Énoncé du CRSNG sur la protection des renseignements personnels et la sécurité

Cette application constitue un système d’information du gouvernement fédéral. Elle s’adresse uniquement aux personnes qui présentent une demande de financement au CRSNG. Les activités des utilisateurs font l’objet d’une surveillance; les utilisateurs non autorisés risquent d’être poursuivis en justice.

Tous les renseignements que vous entrerez dans ces formulaires électroniques seront protégés en vertu des lois et politiques fédérales. Ils seront en outre protégés par un mot de passe et vous seul pourrez les consulter. Vos données seront transmises au CRSNG sous forme de fichier chiffré, puis conservées dans une base de données dans un serveur sécurisé situé dans les bureaux du Conseil. Les données ainsi conservées serviront aux fins d’élaboration, de mise à jour et d’impression de votre demande à partir de votre imprimante locale. Elles ne seront ni utilisées ni divulguées à d’autres fins. Soulignons que le CRSNG continuera à utiliser les demandes officielles signées, et non les données saisies par l’intermédiaire de ce processus électronique, pour procéder à l’évaluation des demandes.

Période de rétention :

Programmes de bourses

• Candidats : Les formulaires électroniques dans lesquels figurent vos renseignements personnels seront effacés de la base de données du CRSNG après 18 mois d'inactivité.
• Rapport/évaluation sur le candidat : Les données fournies dans le rapport/évaluation seront conservées au CRSNG temporairement et ce processus servira aux seules fins d'élaboration, de mise à jour et d'impression de votre rapport/évaluation à partir de votre imprimante locale. Ces données seront supprimées de la base de données du CRSNG après 18 mois d'inactivité. La copie papier du rapport/évaluation portant votre signature deviendra alors la version officielle.

Programmes de subventions :

Données biographiques personnelles :

• Les candidats pourront accéder à leurs données biographiques personnelles et les modifier s'ils désirent présenter une nouvelle demande au CRSNG. Les renseignements figurant sur le Formulaire de renseignements personnels (formulaire 100) et ses annexes seront conservés sur ce support électronique huit ans après la dernière mise à jour, après quoi ils seront effacés.
• Les examinateurs pourront accéder à la fiche dans laquelle figurent leurs renseignements personnels et les mettre à jour afin de les utiliser lors d'évaluations ultérieures. Les renseignements personnels des examinateurs qui sont également inscrits sur ce support électronique comme candidats au CRSNG seront conservés huit ans après la dernière mise à jour, à la suite de quoi ils seront effacés. Quant aux autres examinateurs, leurs renseignements personnels seront conservés sur ce support électronique pendant dix-huit mois, après quoi ils seront effacés.

Données figurant sur la demande :

• Candidats : Les renseignements figurant sur le Formulaire de demande de subvention (formulaire 101) et sur l'Avis d'intention de présenter une demande de subvention (formulaire 180) seront effacés après 18 mois d'inactivité.

Évaluation d'une demande de subvention :

• Examinateur : Les données qui constitueront le fondement de votre évaluation d'une demande de subvention serviront aux seules fins de vous permettre d'élaborer, de mettre à jour et d'imprimer votre évaluation à partir d'une imprimante locale, ainsi que d'envoyer la version finale de votre évaluation par voie électronique au CRSNG. Ces données ne vous seront plus accessibles deux semaines après que vous aurez rempli votre évaluation et que vous l'aurez envoyée par voie électronique au CRSNG. En ce qui concerne les évaluations complètes, incomplètes ou non acheminées au CRSNG, les données seront effacées après 18 mois d'inactivité.