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Utilisation des subventions

Avant-propos

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les chercheurs et les administrateurs des établissements dans leur interprétation de ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds publics. À noter que la liste d’exemples n’est pas exhaustive. Les chercheurs sont invités à communiquer avec les personnes-ressources appropriées au sein de leur établissement respectif, par exemple, avec l’agent responsable des finances ou l’agent responsable des subventions de recherche. Si l’établissement demeure incertain du sens à donner à la politique d’un organisme subventionnaire fédéral, il doit demander à la division des finances de cet organisme de trancher.

Principes généraux

Les fonds accordés par l’organisme doivent aider à couvrir les frais directs d’un programme ou d’un projet de recherche. De son côté, l’établissement doit assumer les coûts indirects ou frais généraux, tels que les coûts des installations et des services de base, les dépenses liées à l’achat et à la réparation du matériel de bureau, les frais d’administration, les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche, de même que les frais liés aux appareils de communication de base comme les téléphones et les télécopieurs.

Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et économique, et les dépenses doivent être essentielles à la recherche visée par la subvention.

Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées au programme ou au projet de recherche auquel un appui financier est accordé, et être acceptées et approuvées par le titulaire de la subvention.

D’autres dépenses admissibles et non admissibles propres à un programme sont énumérées dans la documentation relative aux programmes de l’organisme. Les lignes directrices particulières à un programme peuvent compléter cette liste.

En l’absence d’une politique explicite de l’organisme, la politique de l’établissement, p. ex., la politique portant sur les taux quotidiens pour les déplacements, s’applique. Lorsqu’une politique de l’organisme et une politique de l’établissement coexistent, la politique de l’organisme a habituellement préséance sur celle de l’établissement. Lorsque la politique de l’établissement est plus stricte que celle de l’organisme, la politique de l’établissement prévaut normalement sur celle de l’organisme.

L’organisme compte sur les politiques des établissements concernant l’intégrité en recherche et les conflits d’intérêts pour assurer l’utilisation des fonds publics selon les exigences en matière de responsabilité et d’imputabilité.

L’établissement a le droit et la responsabilité de différer l’autorisation de dépenses soumises par un titulaire d’une subvention qui contrevient aux règlements de l’organisme ou à la politique de l’établissement.

Dépenses rétroactives

IRSC uniquement

CRSNG uniquement

Renseignements relatifs aux subventions de projet uniquement

Le personnel responsable de la gestion des programmes du CRSNG examinera les dépenses au cas par cas, et ces dernières doivent satisfaire aux critères suivants.

• Les dépenses doivent constituer des dépenses admissibles, tel qu’il est défini à la section Administration financière du Guide des programmes destiné aux professeurs.
• Les dépenses doivent être présentées comme des dépenses rétroactives, et une justification doit être fournie au moment de la présentation de la demande initiale.
• Les dépenses (si elles sont approuvées) doivent être engagées entre la date de présentation de la demande et la date officielle d’entrée en vigueur de la subvention.

CRSH uniquement

Dépenses liées à la rémunération

Les personnes rémunérées à même une subvention d’un organisme ne sont pas considérées comme des employés ou des titulaires d’une bourse de cet organisme.

Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires, ainsi que les congés parentaux.

