Méthode de contrôle dans le cadre d'une visite d'examen
financier
Mai 2001
1. Objet de la visite
Le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie
(CRSNG), le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et
les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) sont
des organismes subventionnaires fédéraux chargés
de promouvoir et d'appuyer la recherche dans le domaine des sciences
naturelles et du génie, dans le domaine des sciences humaines
et de la santé. À cette fin, ces organismes accordent
des subventions, par voie de concours, aux chercheurs qui effectuent
leurs travaux de recherche dans des universités canadiennes
et, à l'occasion, dans des collèges et des hôpitaux.
Ils le font par l'entremise de divers programmes qui appuient la
formation en recherche aussi bien que la recherche fondamentale
ou appliquée entreprise par des chercheurs seuls ou des groupes
de chercheurs.
Puisque les fonds du CRSNG, du CRSH et des IRSC proviennent de
crédits parlementaires, ces organismes ont la responsabilité,
envers le Parlement et les contribuables canadiens, de s'assurer
que les fonds qui leur sont confiés sont administrés
judicieusement et utilisés avec efficacité et économie,
de manière à favoriser le plus possible la recherche
appuyée par les subventions. Cette responsabilité
est partagée par l'administration de l'établissement
qui se charge de gérer les fonds au nom des chercheurs.
Des membres de l'équipe des Examens et enquêtes de
la Division des finances du CRSNG/CRSH et le personnel des IRSC
visitent périodiquement les universités canadiennes
ou les centres de recherche, les instituts, les hôpitaux et
les collèges afin de s'assurer que ceux-ci ont mis en place
des pratiques financières saines et appropriées et
se conforment aux lignes directrices des organismes subventionnaires
(Guide du chercheur du CRSNG, Guide des détenteurs
de subventions du CRSH et Guides des subventions et bourses
des IRSC).1
Les chaires de recherche font également l'objet de visites
d'examen au même titre que les titulaires d'une subvention
des Réseaux de centres d'excellence (RCE). Cependant, leurs
secrétariats respectifs sont soumis à des exigences
de vérification qui leur sont propres.
Les visites d'examen servent également à promouvoir
et à maintenir de bonnes relations entre le personnel des
organismes et leurs homologues des établissements ainsi qu'à
obtenir des commentaires sur les politiques et les procédures
des organismes.
Les objectifs de la visite sont les suivants :
- évaluer l'efficacité des politiques, des mesures
de contrôle et des systèmes utilisés par les
établissements afin d'assurer que les politiques et les
règlements du CRSNG, du CRSH et des IRSC sont respectés
et que les fonds destinés à la recherche sont administrés
de façon appropriée;
- examiner les dépenses des chercheurs afin de s'assurer
que les fonds sont utilisés aux fins prévues et
conformément aux politiques, aux règlements et aux
lignes directrices figurant dans le Guide du chercheur
du CRSNG, le Guide des détenteurs de subventions
du CRSH et les Guides des subventions et bourses des IRSC;
- examiner le cadre de contrôle mis en œuvre par l'établissement
pour administrer les fonds des subventions et bourses du CRSNG,
du CRSH et des IRSC et s'assurer que ces fonds sont administrés
en conformité avec les lignes directrices des organismes
subventionnaires;
- déterminer si les chercheurs sont bien appuyés
par les services de la recherche et des finances et disposent
des outils nécessaires pour administrer de façon
appropriée et efficace leurs fonds de recherche; et
- échanger et diffuser des renseignements sur les lignes
directrices et les attentes concernant la responsabilité
et l'intégrité financières et scientifiques.
1 La méthode de contrôle
utilisée dans le cadre des visites d'examen tient compte du contexte
énoncé dans le Protocole d'entente tripartite.
2. Étapes à suivre
L'examen des comptes effectué à l'établissement
se limite aux comptes des subventions du CRSNG, du CRSH et des IRSC
et porte normalement sur le dernier exercice financier terminé.
L'équipe des Examens et enquêtes choisit au moyen d'une
méthode d'échantillonnage statistique et de comptes
ciblés, des titulaires d'une subvention parmi les comptes
de subvention du CRSNG, du CRSH et des IRSC aux fins d'examen. Elle
demande à l'établissement les feuilles du grand livre
se rapportant à ces comptes précis. À partir
de ces feuilles, elle choisit un certain nombre de transactions
à examiner dans diverses catégories de dépenses,
en fonction du volume, du montant et du domaine de risque. Elle
envoie ensuite à l'établissement une liste de ces
transactions particulières en vue d'obtenir les pièces
justificatives.
L'équipe des Examens et enquêtes vérifie également
les paiements globaux de bourses confiés à l'établissement.
