ou autres périodes de prolongation approuvées). Cependant, les demandes de transfert faites pendant une période de prolongation ne seront pas autorisées pour un transfert entre un établissement hôte et un établissement affilié (et vice versa).

Déplacement de l’appareillage, du matériel ou du solde d’une subvention

Tout appareillage acheté à l’aide de fonds de l’organisme est la propriété de l’établissement et non du titulaire individuel. Si le titulaire passe à un autre établissement canadien et souhaite transférer le solde d’une subvention d’appareillage (appelée subvention d’outils et d’instruments de recherche au CRSNG) ou déménager de l’appareillage ou d’autre matériel acheté à l’aide de fonds de subvention de l’organisme, l’ancien établissement peut autoriser un tel déménagement. L’organisme encourage l’établissement d’accepter une telle demande à condition que d’autres chercheurs de cet établissement n’en aient pas besoin. Si la demande est accordée, l’ancien établissement devrait informer le nouvel établissement que les biens ainsi transférés deviennent la propriété du nouvel établissement.

Procédure de cessation des subventions

Le bureau de la recherche ou le bureau des finances de l’établissement doit immédiatement informer la Division des finances de l’organisme lorsqu’un titulaire* cesse d’être admissible à détenir des fonds, tel qu’il est précisé dans les lignes directrices du programme de l’organisme, ou n’est plus en mesure d’effectuer la recherche ou les activités reliées à la recherche pour lesquelles la subvention a été octroyée.

* Toute subvention de recherche de groupe ou d’équipe pour laquelle le titulaire est le chercheur principal peut continuer d’être financée si la subvention est transférée à un co-candidat admissible, sous réserve de l’approbation de l’organisme.

CRSNG et CRSH uniquement

Les documents ci-après doivent être soumis :

• un état des dépenses (formulaire 300) à compter de la date de cessation
• une liste détaillée des engagements en cours (formulaire 303) pris par le titulaire avant la cessation, y compris les contrats ou les conventions d’emploi pour le personnel de recherche

Aucun nouvel engagement et aucune nouvelle dépense ne peuvent être autorisés à partir du compte de subvention après la date de cessation.

L’organisme peut autoriser une période de cessation progressive pour le paiement d’engagements ou de dépenses en cours à partir des fonds qu’il y a toujours dans le compte.

La durée d’une période de cessation progressive normale est de trois à six mois, mais peut aller jusqu’à 12 mois dans le cas du décès d’un titulaire.

CRSH uniquement

Si le titulaire déménage dans un autre pays avant d’avoir terminé un programme ou un projet de recherche pour lequel l’établissement a reçu des fonds du CRSH, toute subvention individuelle du titulaire est interrompue, sauf si le programme ou le projet de recherche se rapporte au Canada. Dans ce cas, le titulaire peut utiliser le financement initialement accordé pour terminer le projet, et l’établissement d’origine continue à gérer la subvention.

IRSC uniquement

Lorsqu’on met fin à une subvention, les IRSC reconnaissent qu’il y a souvent lieu de prévoir une période de transition afin de permettre : aux stagiaires qui reçoivent un appui dans le cadre de la subvention de terminer leur thèse ou de transférer à un autre superviseur; au personnel de recherche qui reçoit un appui dans le cadre de la subvention de déménager; et aux projets qui bénéficient d’une subvention et qui sont déjà en cours d’en arriver à une solution logique. Dans de tels cas, le titulaire (ou le représentant de l’établissement) doit fournir à l’organisme une description des questions qu’il reste toujours à régler, du délai et du montant des fonds nécessaires pour résoudre ces questions et des dispositions qui seront prises (p. ex., continuer à assurer la supervision des étudiants ou du projet, si le titulaire n’est plus sur le site). Normalement, cette période de transition ne doit pas dépasser un an. Si la proposition est approuvée par l’organisme, l’autorisation de fonds sera modifiée afin de tenir compte des exigences révisées. À la fin de cette période, tous les fonds non utilisés doivent être retournés à l’organisme. Lorsque les fonds inutilisés sont retournés à l’organisme, un état des dépenses (formulaire 300) signé par le titulaire d’une subvention et l’agent financier de l’établissement, précisant le solde non dépensé correspondant au montant du remboursement doit accompagner le chèque. La subvention ne peut être renouvelée, et aucune période de prolongation n’est prévue.

Report du versement d'une subvention en cours

La politique gouvernementale interdit aux organismes subventionnaires fédéraux d’effectuer des versements de subventions pour des besoins à venir et autorise ces organismes à accorder seulement des fonds d’un montant correspondant aux besoins de trésorerie nécessaires à la poursuite de la recherche. Le titulaire devrait demander le report du versement prévu pour le prochain exercice s’il a accumulé des fonds dans son compte de subvention en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans ses travaux de recherche attribuable, par exemple, à la prise d’un congé prolongé (congé de maladie, congé de maternité ou congé parental) ou à la difficulté à embaucher du personnel, et juge que le versement ne sera pas nécessaire au cours de l’exercice.