Dépenses admissibles

CRSNG uniquement

• Les salaires* et les traitements*, de même que les avantages sociaux non discrétionnaires afférents prévus par les gouvernements fédéral et provincial ainsi que par l’établissement, se rapportant aux travaux de recherche effectués par le personnel de recherche, par exemple, les étudiants, les attachés de recherche, les techniciens.
• Les étudiants à la maîtrise peuvent toucher un salaire ou traitement maximal de 16 500 $ par année provenant des fonds accordés par l’organisme. Le salaire ou traitement maximal pour les étudiants au doctorat est de 19 000 $ par année. Les avantages sociaux non discrétionnaires constituent également des dépenses admissibles.
• Les stagiaires postdoctoraux dont la totalité ou une partie de la rétribution provient des fonds octroyés par le CRSNG doivent toucher un traitement ou un salaire total d’au moins 25 000 $ par année ainsi que des avantages sociaux non discrétionnaires.
• Le salaire offert aux stagiaires postdoctoraux, à titre d’appui de la part de l’organisme, est accordé pour une période maximale de deux ans. Cependant, une aide de trois ans est jugée acceptable lorsqu’elle permet, justification à l’appui, d’attirer des candidats étrangers de calibre exceptionnel. L’entente pour une durée de trois ans doit être conclue dès le départ et l’organisme doit en être informé, justification écrite dans le mois suivant l’acceptation de l’offre d’appui.
• Il est permis aux boursiers des programmes suivants seulement de recevoir un supplément à leur salaire ou à leur bourse : les programmes de bourses postdoctorales du CRSNG, de bourses de recherche scientifique de l’OTAN, de bourses de recherche de 1^er cycle et de stages en recherche nordique. Les avantages sociaux non discrétionnaires constituent également des dépenses admissibles.
• Dans le cas des subventions des programmes de partenariats de recherche, un appui supplémentaire peut être accordé à même les fonds provenant des organismes partenaires.
• Le traitement des chercheurs invités est limité à 2 000 $ par mois, pour une période maximale de 125 jours par année (frais de déplacement et de séjour en sus).

CRSH uniquement

• Les salaires* et les traitements*, de même que les avantages sociaux non discrétionnaires afférents prévus par les gouvernements fédéral et provincial ainsi que par l’établissement, se rapportant aux travaux effectués par le personnel de recherche, le personnel de soutien et d’autres membres du personnel, c.-à-d. les attachés de recherche, les techniciens.
• Les étudiants à temps plein à la maîtrise sont admissibles à une allocation allant jusqu’à 12 000 $ par année; les étudiants à temps plein au doctorat sont admissibles à une allocation allant jusqu’à 15 000 $ par année; et les stagiaires postdoctoraux sont admissibles à une allocation allant jusqu’à 31 500 $ par année. Les avantages sociaux non discrétionnaires constituent également des dépenses admissibles. Toutefois, si un étudiant ou un stagiaire postdoctoral reçoit un salaire, le taux doit correspondre à l’échelle salariale de l’établissement.

IRSC uniquement

Remarques : Les allocations de formation énumérées ci-dessous sont les montants minimums qui doivent être accordés aux stagiaires à même une subvention des IRSC. Ils sont aussi les montants maximums que le candidat peut demander lorsqu’il présente une demande de subvention et que les IRSC accorderont. Une fois qu’il détient une subvention, le titulaire peut, à sa discrétion, accorder à un stagiaire une allocation de formation dont le montant est plus élevé que le montant minimum des IRSC. Les fonds de la subvention peuvent aussi servir à augmenter les allocations de formation accordées aux stagiaires qui proviennent d’autres sources, y compris d’autres subventions des IRSC et des bourses de formation individuelles.