Elle choisit au hasard un échantillon de boursiers et, lors
de l'examen sur place, vérifie aussi les procédés
employés par l'établissement pour administrer ces
fonds.
Avant la visite, l'équipe des Examens et enquêtes
informe les chercheurs et les boursiers sélectionnés
qu'un examen de leurs comptes sera effectué. Une lettre est
habituellement expédiée environ un mois avant la visite.
Au début de la visite, l'équipe des Examens et enquêtes
tient une séance d'information afin d'obtenir des détails
et des commentaires et de s'informer des préoccupations des
divers administrateurs à l'établissement. Habituellement,
deux ou trois employés des organismes subventionnaires rencontrent
des représentants des services financiers et du bureau des
subventions de recherche. Parfois, ils rencontrent plus tard durant
la semaine des représentants de d'autres sections comme l'éthique
et les ressources humaines.
Pendant la visite de contrôle, l'équipe des Examens
et enquêtes passe en revue les transactions et demande parfois
des renseignements détaillés aux responsables de l'établissement.
Si la documentation disponible ne semble pas suffire, l'équipe
s'adresse directement aux chercheurs ou à l'adjoint du département
pour obtenir de plus amples renseignements. La certification requise
pour la recherche est également examinée.
Dans les cas où la documentation dont dispose la section
des comptes de recherche ne fournit pas suffisamment de renseignements
pour évaluer l'admissibilité des dépenses,
l'équipe des Examens et enquêtes communique ces constatations
directement aux chercheurs. Lorsque des dépenses inadmissibles
sont imputées à un compte de subvention, le chercheur
concerné est avisé qu'il doit rembourser les sommes
en question. L'équipe demande ensuite à l'établissement
de confirmer que les fonds ont été remboursés
à ce compte de subvention.
À l'occasion, l'équipe des Examens et enquêtes
peut rencontrer des boursiers ou des chercheurs afin d'obtenir leurs
commentaires sur l'administration des fonds par l'établissement.
Ces rencontres non officielles visent à améliorer
l'appui qu'offrent les organismes subventionnaires à la communauté
des chercheurs. Pour savoir si les intéressés comprennent
bien les lignes directrices des organismes, l'équipe s'informe
également de leurs connaissances à cet égard.
Normalement, le personnel des organismes qui est en contact avec
la communauté des chercheurs tient pendant la semaine des
séances d'information sur divers sujets, dont la responsabilité
financière. Ces séances se veulent interactives et
les chercheurs sont invités à poser des questions
et à formuler des commentaires.
À la fin de la visite, on organise une séance de
breffage à l'intention du personnel de l'établissement
afin de passer en revue les résultats de l'examen et de donner
l'occasion aux deux groupes de formuler des commentaires et de poser
des questions. Le personnel de l'établissement est avisé
alors des faits saillants de la visite et du rapport.
Après la visite, l'équipe des Examens et enquêtes
procède au suivi des transactions non résolues de
concert avec les chercheurs et le personnel de l'établissement.
Selon le nombre de transactions à examiner, ce processus
peut durer plusieurs semaines. L'équipe prépare ensuite
un rapport préliminaire présentant les résultats
de l'examen et les renseignements pertinents obtenus avant, pendant
et après la visite. Une fois approuvé au sein des
organismes subventionnaires, le rapport préliminaire est
envoyé aux représentants de l'établissement
en vue d'obtenir leurs commentaires.
L'établissement commente le rapport préliminaire.
Suivant la nature des commentaires, l'équipe des Examens
et enquêtes amorce des discussions avec l'établissement
et révise le rapport en conséquence. La version finale
du rapport est envoyée aux autorités de l'établissement.
L'examen est alors terminé, à moins qu'une visite
de suivi soit nécessaire.
N.B. Le processus pour un établissement s'échelonne
habituellement sur une période de quatre à six mois.
Services financiers
Michel Chouinard
Conseiller financier, surveillance et examen
IRSC
Tél. : (613) 954-0574
Téléc. : (613) 954-1800
Courriel : mchouinard@irsc.ca
Dalia Morcos
Analyste financière
IRSC
Tél. : (613) 941-8579
Téléc. : (613) 954-1800
Courriel : dmorcos@irsc.ca
Examens et enquêtes
Carole Crête-Robidoux
Gestionnaire, Examens et enquêtes
CRSNG – CRSH
Tél. : (613) 992-5596
Téléc. : (613) 996-0458
Courriel :
carole.crete-robidoux@crsng.ca
carole.crete-robidoux@crsh.ca
Chantal Renaud
Agente principale, Examens et enquêtes
CRSNG – CRSH
Tél. : (613) 995-7790
Téléc. : (613) 996-0458
Courriel :
chantal.renaud@crsng.ca
chantal.renaud@crsh.ca
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