Le report du versement (CRSNG et CRSH uniquement) ou des engagements annuels (IRSC uniquement) a pour conséquence de prolonger la période de validité de la subvention, de permettre au titulaire de réorganiser ses activités et de repousser la date de renouvellement de la subvention ou la date de présentation d’une nouvelle demande suivant le nombre d’années de report choisi. La date de fin initiale de la subvention est modifiée en conséquence. Le report du versement (CRSNG et CRSH uniquement) ou des engagements annuels (IRSC uniquement) d’une subvention n’a aucune incidence négative sur l’examen de la prochaine demande de subvention. Au contraire. Cela montre plutôt que le titulaire administre bien les fonds qui lui sont accordés et permet aux organismes subventionnaires d’appuyer d’autres chercheurs qui, sinon, n’auraient peut-être pas bénéficié de cet appui.

CRSNG et CRSH uniquement

Les organismes pourraient reporter ou annuler un versement subséquent d’une subvention s’ils estiment que l’accumulation de fonds dans le compte de subvention du titulaire de la subvention n’a pas été bien justifiée et que le besoin de fonds n’a pas été démontré.

Pour reporter le versement d’une subvention ou obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, communiquez avec un agent de la section Administration des octrois au CRSNG ou au CRSH à awdad@crsng.ca ou awdad@crsh.ca, ou avec la Division des finances aux IRSC à awardsfinance@irsc-cihr.gc.ca.

Les exceptions seront indiquées dans la description du programme de l’organisme.

Congés parentaux et de soins et d’éducation et congé pour raisons médicales

IRSC et CRSNG uniquement

Les organismes reconnaissent qu’un congé prolongé accordé par un établissement peut avoir une incidence sur le programme de recherche d’une personne et offrent les options ci-après en ce qui a trait aux subventions de recherche.

• Lorsqu’un titulaire a pris un congé prolongé, il peut demander une prolongation de la durée du soutien accordé dans le cadre de la subvention actuelle pour une période maximale de six mois (IRSC) et de deux ans (CRSNG) à un niveau de financement supérieur mais qui ne doit pas dépasser le montant actuel; une telle demande doit comprendre une justification du montant demandé et être approuvée par les autorités de l’établissement (p. ex., le directeur de département et le doyen).
• Le titulaire peut demander que soit reporté le versement d’une subvention pour une période maximale de un an (IRSC) et de jusqu’à deux ans (CRSNG).
• Le titulaire peut reporter la présentation du renouvellement de la demande.
• Le titulaire peut participer à un concours de subvention de recherche de la façon habituelle.

CRSNG uniquement

Dans le cas des autres subventions du CRSNG, à condition que toutes les parties acceptent, une approbation peut être accordée pour reporter un versement ou prolonger la période de temps nécessaire pour mener à terme un projet en raison de délais attribuables à un congé parental ou de soins et d’éducation ou encore en raison d’un congé pour raisons médicales. Les titulaires doivent présenter une demande par écrit à la division du programme pertinente du CRSNG.

IRSC uniquement

Si la recherche proposée se poursuit pendant que le titulaire est en congé, un autre chercheur du même établissement que le titulaire, qui répond aux exigences d’admissibilité de l’organisme, devrait être chargé d’assurer un suivi du projet, de superviser le personnel qui poursuit les travaux liés au projet en l’absence du titulaire et devrait se voir accordé un pouvoir de signature pour le compte du titulaire. Outre la demande de congé du titulaire, une lettre de la part du chercheur confirmant qu’il accepte d’assumer ce rôle de même qu’une lettre du représentant approprié de l’établissement confirmant que des modalités sont en place devraient être acheminées à l’organisme.

CRSH uniquement

Voir ci-dessous Congés sabbatiques et autres.

Congés sabbatiques et autres

CRSNG uniquement

Le titulaire ou l’établissement, ou les deux, doit informer immédiatement la Division des finances et de l’administration des octrois du CRSNG lorsqu’un titulaire s’absente de son établissement canadien pour une période de plus de un an (congé sabbatique, congé sans solde, etc.).

Congés d’une durée maximale de un an

• Les titulaires qui s’absentent de leur établissement canadien pour une période de congé maximale de un an continuent d’être admissibles à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention.

Congés d’une durée de un an à deux ans

• Les titulaires qui sont en congé pour une période de plus de un an, mais qui passent tout de même au moins six mois par année dans un établissement canadien admissible, continuent d’être admissibles à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention.
• Les titulaires qui ne passent pas au moins six mois par année dans un établissement canadien admissible ne répondent plus aux critères d’admissibilité leur permettant de continuer à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention pour la deuxième année de leur congé. Les fonds pour la deuxième année seront calculés au prorata à partir de la date anniversaire et la portion restante sera reportée. Tous les versements ultérieurs seront gelés jusqu’à ce qu’il y ait confirmation que le titulaire est retourné à l’établissement.

Congés d’une durée de plus de deux ans

• Si la durée du congé se prolonge au-delà de deux ans, les années antérieures reportées et tous les versements subséquents seront annulés et on mettra fin à la subvention sans qu’une période de retrait progressif soit prévue.