Dépenses admissibles

• Les salaires* de même que les avantages sociaux non discrétionnaires afférents prévus par les gouvernements fédéral et provincial ainsi que par l’établissement, se rapportant aux travaux effectués par les attachés de recherche, les adjoints à la recherche et les techniciens. Les taux de rémunération des attachés de recherche, des adjoints à la recherche et des techniciens doivent correspondre à l’échelle salariale de l’établissement concerné.
• Les étudiants aux cycles supérieurs, soutenus en tout ou en partie par une subvention des IRSC, ont droit à un traitement minimal de 17 850 $ par année.
• Les boursiers postdoctoraux qui ont un doctorat ont droit à un traitement minimal de 36 750 $ par année. Les boursiers postdoctoraux qui ont un doctorat doivent commencer leur formation postdoctorale dans les cinq années qui suivent l’obtention de leur diplôme de doctorat.
• Les boursiers qui détiennent un diplôme dans une profession du domaine de la santé, telle que la médecine, la dentisterie, la pharmacologie, l’optométrie, la médecine vétérinaire, les sciences infirmières ou les sciences de la réadaptation, peuvent bénéficier d’un appui financier pendant les quatre premières années de leur formation en recherche, qu’ils soient admissibles ou non à exercer au Canada. Il n’est pas nécessaire qu’ils soient inscrits à un programme de maîtrise ou de doctorat. Ceux qui ne sont ni citoyens ni résidents permanents du Canada ne sont pas admissibles à une telle aide au-delà de la huitième année suivant l’obtention de leur diplôme dans un domaine de la santé. Dans le cas des diplômés dans un domaine de la santé admissibles à exercer au Canada, les traitements minimaux sont fonction du nombre d’années d’expérience en milieu universitaire qu’ils cumulent depuis l’obtention de leur diplôme. Pour 0-2 années d’expérience universitaire aux cycles supérieurs – traitement minimal de 36 750 $ par année; pour deux années ou plus d’expérience universitaire aux cycles supérieurs – traitement minimal de 47 250 $ par année.
• Les diplômés dans un domaine de la santé qui ne sont pas admissibles à exercer leur profession au Canada peuvent recevoir un traitement se situant entre 17 850 $ et 36 750 $, selon la politique en vigueur dans l’établissement concerné.
• Un salaire peut être versé à ceux qui sont titulaires à la fois d’un diplôme dans un domaine de la santé et d’un diplôme de doctorat, et ce, pendant les trois premières années suivant l’obtention de leur diplôme de doctorat. (Voir les traitements indiqués pour les diplômés dans un domaine de la santé dans le paragraphe précédent.) Si le boursier a obtenu un diplôme de doctorat avant d’entreprendre des études dans un domaine de la santé, les IRSC lui accorderont une année d’expérience supplémentaire. Également, toute année de formation postdoctorale terminée avant l’obtention du diplôme d’études dans un domaine de la santé ou dans un domaine connexe sera considérée comme une année d’expérience supplémentaire.
• Le salaire offert aux boursiers postdoctoraux, à titre d’appui de la part de l’organisme, est accordé pour une période maximale de trois ans.
• Les étudiants de premier cycle qui reçoivent une formation en recherche pendant les mois d’été peuvent recevoir une allocation mensuelle minimale de 1 313 $ provenant d’une subvention.

* Les organismes subventionnaires fédéraux s’en remettent aux règlements de l’Agence du revenu du Canada.

Autres types de dépenses admissibles liées à la rémunération

• Les honoraires des experts-conseils
• Les sommes versées aux sujets de recherche, comme les modestes primes à la participation, si elles sont acceptables sur le plan éthique
• Les frais liés aux contrats de sous-traitance
• Les salaires pour le travail de bureau directement lié aux activités de diffusion, ce qui comprend la préparation de manuscrits
• Les honoraires des conférenciers invités (CRSNG et IRSC uniquement)
• Les allocations de dégagement pour la recherche (CRSH uniquement)

Dépenses non admissibles

• Toute partie du salaire ou des honoraires d’experts-conseils versée au titulaire de la subvention ou à toute autre personne qui est admissible aux subventions en raison de son statut
• Les frais d’administration (ou de gestion)
• Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires
• Les versements d’une subvention à des praticiens cliniciens qui désirent participer à la recherche à temps partiel ou à des personnes qui souhaitent prendre part à la recherche, à titre de chercheurs, tout en continuant de toucher une rémunération pour une tâche d’enseignement ou la prestation de services (IRSC uniquement)
• Le versement d’allocations à des étudiants qui détiennent déjà une bourse de maîtrise, de doctorat ou postdoctorale d’un organisme subventionnaire fédéral (CRSH uniquement)
• Le versement d’un supplément aux étudiants qui détiennent déjà une bourse de maîtrise ou de doctorat (CRSNG uniquement)

Frais de déplacement et de séjour

Dépenses admissibles

• Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) comprennent les menues dépenses raisonnables engagées à l’occasion de travaux sur le terrain, de conférences liées à la recherche, de voyages effectués aux fins de collaboration, de travaux d’archivistique et de recherches historiques. Ils peuvent être remboursés au titulaire de la subvention, au personnel de recherche, aux étudiants et aux collègues qui travaillent avec le titulaire de la subvention ainsi qu’aux chercheurs invités
• Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus bas et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique
• Les voyages sont limités à 125 jours par personne par année (CRSNG et CRSH uniquement)
• Les primes d’assurance-annulation de voyage

Autres types de frais de déplacement admissibles

• Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain (achat d’équipement de protection, vaccins, etc.)
• Les frais de réinstallation du personnel de recherche admissible et des membres de leur famille immédiate; frais de déplacement jusqu’à concurrence du tarif aérien en classe économique (CRSNG et IRSC uniquement)
• Les frais du visa d’entrée (pour les titulaires de subvention ou le personnel de recherche) s’il est nécessaire pour les besoins de la recherche

CRSNG et CRSH

Les frais liés aux soins aux enfants ou les frais de garde d’enfants d’une mère allaitante ou d’un chercheur monoparental pendant leurs déplacements. Dans le cas d’un chercheur monoparental, le montant admissible se limite aux dépenses engagées pour les soins prodigués aux enfants en dehors des heures normales de travail pendant la durée du voyage.

IRSC uniquement

Les frais liés aux soins aux enfants ou les frais de garde d’enfants pendant les déplacements d’une mère allaitante ou d’un chercheur monoparental.

• Dans le cas d’un chercheur monoparental, le montant admissible se limite aux dépenses raisonnables et habituelles engagées pour les soins prodigués aux enfants en dehors des heures normales de travail pendant la durée du voyage.
• Les dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage en compagnie d’une gardienne et d’un enfant de moins de deux ans se limitent aux frais de déplacement et d’hébergement jusqu’à concurrence de 1 000 $ pour la gardienne, ce qui remplace les frais de garde d’enfant.

Dépenses non admissibles

• Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail, ou entre deux lieux de travail, du titulaire de la subvention ou d'un membre du personnel de recherche
• Les frais liés aux passeports et à l’immigration
• Les frais liés à la soutenance de la thèse, ce qui comprend les dépenses engagées pour un examinateur externe
• Le coût des billets d’avion qui ont été achetés par l’entremise d’un programme personnel de points de grand voyageur

Congés sabbatiques ou autres périodes de congé

Dépenses admissibles

• Les frais liés au véhicule nécessaire pour effectuer les travaux sur le terrain (après avoir obtenu l’approbation de l’établissement. Le véhicule doit être immatriculé et assuré durant le congé sabbatique)
• Les frais directement liés à la recherche, ce qui comprend l’aide à la recherche, les frais liés aux bancs d’essai et les dépenses relatives aux travaux sur le terrain, à condition qu’ils soient appuyés par les documents appropriés
• Les frais liés au transport d’équipement ou de matériel de recherche vers l’emplacement où se déroulera le congé sabbatique et depuis cet emplacement
• Les frais de déplacement pour assister à une conférence pendant un congé sabbatique
• Durant un congé sabbatique ou une autre période de congé, les frais de déplacement entre l’établissement d’attache et le lieu du congé sont limités à un billet aller-retour, sauf dans des circonstances exceptionnelles (CRSNG et IRSC uniquement)

Dépenses non admissibles

• Les frais de déplacement aller-retour du personnel de recherche devant se rendre au lieu du congé sabbatique ou autre congé du titulaire de la subvention aux fins de supervision ou d’enseignement
• Les frais de déplacement du titulaire de la subvention devant se rendre à l’établissement hôte aux fins de supervision
• Les frais de subsistance pendant un congé sabbatique
• Les frais de réinstallation et de subsistance associés à des congés sabbatiques et autres, à l’exception de ceux précisés dans la demande de subvention et approuvés par l’organisme (CRSNG et IRSC uniquement)

Matériel et fournitures

Dépenses admissibles

• Les frais liés au matériel de recherche et aux fournitures
• Les frais de déplacement à l’occasion des visites aux fabricants en vue d’acheter des appareils spéciaux
• Les frais de transport des appareils achetés
• La garantie prolongée des appareils
• Les frais de courtage et de douane pour l’importation de matériel et de fournitures
• Les frais liés à la formation du personnel qui doit utiliser les appareils ou des installations spécialisées
• Les frais d’entretien et de fonctionnement des appareils et véhicules servant à la recherche appuyée par l’organisme

Dépenses non admissibles

• Les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche
• Les frais de construction, de rénovation ou de location de laboratoires ou d’installations auxiliaires