Remarque : La date d’entrée en vigueur de la cessation est la date réelle à laquelle la deuxième année de congé commence.

CRSH uniquement

Congés sabbatiques

• Le CRSH n’exige aucun avis de congé sabbatique des titulaires, et ceux-ci peuvent continuer à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention pendant un tel congé.

Autres congés (congés pour raisons médicales, congés de maternité, congés parentaux, congés sans solde, etc.)

Congés d’une durée maximale de un an

• Les titulaires qui s’absentent de leur établissement canadien pendant une période de congé maximale de un an continuent d’être admissibles à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention.

Congés d’une durée de un à deux ans

• Les titulaires qui prennent congé de leur établissement canadien pendant plus de un an à des fins non liées à leurs travaux de recherche ne répondent plus aux critères d’admissibilité leur permettant de continuer à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention. La deuxième année du congé, les fonds seront reportés. Tous les versements ultérieurs seront gelés jusqu’à ce que l’organisme ait la confirmation que le titulaire est retourné à l’établissement à la fin de la période de deux ans. Lorsque le titulaire s’est vu accorder un congé de plus de un an, son établissement doit informer la Division des finances et de l'administration des octrois du CRSH et transmettre ces renseignements avant la fin de la première année du congé.

Congés d’une durée de plus de deux ans

• Si la durée du congé dépasse deux ans, les fonds reportés des années antérieures et tous les versements subséquents seront annulés, et on mettra fin à la subvention sans période de retrait progressif. La date d’entrée en vigueur de l’annulation correspondra au début de la deuxième année de congé.

IRSC uniquement

Les options et les exigences applicables à d'autres congés s'appliquent aussi au congé sabbatique, à l’exception du fait qu’aucuns fonds de subvention supplémentaires ne seront accordés pour couvrir la période du congé. Les congés sabbatiques ne doivent pas durer plus de un an si le titulaire souhaite continuer à se prévaloir de la subvention.

Un titulaire d’une subvention qui désire voir son projet continuer durant un congé sabbatique doit, avant son départ, expliquer aux IRSC de façon satisfaisante les dispositions qu’il a prises pour la poursuite du projet et pour la surveillance de tous les étudiants des deuxième et troisième cycles. Les IRSC exigent aussi une lettre du directeur du département mentionnant la date de retour prévue du titulaire d’une subvention.

Fonds non dépensés dans les comptes de l’organisme

CRSNG et CRSH uniquement

• Toutes les subventions versées au compte commun de subventions d’un établissement sont réputées comme ayant un détenteur primaire, à savoir le titulaire, dont le nom figure sur l’avis de subvention. Le détenteur secondaire est le recteur ou le président de l’établissement qui administre la subvention.
• Toutes les subventions qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées ou auxquelles on a dû mettre fin, de même que toutes les subventions de projets terminés peuvent contenir des fonds non dépensés attribués dans les années antérieures ou octroyés au cours de l’exercice en cours, ou ces deux possibilités. L’organisme devra ajuster le versement suivant à l’établissement en fonction des fonds de l’exercice en cours qui ne seront pas nécessaires aux fins pour lesquelles ces fonds ont été octroyés. L’organisme permettra que les fonds non dépensés des années antérieures soient retenus par l’établissement selon certaines conditions définies par sa Division des finances et de l’administration des octrois. La Division des finances et de l’administration des octrois peut autoriser le transfert de tels fonds au Fonds général de recherche (FGR). Ces comptes spéciaux du CRSNG et du CRSH sont détenus en fiducie par le recteur ou le président de l’établissement dans le but général de rehausser la qualité des recherches en sciences naturelles et en génie (dans le cas du CRSNG) ou dans le domaine des sciences sociales et humaines (dans le cas du CRSH).
• Dans le cas des subventions accordées par les Réseaux de centres d’excellence (RCE), les fonds non dépensés au terme de la période de validité de la subvention doivent être retournés au Secrétariat des RCE.

CRSH uniquement

Dans les cas suivants, les fonds non dépensés au terme de la période de subvention ne peuvent pas être transférés au Fonds général de recherche (FGR) et doivent être retournés à l’organisme :

• toutes les allocations de dégagement pour la recherche (ADR) attribuées par un programme
• la totalité des fonds attribués par l’intermédiaire d’une subvention de l’Initiative de la nouvelle économie (INE)
• tout financement accordé par le programme Connexions

IRSC uniquement

Tous les fonds non dépensés à la fin de la période autorisée pour utiliser les fonds doivent être retournés à l’organisme. Lorsque des fonds non dépensés sont retournés à l’organisme, un état des dépenses (formulaire 300) signé précisant le solde non dépensé correspondant au montant du remboursement doit accompagner le chèque.

Veuillez noter que les IRSC ne permettent pas le transfert de fonds excédentaires (soldes non dépensés se trouvant dans les comptes de subventions) entre établissements affiliés pendant la période de prolongation autorisée pour utiliser les fonds. Pour plus de renseignements sur le transfert des subventions aux établissements ou organismes canadiens admissibles, référez-vous à la sous-section intitulée Transfert de subvention(s) à un établissement canadien admissible dans cette section du guide.