Ordinateurs et communications électroniques

Dépenses admissibles

• Les frais liés aux ordinateurs, aux modems, aux logiciels et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche
• Les frais mensuels d’utilisation du réseau Internet à l’établissement ou au domicile seulement lorsque le service est requis pour les besoins de la recherche et qu’il n’est habituellement pas fourni gratuitement par l’établissement
• Les frais liés aux téléphones cellulaires et aux Palm Pilot, si ceux-ci sont nécessaires pour la collecte de données et sous réserve de justifications suffisantes (IRSC uniquement)

Dépenses non admissibles

• Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones
• Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres)
• Les frais liés au service de messagerie vocale
• Les frais liés à l’acquisition de livres pour la bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement
• La location ou l’achat de téléphones cellulaires ou d’assistants numériques personnels (BlackBerry, Palm Pilot, Pocket PC, etc.), y compris le coût des plans de service et les frais d’appels interurbains ou locaux
• Les frais liés aux téléphones cellulaires (frais d’appels interurbains ou locaux) et aux Palm Pilot ne sont pas considérés comme des dépenses admissibles à moins d’être nécessaires pour la collecte de données (IRSC uniquement)

Diffusion des résultats de recherche

Dépenses admissibles

• Les frais d’élaboration de renseignements offerts par l’entremise d’un site Web, ce qui comprend les frais de maintenance du site
• Les frais de diffusion des résultats de la recherche, tant sur supports traditionnels que sur vidéo, CD-ROM ou autre
• Les frais de publication d’articles
• Les frais d’élaboration d’un manuscrit sur la recherche aux fins de publication
• Les frais de traduction
• Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés ou du repas)

Services et dépenses diverses

Dépenses admissibles

• Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme le coût des annonces publicitaires ou des billets d’avion pour les candidats
• Les frais liés à l’élimination sûre des déchets
• Les frais liés à l’achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d’information non fournis officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement
• Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour effectuer le projet de recherche
• Les frais de représentation (coût des rafraîchissements non alcoolisés ou du repas) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle entre le titulaire et des chercheurs invités, et pour des activités liées à la recherche dans le cadre d’assemblées qui faciliteront l’atteinte des objectifs de recherche ou y contribueront (c.-à-d. des rencontres du titulaire avec des partenaires et des intervenants)
• Les coûts associés à une demande de renouvellement de subventions de fonctionnement, s’ils ne sont pas couverts par les services d’approvisionnement habituels fournis à tous les chercheurs au sein de l’établissement (IRSC uniquement)
• Les frais d’adhésion aux associations professionnelles ou scientifiques si des avantages économiques, au regard du programme ou du projet de recherche, peuvent en découler directement (CRSNG et CRSH uniquement)
• Les frais d’adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire et directement lié au programme ou projet de recherche (IRSC uniquement)

Dépenses non admissibles

• Les frais liés aux boissons alcoolisées
• Les frais liés aux divertissements, à la représentation et à l’achat de cadeaux, autres que ceux indiqués précédemment; cela comprend, par exemple, les frais liés aux relations régulières avec des collègues de l’établissement et aux rencontres avec le personnel
• Les frais liés aux primes et à la reconnaissance du personnel
• Les frais d’études, comme ceux liés à la préparation d’une thèse, les droits de scolarité et les frais de cours
• Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours d’apprentissage linguistique
• Les frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement
• Les frais de prestation de services de base, tels que le chauffage, l’éclairage, l’eau, l’air comprimé, l’eau distillée, les appareils de pression sous vide, les services d’entretien fournis à tous les laboratoires faisant partie d’une installation de recherche
• Les primes d’assurance pour les immeubles et l’appareillage
• Les dépenses engagées en vue d’assurer la conformité aux exigences en matière de réglementation, ce qui comprend l’examen éthique, les mesures de sécurité à prendre pour contrer les risques biologiques et la radioactivité, les évaluations environnementales ou les mesures prises pour respecter les règlements ou arrêtés provinciaux ou municipaux
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément
• Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables
• Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours
• Les dépenses relatives aux brevets
• Les frais de déménagement d’un laboratoire